《宏峰物流信息管理系统解决方案》

嘉隆售前项目类文档版本号V11文档编号JLHFLMIS2007M007广州市宏峰物流有限公司物流信息管理系统解决方案编制单位嘉隆信息技术公司编制人冯光学审批人吴国林发布日期2007年07月05日密级秘密声明本文档所有权和解释权归嘉隆技术有限公司所有，未经书面许可，不得复制或向第三方公开。THISDOCUMENTISTHEPROPERTYOFGUANGZHOUJIALONGINFORMATION目前有专人进行GPS系统的监控记录工作，做到每个小时对外出的车辆位置和状况登记一次。目前运输的货物类型主要是钢材以及与钢材相关联的重型机械和建材等，其客户目前可以分为两大类，一类是关联客户，主要是与公司形成长期合作伙伴的两家公司广州市番禺区裕丰钢铁有限公司、珠海粤裕丰钢铁有限公司；另一类是非关联客户，目前除开上述两家客户的其他客户都归为非关联客户。非关联客户的业务量与业务员的业绩和提成收入挂钩，而关联客户则无关。该块业务目前主要由公司储运中心的陆运部来组织和进行，陆运部设置有跟单员、调度员、车队队长、司机、回数员、车辆监控人员等岗位。跟单员接受业务单信息。目前公司陆运部有四个车队，每个车队约有二三十辆车，配备了三四十名司机，每辆车有一个主要负责司机，同时每个车队有一定数量的备用司机，当主要负责司机需要休息调整，而车辆状况良好时，人休息车不休息，会调用备用司机出车，每个车队有一个车队队长，负责本车队司机车辆的日常管理、接受调度员派给本车队的运输作业任务，进行车辆调度、指派司机等。调度员接收到运输业务单后，估算需要的车辆资源，优先选择自有车辆，如果自有车辆资源紧张的情况下，考虑调度外协车队和车辆。调度员调度主要是根据产量平衡原则，来选择哪个车队和哪个外协车队进行运输，也会参考车队业务考核情况进行选择，考核优良的车队给与更多的货量，但目前在有些时段车资源常会出现不足的情况。包括有下达运输订单，运输调度，内部车辆管理，外协车队管理，司机管理，运输异常管理等业务。2212业务流程（1）总体流程图22陆运业务流程（标有数字的处理过程有子流程图描述）陆运业务流程涉及到的部分环节描述如下客户下单客户把要托运的货物信息通过电话/传真方式通知业务员，但公司的关联客户不需通过业务员，直接下达给跟单员。业务员接单业务员对自己开发的客户提供接受定单服务，方式有电话，传真或EMAIL。运输调度参见运输调度流程部分。客户收货签收货到后，先过镑，镑差在50公斤以内可卸货，超过镑差电话联系跟单员，处理后再决定是否卸货。GPS车辆监控并记录GPS系统可对外出车辆的运行状况进行实时监控，包括行车路线，行车速度，所在位置等。车辆监控员每隔一小时记录外出车辆的状况，特别是所在位置，是否异常等。对账结算依据客户定单及定单执行进度形成客户对账单，传真给客户确认，作为结算依据；外协车队汇总业务数据，形成对账单，得到总调度确认后，可进行结算。（2）运输调度流程图23运输调度流程运输调度流程中涉及到的部分环节描述如下查询自有车辆调度员根据GPS监控记录以及各车队回车情况等信息，了解公司自有车辆的可调度情况。制定外协车辆计划当公司内部无车可调时，调度员根据产量原则选择外协车队，根据业务量和客户要求确定需车数量以及计划到车时间、行车路线等。外协车队确认计划并回传外协车队联系人确认了能提供相关运力后，把将要派来的车牌号码以及计划到达时间传真给总调。调度开出车作业单调度员根据车队长返回的作业车辆司机信息，填写出车作业单，包括出车日期，车号，司机，跟车，托运方，收货方以及相关的联系方式、货物信息等。车队长查看GPS系统车队长查看GPS系统,了解车辆位置，找出离发货点最进的可用车辆；车队长安排车辆/司机车队长安排车辆/司机并记录到运输作业单,把运输作业单返回给调度。（3）回车回数流程图24回车回数流程回车回数流程中涉及到的部分环节描述如下司机/跟车报销单据司机、跟车填写差旅费报销、出车报销单，把相关的费用进行记录。现场车管员了解维修进度现场车管员了解维修进度，根据实际需要，每隔2个小时填写维修车辆进度表,反馈给总调度。调度开出车作业单调度员根据车队长返回的作业车辆司机信息，填写出车作业单，包括出车日期，车号，司机，跟车，托运方，收货方以及相关的联系方式、货物信息等。2213存在问题需求分析时给出。222仓储业务2221概述公司曾经营过一段时间仓储业务，目前的仓储业务暂未开展，但随时准备进行第三方仓储业务的运作。在系统流程规划中我们将按照一般的第三方物流公司仓储业务流程进行描述公司将要开展的仓储业务。包括入库、出库、盘点等作业。2222业务流程暂无。223海运业务2231概述公司设立有海运部，海运业务目前占公司总体业务量的15，目前主要是利用外协船，主要进行沿海运输。公司正在购买的一艘船，还未投入运营。2232业务流程图25海运业务流程224国际货代业务2241概述公司的国际货运代理业务目前有两种运输方式，海运和空运。两者的业务运作流程基本相似，客户选择的运输方式不同，反映在我们的业务区别上主要是选择的运输资源和服务商类型不同，一个是船公司，一个是航空公司。短途驳运则一个是拖车行，一个是运输车队（辆）。公司海运区域以珠海粤裕丰联盟合作码头为主要港口，提供深圳妈湾港、江苏连云港、巴西港、印尼港、越南港等国际港口海运物流服务。