行政部岗位职责及行政文员工作指引

行政部架构及各职级岗位职责随着公司的不断发展，行政部团队也日益庞大，架构也日趋清晰。为了更健康、更合理的建设好文员团队，使之更好的服务于公司，现就对行政部架构及各职级岗位职责公布如下后勤支援部各职级岗位职责行政主任直接上级副经理本职工作负责公司文员行政管理及保证公司各项规章制度执行。工作职责1制定行政文员的工作程序及有关规章制度，且要严格执行。2积极协助部门副经理作好各项行政事务工作。3负责与营业部各区域、各分行工作关系的协调及沟通。4参加文员例会及公司有关方面部门会议。5负责公司行政文员的管理，协助各分行作好各项行政工作。6负责督促、检查公司营业部会议议定事项的贯彻执行。传达公司各项管理规定及负责监督执行。7负责公司办公秩序、考勤制度、形象评比及分行财务管理的检查与监督，考核公司各项规定的实施情况并及时处理及上报。8根据工作需要协助人力资源部负责下属员工的招聘选拔、调配。29负责指导、检查下级的各项工作，掌握工作情况及有关数据。10定期作好周、月工作计划及完成情况，并向部门经理汇报。11建立畅通的沟通渠道，与所属行政人员保持良好的沟通，了解员工思想动态，传达公司最新信息动态；12定期与各区营业部各级人员进行沟通，同时保持与非营业部相关人员的沟通，促进分行工作顺利开展；13积极协助营业部做好各相关管理工作；14积极配合部门组织开展各类员工活动，协助营业部做好各类活动的组织筹备工作，保证活动的顺利进行；15及时完成上级领导安排的其他工作。任职资格教育背景具有大专学历以上，行政管理相关专业，入职公司并从事相关工作半年以上；经验3年以上同行企业行政外勤管理工作技能技巧具备解决突发事件的能力具有较强的语言文字表达能力、沟通协调能力、分析判断能力及组织管理能力；熟练使用常用办公软件；态度有事业心，品德好，能承受一定工作压力办事执行能力强，具有一定的人际沟通能力具有高度的工作热情，良好的团队合作精神。行政部岗位职责工作程序333助理行政主任直接上级行政主任本职工作负责所辖行政区域的工作安排，跟进及上报工作。工作职责1、协助行政主任对所属大片区人员进行管理；2、对所辖行政区域各项工作执行情况的监督与上报3、所辖行政区域每月工作计划与目标的制定与上报4、对所辖行政区域每月财务的各项工作进行抽查，发现问题及时上报及跟进5、所辖行政区域行政文员的招聘工作的安排与跟进6、所辖行政区域各项办公用品成本的监督与控制7、所辖行政区域工作与各部门的对接与协调8、所辖行政域区各项重大事项的跟进与上报9、建立畅通的沟通渠道，与所属行政人员保持良好的沟通，了解员工思想动态，传达公司最新信息动态；10、定期与各区营业部各级人员进行沟通，同时保持与非营业部相关人员的沟通，促进分行工作顺利开展；11、积极协助营业部做好各相关管理工作；12、积极配合部门组织开展各类员工活动，协助营业部做好各类活动的组织筹备工作，保证活动的顺利进行；13、完成上级安排的临时工作并上报。4任职资格教育背景具有大专学历以上，入职公司并从事相关工作半年以上；经验3年以上同行企业行政外勤管理工作技能技巧良好的沟通、协调及处理事务的能力、组织能力强；具备一定的团队建设及领导能力；熟练运用WORD、EXCEL、POWERPOINT等办公软件。态度有事业心，品德好，能承受一定工作压力办事执行能力强，具有一定的人际沟通能力具有高度的工作热情，良好的团队合作精神。行政部岗位职责工作程序533高级行政文员直接上级助理行政主任本职工作负责分行行政工作及所负责区域文员的工作安排、跟进及上报工作。工作职责1、对负责片区每两月一次合同、财务检查工作2、对负责片区内各分行各项工作执行情况的监督管理与上报3、协助对所负责区域的区总做好各项分派的工作，并可合理将相关工作安排给区域文员完成，同时进行跟进上报4、积极配合营业部做好各类活动的组织筹备工作，保证活动的顺利进行；5、协助营业部做好分行各项管理工作；6、完成直接上级临时安排的工作并上报7、需担任一家分行的文员工作，根据工作内容安排，履行分行行政文员的基本职责。