XX公司程序文件2016新版

程序文件 （ 限公司 二零一六年二月 限公司 文件编号 : 2版 第 1页 批准页 颁布日期 : 2016 年 2月 15 日 程 序 文 件 版 本 号： 第二版 颁布日期：二零一六年二月十五日 生效日期：二零一六年二月十五日 文件状态： 受控 非受控 编 号： 002 拟 制 人： 审 核 人： 批准人： 日 期：二零一六年二月十五日 1 目 录 序号 文件名称 文件编号 01 第 2版前言 2 发布令 保护客户机密信息程序 保证检测公正性程序 文件控制程序 合同评审程序 检测工作分包程序 采购管理程序 处理投诉程序 不符合检测工作管理程序 实施纠正措施程序 0 实施预防措施程序 1 记录控制程序 2 内部审核程序 3 管理评审程序 14 人员培训程序 15 设施与环境条件控制程序 6 内务与安全管理程序 7 允许方法偏离控制程序 8 检测方法的选择与确认程序 9 开展新项目评审程序 0 电子文件及数据控制程序 1 检测工作的监督控制程序 2 仪器设备管理程序 3 测量可溯源程序 4 标准物质管理程序 5 仪器设备和标准物质期间核查程序 6 样品管理程序 7 检测结果质量控制程序 8 结果报告管理程序 限公司 文件编号 : 2版 第 2 页 目 录 颁布日期 : 2016 年 2 月 15 日 2 29 现场采样程序 0 安全作业程序 1 环境保护程序 2 测量不确定度评定程序 3 实验室间能力验证管理程序 4 服务客户程序 限公司 文件编号 : 2版 第 3 页 目 录 颁布日期 : 2016 年 2 月 15 日 3 前 言 程序文件是实验室实施质量管理的基础，是规定实验室质量活动方法和要求的文件，也是质量手册的支持性文件。本公司按照 2016年 1 月 1日起开始实施的检验检测机构资质认定的要求，结合本公司工作实际，制订第2版程序文件。 第 2版程序文件共包括 34个程序文件，内容覆盖了管理体系的适用要素、有关质 量活动以及对质量活动的控制要求。编写时遵循系统性、协调性、逻辑性、可操作性的原则，以求更有效地指导公司的各项检测工作，提高质量管理工作的实效。 二零一六年二月十五日 限公司 文件编号 : 1版 第 4 页 前 言 颁布日期 : 2016 年 2 月 15 日 4 限公司 文件编号 : 2版 第 5页 发布令 颁布日期 : 2016 年 2 月 15 日 发 布 令 本公司依据第 2版质量手册编写了第 2版程序文件，经审核，符合检验检测机 构资质认定要求，现予批准颁布，自 2016年 2月 15日起实施。程序文件是质量手册的支持性文件，本公司的一切质量活动都必须严格执行程序文件，以实现科学、公正、准确、及时、满意的质量方针。 实验室主任： 二零一六年二月十五日 5 限公司 文件编号 : 2版 第 1 页 01保护客户机密信息程序 颁 布日期 : 2016 年 2月 15 日 为了保护客户机密信息和所有权。 本程序文件包括了以下领域的机密： 进行检查，并提出改进意见和监督实施。 录客户对样品及相关资料的保密要求； 好对有保密要求的文件和资料的管理 ,防止保密文件丢失、损坏和随意借阅。 好本公司的保密工作； 品管理员应向客户详细询问对样品及技术资料的保密要求，并记录委托人提交的所有样品、 附件、技术资料和其它随带物品，客户有特殊要求时，样品管理员应按照客户的保密要求安排存放技术资 6 限公司 文件编号 : 2版 第 2 页 01保护客户机密信息程序 颁布日期 : 2016 年 2月 15 日 料和样品。 需进行保密时，应在委托单下方注明“保密”字样。 方应在委托单上签署交接人的姓名，在客户取回样品和技术资料之前，接收人应对此期间的保密承担责任。 