公文知识培训课件(可编辑)

公文知识培训课件公文知识培训5承办承办是指受文单位有关部门或工作人员根据拟办和批办意见具体处理公文的工作过程是公文处理程序的中心环节公文知识培训主办部门是指对承办公文负主要责任的部门在实际工作中有些公文的内容涉及其他部门的职能需要多个部门共同承办主办部门应主动与协办部门沟通情况交换意见并负责将办理结果结果及时通报协办单位协办部门是指在公文办理过程中协助主办部门具体办理涉及本部门职能事项的部门协办部门应主动配合有效地协助主办部门共同完成任务公文知识培训6催办防止漏办和拖延紧急公文跟踪重要公文重要催办一般公文定期催办催办的范围有政府上级领导的批示本单位例行会议做出的指示等要催办将文件催办情况定期汇报对紧急文件领导要亲自催办转换环节加强工作不要越位公文知识培训特别地呈报单位收到上级单位退文后应如果处理应先查看原因然后根据具体情况办理如退文原因发球公文文种格式等不正确应修正后再报需要新办理的公文如果改动较大或涉及公文实质内容修改的应报原签发人重新审签修改后重新上报的公文可继续使用原文号但原件需要收回或请上级单位代行销毁公文知识培训特别地翻印复印文件的规定绝密文件不得翻印复印发文单位规定不准翻印的文件不得翻印涉密文件的翻印复印必须严格审批登记制度并指定专人管理翻印文件时应当在版记位置注明翻印的单位日期份数和印发范围复印件应加盖复印单位戳记翻印复印的文件视同原件进行管理翻印复印涉密文件严禁在社会上营业性的复制场所复制公文知识培训特别地公文的撤销和废止的不同公文效力是指公文有效时间限度它是由公文生效时间和公文失效时间规定的公文被撤销或公文被废止均表示公文已失效但两者在公文生效的时间效力上是不同的公文被撤销只有发文单位及其上级单位有权宣布撤销公文应视作自始不产生效力公文被废止应视作废止日起失去效力公文知识培训二发文发文办理指以本单位名义制发公文的过程包括草拟审核签发复核校对缮印用印登记分发等程序1草拟公文是指办文人员按照公文办理意图起草公文初稿的过程公文知识培训草拟公文的一般程序是1主办部门领导向拟稿人交代清楚行文意图行文依据主要事由和有关要求2拟稿人根据部门领导的要求拟制公文标题正文附件以及需要说明的相关资料3拟稿人根据公文内容和公文处理的有关规定确定公文文种发文字号密级缓急程度主抄送单位会签单位拟稿人单位姓名和等内容公文知识培训草拟公文前要做好的准备工作1了解有关背景认真调查研究充分占有资料按照实事求是切题的原则2要认真学习和研究有关政策规定做到合法合规依法合理3把握领导意图主动争取领导对公文起草工作的指导4确定行文方式根据职权范围和隶属关系正确选择行文方向发文形式和文种5设计文稿框架根据行文目的提炼主旨编写提纲安排结构力求主旨正确鲜明层次清楚思路清晰公文知识培训草拟公文的基本要求是1情况确实观点明确表述准确结构严谨条理清楚直述不曲字词规范标点正确篇幅力求简短2公文的文种应当根据行文目的发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定3拟制公文如涉及国家秘密应当根据国家保密法和有关规定分别标明绝密机密秘密等级和具体的保密期限草拟的公文在引用标有密级公文的标题文号或内容时必须按所标引的公文的密级标注密级回复标有密级的来文必须按来文的密级标注密级公文知识培训4拟制紧急公文应当体现紧急的原因根据实际需要确定紧急程度并提前2个工作日送总经理工作部审核办理紧急公文应当遵循以下规定A对标明特急急件字样的紧急公文规定了具体办理时限的按规定时限办结没有规定具体办理时限的分别在3个工作日和5个工作日内办结B向下级布置工作或下达任务的紧急公文应当在文中明确时限要求C对需要紧急发出的公文由公文主办部门的办文人员随文跟踪办理公文知识培训5公文的语言要求表述明确用词概念准确清楚造句合乎语言规范能恰如其分的说明情况表述准确正确使用精确词语例如同意不同意原则同意等语言平实说明要浅显易懂不说大话空话多采用叙述说明等方式用语得体按行文关系掌握好分寸如上行文语气要委婉措词要平和恰当使用敬语和谦语平行文要注意礼貌用语多用商洽性语言下行文应要求明确语气坚决用词庄重语言要严肃认真不带有个人色彩要使用规范化的书面语和公文专用语尽量少用专业性太强的术语和名字慎用外文缩写公文知识培训6公文结构安排思路清晰纲目清楚合乎逻辑结构严谨由总到分由远到近由局部到整体由特殊到一般由原因到结果前后衔接安排公文结构要适合公文文种要求各种公文使用均有各自的要求和特点其结构也不尽相同例如通知其内容可设计为根据什么或为了什么做什么事和怎么做等再例如报告其内容可设计为根据什么做了什么做得怎么样和有什么经验教训等公文知识培训7公文标题注意事项公文标题一般由发文机关事由和文种三要素组成其中发文机关可视情况加以省略但事由和文种是必备要素公文标题要准确概括公文的主要内容突出表达行文的主要目的并正确选用文种公文标题中一般不使用标点符号特殊地一是公文标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时用引号例如五四质量月等二是公文标题中某一部分需要注释或者说明时用括号例如试行三是标题中出现法规规章名称和书名等用书名号四是标题中出现并列词语之间可用顿号特别地当标题中出现两个以上单位并列时也可不用顿号可在单位之间空格以示区别公文知识培训8拟写主送单位注意事项主送单位指公文送达的主办单位拟写主送单位应注意准确规范有序准确是指公文的主送单位特别是上行文的主送单位是具有该公文受理权限的单位公文的主送单位应是主办单位其他单位可采取抄送形式规范是指主送单位要写全称规范简称