（具体事宜参见文员岗位职责）。任职资格教育背景具有大专学历以上，入职公司并已转正的员工；经验2年企业行政外勤管理工作技能技巧良好的口头、文字表达及协调能力；6熟悉各类公文格式、写作能力强；性格开朗、良好的协调、处理能力；熟练使用常用办公软件；态度有事业心，品德好，能承受一定工作压力办事执行能力强，具有一定的人际沟通能力具有高度的工作热情，良好的团队合作精神。行政部岗位职责工作程序733按揭部文员工作职责直接上级助理行政主任本职工作负责按揭部的相关行政工作。工作职责1负责按揭部的收付款工作。2负责按揭部会议记录的整理和打印存档工作。3负责按揭员交来的回执及房产证的签收保管工作。4负责按揭部平台的设计、内容文件的添加、更新及监管工作。5按揭部的基金管理工作。6按揭部的相关借款、报销相关事宜的跟进。7按揭部打印合同密钥的保管，便按揭员领用打印合同。8负责保管成交报告领取签收登记工作以及本部门成交报告的对佣工作。9负责按揭部人员各项事宜的通知。10负责按揭部所有外单的对佣和存档外单资料工作。11负责按揭部经理签名的通知及内部文件跟进处理。12考勤做到监督工作，负责每月底按揭部全体人员的考勤记录统计及制作考勤表交部门经理签字交人事部。13负责评估报告的签收和发放工作。14负责在代收代付系统中扣除评估费、抵押费、担保费等相关费用的跟进工作。815税票的登记及按揭员交资料的签收、保存、分发工作。16负责填写按揭部每月需填表格，跟进办理按揭部人员的入职与离职手续，（包括试工人员的表格资料填写等）并及时通知相关部门。17负责按揭部人员请假单的跟进。18每天负责成交报告的复印、分类。19接收按揭员交来的资料，并且做好分类及发放的工作。20负责完成按揭部领导临时安排相关其他工作。跟进人按揭部文员任职资格教育背景高中以上学历；经验1年以上工作经验技能技巧良好的口头、文字表达及协调能力；熟练使用常用办公软件；态度有事业心，品德好，能承受一定工作压力办事执行能力强，具有一定的人际沟通能力具有高度的工作热情，良好的团队合作精神。行政部岗位职责工作程序933前台文员工作职责直接上级助理行政主任本职工作负责总部相关行政工作。工作职责1每日负责领取报纸，并定期清理过期报纸；2负责总部考勤监督工作，负责每月底总部打卡人员考勤记录统计及制作考勤表交部门副经理签字交人事部；3负责打印公司平台上的相关通知、文件，包括更新水松板的相关通知；4负责总部办公文具、名片、集群号申请及维修工作；5负责总部文具仓库领用管理，定期进行盘点工作；6负责公司通讯录修改更新工作；7负责业绩表修改更新工作；8负责每日制作公司业绩表，将成交报告的复印、分类到各相关部门；9负责公司业绩表的上数及MSN报数系统导入，并制作平台首页业绩；10负责每月话费清单录入及填写报销单；11负责每月底收集各分行上交的UD表，交部门经理；12负责每月底收集各分行当月申请办公文具派送单；13负责完成部门经理临时安排的相关其他工作；14负责每月业绩获奖统计工作。10跟进人前台文员任职资格教育背景高中以上学历；经验1年以上工作经验技能技巧良好的口头、文字表达及协调能力；熟练使用常用办公软件；态度有事业心，品德好，能承受一定工作压力办事执行能力强，具有一定的人际沟通能力具有高度的工作热情，良好的团队合作精神。行政部岗位职责工作程序1133行政文员直接上级助理行政主任本职工作负责分行的日常工作安排，跟进及上报工作。工作职责一、后勤管理方面1、负责检查分行员工的考勤及是否按公司规定着装、有无佩带工牌、外出有无填写外出登记表。2、行政文员每周需写工作报告，将分行情况如实、及时上报给高级行政文员。3、负责制作地铺店面的楼盘广告，吸引客户的注意力；负责每月上报纸广告的安排、校对跟进以及收集整理地产广告剪报。打印每日业绩报告贴于公告栏，公司通告、相关地产信息并整齐贴于公告栏，旧通告按日期存档。4、负责分行办公平台的建设及通知的上传下载，并及时通知到分行；部分人员还需协助行政主任进行住宅部平台、部门平台及区域平台的建设与维护。