辽宁省档案职称考试大全

第一部分档案管理基础理论2第一章档案概述2第二章档案工作概述2第三章档案收集与鉴定4第四章档案保管6第五章档案统计与检索8第六章档案的利用与编研9第二部分文书工作与归档文件整理11第一章文书与文书工作11第二章现行机关文书14第三章现代办公环境下的公文办理17第四章文书管理、整理（立卷）综述20第五章归档文件整理规则综述26第六章归档文件整理26第三部分科技档案管理30第一章科技文件概述30第二章科技档案概述33第三章科技档案工作34第四章科技档案管理34第五章科技档案资源的开发利用38第四部分专门档案40第一章专门档案概述40第二章会计档案管理41第三章人事档案管理44第四章音像档案管理45第五部分电子文件管理47第一章现代信息技术的产生与发展47第二章电子文件工作概述48第三章电子文件管理系统49第四章电子文件的鉴定和归档49第五章电子文件的保管50第六章电子文件的开发与利用51第七章电子文件管理的新理论与新思想51第六部分档案保护技术53第一章档案保护技术的内容和原则53第二章几种主要档案制成材料的耐久性53第三章档案库房温度、湿度的控制与调节55第四章档案库房的防光、防尘、防有害气体和防有害生物56第五章档案库房建筑、设备及档案保护实用技术57第七部分档案法律知识与职业道德58第一章档案法概述58第二章档案法律的主要内容59第三章档案法的施行62第四章档案职业道德概述65第五章档案职业道德内容66第六章档案职业道德培养67第八部分中外档案史常识68第一章中国档案史常识68第二章外国档案事业史常识70第一部分档案管理基础理论第一章档案概述1、档案基本含义档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的,保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。2、档案的基本价值和作用价值凭证价值是档案的第一价值。从档案内容分析，档案主要是由记录和反应人类社会活动情况的文件转化而来的。其内容比其他各种信息资源更为直接与客观，具有很强的凭证价值。参考价值也称为情报价值或档案的第二价值。档案来源广泛，内容丰富，详细记录了人们社会活动的过程和思想认识水平，对于后人研究有关时间的发展规律具有较高的参考价值。作用行政查考作用；业务参考作用；文化传承作用；法律凭证作用；宣传教育作用。3、档案主要有哪些种类按形成时间划分中华人民共和国成立前档案；中华人民共和国成立后档案。按内容性质划分文书档案；科技档案；专门档案。4、档案的形式是档案形式包括档案的载体形式和内容记录方式。从档案载体的发展演变来看,大致经历了甲骨、金石、简牍、缣帛、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等多个发展阶段。随着科学技术的发展,档案的载体还在朝着体积小、分量轻、承载信息密度大的方向发展和变化。档案内容的记录方式也是多种多样的,由手写、刀刻、印刷、晒制发展到摄影、录音、录像等,现代档案所记录的内容图文声像并茂,日趋直观与生动。档案载体和档案内容记录方式的多样性,不仅记录了档案和档案工作的不同发展阶段,也反映了人类文明伟大进程。第二章档案工作概述5、档案工作的含义、内容和性质含义从广义上理解,包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作。从狭义上理解,档案工作主要指档案馆室的业务工作,即用科学的方法管理档案实体,为党和国家的各项事业服务,为社会公众服务。内容收集、整理、保管、检索、利用、编研、鉴定、统计。性质档案工作的管理性、服务性、政治性、科学性、文化性。6、档案工作的基本原则全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则。A国家档案按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理；B全国档案工作在各级人民政府领导下,由各级档案行政管理机构统一分级、分专业管理；C对党政档案和党政档案工作实行统一管理。维护档案的完整与安全。A维护档案的完整；B维护档案的安全；便于社会各方面的利用7、档案机构主要包括哪些类型国家及地方人民政府的档案行政管理部门中央及地方的各级各类档案馆机关、团体、企事业单位及其他组织内的档案机构（1）档案行政管理机关我国的档案事业管理工作受国家行政机关和各级人民政府的领导，各级档案事业管理机关直属于各级人民政府的职能机构，在各地人民政府的领导下，统一分层负责对档案工作进行指导、检查和监督。（2）档案实体管理机构档案室和档案馆（3）新型档案管理机构文件中心和档案寄存中心8、档案馆档案的性质与职责是什么性质档案馆是党和国家的科学文化事业机构,是集中保存和管理档案史料、开展爱国主义教育的基地,是提供政府公开信息集中查询服务的窗口,公民享受档案文化的场所和社会各方面利用档案史料的中心,具有很强的文化性、社会性和科学性。职责中国档案法第二章第八条规定“中央和县级以上地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构,负责接收、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案。”