或统称主送单位较少时应将单位列全写全称或规范简称主送单位较多时应写规范统称或简称若写有关单位则应将有关单位名称逐一列出另附名单一并存档有序是指公文的主送单位超过一个时一般应按主要执行单位在前及管理层级排列一般不同层级公文单位之间用逗号同一层级单位之间用顿号例如各省自治区直辖市国资委各中央企业公文知识培训9如何确定抄送单位抄送单位是指除主送单位以外需要执行或知晓公文的其他单位特殊情况下的越级请示应抄送被越过的上级单位受双重领导的单位向上级单位的行文应写明主送和抄送单位上级单位向受双重领导的下级单位行文必要时应抄送另一上级单位不应作为抄单位的情况呈报上级单位的请示文件不抄送下级单位和部门联合发文时联合发文的单位不作为抄送单位公文知识培训10公文中使用数字注意事项公文中的数字使用汉字的情况主要有成文日期行政单位公文部分结构层次序数即第一二层序数数字作为词组惯用语缩略语的语句时以及邻近两个数字并列连用时例如三四天等公文中使用阿拉伯数字的情况主要有成文日期党的机关公文印发日期附件说明的附件序号计量和统计数字表示时间例如年份日期时分秒公文知识培训11公文结构层次序数要求公文的结构层次第一层为一第二层为一第三层为1第四层为1需要注意的是第三层后是圆点而不是顿号实际使用中如果不需要全部四个层次在只有一个或两个层次时可以按顺序跳用例如只有一个层次时可在一或1中选用只有两个层次时可用一和1表示公文知识培训2会签凡需会签的公文主办部门应当与会办部门取得一致意见后行文送总经理工作部审核办文如有意见分歧主办部门应当主动与会办部门协商会办部门应当予以配合3审核公文由主办部门负责人审稿签名后送总经理工作部审核需要其它有关部门会签的公文会签后再送总经理工作部审核公文知识培训公司发文送领导签发前起草部门应按照公文格式排版并负责对本部门草拟的文件进行初核再送总经理工作部复核未经总经理工作部复核的发文可拒绝为其办理对不符合要求的文件应及时退拟稿人修改或重办由公司各部门起草并以公司名义印发的上行文由总经理工作部复核并负责网上及纸质文件的印发由公司各部门起草并以部门名义印发的平行文下行文如通知意见通报批复会议纪要等由公司各部门负责核稿复核网上及纸质文件印制及分发工作在文件正式印发后应及时将文件的WORD及PDF版本同时提交总经理工作部文档文印处归档由公司各部门起草并以公司名义印发的平行文包括对各州市县及有关部门建设各方包括设计监理施工等单位的各类文函等由公司各部门负责核稿总经理工作部复核并纸质文件印制及分发各部门负责网上文件分发公文知识培训4签发以本单位名义制发的公文由本单位负责人签发其中以本单位名义制发的上行文由主要负责人或者主持工作的负责人签发以本单位名义制发的平行文或下行文由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发特别地A签发公文应当符合存档要求不得使用圆珠油笔和铅笔不得使用蓝黑色和黑色以外其他颜色的墨水B未经总经理工作部审核的公文负责人不予签发C签发后的公文未经签发人同意不得改动D拟稿人不得签发自己草拟的公文公文知识培训5复核文秘部门应当在公文正式印制和发出前进行复核复核的重点是审批签发手续是否完备附件材料是否齐全格式是否统一规范等不符合要求的公文不予缮印和发出经复核需要对文稿进行实质性修改的应当由总经理工作部负责人复审后征得签发人同意公文知识培训6校对公文签发后由总经理工作部统一登记编号缮印主办部门应当提供拟缮印的公文电子版并以签发公文的原稿为蓝本同打印的清样进行校对校对的重点是校正与原稿不符的部分补正被遗漏的部分校正错别字词校正标点符号公式图表方面的错漏纠正格式方面的差错查找公文中的疏漏校对中发现问题后应当向公文审核人员反映对实质内容的改动须征得签发人同意公文知识培训7缮印对完成拟制程序的公文由总经理工作部按照规定的标准格式统一缮印缮印时要注意以下几点1缮印文件以负责人签发的原稿为依据不得改动2印制的版面格式符合规定3字迹清晰页面整洁美观页码不错不漏双面印刷左侧装订4公文所附的文件如为热敏传真纸应复印后发送存档公文知识培训8印章印制成正式文本的公文由总经理工作部统一加盖印章用印时要注意以下几点1检查原稿上有无负责人签字有负责人签字并确认符合规定的方可在制成的公文上加盖机关印章2加盖印章的公文份数是否与原稿标明印刷份数相同多余份数不加盖印章公文知识培训3用印时印章上沿不压正文下沿压盖在落款年月之上骑年盖月联合行文需加盖3个及3个以上印章时应当将各发文机关全称或规范化简称排在成文日期和正文之间主办机关印章在前各印章应当在本机关名称上加盖4印模效果应呈正面图样清晰端正公文知识培训9分发制成的公文登记后办公厅室应当按主送抄送去向分别装封和发出公文知识培训三电子公文电子公文指以数字形式存储于磁盘光盘等介质依赖计算机系统阅读处理并可在通信网络上传输的公文1电子公文的原则电子公文与发文单位正式印发的公文具有同等效力2电子信箱及用户账号的管理公文知识培训3电子印章电子印章的管理应等同于实物印章各单位应指定专人负责保管并在专用计算上使用4电子公文的收文和发文对外发送的电子公文应由文秘部门统一发送各单位用于接收电子公文的计算机应全天开机收文接收到电子公文后要及时登记收文特别地涉密公文不得以电子公文的形式在非涉密传输系统上传输谢谢解读国家行政机关公文格式4公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60GM2一80GM2的胶版印刷纸或复印纸纸张白度为85一90横向耐折度15次不透明度85PH值为7595原则解读国家行政机关公文格式5公