5、负责简单公文的起草，负责所有文件资料的打印、复印、分发、归类、建档等工作。6、负责办公场所的工作秩序以及办公设备和环境的管理，保持办公环境的整洁，爱护办公设备，如有不正常或损坏即时上报维修。7、每月根据需要申请办公用品，不得浪费，营业员名片由文员及时上行政部平台登记资料，特殊办公用品先填写购物申请单经相关领导审批同意后由行政部统一购买。8、对新入职营业员进行有关规章制度、办公设备的使用以及相关表格填写等方面的培训。二、业务管理方面1、对所在分行每一单成交都详细登记，并及时传真每日成交业绩到前台文员陈华处以便第一时间作出每日业绩报告；陈华会根据业绩上报到MSN系统。122、收佣后将成交报告联同合约按规定及时去财务部对单，将核对完的成交报告按月份存档，对没有收到或没收齐佣金的单要作好详细记录并跟进。统计个人成交收佣记录存档备查。3、协助分行经理将已成交资料及时录入在信誉系统中（转成交），保证盘源数据库能为营业员提供最新的盘源信息；4、每天将分行楼盘广告上传至搜房网站上的搜房帮系统，并进行多次更新，以确保分行资源获得更多的点击率。5、每日负责核对分行所开出收据收取的款项是否按公司规定存入指定账户，协助分行经理及时将收取的订金楼款等存入银行，负责每日现金日记帐的记录及财务代收代付款系统的输入，核实收入与支出是否相符。6、及时传真放款数据至法律部经理李炜昭处，并及时核对传真的资料完善,跟进放款及补备用金的进度，及时与跟单业务员说。7、负责管理公司所有资金监管协议、房屋租赁合同、二手房买卖合同，营业员领用时严格登记，跟进使用后要回收核销，及时到公司总经办FANY处重新领用新合约；成交报告、客户委托书、佣金支付承诺书、业主委托书（独家）等，营业员领用时严格登记，跟进使用后回收在分行按类归档,及时到公司总经办FANY处领用新的租售合约及委托协议书。8、严格管理公司所有收据及发票，发票及收据必须由分行经理或行政文员开具,不得随意交给业务员。9、负责业主放盘钥匙的清点与管理，营业员领用、交还钥匙都需作出登记，对作废的钥匙及时作出整理，并存档分行。三、其它方面1、根据需要进行内、外工作联系，与同事协调配合；与行政主任、分行经理、区域经理保持良好沟通，发现问题及时反馈。2、公私分明、严守公司机密。3、协助分行经理处理好分行其它相关事务。行政部岗位职责工作程序13334、完成领导临时交办的任务。注本职责履行人包括高级行政文员。任职资格教育背景高中以上学历；经验1年以上工作经验技能技巧良好的口头、文字表达及协调能力；熟练使用常用办公软件；态度有事业心，品德好，能承受一定工作压力办事执行能力强，具有一定的人际沟通能力具有高度的工作热情，良好的团队合作精神。14行政文员工作程序指引为使公司三级市场行政文员能够更清楚地了解本职工作的流程情况，提高工作效率，后勤支援部特编制行政文员工作程序指引如下行政管理部分一、请假1、填写请假申请单；2、三级市场住宅部请假审批流程1员工请假一天（含）以内，直属上司人事部；2员工请假1天2天（含），直属上司区域经理人事部；3员工请假2天以上，直属上司区域经理人事部（副）总经理人事部；非营业部请假审批流程1）员工请假1天（含）以内，直属上司人事部2）员工请假12天（含），直属上司部门经理人事部；3）员工请假2天以上，直属上司部门经理人事部（副）总经理人事部；二、分行报考勤1、分行经理有义务监督分行内业务人员的日常考勤，同时每日须向分行行政文员报当日考勤（例请假、休息、调班等），再由文员做好考勤登记记录或及时报给人事部韦明娟。（考勤由各分行文员报给公司考勤是指当日分行所有员工的迟到、早退、旷工、休息、请假等,须认真如实上报）。（行政文员每月统计部门出勤记录表经分行经理确认后将分行经理确认签名后考勤表与考勤卡一并交与人事部韦明娟处）。2、每月底行政文员须为分行准备好下月工卡；每月的1号，须向人事部提交上月工卡及考勤统计表。