取保密的隔离保管措施，对需要进行传递的与检测相关的文件资料，应由交接双方做好登记、签字的交接记录，防止在交接中出现丢失和泄密。 递中的接收人应按照本公司的保密要求和规定保管检测样品及其技术资料。 公司建立提供保密工作和保密要求的工作环境和条件，并落实专人负责。综合部经理应经常对这一保密设施的要求进行检查。 样品管理员按照客户的保密要求处置和保存。 确保 其他客户机密信息的前提下，允许客户监视与其相关的检测和资料。 客户提交的检测样品和技术资料未经客户的书面允许不得对样品和技术资料进行复印、拍照、录像或带离工作区域，不允许与检测无关的人员参观。 公司应对分包本公司提出保密责任要求，并对分包检测实施保密监督。 经客户书面同意，本公司承诺不公开和复制检测结果，不引用检测数据，不用于本公司和其他地方的科研与开发。 工根据需要可借阅，借阅时必须向质量负责人提出申请，经批准后，方可在本公司阅读，不允许将资料私自带离本公司。 7 限公司 文件编号 : 2版 第 3 页 01保护客户机密信息程序 颁布日期 : 2016 年 2月 15 日 户不得部分复制检测报告和部分引用检测数据或结果（全文复制和引用除外） ,否则本公司将视为客户侵害了本公司检测数据的著作权。 有关行 政部门向外发布以前，任何人不得向外泄露。 般采用客户当面办理领取手续。 真或电子邮件的手段来传送检测结果时，业务部经理应先和客户确定传递方式、传送地址和经办人，并注意数据传输的完整性。不得在有外来人员在场的情况下进行传递，以便为客户保密。 加本公司间比对的本公司所提供的检测数据和结果的所有权属于该参本公司，本公司对参加本公司间比对的数据和结果承担保密责任。 为参加的本公司所提供的样品和技术资料保密，相关样品和文件应登记造册，并放置在安全的地方，防止无关人员接触。 子传输结果的保密 本公司对保存在计算机内的客户机密信息和以电子形式传输结果报告时，实施同样的保密措施，详见电子文件及数据控制程序。 保护客户机密信息检查记录表），发现有违反保密规定的现象应予以及时的纠正和制止 ，防止偏离的进一步蔓延。 公司将采取纠正措施，情节严重者将进行行政或司法处理。 录控制程序 子文件及数据控制程序 无 8 限公司 文件编号 : 2版 第 4页 02保证检测公正性程序 颁布日期 : 2016 年 2月 15 日 为保证和维护本公司的检测能力公正性和诚实性。 本公司检测能力的维护和行为 规范的贯彻、执行与监督。 督检测技术活动和结果的有效性； 信度的行为，并向公司总经理报告工作。 格按照国家现行技术法规进行各项检测和其他活动，自觉抵制来自内部、外部的不正当的商业、财 务、权利和其他方面的影响，保证检测工作的正常运行。 护客户对本公司的良好信心，公司总经理颁布了公 正性声明，表明本公司不从事任何可能影响判断独立性和工作诚实性的活动，（详见质量手册）。本公司制定并发布了员工行为规范（详见质量手册），规定了对员工遵守法律、法规，抵制干扰、秉公办事，保护客户机密信息，保证数据的真实性和判断的独立性的要求，员工行为规范的控制实施，确保公正性、诚实性的实现。本公司质量方针、质量目标中明确提出了公正性和诚实性的要求，全面贯 彻和落实本公司质量方针、目标，将确保公正性、诚实性控制的实现。本公司向社会、客户做出的服务承诺，接受客户的监督，保证控制要求的实现（详见质量手册）。 9 限公司 文件编号 : 2版 第 5页 02保证检测公正性程序 颁布日期 : 2016 年 2月 15 日 正行为和诚实性的贯彻 正行为准则、诚实性和质量方针作为全体员工的培训课程，对全体员工进行培训。 解和自觉遵守本公司的自律、公正行为 和诚实性准则、质量方针，执行中如发现需要改进、提高和补充内容，可以及时向公司总经理报告，并提出合理的修订、补充建议。 