服务项目主要是煤（矿）、铁矿、焦炭，进出口产品的集装。资源为远洋货轮、国内船舶联盟合作与代理，目前后者居多。2242业务流程（一）海运流程图26国际货代海运流程国际货代海运流程中部分环节描述如下船公司返回S/O船公司确认有舱并放S/O（SHIPPINGORDER）给货代。S/O是提柜，装船的凭证，一个柜子对应有一个S/O凭证。海关检查单证海关需检查的单据一般为商业发票，装箱单，商检证，出口货物报关单，有的商品则需要动植物检疫证书或产地证，出口外汇核销单，外销合同等装货、货物交接拖车拉了吉柜（空柜）去工厂装柜，装完柜子，打上封条，拉回码头堆场，也可以叫还场或者换柜。报关拖车一过闸，海关的系统上有显示过闸，就可以开始报关了。快的话半天就可以报出来，慢的话要等上一天。如果碰到查柜，时间会拖久一些。所以需要尽量早还柜。对单结算三方对单，我们货代人员与客户对单/对账，船公司和我们对单。对好无误，确认后开DEBITNOTE船公司向我们货代开，我们向客户开。确认无误，就按指定账户付款，付完款到账后，就可以给客户放提单了，（可能是电放），如果是到付，月结的情况提单则无须等到账后发放。（二）空运流程图27国际货代空运流程225维修业务2251内部维修管理流程维修管理内部管理流程如下图28内部维修流程陆运部根据车辆状况下达车辆维修工单给维修部，维修部根据工单信息进行维修，并登记维修的相关信息（如车辆故障及处理结果、维修车辆牌号，投入人员及工作量等）。维修作业完成后，将维修结果信息反馈给陆运部，并统计人员工时及配件使用情况，送交财务部核算处理。2252外部维修管理流程外部接单维修还未启动。将成立维修公司，对外承接业务。2253工资核算流程在汽车修理业务中，主要执行的是计时工资，工资核算流程如下图29维修员工工资核算流程工资核算流程环节描述如下（维修调度员）核算出工资维修部调度员（暂安排该角色）根据每一维修作业的投入人员及工时，按照员工岗位级别以及维修标准工时进行工时分摊，首先统计出月度工时，按照时薪算出提成。维修部经理审批维修部经理对呈报的工资表审核确认，审批后进入到下一环节进行处理。（工资核算员）编制工资表财务部工资核算员依据维修部递交的月度提成表，进行工资编制，对于月薪低于国家工资标准的，按照国家最低工资标准计算。然后递交行政总监审批。行政总监审批行政总监审批工资表，审批后进入下一环节审批。财务总监审批财务总监审批工资表，审批后进入下一环节审批。总经理审批总经理审批工资表，审批后可以进行工资发放。226采购管理图210采购业务流程采购管理主要指除日常办公用品、固定资产之外的其它易耗品的日常采购，主要是汽车零部件、燃料、油料等的采购。首先各部门做月度采购申请计划，报与财务中心，财务中心仓管员进行确认，结合仓库库存量及各部门的需求量，统计出申购量，制作申购单，递交给财务总监审批，财务总监同意后，进行相关采购，对采购回的物品验收入库。23需求总结根据我们对宏峰物流业务需求的分析，我们认为宏峰物流信息化需求表现为以下几个方面1）统一的物流信息管理平台信息技术是第三方物流的重要实现技术，信息技术的应用，保障了数据快速、准确地传递，提高订单处理、运输服务、仓储管理、装卸搬运、配送发运、流通加工的自动化水平，使各个环节顺畅衔接，并为客户提供综合的物流信息服务。同时可以对物流信息进行监控和管理，提高市场反应能力。2）业务、财务一体化在物流运作及服务过程中，伴随着资金流的发生，需要通过信息流把物流和资金流串联起来，以加强业务活动过程中财务管理的监督监控作用，降低物流运作成本。实现资金管理与物流管理的统一，满足用户经营管理的整体需要。3）全流程的自动化在业务处理中，以订单为驱动，以流程为导向，使信息快速流动，为不同的流程参与人员提供业务处理相关信息，并使物流各环节有效连接，协同工作，实现全流程的传递、跟踪、控制，以此达到降低成本、提高效率效果的目的，并促使企业由职能管理向过程管理转变。4）标准化管理规范化管理包括物流业务及管理的标准化、物流信息管理的标准化。物流业务的标准化物流业务的标准化建设具体包括以下五方面的内容1有关第三方物流的业务种类、服务内容、计量单位、基础模数等方面的标准化；2物流客户服务合同、物流合作伙伴合作协议、物流单据、标签、管理报告的标准化；3物流业务统计指标、关键绩效衡量指标的标准化；4客户开发、项目组织、客户服务、成本结算等业务流程规范化；5运输、储存、配送等操作流程与作业行为规范化。物流信息的标准化。为了保证物流信息在第三方物流服务商与客户之间实现实时交流、实时共享、实时处理、实时反馈，物流信息也要实现标准化。物流信息的标准化建设具体包括以下三方面的内容1物流信息系统的客户编码、货品编码、物流容器编码、位置编码地点、储位等以及订单编码的标准化；2物流信息系统的文件格式、数据接口标准化；3EDI、GPS等相关代码的标准化4物流运输资源标识的标准化等等。5）柔性管理、适应变化目前物流市场的趋势是多品种、少批量的物流服务趋势。宏峰公司适应这种变化，业务范围不断开拓，形成以陆运为主体，其它为辅助的全方位、一体化综合物流服务。在流程变革及信息化服务中，需要具有前瞻性，提供柔性的管理服务，以适应未来相当长一段时间内的变化。