3、因故未能打卡的,需在卡上详细注明原因,在三个工作日内由直属上司签卡物业顾问由本分行经理签卡,分行经理由区域经理签卡,区域经理由区域总监/（副）总经理签卡；行政文员由行行政文员工作程序指引工作程序1533政主任签卡。4、营业部员工上下班时间需遵守各区域的自行规定，但可享有周六日的假期。如因特殊原因需要加班者，需将加班申请表给分行经理区域经理签字同意后方确认加班。每月底由分行文员记录考勤，将考勤卡、加班申请表及月考勤统计表一并递交人事部核算考勤。5、行政文员加班须按实际加班情况如实填写加班申请表给分行经理签名交行政主任签名，加班表和考勤卡一起上交给人事部。三、人员聘用/入职/试用期考评1、有新设职位须增加人员的，还需填写新增职位申请表，营业部现有职位为物业顾问客户主任客户经理分行经理高级分行经理区域经理区域总监（该表格是针对营业部门要新增职位，即是现有职位条件外的职位），若有些需求，在每月25日前传真至人事部韦明娟处。2、业务员办理入职经分行经理、区域经理、区域总监同意后，由经理填写招聘面试评估表，交区域经理签字后，连同该同事之职位申请表一起传真至人事部韦明娟处，公司批准入职后人事部会通知该员工到公司办理入职手续；3、待办入职人员带上个人资料到总部人事部办理入职，并在人事部填写入职资料，正式成为信誉家一员；1进入试用期1）适用于非营业部员工员工试用期一般为六个月，满六个月后，人事部会定期发出员工试用期满考核评估表员工自己填写由直属上司根据工作表现评定其是否过试用期并签署意见人事部审批（副）总经理审批交人事部2）适用于营业部员工员工试用期一般为六个月，满六个月后，人事部会在平台上发出名单，文员根据同事级别（12级提前三天交；3级以上提前一周交）提醒同事填写员工试用期满考核评估表由分行经理、区域经理、区域总监根据工作业绩及表现评定其是否过试用期并签署意见人事部审批（副）总经理审批交人事部特别提示对于未入职在跑盘的人员，要求其先签署现场学习人员人事资料表及现场学习申请书，并将身份证复印一份留底，同时提供2张相片，交至人事部存档。然后方可将信誉家的客户登记本、空白卡片给其使用。未入职人员不可打卡。162员工转职1）三级市场营业员同区或跨区转分行，需征得原分行经理、转职分行经理、双方区域经理及双方总监同意后填写员工转职审批表原分行经理原区域经理原区域总监转职方分行经理转职方区域经理转职方区域总监人事部（副）总经理；2）行政文员转职，需向所属区域行政主任提出申请并同分行经理沟通后，填写员工转职审批表由行政主任批准签名后公司审批；3）分行经理转职由区域经理及区域总监批准，并填写员工转职审批表，分行经理填写现时区域经理、区域总监转职方区域经理、区域总监人事部（副）总经理；4）行政部办理相关转职手续，正式转职通知会出到公司平台，属业务员和分行经理转职，需转职日由行政文员出具转职通知给到JUDY上传到三级市场住宅部平台。在填写员工转职审批表时请特别注意将调整日期填写清楚。区域经理（七级）及以上级别（包括非营业部员工）相关入职、转职、晋升、辞职等均须由（副）总经理审批后，才可递交人事部办理相关手续。工作流程跨部门转职须填写员工转职申请表分行经理、区域经理、区域总监签名（副）总经理审批（行政文员转职由行政主任、副总经理批准签名）递交人事部正式转职（将出具转职通知到公司平台）3、员工晋升晋升调整流程1）晋升客户经理工作表现及品德良好，半年内营业额实收16万人民币可达晋升标准。晋升为客户经理后，职务工资在原物业顾问的基础上增加500元。