各类机关档案馆的任务有接收和征集本级机关、团体及所属单位具有长远保存价值的档案以及有关资料；科学地管理所接收的各类档案；通过多种方式,积极开展档案资料的利用工作；参与史料研究和编史修志工作。9、档案室档案工作的性质与职责是什么性质档案室是各机关、团体、企事业单位为统一保存、管理和提供利用本单位形成的各类档案而设置的内部机构,是各单位管理工作的组成部分,主要为本单位各项工作提供档案信息的服务。职责档案法第二章第七条规定“机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员,负责保管本单位的档案,并对所属机构的档案工作实行监督和指导”各类机关档案室的任务贯彻落实国家和上级主管部门制定的各项档案工作法律、法规和方针政策,建立健全本单位档案工作的规章制度和档案工作网络对本单位文书部门和业务部门文件材料的形成、积累和归档进行指导和监督接受和保管本单位各部门形成的有保存价值的档案、资料积极开展档案利用工作,为本单位和社会利用档案提供服务定期将具有长远保存价值的档案移交指定的档案馆集中保存对所属机构的档案工作实行监督和指导10、档案事业管理体制的含义及类型含义档案事业管理体制是指档案事业管理的体系和组织制度,包括档案行政管理部门的设置及其隶属关系、权限划分等。类型从世界范围看,按照中央、地方档案机构之间的关系,档案事业管理体制一般可分为分散式和集中式两种基本类型。分散式档案事业管理体制主要有英国式、瑞士式、美国式。集中式档案事业管理体制主要有中国式、法国式、瑞典式。第三章档案收集与鉴定11、档案收集工作的内容和要求内容机关档案室,收集本单位文书部门或业务部门需要归档的案卷；档案馆按规定接收现行机关具有长远保存价值的档案；档案馆接收撤销机关的全部档案；档案馆接收和征集中华人民共和国成立以前的各个历史时期形成的档案档案馆之间相互交接的档案。要求加强档案馆室外的调查和指导工作；积极推行入馆室档案的标准化；保证归档和入馆档案的齐全完整；维护全宗和全宗群的相对完整。12、档案室档案收集工作的主要内容是什么机关档案室对文件形成的作用指导和监督文书部门或业务部门做好归档组织工作加强临时性文件的收集归档工作加强归档的宣传和档案的科学管理。13、档案馆档案收集工作的主要内容有哪些馆藏档案的收集范围中央与省自治区/直辖市级档案馆接收本级各机关、团体及所属单位具有永久保存价值的现行机关和撤销机关的档案,以及具有全国意义或全省意义的建国前各种档案；省辖市地/州/盟和县级档案馆接收本级各机关、团体及所属单位具有永久和长期保存价值的现行机关和撤销机关的档案,以及本市、本县建国前的各种档案；各类专门的、专业性的档案馆,根据党政领导机关、专业管理机关和档案行政管理机关的有关规定,收集属于本馆专藏的档案和有关资料。收集要求现行机关撤销机关历史档案14、档案价值鉴定的原则是档案鉴定必须符合国家和人民的整体利益；鉴定档案的价值要用全面的观点；鉴定档案的价值要用发展的观点；鉴定档案的价值要用历史的观点。15、档案保管期限表的含义及其类型含义所谓档案保管期限表,就是以表册形式列举档案的来源、内容和形式,并指出保管期限的一种指导性文件。它是鉴定档案价值和确定档案保管期限的依据和标准,在一定程度上避免了个人认识的局限性和片面性,有助于提高鉴定工作的质量和效率,防止错误地销毁档案。类型通用档案保管期限表专门档案保管期限表同系统机关档案保管期限表同类型单位档案保管期限表单位档案保管期限表。无论哪一种档案保管期限表,一般都由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等几部分组成。条款和保管期限是基本的项目,其他项目可根据各种档案保管期限表的特点和实际情况进行适当的增减。条款是一组类型相同的文件的名称或标题。一般要求条款能反映出一组文件的来源、内容和形式,要求文字简明确切、合乎逻辑。在列举一组文件的来源、内容和形式时,可以指出具体的作者、问题和名称,也可概括指出其类型。来源、内容、形式三者,并不绝对要求一应俱全,应视档案保管期限表的使用范围、各种文件的特点及其价值而定。每一条款应代表一组有内在联系的价值相同的文件,但有时为了使条款简洁醒目,也可将价值不同而有联系的一组文件写成一个条款,在条款下面分别指出其不同的保管期限。条款可按照一定的方法归纳起来进行分类排列。条款一般按内容分类,也可按照一组文件的来源和形式分类。条款类别的设置及其数量,是由保管期限表的类型和具体情况决定的,条款较少的保管期限表,也可以不分类。但无论分类与否,每个条款均按照一定次序进行系统排列。保管期限,就是在每个条款之后,根据鉴定档案价值的原则,指出该组文件应该保存的年限。附注是在条款之下对条款及其保管期限所作的必要的解释或说明。顺序号档案保管期限表的各条款进行系统排列后,必须在条款之前编上统一的顺序号,以固定条款的位置,同时也可作为鉴定人员使用档案保管期限鉴定档案时引用条款的代号。对档案保管期限表所作的总的说明,一般用于指出制订该保管期限表的依据和适用的范围,保管期限表的结构、计算方法以及其他需说明的事项。16、档案价值的鉴定方法（1）归档鉴定,又叫档案初始鉴定,是指文件材料在归档之前所进行的严格鉴别和挑选。经过归档鉴定后,有保存价值的文件材料将移交机关档案室馆作为档案保存起来,而无保存价值的文件材料将退回原形成单位自行处理,其中除少部分被单位作为资料留存外,其余大部分都将被销毁。