24建议的项目建设范围根据前期我们对宏峰公司业务的调研和交流，我们认为宏峰公司的企业信息化建设应包括以下内容1）表格中红色字体财务管理系统、办公自动化系统为用友公司建设内容；2）表格中黑色字体为嘉隆公司物流信息化建设内容；3）业务部分需要优先建设，然后通过系统接口，实现业务财务一体化；4）遵循总体规划、分步建设、重点先行原则。一期物流业务系统建设内容是背景为非橘黄色的部分，包括陆运、海运、仓储、车辆维修、物料管理、客户服务、应收、应付、成本核算、绩效考核。二期建设（背景橘黄色部分）业务系统方面国际货代、系统接口。承建方为嘉隆公司；其它方面财务、办公自动化，承建方为用友公司。这种划分充分考虑了先易后难、先重点后综合等因素，能够使项目风险最小，并使信息系统的建设得到充分消化。接口部分放在财务软件系统实施过程中，也方便两家公司的通力合作。具体功能及使用部门详见下图图211系统建设范围第3章业务总体规划31业务流程优化总体目标业务流程优化建立在对宏峰公司业务全面详细调查分析的基础上，我们将从技术和业务双层面考虑，对现有业务流程进行系统分析，并借鉴业界成功经验，规范物流流程，提出具有前瞻性、针对性、可操作性的业务流程优化模式；确保在此基础上建立的以业务为导向、以流程为中心的物流综合管理信息系统可以充分满足客户的功能需求，并实现业务、财务的无缝集成应用。图31业务流程优化目标注ISPINFORMATIONSTRATEGICPLANNING信息战略规划32物流系统与物流管理现代化321现代物流系统的特征物流作为一个经济行为系统，需要广泛的信息支持，实现以信息为集成的物流系统化，因而物流系统的机能可划分为作业子系统和信息子系统，前者包括运输、装卸、保管、流通加工、包装等机能，力求简化和效率化；后者包括订货、发货、在库、出货等管理机能，涵盖了完成商品流动全过程的信息活动。这两大不可分割的子系统，彼此间相互结合，利用必要的资源，开展物流服务，促进商流有效、合理地展开。物流系统的内在特征，在目的上表现为实现物流的效率化和效果化，以较低的成本和优良的服务完成商品从供应地到消费地的活动；在原则上表现为7R，即适合的质量（RIGHTQUALITY）、适合的数量RIGHTQUANTITY、适合的时间（RIGHTTIME）、适合的地点RIGHTPLACE、适合的价格（RIGHTPRICE）、适合的商品（RIGHTCOMMODITY）和优良的印象RIGHTIMPRESSION；在要素及其运作上，通过作业系统和信息系统的有机联系和相互作用，来实现物流系统的目的。很显然，要实现物流系统的有效运转，并达到目标，需要运用系统化的管理思想，促进物流活动的合理化。322现代物流管理特征现代物流活动的特征表现为以下几个方面现代物流管理以实现顾客满意为目标。现代物流是基于企业经营战略基础上从顾客服务目标的设定开始，进而追求顾客服务的差别化。着重整个流通渠道的商品运动。现代物流管理将各个参与者结合起来，保障物流行为的合理化。以企业整体最优为目的。现代物流追求整体最优，而不是局部最优或部门最优。重视效率，更重视效果。现代物流强调整个物流过程的效果，强调有利于整个企业战略目标的实现以信息为中心。现代物流向实需型（根据市场的实际需求来进行生产）转变，在经营、管理要素上，信息已成为物流管理的核心要素。33IPR规划方法论IPR（INFORMATIONPLANNINGFORREENGINEERING信息战略规划）方法论是国际先进的、经过实践验证的顾问规划方法论，用以规划业务方法和流程以及对应的IT支持系统。IPR方法论多次成功应用在国内外邮政、物流供应链等大型项目上。图32信息系统规划方法IPR规划顾问方法包括四阶段序号阶段工作内容1业务方向BUSINESSDIRECTION对业务环境的了解；客户核心价值的分析；提取困扰客户最大的问题；IT方向的确立2现状分析ASIS业务流程分析；选择核心的业务流程；得出业务流程存在的主要问题；现有信息系统的分析；BENCHMARKING分析3目标系统设计TOBE得出发展蓝图；应用系统和数据库的目标系统设计；架构设计目标系统设计；管理架构目标系统的设计4实施计划（MIGRATIONPLAN）项目管理、详细设计计划、施工计划、培训计划、运营建议、质量控制计划等等34管理体系的划分要素根据JL_CNS的方法论，对任一个管理系统可以划分五个主要的要素理念、策略、组织、流程/制度和信息系统。在设计宏峰公司新的物流管理模式时，这五个要素必须综合考虑，如下图图33管理体系划分要素35未来模式总体设计原则基于对宏峰公司物流业务模式现状进行基本调研分析和科学诊断的基础上，确定未来模式总体设计的原则如下实用性及可行性原则宏峰物流信息化，致力于解决宏峰公司物流管理运营中的实际问题，因此项目提出的业务及技术解决方案应该具有很强的实用性和可操作性，是将来物资管理业务工作和系统建设的切实依据；同时，本项目提出的解决方案应基于宏峰公司的战略规划和技术支撑平台，充分考虑宏峰公司的接受能力和意见建议。确保设计的流程是先进的。参考领先企业的最佳业务实践，充分考虑宏峰公司未来业务的发展。确保项目设计的流程在实际业务中是可行的。确保系统内部运行的安全及高效。先进性及前瞻性原则本项目所提出的解决方案，尤其是支撑系统建设规划方案既要注意概念、技术和方法的先进性，又要注意成熟性，使项目能反映当今的行业先进水平，并具有一定的发展潜力。资源共享性和扩展性原则信息资源共享是本项目的主要项目目标之一。