文用纸幅面及版面尺寸51公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GBT148中规定的A4型纸其成品幅面尺寸为210MM297MM尺寸的允许偏差见GBT14852公文页边与版心足寸公文用纸天头上白边为37MM1MM公文用纸订口左白边为28MM1MM版心尺寸为156MM225MM不含页码6公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色解读国家行政机关公文格式7排版规格与印制装订要求71排版规格正文用3号仿宋体字文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字一般每面排22行每行排28个字72制版要求版面干净无底灰字迹清楚无断划尺寸标准版心不斜误差不超过1MM73印刷要求双面印刷页码套正两面误差不得超过2MM黑色油墨应达到色谱所标B1100红色油墨应达到色谱所标Y80M80印品着墨实均匀字面不花不白无断划解读国家行政机关公文格式74装订要求公文应左侧装订不掉页包本公文的封面与书芯不脱落后背平整不空两页页码之间误差不超过4MM骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各14处允许误差4MM平订钉锯与书脊间的距离为3MM5MM无坏钉漏钉重钉钉脚平伏牢固后背不可散页明订裁切成品尺寸误差1MM四角成90度无毛茬或缺损解读国家行政机关公文格式8公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首主体版记三部分置于公文首页红色反线宽度同版心即156MM以上的各要素统称眉首置于红色反线不含以下至主题词不含之间的各要素统称主体置于主题词以下的各要素统称版记解读国家行政机关公文格式81眉首COM公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号如需标识公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行COM秘密等级和保密期限如需标识秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行两字之间空1字如需同时标识秘密等级和保密期限用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行秘密等级和保密期限之间用隔开解读国家行政机关公文格式COM紧急程度如需标识紧急程度用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行两字之间空1字如需同时标识秘密等级与紧急程度秘密等级顶格标识在版心右上角第1行紧急程度顶格标识在版心右上角第2行解读国家行政机关公文格式COM发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加文件组成对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称发文机关标识上边缘至版心上边缘为25MM对于上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80MM如需标识公文份数序号秘密等级和保密期限以及紧急程度可在发文机关标识上空2行向下依次标识见图三发文机关标识推荐使用小标宋体字用红色标识字号由发文机关以醒目美观为原则酌定但一般应小于22MM15MM高宽联合行文时应使主办机关名称在前文件二字置于发文机关名称右侧上下居中排布如联合行文机关过多必须保证公文首页显示正文解读国家行政机关公文格式COM发文字号发文字号由发文机关代字年份和序号组成发文机关标识下空2行用3号仿宋体字居中排布年份序号用阿拉伯数码标识年份应标全称用六角括号括入序号不编虚位即1不编为001不加第字发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色反线解读国家行政机关公文格式816签发人上报的公文需标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧发文字号居左空1字签发人姓名居右空1字签发人用3号仿宋体字签发人后标全角冒号冒号后用3号楷体字标识签发人姓名如有多个签发人主办单位签发人姓名置于第1行其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排下移红色反线应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4MM解读国家行政机关公文格式82主体821公文标题红色反线下空2行用2号小标宋体字可分一行或多行居中排布回行时要做到词意完整排列对称间距恰当822主送机关标题下空1行左侧顶格用3号仿宋体字标识回行时仍顶格最后一个主送机关名称后标全角冒号如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时应将主送机关名称移至版记中的主题词之下抄送之上标识方法同抄送解读国家行政机关公文格式823公文正文主送机关名称下1行每自然段左空2字回行顶格数字年份不能回行824附件公文如有附件在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识附件后标全角冒号和名称附件如有序号使用阿拉