归档鉴定是决定文件材料的“归宿”,主宰文件材料“命运”的关键环节。归档鉴定主要包括鉴选文件材料和划分保管期限两个方面的内容。（2）档案价值复审和档案的销毁。17、用“全面的观点”鉴定档案的价值包括哪些把档案自身特点和社会利用需要结合起来,全面评价档案的价值。全面分析文件来源、内容、时间、文本和外形等各种特征,综合判定档案价值。全面把握被鉴定档案与相关档案的联系。全面预测社会对档案利用的需求。18、影响档案价值的因素是什么影响档案价值的因素是多方面的，这些因索大致可以归纳为两个方面即档案自身因素和社会因素，这两大因素共同决定着档案的价值。第四章档案保管19、档案保管工作的含义和物质条件是什么含义档案保管工作是指档案的存放管理和维护档案完整与安全的活动,它是对已经整理好并排架入库的档案进行日常的管理和保护。档案保管工作是档案管理的基本环节之一。其基本内容包括两个方面一方面是对档案实施的日常管理。主要包括档案库房的使用与安排,档案及其存放柜具的有序化摆放和与档案检索、提供利用等环节密切相关的档案移出、收进等。一方面是对档案实施的日常保护。主要包括采取有效的措施,防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全。物质条件档案库房档案装具档案包装材料20、档案保管工作的任务档案保管的任务主要是维护档案的完整与安全，保护档案原貌，最大限度地延长档案制成材料的寿命。总的来讲,它的基本任务是防止档案的损坏。研究和掌握档案损坏的原因和规律,通过采取有效的技术措施和方法,最大限度地消除各种损坏档案的不利因素,把档案的自然损坏率控制在最小的范围内。延长档案的寿命。档案保管工作既要防治档案的自然损坏,又要从根本上采取积极的措施,改善档案的保管条件,提高档案的修复技术既要注意有利于档案制成材料的长期耐久性,又要考虑到当前工作的需要与档案管理现代化的要求。维护档案的安全。维护档案的安全有两方面含义,一方面是指档案作为一种特质存在的形式必须最大限度的安全存在下去另一方面是指档案作为一种社会现象,在整个政治、经济等活动中,不能因为保管的原因而使之泄密,造成不良后果。21、全宗卷的含义和管理中应注意的问题有哪些含义全宗卷是指档案馆室在某一全宗管理过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件资料组成的专门案卷。档案人员在档案管理过程中,会产生一些说明、介绍、使用某一全宗档案的文件资料,将这些资料组合成案卷就是全宗卷。全宗卷是管理档案的档案。全宗卷有助于档案人员熟悉档案情况,提高工作效率,有助于综合利用档案资料和全宗连续管理。建立全宗卷应注意以下几点注意全宗卷文件资料的形成和积累,全宗卷的建立是一个逐步积累和不断完善的过程。管理全宗的过程就是形成全宗卷的过程。全宗卷是长期积累形成的,随时可能补充增加,所以它不宜采用装订的形式,可以用盒、袋形式保存。全宗卷内的文件资料排列顺序一般为全宗指南、立档单位与全宗历史考证、组织机构沿革、大事记,以及收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用工作中形成的资料。全宗卷应随全宗一起管理,随全宗转移而转移,专柜保存。22、档案保管工作技术与方法档案库房的日常管理建立健全安全检查和保密制度A安全检查制度；B保密制度；C温湿度控制与调节。23、档案的常用分类方法分类方法很多，可归纳为四种类型第一类型按文件的产生时间分类，有2种年度分类法；时期分类法，即把文件按照立档单位在发展变化过程中形成的不同时期或阶段分类，而在较长的阶段内又可按年度分类整理。第二类型按文件来源分类，有3种组织机构分类法；作者分类法，即按文件的作者机关或个人分类；通讯者分类法，即按与立档单位有来往通讯关系的机关或个人分类收文按作者，发文存本和原稿按收文者。第三类型按文件的内容分类,主要有2种问题分类法地理分类法，即按文件内容涉及的地区分类。第四类型按文件的形式分类,主要有2种文件种类名称分类法，如凭证、帐册、报表等文件载体分类法,如影片、照片、录音带等。以上诸分类法中使用较多的是年度分类法、组织机构分类法和问题分类法，而单纯采用其中一种的比较少，大多是结合使用。24、全宗内档案分类的含义、类型含义全宗内档案分类指的是按照档案的时间、来源、内容和形式上的异同,将全宗内的档案分成若干层次和类别,构成有机体系的一项工作。包括选择分类方法、制订分类方案和档案文件归类,以便确定立卷、编目和案卷排列上架的具体方法。分类的质量在很大程度上取决于分类方法的采用是否合理。类型有四种类型时间分类法A年度分类法B时期分类法。来源分类法A组织机构分类法B作者分类法C通讯者分类法。内容分类法A问题分类法B实物分类法C地理分类法。形式分类法A按文件种类分类B按载体形态分类C按形状规格分类25、档案复式分类法及其运用通常由年度同组织机构或问题分层联合,构成如下4种复式分类法年度组织机构分类法，即首先把全宗内档案按年度分开，然后在每个年度下面再分组织机构。这种方法适用于立档单位内部机构经常变化但不复杂的全宗，现行机关的档案采用较适宜。组织机构年度分类法,即首先把全宗内档案按组织机构分开，然后在组织机构下面再分年度。这种方法适用于立档单位内部机构多年稳定或调整不大的全宗，一般多用于撤销机关的档案。年度问题分类法，即首先把全宗内档案按年度分开，然后在每个年度下面再分问题。