本项目需要致力于提高宏峰公司物流系统的利用率，加强业务流程和数据的整合能力；各基础数据需要有科学的共享机制，新建系统设计需要采用合理的、有弹性的架构，并预留有一定的接口，保证系统能进行不断的完美和扩展，同时，系统规划时需要遵循相关的技术标准，并采用合理的系统架构，保证系统的开放性和标准性。36规划思路361结合项目实施的管理流程优化对于宏峰公司的管理流程我们基于信息系统规划ISPINFORMATIONSYSTEMSPLANNING与企业规划BPBUSINESSPLANNING相协调的策略。借助于项目实施过程逐步优化改进，并借助于信息系统进行流程固化。同时流程的优化需要持续不断的进行，以达到流程最优。图34流程优化362规划总体思路1）确定关键业务流程根据宏峰公司物流管理的特点，我们初步确定了13个关键流程，覆盖运输、仓储、订单、财务等业务活动，涉及储运、市场、营销、财务等多个组织机构；通过对这些关键流程分别进行现状分析，找出其存在的主要问题，分析问题产生的原因，最后确认实现流程优化的主要因素。图35关键业务流程2）总体规划、分步实施系统总体规划需要考虑宏峰公司的企业战略、业务现状和发展目标、资源成本等因素，对IT系统进行长远规划，保障其具有良好的扩展性和伸缩性，以满足宏峰公司相当长的时间内业务支撑的需要。考虑到业务的发展和业务模式的变化，信息系统的建设并不可能实现一步到位，只能分步实施，以保证系统建设投资的实用性和尽早产生效益。3）业务优先、重点先行物流系统中的核心业务（如运输、仓储等物流业务）是信息化建设优先需要考虑的内容，应列为信息化建设的当务之急，首先建设。在完成物流系统建设的过程中，可以充分考虑信息化发展的规划，预留若干接口，为今后建设财务管理软件与OA系统打好基础，考虑到业务的急需性，其它系统的建设应放在物流管理系统建设之后，根据需要情况再逐步推进建设。根据我司的经验，信息系统的建设不益追求大而全，而应根据市场及客户的情况，并结合公司的资源现状，有重点、有目的地推进，这样可以使企业的信息化建设在日常管理中得到充分消化和切实应用，并在最大程度上降低系统建设风险并可将信息化建设投资的利益充分体现出来。363具体实施具体的业务优化及分析，我们将在项目启动后进行全面分析及优化。业务流程优化方案的实施具体包括以下五个主要阶段图36业务流程优化步骤在业务流程优化的实施计划中应包括1确定业务流程优化的目标及范围；2确定具体的业务流程项目程序；3落实访谈日程；4选择合适的采访者和被采访者人选；5任务角色定义；6交流活动。图37业务流程优化实施计划37流程设计对于业务流程优化，我们目前根据对业务的理解给出初步的部分建议。在项目启动后，我们将展开详细的需求调研分析，结合系统进行业务流程改造，给出更具体、更全面、更符合宏峰业务的业务流程。371陆运业务陆运业务给出了部分的优化建议，整体业务流程优化，详细调研时给出。3711陆运业务流程设计陆运业务流程梳理如下图38陆运业务流程陆运业务流程始于营销部（或市场部）接单，终于业务单据归档。经过下单接单、运输调度、发运、签收、回车回数、财务结算、结单等流程环节处理。整个过程实现业务、财务的一体化连接。3712信息资源整合）下单/接受订单方式目前主要以客户传真、电话方式给到我们的业务员和跟单员，上了目标系统后，建议采用如下几种方式EDI数据交换跟关联客户和其他一些已经建立了信息系统的重要客户建立EDI数据接口，将来可以通过系统对接自动进行下单；客户网上订单客户通过宏峰公司提供的客户网上订单平台进行下单（分为但条订单填写和标准EXCEL订单格式文件上传两种方式），提交后系统自动传递给业务员确认。我们业务员通过传真、电话方式了解到客户订单信息，直接在系统下单。）运输业务单（一般简称运单）对目前现在所有的客户类型的订单资料进行汇总分析，结合第三方物流的一般业务情况，重新对运单进行设计，而改变目前只针对钢材类货物进行描述的现状。建议运单主要描述订单、客户、货物的信息，如增加货物体积，重量、收货人等信息，对运输内部调度等信息不放入该运输业务单。目前的两联改为三联，在现有的市场部、陆运部两联基础上增加财务部联，由于调度信息不再记录进运单，所以原流程中的车队长填写运单并复印运单保存流程可以省略。调度员分配给车队的作业任务可由车队长借助系统直接查询，无需打印。）业务单据调整目前业务中用到有如下单据运输业务单、陆运部业务单、出车作业单、客户签收单、奖罚通知单、车辆违规记录、外协车辆计划单、外协车队跟踪情况、营运车辆登记表、GPS监控记录表、车辆放行条领取登记表、过磅单等单据，上了目标系统后，需要保留纸质单据的只有出车作业单，其它的单据信息在各个部门各作业过程中流转得到，根据实际需要可对这些单据信息进行导出或者打印（包括套打）。新的出车作业单包含了签收单的功能，目前出车作业只是供内部车队/司机使用，新的出车作业将把外协车队内部车辆统一起来，须增加收货人签名（印章）、收货时间、运单单号、车队名称信息。目前该单两联一联自存、另一联随车，改造后应为三联第一联自存、第二联随车（司机留底，含外协）、第三联客户签收回单后财务部保存。）GPS信息监控目前GPS系统信息监控人员实时监控GPS系统，查看是否有异常，并且每隔一小时对所有外出车辆进行信息记录，我们的目标系统与GPS系统将做一个数据处理接口，对GPS系统的图形信息进行处理和加工，可以在我们的目标系统上随时了解行车的异常信息，以及外出车辆的运行信息，借助于系统可以大大减轻监控人员的工作量。