根据财务部出具的相关名单，填写员工调薪、晋升考核审批表，由分行经理、区域经理、区员工调薪/晋升考核审批表（个人业绩标注于表中）上传至信誉家办公平台供分行文员自行下载、交由晋升人员当事人填写表格结合员工“奖惩纪录”及实收业绩，将需进行职务、薪酬调整的员工评审表返回人事部，由人事部进行系统处理、出具晋升、调整通知通告每年1月1日及7月1日通过人事系统查询三级市场住宅部物业顾问、客户经理、分行经理、高级分行经理半年实收业绩职位调整无论晋升、降级均将予以通告公布行政文员工作程序指引工作程序1733域总监、（副）总经理审批、递交人事部；物业顾问晋升客户经理需填写员工调薪、晋升考核审批表，由分行经理、区域经理、区域总监签名后交人事部审批；2）晋升分行经理区域经理选出晋升分行经理候选人，并征求区域总监及（副）总经理同意后，通知当区行政主任，行政主任发放分行经理工作指引给候选人（候选人考试不合格须收回分行经理职责手册）,并约定时间进行笔试，笔试通过后约见（副）总经理进行面试，通过后在平台出具相关晋升通知，并按要求填表物业顾问晋升分行经理需填写人员需求申请表、员工调薪晋升考核审批表，由区域经理及区域总监签名后交（副）总经理审批；3）晋升高级分行经理工作业务能力及管理能力较强，有团队精神，半年内实收达90万人民币的分行经理均达到晋升标准。晋升高级分行经理后职务工资在原基础上增加1000元。根据财务部出具的相关名单，填写员工调薪晋升考核审批表，由区域经理及区域总监签名后（副）总经理审批；（副）总经理审批后，递交人事部办理相关手续，人事部出正式晋升通知。晋升标准客户经理及高级分行经理的晋升为每半年一次，每年两次考核，晋升标准时段如下1月1日06月30日为一个考核期；7月1日12月31日为一个考核期；若上半年第一次考核达到晋升标准并晋升而下半年第二次考核未达标的，将会取消其“高级分行经理”、“客户经理”资格，转为“分行经理”、“物业顾问”，其待遇也会作相应调整。经考核、审批晋升的客户经理及高级分行经理除获职级、工资及福利待遇的调整外，还可接受销售、管理特训课程以示奖励和鼓励。工作流程填写相关表格分行经理、区域经理、区域总监签名交（副）总经理审批人事部出正式晋升通知4、员工辞职A、未满试用期员工1、填写离职手续办理表，由辞职员工与交接员工将所有工作移交清楚并双方签名，要求行政文员在员工离职当日,将员工所属部门、姓名、实际离职日期通知人事部考勤负责人（同时知会按揭部上数文员陈华在业绩表标明，分行文员再将离职员工资料登记到住宅部平台，且要发送一份邮件给电脑部石亮用来删除该同事相关帐号）182、分行文员办理考勤结算工作，并督促离职人员办理交接及填写离职手续办理表，依次由分行文员、分行经理、区域经理、区域总监、财务部、电脑部、（副）总经理在以上表格签名确认，递交人事部；3、文员收回辞职人员工作牌、考勤卡及离职表格等并交人事部结算工资，辞职员工不需要再返回人事部办理手续（收回其在文员领取的客户登记本、名片、办公钥匙、看楼书等存档分行）；4、辞职员工工资财务结算后即时发放，佣金将于辞职后的第2个月公司发放佣金日直接发放于辞职人本人工资账户中。B、满试用期员工1、书面员工离职申请表并同时填写员工离职手续办理表，由辞职员工与交接员工将工作移交清楚后双方签名。要求行政文员在员工离职当日,将员工所属部门、姓名、实际离职日期通知人事部考勤负责人（同时知会按揭做上数文员陈华，并在住宅部平台登记离职员工资料，且要发送一份邮件给电脑部文员用来删除该同事相关帐号）；2、行政文员办理考勤结算工作，并督促办理交接，依次由分行文员、分行经理、区域经理、区域总监、财务部、电脑部、（副）总经理在离职手续办理表上签名确认后交回人事部；3、文员收回工作证、考勤卡、离职表等一并交人事部结算工资，辞职员工不需要再返回人事部办理手续；4、辞职员工工资财务结算后即时发放，佣金将于辞职后的第2个月公司发放佣金日直接发放于辞职人本人工资账户中。5、对于因严重违反公司规定，损害公司利益而离职的员工，分行可写书面申请要求人事部冻结其工资和佣金，并记录在案，永不录用；对于有诉讼单没有完结的离职员工，分行也可向公司申请要求冻结其工资和佣金，待所有问题解决之后再向公司申请解冻。离职人因非公司原因违反规定者,公司有权扣除其一个月工资作为代通知金。行政文员办理离职手续时，需提前一个月上交书面员工离职申请表给行政主任。离职员工的离职表格、工牌、考勤卡等资料必须在员工离职之日起三日内交人事部相关负责人若员工月底离职,必须在下个月1号前将离职员工的离职表格、报告递交给人事部相关负责人，特殊情况必须与人事部相关负责人进行沟通。