这种方法适用于立档单位内部机构变化复杂，或由于机构间分工不明确、文书工作不正规等原因而难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构简单的全宗。问题年度分类法，即首先把全宗内档案按问题分开，然后在每个问题下面再分年度。这种方法多适用于撤销机关档案和历史档案。第五章档案统计与检索26、档案统计工作的内容档案统计工作,是以表册、数字的形式,反映和揭示档案和档案工作情况的一种管理方式。档案统计工作包括对档案馆室档案及其管理状况的统计工作和上报各级国家档案行政管理部门的档案统计年报工作。对档案馆室档案数量的统计有档案馆室档案总量、不同种类、不同历史时期、不同保管期限、不同制成材料、不同整理状况等方面的数量统计。对档案工作的统计有对档案工作各个环节工作状况的统计,档案经费及机构建设方面的数量状况,档案人员基本情况等。档案事业基本情况统计年报档案事业是国家事业的组成部分,向国家提供档案统计材料,反映档案事业的水平和现状,可以为国家发展档案事业提供重要的依据。27、档案统计工作的要求是什么为了充分发挥统计工作的作用,保证档案统计工作的科学规范,档案统计必须遵循的四点要求准确性统计工作必须坚持严肃认真的科学态度,必须如实地反映客观情况,保证统计数字的准确性。保证准确性是对档案统计工作的根本要求。统计数字不准确,就会在分析判断情况、研究政策、安排计划、指导工作时失去可靠的依据,造成工作失误。因此,一定要坚持实事求是的精神,对每一表格、每一栏目、每一数字,绝不能马虎草率。及时性档案统计工作是为了解决挡案工作中的一些问题,掌握和了解有关情况而进行的。统计工作的拖沓必然会贻误有关工作的开展和进行。科学性档案统计应该按照科学的方法进行。统计报表的制定,应有统计的格式、口径和标准,各类统计的范围、内容、项目和要求也应该做到规范、科学。只有档案统计讲究科学性,才能有利于统计资料的整理和分析,才能有助于提高档案事业的管理水平。法制性中华人民共和国统计法是档案统计必须遵循的要求。档案法律法规、行政规章和各种标准中有关档案统计的规定,是档案统计工作的规范。必须加强档案统计的法制建设,真正做到有法必依,执法必严,违法必究。任何虚报、瞒报、漏报行为都是违法的。28、档案室档案登记和统计的主要形式卷内文件目录；案卷目录；总登记簿；档案室工作基本情况统计表。29、档案馆档案登记和统计的主要形式收进登记簿；全宗名册；全宗单；案卷目录登记簿；全宗卡片；档案利用效果登记表；档案事业基本情况统计年报。30、档案著录的含义档案著录是指档案馆室编制档案检索工具时对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。著录工作是编制检索工具的前提和基础,尤其在电子目录的编制中,档案著录已经成为必不可少的前期处理工作。随着档案标准化、电子化和网络化的发展,采用统一的著录标准完成档案资料信息资源的前期处理,已经成为档案工作现代化的发展趋势31、档案著录规则的主要内容著录项目；著录格式；标识符号；著录用文字；著录信息源；著录项目细则。32、档案分类标引的步骤、方法熟悉和掌握中国档案分类法和档案分类标引规则；准确地掌握需要分类标引的文件或案卷的内容,细致地进行主题分析；根据其内容归入最恰当的类目；审校。33、档案主题标引的步骤和方法熟悉和掌握中国档案主题词表和主题词标引规则；了解档案内容,分析档案主题；选定主题词,对主题概念进行转换；审校。34、档案检索工具的种类划分按收录对象和揭示方式分类A目录B索引C指南按载体形式分类A卡片式检索工具B书本式检索工具C缩微式检索工具D电子检索工具按功能分类A查检性检索工具B介绍性检索工具C馆藏性检索工具按检查方式分类A手工检索B计算机检索。35、档案检索工具的含义和基本要求含义档案部门为满足利用者的不同需要而编制的多种检索工具,这些检索工具是一个分工合理,功能齐全,检索途径多样的有机整体。基本要求要坚持科学合理的基本原则；要立足于提高检索效率；要坚持规范化、标准化。36、档案检索工具的编制案卷目录；全引目录；分类目录；主题目录；专题目录；文号索引；人名索引；全宗指南；档案馆室指南第六章档案的利用与编研37、档案利用工作的基本内容和要求内容了解和熟悉所藏档案的内容和成分,各种检索工具的使用方法分析和预测社会对档案信息的需求特点,把握档案利用需求的发展规律发掘档案中有利用价值的信息资源,集中系统地向用户介绍和报道所藏档案信息向档案用户提供所需要的档案信息,满足档案用户的利用要求。要求加强各项基础工作建设；树立主动服务思想；研究档案用户,了解利用需求和效果；不断完善档案利用的服务方式；扩大利用范围,服务社会、服务公民。38、档案提供利用工作的主要方法阅览服务；外借服务；复制服务；咨询服务；档案展览与陈列服务；电子化服务。39、档案参考资料的种类有哪些大事记；组织沿革；文件汇编；基础数字汇集。40、档案编研工作的内容、意义和特点内容档案文献汇编；编写档案参考资料；修史编志和历史研究。意义档案编研有利于开发和利用档案信息资源；档案编研有利于保护档案原件和长远流传档案史料；档案编研有利于提高档案馆室的工作水平。特点思想性；研究性；政策性41、组织沿革的编写体例编年法；系列法；阶段法。编写组织沿革可采用文字记述与表格相结合的形式。