目标系统可以帮助我们实现以下功能异常报警对于行车过程信息，进行抽取，并报告异常信息给监控员，报告方式可以是手机短信或系统信息；查询统计利用目标系统对GPS监控系统信息的处理，可随时查询每辆或全部车的行车状态（如累计停车次数、停车时间、连续行车时间等）。）内部加油管理公司目前在购买油罐，着力于建设一套油卡系统，我们的目标系统将（预留）与加油卡系统的数据接口，可以即时读取公司自有车辆的内部加油情况，作为报销、成本费用管理的依据。372海运业务海运业务有两种方式一是自有船只运输，二是外协船只。这部分业务流程需要进一步讨论细化，在项目启动后给出。373仓储业务总体业务流程建议如下图39仓储业务流程子业务流程分为入库、出库和盘点。3731入库流程图310入库流程业务流程描述如下1、物货入库的开始是来自于货主的入库指令，货主的入库指令通常以三种方式告知A、通过电话或是传真以纸面的方式告知业务人员。B、通过电子邮件的以电子文档的方式告知业务人员。C、通过货主的系统直接导入，再通过业务员进行审核确定。最后形成入库单。2、业务员把入库单递交管库员，通知管库员进行入库准备。3、仓库作业人员把货物卸装到收货区。4、管库员按照业务员提供的入库单进行实物的验收，按照事先约定的合同对质量和数量进行验收。通常是分两种异常A、数量和实物数量不符。B、出现破损或者变质（如钢材水锈是否严重、有无弯曲等）如果没有异常执行流程5。如果有异常执行流程9。5、管库员对货物进行确认。6、对确认入库的货物管库员对其要做一个上架计划，上架计划可以通过系统自动生成也可以由管库员手动制作。7、管库员把做好的上架计划递交给仓库作业人员，作业人员按照上架计划把货物存放到相应的存放位置。若发生了存放位置或数量和计划上不同应做详细记录和说明。8、管库员根据作业人员提交的上架记录和说明，按照货物的实际存放位置对上架计划进行修改，最后确认上架，转入流程10。9、如果有异常就需要对异常进行处理，如果是数量和实物不符通过跟客户的协商要做记录。若是出现破损，如果货主同意货物返回，破损货物就随同破损清单和破损验收报告一同反还货主。如果货主要求存放，管库员就要对破损的货物安排存放位置，并将货物存放保管。10、入库业务结束。3732出库流程图311出库流程业务流程描述1、物货出库的开始是来自于货主的出库指令，货主的出库指令通常以三种方式告知A、通过电话或是传真以纸面的方式告知业务人员。B、通过电子邮件的以电子文档的方式告知业务人员。C、通过货主的系统直接导入。2、看需要出库的货物是否缺货,如果不缺货执行流程3,如果缺货执行流程4。3、业务员形成出库单，执行流程5。4、通知货主处理，如果货主要求取消该订单执行流程13，如果要求修改订单执行流程3。5、业务员把出库单递交给管库员，通知管库员进行货物出库准备。6、管库员按照业务员提供的出库单，对要出库的货物要做一个拣货计划，拣货计划可以通过系统自动生成也可以由管库员手动制作。7、管库员把做好的拣货计划递交给仓库作业人员，作业人员按照拣货计划把货物从相应的存放位置取出。若发生了异样应在拣货计划上做详细记录和说明。8、管库员根据作业人员提交的拣货记录和说明，按照货物的实际存放位置对拣货计划进行修改和确认。9、对拣出的货物进行装车检验，看是否有破损问题。如果没有执行流程12，如果有填写补货清单执行流程6。10、填写破损清单，通知货主进行协商处理。11、管库员对出库的货物进行出库确认。12、通知货主出库的货物清单。13、出库业务结束。3733盘点流程图312盘点流程业务流程描述1、物货盘点的开始是来自于有货物的盘点指令。通常分为三种需要A、货主的要求。B、仓储管理人员的要求。C、日常例行盘点的要求。2、管库员根据盘点指令制定相应的盘点计划。3、管库员对按照盘点计划对“待盘点的货物”进行锁定，以免在盘点的过程中“待盘点的货物”发生其他的作业，导致盘点不准确。4、作业人员按照盘点计划对仓库的实物进行盘点，并记录盘点结果。5、管库员根据作业人员的盘点结果整理出盘点报告。6、盘点报告如果出现差异就执行流程7，如果没有差异执行流程8。7、把盘点报告通知货主和仓储管理部门，由二者来协调解决差异并提交出差异处理报告。8、管库员按照差异处理报告对货物的实际库存进行调整，并对相应的货物进行解锁，以便可以对这些货物进行正常的作业操作。9、把盘点报告通知货主。10、结束。374国际货代业务该部分需求调研时给出优化。375物料管理物料管理是指对内部易耗品、汽车零部件等的管理，并整合采购、库存、维修领用、其它物料领用等业务。该部分详细调研时给出。376维修管理考虑到维修部门即将成为维修公司，独立财务核算。维修业务流程设计如下图。具体说明及调整需求详细分析时给出。图313维修业务流程377客户服务1）客户服务是物流与营销关联的方式，并就此展现宏峰公司的物流情况。顾客服务是最重要的物流活动，因为公司所提供的顾客服务水平会对公司的市场份额、成本、赢利性产生直接的影响。宏峰物流管理系统是为顾客提供他们所需要的服务水平，从而带来顾客的满意和重复交易，进而提高顾客忠诚度，并最终使宏峰公司获得利润。