伯数码如附件1附件名称后不加标点符号附件应与公文正文一起装订并在附件左上角第1行顶格标识附件有序号时标识序号附件的序号和名称前后标识应一致如附件与公文正文不能一起装订应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件或带序号解读国家行政机关公文格式COM成文日期用汉字将年月日标全零写为成文日期的标识COMCOM公文生效标识COM1单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称只标识成文日期成文日期右空4字加盖印章应上距正文1行之内端正居中下压成文时间印章用红色当印章下弧无文字时采用下套方式即仅以下弧压在成文日期上当印章下弧有文字时采用中套方式即印章中心线压在成文日期上解读国家行政机关公文格式8262联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时应将成文日期拉开左右各空7字主办机关印章在前两个印章均压成文日期印章用红色只能采用同种加盖印章方式以保征印章排列整齐两印章间互不相交或相切相距不超过3MM当联合行文需加盖3个以上印章时为防止出现空白印章应将各发文机关名称可用简称按加盖印章顺序排列在相应位置并使印章加盖或套印在其上主办机关印章在前每排最多排3个印章两端不得超出版心最后一排如余一个或两个印章均居中排布印章之间互不相交或相切在最后一排印章之下右空2字标识成文日期解读国家行政机关公文格式COM3特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时应采取调整行距字距的措施加以解决务使印章与正文同处一面不得采取标识此页无正文的方法解决COM附注公文如有附注用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行解读国家行政机关公文格式83版记COM主题词主题词用3号黑体字居左顶格标识后标全角冒号词目用3号小标宋体字词目之间空1字COM抄送机关公文如有抄送机关在主题词下1行左右各空1字用3号仿宋体字标识抄送后标全角冒号与抄送机关间用逗号隔开回行时与冒号后的抄送机关对齐在最后一个抄送机关后标句号如主送机关移至主题词之下标识方法同抄送机关解读国家行政机关公文格式COM印发机关和印发日期位于抄送机关之下无抄送机关时在主题词之下占1行位置用3号仿宋体字印发机关左空1字印发日期右空1字印发日期以公文付印的日期为准用阿拉伯数码标识COM版记中的反线版记个各要素之下均加一条反线宽度同版心COM版记的位置版记应置于公文最后一面封四版记的最后一个要素置于最后一行解读国家行政机关公文格式9页码用4号半角白体阿拉伯数码标识置于版心下边缘之下一行数码左右各放一条4号一字线一字线距版心下边缘7MM单页码居右空1字双页码居左空1字空白页和空白页以后的页不标识页码解读国家行政机关公文格式10公文中表格公文如需附表对横排A4纸型表格应将页码放在横表的左侧单页码置于表的左下角双页码置于表的左上角单页码表头在订口一边双页码表头在切口一边公文如需附A3纸型表格又当最后一页为A3纸型表格时封三封四可放分送不放页码应为空白将A3纸型表格贴在封三前不应贴在文件最后一页封印上解读国家行政机关公文格式11公文的特定格式111信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为30MM推荐用小标宋体字字号由发文机关酌定发文机关全称下4MM处为一条武文线上粗下细距下页边20MM处为一条文武线上细下粗两条线长均为170MM每行居中排28个字首页不显示页码发文机关名称及双线均印红色发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识发文字号下空1行标识公文标题如需标识秘密等级或紧急程度可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明解读国家行政机关公文格式112命令格式命令标识由发文机关名称加命令或令组成用红色小标宋体字字号白发文机关酌定命令标识上边缘距版心上边缘20MM下边缘空2行居中标识令号令号下空2行标识正文正文下空1行右空4字标识签发人签名章签名章左空2字标识签发人职务联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期分送机关标识方法同抄送机关其他要素从本标准相关要素说明解读国家行政机关公文格式113会议纪要格式会议纪要标识由会议纪要组成用红色小标宋体字字号由发文机关酌定会议纪要不加盖印章其他要素从本标准相关要素说明公文知识培训第三部分文书工作公文处理是指公文在运转过程中的收文办理发文办理公文管理公文归档等一系列相互关联衔接有序的工作公文管理有广义和狭义之分广义的公文管理和公文处理意义相同狭义的公文管理是公文处理的内容之一主要指公文的传达转发复印翻印传递保管归档清退销毁和保密等工作的科学管理公文知识培训公文管理的基本要求统一渠道集中管理公文应当由文秘部门实行集中管理管理建章立制科学管理根据本单位的实际情况制定科学合理的公文管理办法和制度加强协调做好服务为领导各部门做好服务严格保密确保安全要做到公文存放清退销毁等各个环节有章可循手续齐全责任明确严防公文丢失和泄密公文知识培训一收文上传下达的枢纽做好领导的参谋工作收文处理收入各方面发送到本单位的文件签收登记审核拟办批办承办分发传阅催办归档等除承办环节由主办部门负责其他环节均由总经理工作部负责党委