填表工作流程A、未满试用期员工辞职员工填写员工离职手续办理表分行经理签名行政文员收回资料并与辞职员工一起签名确认相关事宜区域经理签名区域总监签名电脑部及财务部签署意见副总经理审批递交人事部计算工资后交财务部发放工资行政文员工作程序指引工作程序1933B、满试用期员工辞职员工填写员工离职申请表、离职手续办理表分行经理签名行政文员收回资料并与辞职员工签名确认区域经理签名区域总监签名电脑部及财务部签署意见副总经理审批人事部计算工资后交财务部发放工资。5、员工自动离职1、员工未经公司批准而擅自离开工作岗位七天以上（含七天）的行为,或者辞职员工的离职日期在批准后的七个工作日内未办理离职手续者,公司有权按自动离职处理；2、对于自动离职的员工,人事部发出自动离职员工处理意见表,相关领导签署意见后报（副）总经理审批，对该员工做出除名处理，列入永不录用员工；3、对于自动离职的员工，公司有权自员工离开工作岗位之日起停发所有工资、奖金和佣金等，停止享受公司所有福利并同时扣发一个月工资作为代通知金；4、因员工自动离职给公司造成损失的，公司保留追究其法律责任的权力，对录用自动离职的员工的公司，须承担连带赔偿责任。工作流程如下人事部发出自动离职员工处理意见表分行经理签名区域经理签名区域总监签名总经理审批递交人事部出具永不录用通知。四、居住证办理1、向人事部提供材料（居住证申请表及回执）；2、人事部携相关资料至劳动局审批；3、到当地派出所审批，30个工作日后去派出所取证；4、行政文员到人事部帮同事领证，同事在文员处领用登记签收。除上述资料外,女同事还须提交未婚证或流动人员计划生育证原件,于每月1日前交给人事部工作流程需办证人员向人事部提供材料人事部录入资料劳动局审批当地派出所审批取证文员到人理部取证交回办证同事五、社会保险办理1员工办理入职时提交社会保险办理回执及专用相片，办理入职当日公司为员工购买社会保险。2员工只须在其工资中扣付个人缴交部分，公司按比例须交纳部分由公司社保账户支付。3办理卡的次月行政文员到人事部领取卡（业务员的由文员代领）；4社会保险卡遗失可以补办，需由个人承担工本费20元，现金支付。20工作流程人事部录资料社保局确认数社保局制证人事部取证文员取卡六、员工购房优惠申请流程1、申请条件见人事部规章制度之员工购买/租赁楼宇佣金优惠制度；2、申请程序员工购买/租赁楼宇佣金优惠申请表并连同有关文件如成交报告、租赁合同复印件、房产证复印件及按公司要求的其他有关文件办理申请手续。3、优惠标准佣金的30，必须以收足业主佣金为前提，如业主佣金未付足，则需由该员工补足业主佣金后，方可申请享受优惠。负责此类业务的营业员、分行经理及区域经理应得佣金提成比例为业务员20、分行经理5、区域经理3。（基数为原公司应收佣金）。4、付佣程序公司审批好该优惠表，由财务部在该员工当月税后工资或佣金收入里面扣除该笔实际佣金。七、费用报销1、在文具申请表申请费用报销单；2、写明报销事项，并附上相应的报销凭证（小票附发票或收据附餐票代替）如电费、水费、管理费、物业租赁税、分行零星维修费、分行小件购物申请单等，要写明用途及时间；交由分行经理、区域经理、区域总监、行政主任、财务部、（副）总经理审批。3、非营业部外出办公事车费报销需附,费用报销单后附上车票（车票背面需注明从到）并用车票整理地粘贴在A4纸上面,再一齐交行政主任、人事主任、财务部、（副）总经理审批；4、由财务部转款到指定帐号（需要报销单上面注明收款人名、帐号、开户行）；报销业务员配物业钥匙费用需填写三级市场分行配匙统计表并附在费用报销单后面，由行政文员填单分行经理区域经理区域总监行政主任财务部（副）总经理出纳放款。