确授权签字人的职责范围，保证出具的检测报告和结果的一致性，准确、科学和公正反映被检产品的实际质量。 挥其质量监督作用，对检测过程实施全过程的监督，形成有效的监督机制，保证公正性的实现。 正行为和诚实性准则、质量方针的执行情况每年进行一次检查，并填写检测公正性检查记录表。 握问题时，应组织培训。 正行为和诚实性准则、质量方针，质量负责人应报告公司总经理，对其培训教育、批评帮助、警告或其他行政、司法处理。 正行为和诚实性准则、质量方针且能够提出合理建议的，应予以表扬和奖励。 司总经理应经常听取技术负责人关于本公司技术资源配置和检测能力的情况，并对存在的问题和纠正、改进的措施提出要求。 司 总经理应给予积极协调和解决，对纠正和改进计划和活动中出现的延迟给予积极负责的解决。 公司间比对计划，将该项工作的计划和实施列入本年度的重点工作计划，并力争始终保持满意的程度。 10 限公司 文件编号 : 2版 第 6页 02保证检测公正性程序 颁布日期 : 2016 年 2月 15 日 况，推进管理体系运行的水平，始终保持管理体系的符合性、有效性 和适应性。 司总经理应了解本公司的检测要求，了解国家法律法规对本公司的强制、推荐性技术和标准的要求，确定本公司的发展方向并策划本公司的发展计划。 解有关客户利益的要求，从而分析本公司可能涉及到的法律责任和后果，及时采取积极的化解、预防和改进措施，防止酿成不良的后果。 将本公司的发展策划转变为实施计划。 责跟踪本公司认 证标准和评审机构的要求，及时反映管理体系建设和运行中存在的实际问题，积极协助公司总经理维护本公司管理体系的完整性、符合性、有效性和适应性。 护客户机密信息程序 施纠正措施程序 施预防措施程序 部审核程序 理评审程序 无 11 为使管理体系文件受控，确保文件的现行有效和保密，特编制本程序。 适用于本公司与管理体系所有文件的控制。 量手册、程序文件等重要的质量管理文件和和本公司外发文件的签发、上级来文的批阅。 量手册、程序文件和管理类作业指导书； 量手册、程序文件和管理类作业指导书 的审核； 量手册、程序文件的有效性。 批各种技术作业指导书； 审核和批准 . 公司内部编制的文件。包括：质量手册、程序文件，各类作业指导书和表单记录等。 检测有关的法律、法规、规章、标准、检测方法、图纸、软件、指导书、教科书、备忘录 、上级文件等。 子媒体及数字的、模拟的、摄影的或书面的形式。 量手册是本公司管理体系运行的纲领性文件，描述本公司质量方针、目标和管理体系各要素的要求、职责及途径； 限公司 文件编号 : 2版 第 7页 03文件控制程序 颁布日期 : 2016 年 2月 15 日 12 序文件是质量手册的相关文件，对管理体系运行中各项质量活动的详细、明确描述。 三层：作业指导书是对完成各项质量 /技术活动的规定，供人员作业执行。 单记录是管理体系各项质量活动的证据。 批和发布 标应由公司总经理亲自主持制定，经领导层集体讨论后由公司总经理颁布。发布后的质量方针由质量负责人向全体员工宣贯，动员全体员工积极参与质量活动，将质量方针分解到本公司的每一个具体岗位上。 司总经理批准发布，表单记录随导出文件一起进行审核和批准。 三层次文件分根据类别不同分别由质量 /技术负责人组织编制和审核 ,由总经理批准。 维护其现行有效性。 二层次文件应由质量负责人根据公司总经理的要求和文件运行的问题安排修订，并维护其现行有效性。 维护其现行有效性。 维护其现行有效性；技术记录由技术负责人组织修订，并维护其现行有效性。 件的发放 料管理员应建立所有文件、资料的帐目及明细（见内部受控文件登记表外来文件资料登记表）。