42、现行文件汇编的种类发文汇编；重要文件汇编；会议文件汇编；专题文件汇编；法规汇编第二部分文书工作与归档文件整理第一章文书与文书工作1、公文的分类从公文的来源划分文件分为发文、收文和内部文件从公文的使用范围上划分有通用文书、专用文书和科技文书从公文行文方向的角度划分公文分上行文、下行文和平行文从公文的性质和作用划分分为法规文件、行政文件和党内文件从公文的阅读范围划分可分为普通文件、公布文件和机要文件从公文办理的时限要求划分有紧急件和平件从公文物质载体的角度划分,可分为纸质文件、感光介质文件、磁介质文件以及电子文件2、文书工作的基本任务文书工作是指机关公文的办理、管理、整理立卷、归档一系列相互关联、衔接有序的工作,又称公文处理工作。根据文书工作的不同阶段,其具体任务主要有对形成文书的规范。对文书的规范包括对公文体式和公文文种的规范。规范的目的是为文书内容的准确表述和正确理解创造必要的条件,在收发文双方的机关间确立共同认可和遵守的标准执行文书行移运转的制度。文书作为机关信息传递的一种工具,为保证其正常运转,就必须执行文书的输送制度。这包括文书运转的方向、投递的方式、处理的程序等各步工作的具体要求按规定程序制发文件。机关制发文件,主要是体现作者的意图,作者意图能否体现,取决于许多方面的工作质量,因此,文书工作中把文件的产生过程分解成许多不同的环节,并进一步规定了每个环节工作的要求。同样为了保证文件内容得到正确的理解和办理,文书工作中对收文的全过程也划分了不同程序并规定了各步程序的工作要求采取妥善的措施管理文件。文件办理完毕后,需要将那些有保存价值的文件整理立卷、归档。文书工作中要合理设置文件的归卷件类目,把工作中办理完毕的文件分类存放要执行平时归卷件的制度,保证文件随办随存,避免散失。只有认真执行上述工作的规定,才能确保文书工作的质量。3、文书工作的基本原则及时。及时是对文书工作的效率要求。首先必须明确办文的时限,即规定每个具体工作环节的时间,以确保文书工作的整体效率其次要简化办文手续和难度,如提倡“报刊行文”最后要采用现代化的手段,以加快办文速度。准确。准确是对文书工作的质量要求。所谓准确,就是要求不出任何差错。首先在文书的拟制过程中,要求严格执行党和国家的法律、法规和政策,做到观点正确,格式规范,用语确切其次在文书办理过程中,要体现严肃、认真的工作作风,要建立健全各项文书工作的活动原则,合理地设计文书工作程序,改进文书工作人员的工作作风。安全。安全是对文书工作在政治上、物质上的要求。首先要保证文书内容的安全,特别是一些涉及国家机密的文件,要严格遵守中华人民共和国保守国家秘密法有关规定,建立完善文书的拟制、办理和运转管理制度,消除和防范不安全因素,特别应注意在计算机和网络环境中保证公文内容不被窃取、篡改或损毁。其次要保证文书实体的安全,要最大限度地控制自然因素和人为因素对文件的损害。如防止潮湿、霉蛀,选用合适的书写材料等。统一。统一是对文书工作管理上的要求。包括管理权责上的统一、制度上的统一和标准上的统一。所谓权责上的统一是指各级行政机关的办公厅室都应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作制度上的统一是指文书工作应建立统一的文书工作制度。如收发文制度、保密制度、用印制度、归档制度、文件销毁制度等标准上的统一,是指文书工作应按统一的标准和规范来进行。4、文书工作的性质与作用性质政治性。文书工作是管理国家政务的工具。国家机关每制发一份文件都是为达到一定的政治目的,贯彻一定的意图而进行的。从某种意义上讲,文书工作的全过程,实质上就是贯彻统治阶级意志和保证统治阶级利益的过程,它最终目的是强化国家管理。因此文书工作的具体环节,从文书的形成到文书工作的活动规则和组织,乃至文书工作的兴衰都同国家统治阶级的意志联系在一起,表现出鲜明的政治性。机要性。由于文书本身具有的政治性,使得文书工作必然要接触许多国家的机密,有的甚至关系到国家的安全和根本利益另外随着科技革命的迅速兴起,越来越多的机关或部门也会产生一定数量的机密文件,这些机密如果失泄,将会给国家和机关带来不可估量的损失。服务性。文书工作的服务性是相对于机关其他管理活动而言的。从文书工作的具体内容可以看出,无论是文件的形成、办理、管理乃至文件整理立卷都是直接围绕着机关的主要工作进行的。文书工作只是机关主要工作得以正常运行和进一步发展的条件,它对机关工作只起保证和促进的作用,其社会效果隐匿在社会组织功能的正常发挥之中。技术性。文书工作的技术性是由文书工作的基本内容决定的。这首先表现在文件在形成、办理和管理过程中,需要做一定的技术处理,包括文字表达、书写要求上的技巧以及遵循一定的规格、形式与规则等此外随着现代化技术在文书工作中的应用,特别是计算机、现代通讯等高新技术的运用使得文书工作的技术性日益突出。时效性。文书工作的时效性,是指文书工作的具体活动过程具有时间界限和要求,即必须根据实际工作的需要与文书本身的时限,在特定的时间范围内完成文书的形成和运转。文书的时效性主要体现在“迅速”和“适时”方面。作用纽带作用。一个机关要行使自己的职能,必不可少的要利用文书。通过文书的制发和运转,把下级机关的工作情况、问题及群众意见、要求反映上去,以便上级领导机关研究分析,综合决策,制定切合实际的方针政策、法律法规。而上级的方针政策和法律法规,又需通过文书工作传达到下级机关或人民群众中去,使上级的决策得以贯彻实施。正是这种上下级的联系和沟通,使整个国家的全部社会组织成为一个有机的整体,使国家机器得以正常运转。因此文书工作起着至关重要的纽带作用。