类文件由党群工作部负责公文知识培训1签收对外单位发送到本单位的文件做收文紧急文件注明具体要求时间分清责任机密文件当面拆封无误后签收核对单位信访函件信封内容要订在一起公文知识培训2登记统计文件的帐目工具保证安全的必要措施便于保管和保护处理情况便于统计数量核对和交接文件的登记必须登记的上级机关来文下级单位的请示报告主送的要登记对重要的传真要按正式的文件做收文登记公司行政类收文由总经理工作部文档文印处统一签收登记党委类收文由党群工作部统一签收登记公文知识培训3审核在收文办理中对下级或平级单位的来文应当进行审核审核的重点1是否应由本单位办理2是否符合行文规则例如是否越级请示是否在报告中夹带请示事项等3公文种类格式是否规范有关附件是否齐全等公文知识培训对不符合规定的来文总经理工作部在登记填写考核意见后退回来文单位按照规范格式排列后重新上报非特殊情况下的越级行文请示一文多事多头主送请示事项不明确应公文格式有重要纰漏比如请示件未标注签发人公文未盖章等和缺少附件等文种使用不准确个别格式不规范等公文知识培训4拟办与批办收文如何拟办经审核对符合规定的公文办公室及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理需要两个以上部门办理的应当明确主办部门紧急公文应当明确办理时限公文知识培训公司需要办理的公文由总经理工作部负责人提出拟办意见按分工呈送公司领导阅批各所属单位及其他部门的一般业务文件按分工送各部门阅办涉及几个部门共同办理的文件根据领导的批示由主办部门商有关部门会办对不属于本单位职权范围或者不适宜由本部门办理的应迅速退回总经理工作部文档文印处并说明理由公文知识培训传文顺序从大领导向下传送分管领导业务部门业务部门送领导传批传阅的公文原则上按照领导同志的排序依次呈送领导同志之间一般不横传文件由总经理工作部组织传递如遇到领导同志出差或其他原因不能阅批时可注明事由转呈其他领导同志公文知识培训内部请示签报关于事由有关问题的请示领导同志根据缘由我们会同部门对问题进行了认真研究现将有关情况和我们的意见报告如下一问题的基本情况二部门意见三我们的意见妥否请示年月日公文知识培训二从公文涉密程度分类可将文书划分为绝密机密秘密内部限国内公开和对外公开六个等级绝密级文件指涉及党和国家最核心的机密的文书一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害机密文件指涉及党和国家重要机密的文书一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害秘密级文件指涉及党和国家一般机密的文书一旦泄露会使国家的安全和利益爱到一定的损害公文知识培训三从公文办理时限的角度分类特急件内容至关重要且特别紧急必须在最短的时间内以最快的速度优选传递处理的文书急件内容重要且紧急要求打破工作常规迅速传递处理或在规定的时限内办理完毕的文书平件按工作常规传递处理的文书公文知识培训四从行文方向的角度分类按照文书的行文方向即文书上行文平行文下行文上行文指下级机关向所属上级领导指导机关报送的公文报告请示议案平行文指同级机关或不相隶属的机关之间往来的公文函下行文指上级领导指导机关向所属下级机关发送的公文命令令决定指示公告通告通知通报批复意见会议纪要公文知识培训五文种选用的规则根据行文目的选择公文种类如请求上级单位批准给予指示帮助支持的应使用请示安排部署工作的应使用通知指导下级工作的则应使用意见根据行文关系确定公文种类一般来说受文单位是上级的应选用请示报告等上行文种受文单位是下级的应选用通知批复等下行文种向不相隶属单位行文应使用函等平行文种会议纪要和意见在上行下行和平行文中都可使用公文知识培训第二部分公文的格式公文格式标准化的意义公文格式即公文的表现形式规范的公文格式不仅体现公文的法定权威性和约束力而且有利于提高工作效率保证政令畅通公文格式标准公是公文处理工作本身所需要的可以大大方便公文处理工作提高工作质量公文知识培训国家行政机关公文格式GBT97041999国家标准中规定了公文用纸技术要求用纸的大小印刷排版和装订要求公文用纸天头上白边为37MM1MM下白边为35MM1MM公文用纸订口左白边为28MM1MM右白边为26MM1MM版心尺寸为156MM225MM不含页码公文应从左至右横写横排用纸应按国际标准为A4210MM297MM型左侧装订公文用字公文标题用2号小标宋体字正文用3号仿宋体字正文一般每页22行每行排28个字公文知识培训公文格式中一般将组成公文的各要素划分为眉首主体版记三部分一眉首置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首主要包括公文的份数序号秘密等级保密期限紧急程度发文单位标识发文字号和签发人公文知识培训XX1机密一年特急25MM文件空2行20091号空2行关于通知空1行4MM公文的份数序号秘密等级保密期限紧急程度发文单位标识发文字号和签发人公文知识培训如图秘级公文知识培训如图急件公文知识培训密级与紧急程度同时出现在文件里如图公文知识培训1发文单位版头简称文头是发文单位制发正式公文时使用的有固定版式的发文机关标识发文单位版头号由发文机关全称或规范化简称后加文件两字组成联合行文是应使主办机关名称在前文件二字置于发文机关名称右侧上下居中排布如联合行为机关过多必须保证公文首页显示正文公文知识培训2发文字号指发文单位编排的公文代号由发文单位代字发文年度加六角号即和年度发文顺序号组成序号如国电大开办20111号表示国电大渡河流域水电开发有限公司2011年第1号发