工作流程填写费用报销单附报销凭证分行经理签名区域经理签名区域总监签名行政主任签名财务经理签名（副）总经理审批等财务出纳打款到报销人指定帐号八、购物申请1、每月的一般办公耗材由分行行政文员于每月20日前填写下月文具申请表，分行经理确认后上行政文员工作程序指引工作程序2133传至行政部文具申请平台；2、行政主任在平台对文具申请单进行审核并签名后联系供货商送货；3、供货商送货到分行，由文员在单上签收，收货底单一周内送回行政部相关负责人；4、较特殊的、大件的购物申请（如申请做广告牌、条幅、买电脑、买办公台等）需单独写购物申请单，并需文员填写单分行经理区域经理区域总监行政主任总务主任（副）总经理行政部下单到供应商等收货；5、供货商送货到各分行。各分行文员须妥善保管相关保修卡及说明书等产品资料。各分行如需租广告位进行广告宣传等事宜，请各分行经理及区域经理认真负责考察此位置的安全性、宣传效果、租价是否合理等因素；加急购物申请可传真请购单，待各级审批后上交行政部安排购买；每月20号前文员需将下月使用的文具申请表上传行政部专区（需让分行经理确认并把名字写上）传到平台专区由行政主任审批行政部主任审批（副）总经理审批行政部下单（分行等收货）。请购金额在100元以内的,可在征得相关领导到行政部经理批准后自行购买；请购金额在100元以上的,需征得相关领导批准后由行政部统一购买；工作流程A、文具申购填写购物申请单分行经理确认上传平台行政主任审核（副）总经理审核行政部下单到供应商分行文员等收货B、其它物品申购（如大件物口或特殊物品）填写申请单分行经理签名区域经理签名区域总监签名行政主任审核行政部主任审核（副）总经理审核行政部下单到供应商文员验收并保留相关保修卡、说明书等文员需将收货单签收后上交公司前台文员（公司与供应商结帐）。九、借款/名片的申请借款申请1、填写清楚借款审批单上的各项内容，包括领用部门、金额、用途、工号等。2、文员填写单借款审批单分行经理区域经理区域总监行政主任财务部经理（副）总经理签名；3、单据交到财务部经理处，财务部会转交（副）总经理审批后，财务出纳会按指定帐号转款；4、行政文员到财务部出纳处借出现金（或由出纳打款到指定帐号，但该收款人的资料必须亲自写在22借款申请单上面，方为生效）；5、付款后收回发票，同时填写费用报销单；6、文员填写费用报销单分行经理区域经理区域总监行政主任签名财务经理副总经理；7、（副）总经理签名后，行政文员主动到财务核销该笔借款单，核销借款时财务部会出具收据，文员需进行存档。长期性的借款，例如分行水电费租赁税备用金、管理费用备用金等无须每次核销原借款单，可再次将报销款项再打回文员帐上，以备下月用，即是可以循环利用；工作流程填写借款审批单分行经理签名区域经理区域总监签名行政主任签名（副）总经理签名财务打款给文员文员收到发票填写费用报销单分行经理区域经理签名区域总监签名行政主任签名财务经理签名（副）总经理文员到财务部出纳处核销该笔借款名片申请1、各文员在行政部办公平台填写申请，申请内容按照平台表格要求来填写等；2、由行政部前台文员负责每周五下单通知印刷厂印刷；3、印刷厂直接送货到分行（最多4个工作日）4、文员验收（签收单由文员送至前台文员陈华处）名片申报数量每次为1盒/人，申请名片数量不超过2盒/人，如有特别情况，需有情况说明，经分行经理、区域经理、区域总监、行政主任、（副）总经理签名同意后，才予以安排；员工辞职需交回所剩名片，由行政文员负责销毁或存档于分行以备员工二进；名片上的个人信息（如中/英文姓名及手机号码）有变化，则中文名须与本人身份证上一致，英文名及手机号码需特别注明有所更换。名片上只可印一个电话号码；印刷名片注意事项新入职由分行文员见同事工作证后上行政部平台自行帮同事申请；晋升由分行文员见通知后上行政部平台自行帮同事申请；转职由转入方文员上行政部平台上自行帮同事申请工作流程在平台填写名片申请行政部通知印刷厂印刷厂直接送货到分行文员验收并将送货单交到总公司前台文员处。十、物品维修申请行政文员工作程序指引工作程序23331、在行政部平台填写维修申请；2、行政部安排人跟进相关申请项目3、如属紧急维修,可直接联系行政部谭成佳或JUDY（后补维修申请单）；4、维修金额在100元以下的,可由分行垫支维修,但需经分行经理及行政主任同意后方可进行；（后补维修申请单）；5、维修金额在100元以上的，需填写维修申请单经各级领导签字同意后，由行政部安排人跟进相关申请项目。