2宏峰公司客户服务策略应该考虑的主要因素A可依赖性满足许诺的交货期、正确地完成订单和提供正确的服务信息，也即是客户信赖宏峰公司的服务承诺。B时间从接单到货物运送到顾客手中花费的时间，即服务时间。C便利是指顾客获得订货、接货和发货的时间、销售指令、技术援助和售后服务等有关的事情向顾客提供便利。D沟通包括诸如货物追踪、顾客咨询、信息管理等活动。F诚信是指公司要信守向顾客作出的承诺。3）宏峰公司顾客服务的基本内容A深入了解客户的需求，挖掘客户服务的增值空间。C为客户提供整体的综合物流服务。378财务管理参见业务财务一体化。38业务财务一体化381总体原则结合宏峰物流公司的实际情况，以及在集团企业信息化建设方面的经验，本着务实的态度，建议宏峰物流公司的信息化建设不要求大求强，而是根据企业现状，制定切实可行的项目规划，分步实现，在解决现存的紧迫问题的基础上，建立适合本集团的一体化应用1）多元产业，统一共性由于宏峰物流公司的下属单位有酒店、物流运输、维修等处于各种不同的业态、且集团对各下属单位的投资关系、业务内容与管控要求也各不相同，因此，在进行集团管理时，要建立允许多种产业并存，保持业务经营的独立性，同时，在集团层面对各成员单位具有共性的部分进行统一规范。2）集中统一，集成应用各个系统在建设过程中，必须遵循统一规划、统一设计、统一标准、统一规范、统一接口、统一开发平台的原则，使宏峰物流公司信息化系统建立在一个统一的应用平台上，是一个信息共享的、集成应用的一体化信息系统。3）总体规划，分步建设在明确集团管理总体目标的基础上，按期分步骤的实现总体规划的要求。第一步，先解决目前最紧迫的物流信息系统建设问题、财务业务流程要求；第二步，建立基于集团战略的全面资源预算管理系统及资金管理系统。4）先进技术，确保安全采用先进的网络、数据库、应用技术平台，确保异地远程应用的效果及数据安全性，在数据集中的情况下，保证不同地区业务单位经营活动的正常运转。382总体应用架构针对宏峰物流公司的情况，一个基础平台、两大系统应用的一体化管理体系，实现项目目标；一个基础平台提供基多组织管理体系下的集团应用技术平台、应用工具、个性化配置。保证各层次应用的信息共享与协同运作。保证物流与财务一体化的运作。1）基础应用平台，将嘉隆物流数据与用友财务数据进行友好的双向交换，保证信息的口径一致、信息对称。2）提供灵活的客户个性化配置平台、查询引擎、模式化二次开发平台、第三方软件数据接口，使系统适应不同类型的客户以及客户未来发展变化。物流系统与财务系统的一体化流程图图314总体流程图上图中，深蓝色部分为管理层业务功能，流程以业务定单驱动，经过作业处理，最终数据归集财务，形成应收账款、应付账款、成本数据。业务管理系统自动形成相应凭证数据进入财务管理软件，在财务管理软件中系统的处理流程如下图图315财务流程应用架构图39业务运作模式从业务范围来看，宏峰公司是以陆运为主体的综合物流服务商，这里我们给出宏峰公司物流运作主要模式以运输为核心，以订单为驱动，充分整合海运、仓储、货代等业务，从订单处理、仓储保管、运输配送、装卸搬运、流通加工到信息反馈等一连串活动，实现物流的高效畅通，通过这种服务整合，为客户提供全方位、一站式的物流服务。并使物流整体综合效益达到最佳。图316业务运作模式310项目实施预期效果3101物流系统全景图供货方提供快捷的客户订单查询及网上下订单等功能。需求方提供到货通知、收货反馈、货物进度查询等功能。员工提供日常业务处理功能及待办事项的及时通知等。客户提供各种货单指令及各种信息通知服务。中层领导提供客户、合同、财务、结算、绩效等管理信息的监控功能，实现对异常信息的及时传递。公司领导提供成本、利润、资源耗用等统计信息，提供日常决策数据信息。图317系统全景图3102期待效果通过物流及财务一体化的实施，我们期待能够给宏峰公司带来以下效果提高客户服务水平。主要表现在对客户需求的及时响应以及全方位的物流服务。降低企业运营成本。主要表现在一是纸张的节约；二是资源的充分整合利用；三是手工操作及重复操作量的减少。优化管理、提升效率。体现在物流的一体化、网络化管理所带来管理模式的改变。企业竞争力提高。表现在综合物流服务效率、效果以及适应市场的敏捷反应能力上。通过上述变化，提供增值信息服务，支撑企业战略目标的实现。图318期待效果第4章系统建设思路41设计思想物流管理软件服务于物流管理，离不开现代化的物流管理思想的指导。这里我们重点谈四点一是及时响应，在业务上表现为及时运输、及时采购、及时补货；二是有效客户响应在业务上表现为以客户为中心，提高客户服务质量；三是关键瓶颈约束在业务上表现为整合资源，实现物流整体最优；同时我们也可以把经验积累应用在本次项目中，形成最佳实践。通过这些，帮助构建成功的综合业务管理系统，为宏峰公司创造价值。图41应用管理思想42设计原则结合项目目标和项目范围，我们提出以下几个方面的设计原则有效性、开放性和完整性、经济性、易用性、安全性、可靠性、前瞻性等。图42系统设计原则1）保证系统的有效性根据宏峰公司的物流管理实际情况，通过该系统的实施，必须能保证各层次业务流程所产生数据结果的正确性，保证综合信息的时效性、共享性，保障公用代码的一致性，以利于数据交换、整理、查询。2）保证系统的开放性、完整性按照业务管理标准统一、数据结构一致的原则，放宽对硬件、软件的限制，使各子系统互联简单、容易统一；适应用户需求的多变性及产品换代快的特点，在软件设计方面采取模块化设计方法，使得系统功能易于扩充、升级，延长系统的使用周期。