文几个单位联合发文时只标明主办单位的发文字号公文知识培训3在公文中标注签发人的姓名表示公文生效并对该文内容郑重负责一般供上行文选用如图公文知识培训上报公文的首页版式80MM秘密特急文件20091号签发人空2行请示空1行空一字空一字公文知识培训上行文在格式上的特点上行文必须标注签发人姓名其中请示件还应当在首页上方留出领导批示区域并在附注处注明联系人和标注签发人姓名应在发文单位标识之下红色反线之上平行排列于发文字号的右侧如有多个签发人主办单位签发人姓名置于第一行其他单位签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下同时使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行特别要注意签发人只用于上报公文公文知识培训二主体置于红色反线不含以下至主题词不含主要包括公文标题主送单位公文正文附件成文日期公文生效标识和附注公文知识培训1文件标题完整的标题形式发文机关名称内容文种公文标题用2号小标宋可分一行或多行居中排布要尽量避免四行甚至更多行数标题的出现回行时要做到词意完整排列美观间距恰当采用12倍行距例国务院办公厅关于认真做好第二次全国基本单位普查的通知国务院办公厅关于认真做好第二次全国基本单位普查的通知国务院办公厅关于认真做好第二次全国基本单位普查的通知公文知识培训2主送机关左侧顶格3号仿宋体在撰写文稿时应将收受并对本文负实际办理答复责任的机关的全称或规范化简称或统称标出标注时需注意除普发性公文外一份公司特别是上行文只能以一个机关为主送机关不能多头主送除非领导本人有要求否则不能直接主送领导者更不能同时直接主送几位领导者应准确界定主送机关与抄送机关的区别公文知识培训3正文3号仿宋GB3212一般每页22行每行排28个字行距为15倍行距一级标题为黑体二级标题为楷体不加粗三级标题为仿宋加粗凡文中使用连接号的应使用而不使用或者如2008年3月4月中的而不使用或者凡文中使用破折号的应使用占两个空格的而不用或只占一个空格的层次一一11公文知识培训4附件及附件名称3号仿宋体附件在正文下空1行左空2字标识附件后标全角冒号和名称附件如有序号使用阿拉伯数码如图公文知识培训5成文日期成文日期即落款日期也是公文的生效时间一般是以发文单位负责人签发的日期为准联合发文是以最后签发单位负责人的签发日期为准公文的印发日期即公文的付印时间成文日期可以与印发日期有不定期的时间差成文日期规定零要写成公文知识培训特别地成文日期要依印章的位置而定只盖一个印章的单一机关发文成文日期上不署发文机关名称只标识成文日期成文日期横向距离是右空4字纵向与正文的距离是印章加盖在成文日期上上距正文1行之内也就是不到1行的空白两个单位联合行文将成文日期拉开左右各空7字主办单位印章在前两个印章均压成文日期互不相交或相切相距不超过3MM三个或三个以上单位联合行文成文时间标识在最后一排印章之下空1行位置右空2个字同样保证印章不相切也不相交每排印章中心线对齐公文知识培训6现在没有此页无正文这样的形式可以调整行距使发文日期页有文字或将发文日期页调整至上一页7印章公文知识培训图公文生效标识附件12二三年一月一日主题词抄送2009年月日印发空2字空4字印章下压成文日期公文知识培训三版记置于主题词及以下的各要素统称为版记主要包括主题词抄送单位印发单位和印发日期等如图公文知识培训1主题词主题词用3号黑体字居左顶格标识后标全角冒号词目用3号小标宋字词目之间空1字一份文件的主题词最多不超过5个每个词不超过6个字公文知识培训2抄送机关左边空1字后标全角冒号3号仿宋体单位与单位之间用隔开回行后与冒号后的抄送机关对齐在最后一个抄送机关后标句号如果主送机关过多而使公文首页不能显示正文时可以在抄送机关之上主题词之下标注主送机关特别地现在没有抄报的说法3印制版记印发机关左空1字3号仿宋体印发时间右空1字印发日期后排印印发解读国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式GBT970419991范围本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求印制要求公文中各要素排列顺序和标识规则本标准适用于国家各级行政机关制发的公文其他机关公文可参照执行使用少数民族文字印制的公文其格式可参照本标准按有关规定执行解读国家行政机关公文格式2引用标准下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文本标准出版时所示版本均为有效所有标准都会被修订使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性GBT1481997印刷书写和绘图纸幅面尺寸解读由于该标准是根据国际标准IS218等同采用过来的因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准一致在A系列纸型中公文用纸的纸型为A4型即幅面尺寸为210MM297MM并规定各裁边的误差为土3MM解读国家行政机关公文格式3定义本标准采用下列定义31字WORD标识公文中横向距离的长度单位一个字指一个汉字所占空间32行1INE标识公文中纵向距离的长度单位本标准以3号字高度加3号字高度78倍的距离为一基准行公文知识培训拟写请求批准的请示请求批准的请示是指下级单位拟做某件事但批准权限在上级单位需要上级单位批准审定时拟写的公文这类请示的拟写重点应放在申述理由重要性必要性和可行性上要注意理由