文件的收发、复制、归档均应统一编号，并有责任人签字。 文件发放回收登记表），防止使用失效文件，使下发的文件始终处于受控状态。 限公司 文件编号 : 2版 第 8页 03文件控制程序 颁布日期 : 2016 年 2月 15 日 13 出更改申请的人员应说明更改的理由（见体系文件更改审批表），必要时应提出书面依据及背景资料，报质量负责人批准。 因客观原因不能由原审批人审批时，可由相应职务的人员或指定人员进行审批，但必须具有相应的职责权限。 公司的所有文件不允许任何人进行手写修改 ,文件的修改由资料管理员采取换页等形式进行，修改的内容必须在文件修订页上予以体现 . 本号”和“修订次数”进行 识别。 理 资料管理员按原发放的范围和场所及时收回，防止误用。 盖“作废”标识章，以示区别，尤其在合订本标准中，有效文件应予以标明。 中管理。需要销毁的文件执行本文件的 理体系文件均应保存适当的期限。保存期限将根据文件的重要程度而定，一般为 1其中质量手册和程序文件保存三年 ,作业指导书保存一年。 录控制程序的有关规定。 潮、防火、防虫、防丢失，编号登记保管。 密资料的借阅应经技术负责人批准，外部人员借阅应经质量负责人批准，所有借阅均应办理借阅手续（见文件借阅登记表）。 响使用时，可由使用者向资料管理员提出申请置换（见文件置换申请表），经质量负责人批准后，补发完好的有效文件，补发时，采用原编 号，上交破损的体系文件，并由资料管理员负责按作废文件处理。 向资料管理员说明原因，提出书面申请（见体系文件置换申请表），经质量负责人批准后补发，补发时，采用新编号，原体系文件同时 限公司 文件编号 : 2版 第 9页 03文件控制程序 颁布日期 : 2016 年 2月 15 日 14 作废，丢失的文件一旦找到，应立即交资料管理员统一处置。 过保存期的档案资料和作废文件，由资料管理员填写文件销毁记录表，报质量负责人批准 后销毁。 护客户机密信息程序 算和导出数据、检测 /校准记录、报告 /证书副本等资料均应为客户保密。 络文件由资料管理员实施保密监督。 得复制，不得个人保存。 到批准后在资料管理员的监督下查阅，不得带离。 经质量负责人批 准，任何人不得私自向外界借出，不得转抄或复印。若发生此类问题，本公司将究责任者的责任。 件可以呈任何媒体形式，如纸张、硬拷贝或光电媒体等。计算机文件管理按计电子文件及数据控制程序执行。 量活动 /员工培训签到表 号及标识规定（见附录 1） 护客户机密信息程序 录控制程序 子文件及数据控制程序 控文件清单 控文件发放、回收记录表 件借阅登记表 件修改申请表 件销毁记录表 限公司 文件编号 : 2版 第 10 页 03文件控制程序 颁布日期 : 2016 年 2月 15 日 15 职业安全检测检验实验室 文件编号 : 2版 第 12 页 04合同评审程序 颁布日期 : 2016 年 2 月 15 日 通过对要求、标书 和合同进行评审，明确客户的要求，选择适宜的检测方法，确定满足客户要求的能力。 杂、先进的或重大的项目合同的批准。 杂、先进的和或重大的项目的要求、标书、合同的评审。 单的检测项目的评审。 务 部业务主任负责检测业务的开发 ,洽谈 ,合同的拟订 ,合同须经总经理签字后方为有效 单的检测项目合同； 杂的、先进的或重大的检测项目合同。 同（协议）。 技术负责人或业务部经理组织参加合同履行的综合部，业务部 ,财务部 ,检测部相关人员对草拟的合同进行评审，评审可从以下方面着手： 公司是否具有相应的检测能力 ）； 16 职业安全检测检验实验室 文件编号 : 2版 第 13 页 04合同评审程序 颁布日期 : 2016 年 2 月 15 日 价）报告交付要素； 价）结果的要求； 在检测报告中给出测量不确定度的要求）等。 