助手作用。文书工作是机关领导和业务工作的参谋工具。文书工作虽然本身不参与领导决策,但它通过形成、办理、管理文件,来帮助领导行使职权另外相对于社会组织的其他职能部门而言,文书部门具有辅助性和服务性,它是围绕各项业务活动展开的,发挥着助手作用,是社会组织管理水平的重要保障。积累作用。文书是当时社会活动的真实记录,无论其在现实活动中,还是历史进程中都具有凭证性和依据性,它是档案的前身,是人类积累文化财富的重要渠道。5、文书工作的组织形式及其选择文书工作的组织形式,是指一个机关内部对文书工作各环节的组织和安排所采用的形式。机关文书工作不仅需要有一定的机构和人员,更需要采用恰当的组织形式,以保证文书工作各程序的顺畅无阻。组织形式集中形式。所谓集中形式,就是指机关的全部文书工作,除文件的承办环节外,其他环节都集中由办公部门统一办理。办公部门根据文书处理的工作量设置文书机构和人员来承担这一工作,各业务部门不再设置文书工作组织机构或专、兼职文书人员,有关文书工作由办公部门的文书人员直接与机关领导和各业务部门的承办人联系。分工形式。所谓分工形式,就是指机关的全部文书工作由机关的办公部门和业务部门共同分工承担。在机关,办公部门设置文书工作机构和文书人员,在业务部门也设专、兼职文书人员分别处理有关文书工作。具体分工可根据实际需要采用不同的方法。一种是按文书办理环节分,将文件的收发、印刷、催办等环节交由总的文书部门承担,而文件的承办、整理立卷等环节分给各业务机构的文书部门来负责另一种是按文件的内容分,把方针政策性或涉及整个机关的全面性、重要性的文件以及以机关名义发出的文件,主要放在总的文书部门处理,把属于具体业务问题的文件,放在有关业务机构的文书处理部门处理。在实际工作过程中,往往很难做到集中与分工形式的绝对区分。某一项文件处理工作究竟由机关总的文书部门办理还是由业务部门办理,或者由双方共同承担,这要视具体情况而定。选择各机关选择文书工作的组织形式,通常要根据以能及时、准确地办理文书,以提高机关的工作效率为选择的基本依据,并要考虑本机关的职权、业务范围的大小、内部机构设置的数目层次、收发文数量的多少、驻地分布及其相互距离远近以及文书人员的配备等实际情况。一般组织机构层次多的大机关,文书工作应选择分工式的组织形式未设内部机构,文件数量少的小机关宜选择集中式的组织形式。6、公文的特点公文必须由法定作者制成和发布。所谓法定作者,即指依法成立并能以自己的名义行使法定职权和承担义务的社会组织或其负责人。公文主要以机关的名义发出,但有时也以国家领导人和机关领导人的名义发出。领导人作为公文的作者,并不代表其个人行文,而是以其所在机关的身份行文,是其行使法定职权的一种表现公文具有法定的权威和行政效力。公文是由法定作者制成和发布的,由于法律赋予法定作者本身的权威,就使得所制发的公文也带有相应的权威。权威的高低主要取决于两方面的因素一是公文作者地位的高低。通常较高级别制发的公文,相应就有较高的权威二是公文内容的重要程度。如同是机关的行文,法规性公文的权威就要比知照性公文的权威高。公文具有行政效力。国家颁布的法律不得触犯,违者问罪国家的有关规定要严格执行,违者予以行政处分。如果公文不具备法定的权威和效力,那么上下级机关之间就会脱节公文具有现行效用。公文的现行效用又称时效性或现时执行效用。每件公文都是针对现实,为现实工作需要而制发的,公文的时效有长有短,没有一份具体公文是永远有效的。一般来说,条例、办法等法规性公文的效用往往会保持很长时间,而知照性公文的效用则要短些公文具有特定的体式并经一定的形成和处理程序。公文是党和国家管理政务的工具,公文的规范体式和特定的处理程序是公文合法性的象征,它充分体现了公文的严肃性、准确性和有效性。7、文书的定义文书是人们在社会实践中,为处理各种事物而形成的,具有特定效用的信息记录。这个定义包括以下基本内容文书是在人类社会实践活动中形成的。其形成主体是社会组织或个人。没有社会实践活动,就不可能产生文书文书是出于人类主观愿望,是为记录和传达某种意图而形成的文书是用文字的形式表达并附着在一定载体上的信息记录。随着社会的发展和科学的进步,人们直接记录自身活动的手段和表达自己意图的方式皆趋于多样化,由过去的单一文字发展到现在的照相、录音、录像等。但文书强调的是其文字性,它是文字与文字载体结合构成的物质,这里所指的文字除了汉字和少数民族文字以外,还应包括外文、拼音、表格或者有一定意义的符号等。8、行文关系和行文规则行文关系隶属关系；业务指导关系；平行关系。行文规则党、政机关之间；上、下级机关之间；同级或不相隶属机关之间；报刊公布行文9、行文方向与方式上行文的行文方式根据实际工作需要,上行文可采用逐级、多级和越级三种行文方式行文。下行文下行文可采用逐级、多级、直贯到底的行文方式行文。平行文主要采用直接的方式,一般用函联系或协商工作,有时也用通知告知对方某项事宜。10、行文的注意事项严格控制发文数量和范围A行文应当确有必要,注重效用,要坚持少而精B同样内容或内容基本相同的文件,己发过一次就不要再发凡可通盘解决或综合治理的问题,就不要零星行文同一份文件已发给某部门处理,就不应再发给另一部门重复办理。行文应周到,不可一再修正,以至重复行文尽量直接对口行文,减少中间传递环节A党政机关的职能部门之间需要协商解决的问题皆应直接相互行文商洽B需要几个部门协商处理的,主办部门应主动会同有关部门协商、会签并联合行文。