一定要充分报批方案请示事项一定要明确有关材料要齐全完整公文知识培训如图公文知识培训拟写请求批转性的请示请求批转性的请示是指下级单位对涉及普遍性全局性的问题或者重大事项提出的意见或建议由于涉及范围比较广请求上级单位批转有单位执行时拟写的公文这类请示重点是写好请上级单位批转的目的意义和作用提出具体做法步骤和措施等结束语一般用以上意见如无不妥建议以的名义批转公文知识培训拟写请示时的注意事项注意行文规则请示要一文一事一般情况下不得越级请示不多头主送不报领导同志个人不抄送下级单位等陈述请示原因和理由时一是理由要充分二是尽可能地联系全局来说明请示事项的迫切性重要性和必要性请示事项要具体明确同时还要提出本单位的处理意见表明本单位对请示事项的倾向性请上级单位批复时参考注意行文语气委婉恳切讲理由开门见山明确具体请示件应给上级单位留出研究决策的时间特别紧急的事项除突发事件及法律法规另有规定或上级领导另有交代的以外应在请示中说明紧急原因公文知识培训请示应当一文一事请示一文一事有利于上级单位及时研究批复提高公文处理效率若一文多事某一请示事项存在问题则会影响到其他事项的处理使上级难以批复还可能延误工作公文知识培训报告与请示的区别请示和报告都是上行文是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种常见的问题主要有将请示文种用报告文种呈送上级机关请求上级机关批复答复这样就容易贻误工作因此在撰写请示和报告时要特别注意二者之间八个方面的区别一是作用不同请示是向上级机关请求指示批准报告是向上级机关汇报工作反映情况提出意见和建议答复上级讯问报送文件物品等二是内容不同请示是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项报告是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议须上级机关知道的事项三是容量不同请示应一文一事报告可多事一报但不得夹带请示的事项四是时间不同请示应事前行文报告可在事前事中事后行文五是范围不同请示一般只主送一个上级机关不得多头主送或越级主送报告可以主送几个相关的上级机关其他上级机关也可以抄送六是处理不同上级机关收到下级的请示后应及时批准批复答复是办理件下级应在收到上级批复答复后才能实施上级机关收到下级的报告后主要是了解情况可以不答复下级不用等待上级答复七是篇幅不同请示的篇幅比较短一般不超过1500字报告的篇幅相对较长但一般不超过3000字八是结束语不同请示在结束时用特此请示特此请示请批示请审示等报告用专此报告特此报告公文知识培训为什么报告中不得夹带请示事项请示和报告是两个不同的文种上级单位对其处理的方式也有所不同请示的目的主要是用于向上级单位请示指示批准上级单位须给予答复报告的目的则主要是供上级单位了解情况向上级单位提供信息和建议上级单位可只阅不复报告中夹带请示事项往往达不到行文的目的还会影响工作报告中若涉及请示事项应另行用请示行文与报告严格分开公文知识培训4知照类文书面向社会或特定范围各类社会组织之间或在其内部范围内为公布通知有关事项通报情况联系工作商洽事宜交流信息而制发的文书如通告通知通报公函介绍信简报等公文知识培训1通知适用于传达上级单位指示部署安排工作任免和聘用干部批转转发和印发文件传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项等通知的种类主要有批转和转发性通知传达或部署性通知周知性通知会议通知人事任免通知等公文知识培训拟写批示性通知批示性通知主要用于公布印发行政法规和规章转发上级单位不相隶属单位的公文批转下级单位的公文等这类通知的正文内容都具有批语的性质拟写时首先要写明公布印发或转发的对象依据表明对所发公文的态度其次要提出贯彻执行的要求等篇幅要简短公文知识培训印发性通知关于印发规定的通知主送单位为了目的根据依据我们制定了规定现印发给你们请结合实际认真贯彻执行贯彻执行中有何问题请及时反馈年月日公文知识培训转发性通知关于转发的通知主送单位为了目的现将上级单位或有关业务主管部门文号转发给你们请结合实际认真贯彻执行具体贯彻意见附件被转发文件标题年月日公文知识培训如公文知识培训拟写会议通知拟写会议通知时一般要写明召开会议的单位会议名称和时间地点内容议题参加会议的人员范围和人数会议材料要求报到时间和食宿安排有关注意事项以及联系人和电话等必要时需附会议回执会议回执主要包括参会人员单位姓名性别民族职务和联系方式等必要时还应注明到达及返程时间等公文知识培训例如会议通知关于召开会议的通知主送单位为了目的根据依据主办单位决定于年月日在地点召开会议现将有关事项通知如下一会议内容二参会人员三会议时间地点四其他事项一请与会人员持会议通知到报到二请将会议回执于年月日前传真至三联系人及电话附件1参会名额分配表2参会人员回执年月日公文知识培训2通报适用于上级单位向下级单位或有关单位传达重要精神重要情况表彰先进和批评错误等通报的种类主要有表彰通报批评通报情况通报等通知和通报的区别都具有知晓性和指导性通知大都是要求贯彻执行使用范围广于通报具有一定的约束力通报重在对重要精神和重要情况的传达以使有关单位和人员知晓一般起到引导警诫启发教育等作用公文知识培训例如单位关于情况的通报主送单位年月日单位在地点发生事故事件事故或事件的性质为目的进一步加强工作防止此类事故事件的发生现将事故事件情况通报如下一事故或事件的原因分析二对有关单位和人员的处理情况三应吸取的教训和拟采取的措施等年月日公文知识培训3公函用于不相隶属单位之间商洽工作通