上海某物业经营管理公司受托管理某国际大厦物业管理介绍

上海某物业经营管理公司受托管理某国际大厦物业管理介绍上海经济技术开发区联合发展有限公司物业经营管理公司以下简称物业经营管理公司是在1994年成立的中外合资专业物业管理公司，她的前身是成立于1989年的上海虹桥经济技术开发区联合发展有限公司新大厦公司，是上海经济技术开发区联合发展有限公司全资分公司。物业经营管理公司已通过上海市房地局资质审批，具有经营物业管理业务资质条件。公司的经营范围是房产经营管理，物业内的配套服务。为了使管理制度化、规范化，该公司十分注意软件建设，目前已制定了各类规章制度，共22本144份，约十几万字。其中包括各类岗位责任制、工作职责、操作规程、工作流程等。保障了公司在运行时有章可循、有序运作。最近结合物业管理示范小区大厦评比内容的有关要求，对各类台帐制度进行分类归纳、整理、补充、弥补了一些管理上的盲点和不足之处，使公司的各类制度更臻于完善。下面介绍的是物业管理公司受托管理国际大厦的实例国际大厦原名外贸洽谈楼，位于开发区第19号地块，占地面积8600平方米，建筑面积47335平方米。地下一层，地上二十六层，建筑高度为985米，总投资近约3亿人民币，是一幢涉外的纯办公楼。大楼由上海市服装进出口公司、上海市对外贸易公司、上海化工进出口公司和上海经济技术开发联合发展有限公司共同投资建筑。1996年8月竣工投入使用，大楼中一部分面积为业主办公自用，另一部分用于租赁。在1995年底，国际大厦竣工前，这座现代化大楼的物业管理事宜便放在业主的议事日程上来了。有的业主方曾提出由四方业主各自派人组成一个物业管理班子，共同来管理大楼，即走自我管理路子；有的业主方则不同意此种方案，主张采用委托管理的方式。国际大厦不同于单一业主的大楼，可以走“自我建造，自我管理”之路，国际大厦是一幢多业主大厦，由于大楼统一建筑和业主分区占有，形成产权多元化，毗邻关系复杂化。如由各个业主各自派人组成物业管理班子进行日常管理，必然会产生互相扯皮、多头管理的现象，工作很难正常开展。经过一番争论，于是便决定委托一家专业物业公司来承接管理。那么到底聘请哪家物业公司来管理呢选聘物业管理公司的任务便落到大厦业主委员会的身上。在大楼竣工前，由四个大业主成立了业主委员会，由四方业主的法定代表人拟订授权书，各自委派人员参加业主委员会工作，选出了业主委员主任，成立了日常工作班子业主委员会办公室。业主委员会办公室作了细致的市场调研，与市内几家有一定知名度，并有高层办公楼管理经验的物业管理公司进行了广泛的接触，并对以上物业管理公司的资质信誉、注册资本情况、经营管理规模、管理经历的时间、公司在客户中的口碑以及公司管理的示范楼盘的情况作了详细的了解。业主委员会办公室工作人员甚至对物业管理公司已经实施管理的大楼进行微服私访，实地观察该公司管理大楼的情况。最后经过层层筛选，有选择地邀请了几家物业管理公司前来投标应聘。物业管理公司则在规定的时间内编制、提交了物业管理建议书、物业管理计划书和物业管理方案等类似投标书的文件，并各自秘密地报价进行竞争。最后由业主委员会对几家物业管理公司的方案、报价进行比较，最后选定由上海物业经营管理公司来管理。上海物业经营管理公司是大楼业主之一上海经济技术开发联合发展有限公司的全资分公司，是开发区的首家专业物业管理公司，有着数十年涉外办公楼物业管理和租赁工作的经验具有一批资深的中、高级管理人才和技术力量。选定物业管理公司后，随即由业主委员会与物业公司共同讨论拟订国际大厦委托管理合同，并就双方的权利、义务作了明确的界定。1996年7月正式签订委托管理合同合同期限为一年，届时可以续签，也可以解除合同，1996年8月1日上海物业经营管理公司正式实施对国际大厦的物业管理。上海物业经营管理公司接管国际大厦后，果然不负众望，由公司管理的国际大厦，第一年即通过区房管局物业管理达标，第二年，即获得上海市房地局、上海市物业管理协会颁发的上海市物业管理优秀大厦的荣誉证书。大厦业主委员会在1997年底又与物业管理公司续签了一年合同。目前大厦客户入驻率达96以上，业主用于租赁部分面积的出租率达95，整个大厦运作正常，业主与物业管理公司关系融洽，业主委员会自治管理与物业管理公司的专业管理相辅相成。