若协商意见不一致,可报党委或政府部门裁决、处理上报的公文有以下情况者,上级机关的文书部门可将其退回原呈报单位A不符合国家的法律、法规,或不符合党和政府的方针、政策及有关规定,或提出新的政策规定而未加以说明的B非特别紧急重要的公文越级上报的；或因情况特殊必须越级行文而不抄报越过机关的C使用文种错误或在报告中夹带请示事项、请示一文多事的。总之,实施正确的行文制度,理顺行文关系,对提高党政机关的组织管理效能,避免行文混乱等有着极其重要的作用第二章现行机关文书11、正确选用公文名称的意义在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、规范性。为公文的撰写提供方便。条例和办法都对每一类公文文种适用范围作出了明确规定有关法规、规章也对有些公文例如法规、规章、经济合同、法律文书、外交文书等等文种的用途作了明确规定还有一些文种例如总结、调查报告、启事等等，它们的用途则是人们在长期实践过程中不断总结、约定俗成的。而每一种公文的写法，也经过长期实践形成共识逐步规范，写作公文时，正确选择就能了解该文种写作的基本要求和基本规范，有利于提高写作效率和质量。为公文处理提供方便。根据有关规定和惯例，不同的文种有不同的处理方式。收发文机关处理公文的有关部门和有关人员，根据文种名称就可作出相应的处理。例如请示属办件，要及时交有关领导和有关部门审批、办理。而报告属阅件，一般就无须答复，只需交有关人员传阅。撰写公文时，务必正确选用文种。不用、错用或生造文种，都会损害公文的效用12、通知的类别和适用范围批转性、转发性和发布性通知。A批转性通知。“批转”受机关等级和组织系统的制约,只有领导机关对下级机关上报的具有普遍指导意义的公文,才可根据来文内容,加上批语,连同来文一起发出,用于指导下级单位的工作。因此被批转的文件具有参照执行的价值。B转发性通知。对上级机关和不相隶属机关的具有指导和参考意义的公文,在其前面加按语,连同来文一起发出。这里应当注意,“批转”与“转发”是一种行文形式。“批转”和“转发”文件都是将其他机关制发来的文件转发给有关单位贯彻执行,它们与被“批转”或“转发”的文件构成一个新的文件整体“批转”专门用于上级机关批转下级机关的文件,而“转发”则不受机关等级和组织系统的制约,只要本级机关需要并符合有关规定,无论是上级、下级、同级或不相隶属机关的文件都可转发。C发布性通知。各级行政机关用通知发布规章包括行政法规,要求有关单位共同执行。指示性通知。适用于上级机关对下级布置任务,做出指示,提出要求。知照性通知。各级机关向有关单位告知需要周知或执行的事项时,用此类通知。任免通知。适用于各级机关任免人员。通知的适用范围适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项任免人员。由此可见,通知的适用范围比较广泛,使用也较灵活。在实际工作中,它是使用频率很高的一种公文名称。13、简述公文的文体公文在体裁上,是一种兼有议论文、说明文、记叙文特点的应用文体。公文在于交代清楚法定作者的观点、意图,因而在阐明观点,讲清道理,分析情况,做出结论时,要有适当的议论,但它不必像议论文那样做过多的专门议论；公文在交代事项、分析问题时,要进行恰如其分的说明,但又不必像说明文陈述过细；而在反映工作情况、描述事件发生始末、记叙人物和事迹时,需要叙述有关的情况,但又不能像记叙文具体,只是在于把将要说明的问题叙述清楚。公文在语体上,其语言具有重实用、求通俗、少夸饰等的特点,力求准确、简明、庄重、程式。所谓准确是指用词准确,语法规范,逻辑严密简明是指言简意赅,清楚明白；庄重是指语言风格上要严肃,一般少用或不用生活中的口语,而用规范化的书面语言；程式是指国家机关公文语言在长期的使用发展过程中形成了一些约定俗成、相对稳定的惯用句式14、编制公文的发文字号应符合哪些要求发文字号应由发文机关的文书部门统一编制机关代字应选用反映本机关本质属性的代字,按照我省实施的辽宁省行政机关公文格式细则规定机关代字应准确、简练,尽量避免与其他机关的代字相混淆,一般以2至4字为宜发文年号一定要用阿拉伯数字写全称,并用“【】”括入标准型发文字号的顺序号以年度为编号周期,顺序号从“1”依次往后排,顺序号前不用“0”占位,不加“第”字。发文字号有两种编号的方法,即“大流水”编号法和“小流水”编号法。“大流水”编号法以机关的全部发文为编号对象,将本年度机关的所有发文按先后顺序进行编号,一个机关只编一个发文序列,这种编号法,与机关代字后是否含有部门代字无关“小流水”编号法以机关内各个部门的发文为编号对象,将本年度各个部门的发文按先后顺序分别进行编号,一个机关编若干个发文序列。标准式发文字号是法定的,除了三个组成部分必须按要求书写之外,其前后顺序不得随意颠倒联合行文,只标明主办机关发文字号凡有版头的文件一般都应有发文字号。15、公文主题的撰写要求主题必须正确A主题要符合党的路线、方针、政策和国家现行法规；B主题要符合上级机关及有关业务部门下达的指示意图与政策规定；C主题要与本机关既定政策、规定相协调或相衔接，吸收借鉴其合理内容，使新的决策更加科学合理。主题必须真实A主题要根据实际情况确定，使公文内容具有切实的针对性；B主题要准确反映客观实际，要具有客观的绝对真实性，避免虚构夸张。主题必须集中A要意在笔先。