3）保证系统的科学性、先进性、可扩展性选用先进、成熟的技术和软硬件产品，优良的体系结构和科学的设计方法，保证系统的先进地位。在保证系统先进性的基础上，充分考虑计算机技术的发展趋势，选用国际知名软件公司的标准化产品，以保证系统的可扩展性。4）保证系统的稳定性物流管理系统是宏峰公司的综合物流业务的支持，系统稳定性至关重要，必须建立完备的错误处理/备份/恢复机制，要选择健壮性能好的软硬件平台系统，保证系统能全天候不间断运行。5）保证系统的易用性该系统要保证其易用性，操作友好的人机交互界面，容错性强，完善而有效的提醒功能等。6）保证系统的经济性兼顾资金、经济效益等方面的因素，充分考虑既有设备的利用、现有网络资源的共用，满足需求、兼顾未来发展。43系统总体规划系统总体规划图如下图，对于OA、财务管理软件部分的列出主要内容图43系统总体规划431整体规划特点考虑不同用户需求提供应用服务外部客户可通过客户服务，进行订单查询、跟踪，下达订单、服务投诉等。内部员工通过未来的OA系统实现系统及应用的统一访问。单点登陆用户只需要在登陆到办公门户时进行一次身份验证，登陆完毕之后，如要访问聚集到门户的其它的系统，如业务管理系统、财务管理软件系统等，则不需要用户再输入用户名/密码进行身份验证，实现单点登陆（SSO）。应用集成在未来的OA系统的待办、待阅中可以把物流管理信息系统待处理内容、财务管理软件的待处理内容统一推送到OA系统的待办待阅中，用户无须切换至其它系统，就可对工作事项进行处理。达到了应用集成、统一展现的效果，可使用户聚集于待处理的事项而减少无谓的时间浪费。业务、财务一体化未来系统实现物流、资金流、商流的集中和一体化的管理。消除信息孤岛，加强业务过程控制。432系统之间充分衔接业务系统与财务系统在业务系统中形成的应收、应付帐款、成本数据可经处理后自动进入财务管理软件；同时财务管理软件中的资金预算可在具体业务执行过程中得到控制和跟踪。两者的数据同步通过统一数据交换平台来实现；业务系统与其它外围系统业务系统可通过统一数据交换平台采集其它信息技术设备或其它系统的数据，包括重要客户ERP系统、GPS系统、条码系统、地磅系统、油卡系统等。公司网站与客服管理客服管理内容可整合在公司门户网站中，客户通过访问公司门户网站来达到个性化服务的目的。433实施考虑在实施上可分为两步走第一阶段主要建设物流业务系统，第二阶段考虑财务管理软件及其它系统内容的建设。434运行环境未来的管理系统可运行在现有网络环境下，充分利用现有投资，以节约成本。网络环境图如下图44网络平台44系统架构设计图45软件架构设计总体系统架构可分为四层数据层存储作业系统、协作系统、商务系统的业务数据。核心层抽象各种业务功能实现的共同特性，构建功能模块，为应用层的不同业务实现提供共享模块。应用层利用核心层提供的功能模块，根据不同业务的逻辑定义，实现不同的业务功能。接入层采集不同贸易伙伴层的交易数据，屏蔽通讯差异，完成与应用层统一格式数据的转换和交易分发。客户层交易数据的发起方。软件结构的层次化设计使系统具有以下特点支持基于抽象程度递增的系统设计，使设计者可以把一个复杂系统按递增的步骤进行分解。每一层至多和相邻的上下层交互，功能的改变最多影响相邻的上下层。支持重用，只要提供的服务接口定义不变，同一层的不同实现可以重载。这样，就可以定义一组标准的接口，而允许多种的实现方法。第5章物流系统功能设计51系统总体结构系统采用构件化开发，确保系统有良好的可扩展性和易维护性。下图是系统的功能架构。包括定单管理、运输管理、仓储管理、维修管理、国际货代、物料管理，建立在这些功能之上的还有财务管理、绩效考核、客户服务等。以O（OMS）TTMSWWMS为主要功能，对外提供标准的数据接口。图51系统功能结构52系统模块关系系统各功能模块之间的联系如下图首先通过客户服务子系统进行下单接单，在订单管理中根据按单生产的思想，对订单指令下达和安排作业计划。在业务执行过程中产生的往来帐、成本费用信息进入到财务管理子系统，财务管理子系统与财务管理软件系统保持财务数据的一致和同步，数据同步通过系统接口来实现。图52系统模块关系图53订单管理物流业务按照订单进行生产，对客户的委托业务进行管理，包括订单的填写、分配、调度、跟踪等。在订单管理中，实现订单分类管理包括陆运订单、海运订单、国际货代订单、仓储作业指令等。同时对于重点客户，可以通过EDI直接介入客户的业务系统，直接读取运输订单，以便及早安排运输计划。同时也简化了相应的输入操作。在订单管理中，对同类业务制订标准的格式，以便对不同客户进行统一的管理。54运输管理运输管理对运输业务进行支持，包括陆运和海运。运输管理子系统中主要的功能有运输过程管理、运输资源管理、海运管理、异常管理、查询统计等。如下图所示图53运输管理功能541运输调度设计运输调度中调度员和车队长首先把调度原则及经验进行量化，存储系统之中。每次调度时，根据客户订单要求和车辆状况，系统自动给出若干符合条件的可选方案，调度员或车队长进行选择确认，生成派车单，司机根据派车单的指令进行运输活动。运输调度包括派车方案选择、车辆分配、司机分配、派车单下达、派车单查询等功能。