业主方和物业公司相互制约、相互配合，建立了一种平等的、互相尊重的民事关系。对以上国际大厦委托管理的实例，我们不妨稍作点评此种模式类似于物业管理招标管理的邀请招标，是一种有限竞争性招标，虽然它还不是完全意义上的市场经济模式，但它却是物业管理市场经济的雏形，是在从自我管理到委托管理的道路上迈出了一大步因为，其一该物业公司受托管理国际大厦是通过履行合同、契约的形式，建立了双方平等的民事关系，由过去的终身制变为由业主选择，在合同规定期限的聘用制。业主方是发包方和委托方，物业管理公司则是受托方。其二，物业管理公司受托管理国际大厦，捧的是泥饭碗，不是铁饭碗，如果物业管理公司不认真履行合同、降低服务水准，业务方完全可以“解聘”，这无形中使物业公司具有一种危机感和优患意识，处于市场竞争的压力之下，有利于物业公司把压力转化成动力，不断提高物业管理水平。而社会主义市场经济的特征之一，就是“竞争”，此种模式孕育着市场经济的成分。其三，初步实现所有权与管理权的分离。国际大厦的产权是属于四个大业主。业主委员会是代表产权人行使权利的机构，物业管理公司则受业主委员会的聘用，行使管理权，而不是受其中一方业主的聘用来管理大厦，因此是初步实现了所有权与管理权的分离，但还不是完全意义上的分离，因为物业管理公司毕竟还是其中一个业主的全资分公司。我们认为目前在国内还未完全形成物业管理市场竞争的机制，因此物业管理市场还处于培育、发展阶段。多年来，由于人们习惯势力的影响，人们还是很难跳出“谁开发，谁管理”，“谁家的儿子谁家抢”的旧框框。但是事物总是作为过程而发展的，建立真正意义上的物业管理市场、竞争体系是需要一段时间的，这种过渡形式可能会存在相当长一个时间，人们不能期望它能够一蹴而就。这也许是我们目前处于的社会主义初级阶段的特征所决定的。但是可以预言，物业管理市场竞争越来越会被人们所理解，一定会被越来越多的发展商、业主所认可、接受。国际大厦是一座现代化办公楼，为了使此物业充分发挥其功能，实现其应有价值和使用价值，我们将精心组织、认真实施多功能、全方位、高水准的管理和服务，提高大厦的知名度，创造更高的社会效益、经济效益和环境效益。受业主的委托，下面我们阐述一下对国际大厦进行物业管理的方案和设想。一指导思想国际大厦是一座多业主的大厦，现在我们受业主的委托通过签订契约来管理这座大厦，我们感到自己的角色在转换我们原来管理大厦从一定意义上来说是管理单位终身制，现在改变为由业主选择并通过合同方式，在合同规定期限内的聘用制；过去捧的是铁饭碗，现在拿的是泥饭碗，我们没有退路和捷径，只有以我们脚踏实地的工作来赢得业主的信任，才能在激烈的市场竞争中站稳我们的脚跟。“业主至上，服务第一”这是我们的宗旨。我们要切实维护业主和租户非业主使用人的利益，通过我们的管理和服务，不断提高国际大厦的声誉，满足业主自用办公的需要，并使大厦逐步提高出租率，降低空置率，保持相对稳定的客源市场，给业主带来丰厚的投资回报。我们要狠抓大厦的硬件建设和软件建设，树立大厦在开发区内甲级办公楼的形象，使大楼不断保值、升值。我们的物业管理要走专业化、社会化、企业化、经营型的道路，在管理模式上要施行酒店、宾馆式的管理，结合国际大厦的实际，摸索出一套具有特色的、与国际接轨的物业管理新路子。二管理标准根据大厦的实际情况，我们制定了总体的管理标准1房屋完好率95以上；2道路完好率98以上；3路灯完好率98以上；4管道完好率98以上；5消防装置安全使用率100；6避雷装置安全使用率100；7绿化覆盖率95；8大、中、小修工程合格率100，小修、零修及时率99以上；9业主或租户有效投诉率2以下；10各种费用收缴率98以上；11不发生火灾事故；12不发生重大刑事案件；13杜绝重大工伤事故；14各类机械设备完好率95。三管理费开支预算按“以收抵支”的原则预算，精打细算，节约各方面成本开支，以我们的优质服务和管理回报于业主，具体预算如下1员工工资奖金养老、医疗、待业保险、制服、工作餐30万/月2公共部位清洁费外墙清洗、日常清洁用品消耗、垃圾清运、除害灭虫、绿化养护44万/月3办公费、员工培训、差旅费、运输费等。