报情况征询意见询问和答复问题请求批准和答复审批事项等函的种类主要有征询意见函请求批准函答复意见和答复审批事项的函公文知识培训如公文知识培训函的一般写法一般来讲函分为发函与复函发函主要用于与有关单位商洽公务向有关单位询问和请求批准事项等拟写时正文开头部分要交代发函的原因和目的主体部分写商洽询问和请求批准事项的内容要写得具体清楚结尾常提出希望和要求用语要得体复函主要用于针对来函作出回复拟写时正文开头部分要引述来函然后用经研究现函复如下过渡到下文主体部分针对来函所涉及事项逐一作出明确回复结尾可用此复特此函复等作结束语公文知识培训写函注意事项行文简洁明确用语把握分寸证据平和有礼函用于商洽办理事项时一般应写明办理时限复函时则应迅速及时发函时函的标题一般为关于的函正文启承语一般为现函告如下需要结束语的如请求解决困难的函可用请予支持等复函时标题一般为关于的复函正文启承语一般为现函复如下需要结束语的如答复意见的函可用以上意见请予考虑等公文知识培训征询意见函关于征求意见的函主送单位为了目的根据依据我们拟或我们研究制订了现就有关问题征求你们意见或现将转去请研究提出修改意见于年月日前函告联系人电话年月日公文知识培训答复意见函关于有关意见的复函主送单位你们关于征求意见的函文号收悉经研究现将有关意见函复如下一原则同意二具体意见年月日公文知识培训请求批准函关于申请的函主送单位为了目的根据依据我们申请现将有关情况和我们的意见函告如下一基本情况二必要性和可行性及其意义三我们的意见现将有关材料报送你们请予审批年月日公文知识培训4意见适用于对重大问题提出见解对重要事项提出解决办法意见的种类主要有一是直接指导型意见该类意见常用于上级单位直接对重要问题发表意见提出工作原则工作要求以指导下级单位的工作二是批转执行型意见该类意见一般是由主管某一方面工作的单位提出因有关工作需要其他单位配合需由上级单位批转或转发各有关方面执行三是建议性的意见该类意见一般用于下级单位对重要问题提出见解和建议供上级单位和领导参考公文知识培训拟写意见应注意意见的适用范围如建议性意见与建议性请示指示性意见与指示性通知的使用区别建议性请示的行文目的是请求上级单位批准或指示而建议性意见的行文目的是对重要问题提出见解和建议供上级单位和领导同志参考指示性通知具有一定的约束力而指示性意见则侧重于原则性和方向性目的是让下级单位知道该怎样做但在具体方法上可以根据本地区本单位的实际情况有创造性地开展工作公文知识培训5会议文书指在会议活动中形成和使用的所有文件材料如会议纪要等会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项以会议纪要行文的形式主要有以下几种一是以会议纪要为文种以单位名义直接行文二是以通知为文种印发会议纪要三是以会议纪要的特定格式印发会议纪要会议纪要标识由会议纪要组成公文知识培训如公文知识培训会议纪要的写法一般分为两部分第一部分应写明会议概况包括会议时间地点组织者主持人会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等第二部分是会议纪要的主体部分反映会议的主要精神讨论意见和议定事项等公文知识培训会议纪要会议纪要第期制发单位年月日年月日同志主持召开会议等同志领导参加了会议同志传达了精神通报了有关工作情况并作了重要讲话会议听取了关于工作情况汇报讨论了审议了等项会议认为会议强调会议指出会议经过审议议定以下事项出席单位姓名单位姓名分送公文知识培训签报签报即内部请示件也叫呈批件主要用于本单位各部门需要就某此事项向本单位领导请示或报告在送签有关文件时向本单位领导报告文件起草和办理过程有关事项的背景文件办理的依据办理的意见和建议等公文知识培训公文知识培训讲稿公文知识培训公文知识培训文书的定义及公文种类公文的格式文书工作文书定义公文及种类按公文内容性质分类按公文涉密程度分类按公文办理时限分类按行文方向分类眉首主体版记收文发文公文知识培训第一部分文书的定义及公文种类一文书的定义文书的定义可以表述为文书是国家机关企事业单位和其他社会组织在日常公务活动中形成的所有文件材料的总称公文知识培训1公文的基本含义公文形成的主体是国家机关企事业单位和其他社会组织公文是党政机关人民团体和企事业单位在实施管理处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书是传达贯彻党和国家方针政策指导布置和商洽工作请示和答复问题沟通信息交流经验和记录情况的重要工具公文知识培训2公文的特点具有法定的作者具有法定的权威性和约束力具有很强的政治性和政策性具有很强的针对性和时效性具有规范的体例格式和特定的处理程序公文知识培训3公文的作用指挥策令作用行为规范作用宣传教育作用传递信息联系公务的作用凭证记载作用公文知识培训4公文处理工作的依据有关法律法规和行业标准如中国共产党机关公文处理条例中办发199614号国家行政机关公文处理办法国发200023号国家行政机关公文格式GBT97041999上级单位有关公文处理的规定和要求企事业单位根据或参照上述规定结合实际制定的本单位的公文处理规定公文知识培训二公文种类中国共产党机关公文处理条例规定党的机关公文的种类有决议决定指示意见通知通报公报报告请示批复条例规定函会议纪要共14种国家行政机关公文处理办法规定行政机关公文的种类有命令令决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要共13种党的公文与行政公文在文中上的区别党的公文有条例和规定行政公文有命令令企事业单位可根