图54运输调度设计542运输资源管理图55运输资源功能543海运管理图56海运管理功能544考核管理图57运输管理考核管理功能545查询统计图58运输管理查询统计功能55仓储管理仓储管理子系统是面向仓储作业管理，可以实现出入库及在库管理。功能结构图如下图59仓储管理子系统功能仓储管理子系统具有以下特色支持多种接入设备地磅系统、条形码、射频等，全程共享。使用这些信息技术设备可以减少手工录入量，并降低手工出错可能，提高仓储作业的效率。支持多库区、多仓位管理可根据需要设置仓库，仓库下分区（如暂存区、待检区、存货区等），区下设置仓位，以满足日常存货需要。支持多种计价方式可以按重量、按体积、按面积进行计价，也可自由设定价格，或按客户级别设定折扣价格。储备优化根据业务的需要以及消耗定额，建立储备定额；为进一步降低库存资金，建立引厂入库制度；当发出储备过低警报时，及时通知供应商补货。网络库存的管理系统实现对物资的数量、金额及分布地点的管理，根据业务需要可以在管理范围内调配和调拨。监控预警管理对系统中出现的特定事件或超出阈值的情况进行及时预警。待办提示将待办事宜集中管理，提供人性化服务功能。56国际货代管理国际货代子系统及说明如下图图510国际货代管理子系统功能图基础资料对业务过程中的基本资料进行设置和管理，包括结算方式、放单方式、箱型箱类装箱仓库、船名航次、目的港代理、码头资料、国家地区、提单类型、运输条款等。销售管理包括客户资料和业务记录管理与查询客户正发生业务的动态跟踪公司运价底价、销售价、合约及客户历史报价查询客户分类管理；业务员访客记录及成功率分析；报价快速制作平台及报价单即时发送。海运操作支持海运出口整柜、拼箱、海运进口整柜、分拨；支持订舱、装箱、提单制作、陆运委托、出入仓通知、报关委托/预录入报关单、等功能,对操作流程状态自可跟踪。空运操作支持空运出口、空运进口操作；支持订舱、总分运单制作、接货送货委托、出入仓通知、报关委托/预录入报关单等功能操作流程状态可跟踪。报关管理业务操作流程控制和状态跟踪；支持各种单证/报表种类、格式和输出方式；提供来自公司外部或公司内部流转的报关文件的跟踪，随时知道各种文件的当前持有人及交接过程；考虑与海关的EDI接口，直接获取货物清关信息。单证管理单证托单、HB/L、MB/L、AWB、报关单、装箱单、舱单等、出入境检验检疫、帐单、各种通知单、相关文件如发票、核销单等状态跟踪支持对原件得即时扫描。结算管理支持总单费用管理、单票费用管理、非票结费用管理等；提供单票审核、帐单管理、发票管理、费用核销、文件跟踪等子功能；客户结算对象应收应付帐的统计与费用更改及历史追查，自动提醒信用期及超期的费用和客户。统计查询包括业务量的统计分析以及应收应付帐的统计，成本利润的统计和分析，为公司领导的决策提供指导和支持。57物料管理物料管理子系统功能包括采购申请、申购、采购入库、入库、出库、库存查询、领用统计等功能。图511物料管理子系统物料管理子系统具有以下特色及时采购做申购时可结合现有库存产生需求量。油卡系统接口燃油使用能够直接读取油卡系统数据，也可手工录入。无逢衔接其它业务应用包括行车工具领用（出库）与归还（入库），维修车配件领用等，并可统计相关数据。58维修管理维修管理对维修部的维修业务进行支持，其业务包括公司内部、外部承揽业务等。对车辆维修维修服务中，接待、报价、维修、费用、往来帐务、物品领料、员工提成、营业查询等进行管理。以管理的科学化、规范化、自动化为目标，通过对维修管理过程的每个环节的电脑追踪和管理，使管理人员有效地协调工作，合理地调度和使用各种资源，降低工作人员的劳动强度，杜绝人为的疏忽和差错，提高工作效率，从而使得各个环节能够有条不紊地有序地开展工作，使得顾客能够得到快速高效的优质服务。功能设计如下图511维修管理子系统维修管理子系统具有以下特色统一维修业务管理对内外车辆维修、保养等业务可采用统一业务管理，不同核算方式进行管理。流程化管理采用规范的业务处理流程，能够对维修流程及时跟踪控制，并使工作任务按流程进行分排，确保维修任务保质保量完成，最终使客户满意。独立财务核算对维修业务进行独立的财务核算。财务一体化业务与费用关联，对客户可单票结算，也可月结。并可在施工过程中统计人员工时，计算提成。59客服管理客服管理子系统是物流公司和客户之间的桥梁和接口，是公司提高服务水平和企业竞争力的有效手段。图512客服管理子系统功能图功能说明如下1网上业务管理客户可直接在网上进行配送委托单的下达，并可查询下单后相关处理情况。2网上业务查询订单查询货物跟踪查询库存查询商品流向查询网上业务量的查询3费用及账务查询付款计划查询费用查询4客户投诉及意见反馈510财务管理财务管理对业务订单执行后产生的费用信息进行管理。业务订单经业务部门执行后转入财务部，财务部门对账确认，形成应收、应付款项，然后和往来单位进行费用结算。并按订单为成本对象进行成本核算。对业务相关人员按照公司规定进行提成计算。最终形成的财务数据进入财务管理软件，实现财务应用集成。财务管理子系统功能结构如下图513财务管理子系统财务管理子系统具有以下特色财务一体化业务过程产生的资金流对帐单集中到达财务部进行核算处理。往来账一目了然业务单经业务部门执行后，由财务部确认费用，软件自动调出全部单位的未达账款和未付账清单，或某个往来单位的未达账清单和未付清单。支持多币制可结合国际货代业务