18万/月4不可预见费2万/月5设备日常维护运行、小修费用4万/月6管理者酬金1047万/月7营业税524/月493万按每月管理费收入47万计算，每月亏23万。四开业前的前期准备工作根据业主管委会要求，争取在1996年6月底前完成交接工作，使大厦如期开业，在这一、二个月内我们准备完成如下前期工作1早期介入，熟悉了解物业情况物业管理要追求全过程最佳效益的现代化管理模式，在物业的建设阶段就要充分考虑建成后的使用和管理的需要，针对筹建处在开发阶段往往容易忽视建成后的管理问题，有针对性地提出建议和整改方案。我们在去年10月已派了工程部四位员工进入工地，熟练了解大厦供电、锅炉、冷冻、管理的系统和管路，从即日起我们将派遣更多的人员深入现场，了解弱电系统、安保监视系统、会议音响系统、火灾报警系统的状况，并从保安服务，清洗服务系统着手了解，是否符合日后管理的需求。2做好物业的验收和接管工作物业验收是直接关系到今后物业管理工作能否正常开展的一个重要环节。我们要根据原设计要求和标书会同业主方对大厦在土建、安装、消防、环保、交通等方面进行验收，验收中发现问题后应明确记录在案，督促筹建处和施工单位及时进行整改，在移交物业时向筹建处索取大厦所有竣工图纸、资料、包括各种设备的说明书，保修合同，为大厦设备的档案管理打下基础。3公开招聘和推荐相结合，完成组织机构的设置从我公司选调从事物业管理工作数年、富有实践经验的人员作为业务骨干，然后登报公开招聘员工，本着“量才录用”的原则，公开、公正、公平地聘用员工并立即着手各种工种、各岗位的培训，初步设想员工总编制在130人左右，具体机构设置如下经理室1人综合部10人经理1人采购1人秘书1人总务后勤1人档案资料1人仓库1人人事调配1人劳动工资1人会计1人出纳1人保安部40人经理1人主管1人保安人员30人自行车棚管理员2人地下车库3人服务梯管理3人工程部40人经理1人主管2人电工11人空调工8人管道工8人锅炉工8人泥工1人木工1人服务部39人经理1人主管1人清洁工31人电梯应接员2人总台2人商务中心2人4建立健全各项规章首先制订员工内部自身动作的各种规范，包括各部门、各岗位、各工种的岗位责任制，全体员工都应共同遵守执行的员工守则、外事纪律、礼貌礼仪规定、奖惩制度、考勤制度。第二，着手制订“租户手册”，使业主和租户对大厦的先进设施、服务项目，有所了解，对大厦在治安、消防、安全用电、装修等方面的规定有所熟悉，起到规范租户行为的作用。五日常管理和服务大厦的日常物业管理主要分为三大部分设备的维修和保养，保安服务和清洁服务。下面具体阐述如下1设备管理是现代化物业管理的关键我们要以熟练的设备管理技术保证所有设备正常运行，保持设备、设施的最佳状态，延长设备的使用年数，加强对机器设备的保养，防止故障、事故的发生，并努力节省能源，减低运行成本。我们要执行计划检修与日常保养相结合，对各种设备制订出重点保养计划，并要切实按计划实施。保证各种设备处于良好工作状态。在此基础上，我们要认真受理客户的报修，做到随叫随到，小修不过夜，使客户满意。并要加强对装修的管理，特别要配合客户做好二次装修及其相应系统的调试工作，使各种设备充分发挥其功能，为业主和租户服务。2保安服务保安服务的宗旨是为业主和租户创造安全、有序的工作、办公环境，切实保证租户生命财产安全，确保一方平安。保安服务执行24小时值勤制，在大厦各进入口处日夜有保安人员执勤。保安人员负有指挥车辆进出、停靠、验查出门单、拉车门应接、帮助客人搬运行李等责任，并负责大楼的消防工作，保证各种消防设施处于良好工作状态，负责装修施工现场的防火管理，督促租户遵守大厦有关消防规定和地下停车场、地面停车场、自行车棚的车辆安全。保安人员要运用现代化的硬件设施，如安保监视系统、对讲通讯机、巡逻到位器加强防范工作，实行技防和人防相结合，确安大楼万无一失。3清洗服务清洗服务的宗旨是为业主和租户创造一种舒适、整洁的环境。清洁工人运用各种现代化清洁机械和清洁剂，保持内外环境的整洁，重点是大楼大堂、电梯厅、电梯轿厢、走廊、楼梯、卫生间、茶水间等公共部位的保洁工作，努力做到地面清无烟蒂、纸屑、无污垢水迹、无乱堆杂物门窗清无灰尘、无水迹墙面清无乱面、无积灰、无蜘蛛网垃圾处理日积日清、及时倾倒、不隔夜、并施行袋