所有评审工作均应在要求、标书、合 同承诺或签定以前完成。 单的检测项目，由业务部业务员对样品验收合格后在委托单上签字确认、注明日期即视为简单合同评审； 杂的、先进的或重大的检测项目合同，由技术负责人组织相关人员对此项目的要求、标书、合同进行评审（见合同评审记录表），保留评审记录。根据评审结果，由公司总经理批准合同。 术负责人负责组织人员用专业术语整理成书面材料。在评审过程中，对客户的要求出现的偏离，综 合组负责与客户及时沟通，并在合同签定之前得到解决。 评审的依据为对分包方评价的结果。对分包方的评价按检测工作的分包管理程序执行。 术负责人应及时了解合同的履行情况，当本公司或客户提出修订合同时，技术负责人及时组织有关部门 /人员评审，修订合同，保留评审记录和补充合同。 术负责人应及时向客户进行通报，以保 证能得到客户理解或更改要求。 技术负责人及时将有关信息通知检测部 . 17 职业安全检测检验实验室 文件编号 : 2版 第 14 页 04合同评审程序 颁布日期 : 2016 年 2 月 15 日 合同需要修订时，应与客户联系及时解决，并将合同修订的信息通知给与之相关的所有人员。 测原始记录、检测报告副本及其他必要文件按文件控制程序归档保 存。 件控制程序 测工作的分包程序 录控制程序 同评审记录表 18 限公司 文件编号 : 2版 第 15 页 05检测工作分包程序 颁布日期 : 2016 年 2月 15 日 为防止引入外来风险，规范分包检测活动，特编制本 程序。 分包合同的签订，对分包本公司质量的审核，分包检测的实施，对分包工作的保密要求。 格分包方名册。 格分包方名册。 建立合格分包方名册； 组织分包的实施 ,对分包检测活动进行监督； 无不具备检测技术而无法按常 规完成检测的项目； 设备检修期间，专业人员暂时离开）； 理或特殊协议的检测项目； 测部化验员提出需分包申请。 19 限公司 文件编号 : 2版 第 16 页 05检测工作分包程序 颁布日期 : 2016 年 2月 15 日 审 好征求客户的意见和对分包工作的质量要求，当得到客户同意的书面答复后，将客户的质量要求一并纳入对分包本公司的调查评审的要素。 验室主任负责组织有关人员在选用分包方前对拟选用的分包方进 行调查（见检测分包方能力调查表）、收集分包方的营业执照、资质等级证书及其他能力的证实材料，必要时对分包方进行管理体系审核，管理体系审核应执行内部审核程序。 验室主任应向分包本公司提出尽快整改的要求并跟踪实现。 实验室主任组织相关人员对分包方进行评审（见检测分包方审批表），建立合格分包方名册，经技术负责人审核 ,公司总经理批准后，此名册将作为分包方选择的依据。 的合格分包方名册中选用合适的分包方，实验室主任应将分包的情况以书面形式通知客户； 分包本公司签订分包合同，分包合同书中应包括： 测项目）； 有严格要求时）； 20 限公司 文件编号 : 2版 第 17 页 05检测工作分包程序 颁布日期 : 2016 年 2月 15 日 好是在通过本公司认可的本公司或通过资质认定的本公司中间选择）； 没有管理体系证明）； 式； 方的责任和义务（如对样品及资料的完整性、安全性及保密性的要求）； 包方授权签字人的资格确认（分包合同的签 字和分包报告的签字）； 分包方的条件发生变化，不能满足原协议的要求时，应及时中止协议，另选其他分包方。将分包变动情况以书面形式通知客户，得到客户的准许； 包检测实施前实验室主任应准备好有关技术标准、检测细则和样品制备的指导文件以及被检样品。 要时由实验室主 任或委托化验员到达分包检测现场，指导分包检测并对分包检测的过程进行监督，对原始记录进行校对。