即在动笔前，要明确这份文件重点要阐明什么意图，解决什么问题，与此不相干的问题统统剔除；B公文主题必须单一，除综合性报告外，一般公文都要遵行一文一事制度，紧密围绕一个主题叙事说理；C公文的重点内容要突出，不能不分轻重主次，面面俱到。主题必须鲜明A公文以代表机关和机关领导人发言表态为己任，必须做到旗帜鲜明；B必须能够抓住问题的实质；C公文中提出的措施和要求，必须符合事物发展规律；D公文态度要明朗，支持什么，反对什么，提倡哪些，禁止哪些，要让收文对象一目了然。16、公告的类别、通告的类别公告的种类宣布重要事项的公告由国家权力机关、领导机关向国内外宣布国内发生的重大事件。如公布国家领导人当选、出访、病情等情况。另外交通运输、财政、工商等国家职能部门也可发出公告宣布法定事项的公告由国家权力机关、领导机关向国内外宣布所制定的法律、法规和条例等。另外国家职能部门也可按法律、法规发布公告。通告的种类规定性通告。一般由行政机关向社会各有关方面公布应当遵守的事项,它具有一定的强制性和约束性周知性通告。此类通告适用范围广,各级机关都可使用17、通用公文的撰写步骤明确发文的目的和主题。它包括公文应采用的名称,公文发送的对象,公文主要内容,制作公文的目的等收集有关材料,进行调查研究。发文的目的明确以后,就可以围绕该主题收集材料和进行调查研究拟出提纲,安排结构。在收集材料的基础上,应草拟出一个写作提纲。提纲是作者写作思路的外在体现,是公文结构的初步框架,提纲的详略,可依具体情况而定。（撰写重要的领导或指导性文件,在拟好初步提纲后,可召集一定的会议进行集体讨论研究和修改,使提纲更臻完善。由两人以上分工合写的文件,需要共同研究写作提纲,以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。另外,对一些内容单一的公文,在长期的实践中已形成了固定的框架。公文段落的安排往往是三段式,如作为被动的发文,批复的开头可以是引叙对方来文,然后表示同意或不同意对方请示的事项,如果不同意,还要说明理由等,最后结尾以“此复”作结等）拟写正文。拟写正文前,首先要拟好标题,然后才进入正文的拟写阶段。（第一,标题的拟写。公文的标题通常由发文机关、事由、文件名称三部分组成,其写法大致有两种一是直接揭示文件主题。二是概括文件的主要内容和涉及的事项。第二,正文的拟写。公文的正文部分,通常由开头、主体和结尾三部分组成。正文的开头是文稿的起点和入笔处,好的开头不仅是全文思路展开的关键,而且能显示出事物发展的内在脉络,为全文定下“基调”。文件开头写作要从全局出发,与下文衔接自然,格调一致要服从主题需要,紧扣题意要言简意赅,凝练明晰要通俗易懂,注重实用性。正文的主体部分是文件的主干和核心。反映了文件的全部内容和发文机关的意图,许多内容单一的公文已形成写作的基本套路,通常在开头结束后以一转承语使全文进入主体部分,然后,具体展开所表达的内容。如果正文内容比较多,可分几个部分,往往以序号标开,分几个部分分别说明,反之可不分段。正文的结尾是文件表达内容的终结和收尾。公文结尾的方式很多,应根据实际需要选用合适的结尾,文件篇幅长,内容复杂的一般常用末段总结全文,而简短的文件不宜用大的“尾巴”。）要反复检查,认真修改。文件质量的高低,固然取决于拟稿者的水平,但修改往往也有重要的作用。文件初稿完成后,要反复阅读,仔细修改,连标点也不要轻易放过。特别是重要文件的初稿写成后,执笔人还应采取个别征求、集体讨论等方式认真听取各方面意见,使文件的初稿尽可能符合交拟者的意图,符合党的方针政策,符合实际情况。第三章现代办公环境下的公文办理18、文件传阅的要求传阅是份数较少的文件或一些非承办性的文件,需要有关领导人或部门、人员阅知的,由文书部门根据领导批示采取传递方式组织阅读的一个文书办理程序。传阅的方式有三种分送传阅。如果文件有多份,可以以人立户,用文件夹分装分送,待他们阅完后退回办公室文书人员处,若文件只有一份,可逐个传阅顺次传阅。根据文件数量逐个部门、逐个人的顺次传阅,部门可指定时间集体阅读,也可限定时间逐人传阅,传完一个部门再送另一部门阅文室阅读。建立阅文室,专人管理,通知应阅人员在规定的时限内到阅文室阅文。无论采用哪种方式传阅,都要填写“文件传阅单”,并粘附在待阅文件表面随文件运转。19、文书办理程序的特性表现在哪方面稳定性。各个机关的规模、级别、内部组织机构和收发文的数量虽然不尽相同，但就一般党政机关、企业事业单位来说，文书办理程序基本是一致的。不同机关对文书办理的个别环节可以有不同的做法，但各个环节的确立与工作顺序的安排却需要保持稳定和连续，否则就会影响整个程序的正常运转。有序性。从整体上要求文书办理程序中各个环节的文职顺序，每个环节内部若干关系密切的具体工作步骤都排列有序，体现出公务文书生成、运转和社会组织管理实践活动的客观规律。目前一些单位存在文书办理程序逆向运转的问题，这种无序化不仅造成时间浪费，增生多余的办理层次和手续，还会降低公文的质量。适应性。A对公务文书办理的特殊情形的适应。文书工作是为其所在的环境服务的，除了要求严格按规定的程序组织公文的运行外，同时也需要不断适应环境因素和实际工作的变化，灵活地调整自身以保持新的适应及优化自身功能，达到高质量高效率办文的目的B对新形势下出现的特殊情形的适应。为适应行政改革及中国加入世贸组织后与国际接轨的要求，程序中各环节被赋予新的观念和内容，程序的设置要意改善服务、提高效率为重点，实事求是地改进不合理的做法。规范性。每一环节、每道工序都遵循一定的流程和方式，都有具体明确的规范要求和