对校核中发现的问题，实验室主任应与分包本公司及时取得联系，并由其证实检测结果的准确性，否则重新进行检测；不定期对分包本公司进行技术对比检测或验证。 包检测工作结束后，实验室主任应验收分包检测报告的有效性和正确性，以及清点被检样品和文件。 供给本公司的原始记录，必须符合规定要 21 限公司 文件编号 : 2版 第 18 页 05检测工作分包程序 颁布日期 : 2016 年 2月 15 日 求，盖章生效。分包本公司的检测结果必须在本公司的检测报告中明显地表示出来。 验室主任应监督分包方履行保密的承诺。分包检测报告的所有权归客户，本公司和分包本公司未经客户书面允许不得引用分包检测的数据和结果。 绘，不得复制被检样品的技术资料。 护客户机密信 息程序。 证并证实分包方有能力完成分包任务，如果因分包方的工作质量问题，给客户造成损失，应由本公司直接向客户负责进行赔偿，满足客户的要求。由客户或法定管理机构指定分包方，本公司将不考虑任何责任的分担。 审、监督的有关记录、分包方完成的工作的相关记录及分包方提供的数据记录连同原始记录一同存档保存 护客户机密信息程序 同评审程序 部审核程序 果报告管理程序 测分包方评审表 格分包方名册 22 限公司 文件编号 : 2版 第 19 页 06采购管理程序 颁布日期 : 2016 年 2月 15 日 为防止外部服务和仪器设备及消耗品的质量对检测结果造成影响，特编制本程序。 对外部服务的要求，对仪器设备及消耗品采购、验收和存储的要求。 格供应商名册和采购文件。 格供应商名册。 耗品及服务的验收；提出标准物质的采购计划。 立合格供应商名册； 检测质量有影响的外部支持服务包括：仪器设备的计量检定 /校准、仪器设备的搬运、安装、维修、保养、计算机系统维护（包括软件、硬件）及水、电的正常支持； 器设备及其零配件、检测过程中所需的标准物质、化学试剂及其他消耗材料。 器设备的计量检定 /校准； 器设备、标准物质及重要的消耗材料。 择 择。 校准的评价内容： 23 限公司 文件编号 : 2版 第 20 页 06采购管理程序 颁布日期 : 2016 年 2月 15 日 校准机构的法律资质文件； 机构提供的量值溯源的国家计量基准的证明文件（计量检定 /校准的能力范围）。 生产厂家 )的评价内容 誉； 术能力； 产的相关文件。 择 剂管理员负责组织对拟选用的标准物质及重要的消耗材料的供应商（生产厂家、中间供应商）进行调查，收集相关证实材料，设备管理员负责组织对仪器设备的计量检定 /校准的机构进行调查，收集相关证实材料， 织对外部服务和供应品的供应商进行 评价，填写供应商评价表，报质量负责人审批； 购员建立合格供应商名册，经质量负责人审核、公司总经理批准后发布使用； 格供应商名册中选用供应商。如果合格供应商名册仍不能满足需要，则按以上要求，对拟选用的供应商进行调查、评价，合格后补入合格供应商名册，以供选择。 年 12 月份，采购员组织有关人员对在册供应商在本年度内的供应情况进行评价； 此供应商从合格供应商名册 中删除。有新的供应商经评价合格，加入到新名册中，重新整理合格供应商名册，经 24 限公司 文件编号 : 2版 第 21 页 06采购管理程序 颁布日期 : 2016 年 2月 15 日 质量负责人审核、公司总经理批准后使用。 测部根据检测工作的需要，对供应品和标准物质的需求情况提出申请，填写采购申请表。采购申请表中应明确供应品的名称、规格、数量、技术要求等要求，报采购员。 备时，由需用部门提出申请填写仪器设备购置申请表，写明购置理由及产品的质量、技术性能、指标的要求，报采购员。 据仪器设备的计量检定 /校准的服务需求情况，设备管理员编制计量检定 /校准的服务需求计划。服务需求计划中应明确服务的内容、时间要求、服务方的资质、