十一、新分行清洁工的聘请1、聘用清洁工时需注意其年龄不可过大（最好不超过45岁），形象整洁、勤快踏实、个人品质较好，而且不可同时在我公司兼顾工作五间分行以上并不能兼职其它地产清洁工。2、以公司名义同清洁工签订协议书，特别注明其工作时间、清洁范围、工资、分行面积等等，并由双方签名，并将协议书交公司盖章；盖章后的协议书一份留公司存档，另一份交清洁工本人；3、每月的清洁工考勤表务必于1号前交至人事部经理李美云小姐处，否则因未交考勤造成工资未发放，责任由各分行文员负责；若是当月入职的清洁工，考勤必须注明入职日期；每月清洁工工资财务部直接打入其指定帐号内。4、清洁工的工资标准面积50平方米以下为200元/月；面积51105平方米以上为250元/月，150200平方米的新开分行300元/月；200平方米以上的新开分行350元/月。特殊情况需加薪的，必须由监督人员写书面申请，经各领导签字同意后方可加薪。5、清洁工评分标准得分80分以上者可发全额工资；低于80分的，少1分扣除1元，如得分仅为70分者，则在当月工资中扣除10元，情况严重者予以解聘处理。6、离职清洁工的考勤必须于清洁工离职后一两天内将考勤及时传至人事部经理李美云小姐，并注明离职日期（离职表需由行政主任签署），以便及时核算。7、聘请清洁工时建议试用4天，但要事先声明如果试用合格，签约由试用日期开始签约，如果试用不合格，试用日期将不给予工资。电脑事务管理一、电脑维护申请1、发生电脑故障在MSN报故障系统进行申请，电脑部安排跟进具体时间维护；242、如遇电脑紧急故障（如服务器崩溃，电脑完全不能正常使用），可直接联络电脑部相关负责人工作流程如下在MSN报故障系统进行申请电脑部安排维护二、邮箱申请1、员工入职公司后,均可申请使用公司统一邮箱；2、文员直接帮同事在平台上申请（电脑部申请邮箱专用区）,3、电脑部收到申请后,2个工作日内设立申请人邮箱，电脑部直接在平台回复周六日不开户；4、2个工作日后文员登陆平台查询邮箱信息。5、三级市场同事的用户名必须在该同事入职之后才能申请；同时三级市场所有同事的用户名也只能由分行文员来进行申请。行政文员必须每天登录邮箱收取邮件，执行邮件所交托事项；行政文员必须及时清理邮箱，确保有足够空间接收公司邮件，保证邮箱不会暴满而接收不到。工作流程营业员入职后由该分行行政文员上电脑部平台登记资料电脑部2个工作日后会开通再由文员上电脑部平台查询员工用户名及密码。业务事务管理一、文件盖章1、由分行经理、区域经理、区域总监审阅须盖章的文件内容并由法律部审核需盖章内容；2、填写文件盖章申请单由分行经理、区域经理、区域总监（副）总经理签名批准；3、可将盖章文件电子版交法律部相关负责人审核，法律部审核可口头答复分行确认无误；4、分行将文件盖章申请单传真到总经办秘书袁姿处，同时将法律部审核无误须盖章文件（电子版）发送至总经办秘书袁姿处。由总经办秘书袁姿打印出文件联同经法律部审核签章的文件盖章申请单交（副）总经理签名批准后由总经办秘书袁姿盖章；5、文员直接咨询总经办，签名领取已盖章的文件并留复印件给总经办存档。工作流程法律部审核需盖章内容填写盖章申请单分行经理签名区域经理签名区域总监签名法律部盖章确认（副）总经理签字呈报总经办行政文员工作程序指引工作程序2533二、三级市场格式合同、收据、发票领用及管理一、合同领用及日常管理1文员从总经办签领合约（房屋租赁合同、二手房买卖合同、临时租赁合同、佣金承诺书（买/卖）、资金监管协议、中介服务协议（客户）、中介服务协议（业主）、独家代理委托书、成交报告等）。注意事项文员到总经办领用合同时，必须用正楷字在格式合约领用登记表上签名，要核对清楚合同编号及分行代码。如发现因登记错误导致的合同管理混乱，将追究相关人员责任。新开分行，文员在领用合同时应向合同领用管理人员说明情况，需持进场通知书复印件给总经办，并领取一整套合同。领取合同时要仔细检查合同是否完整，编号是否错乱。2按分行为单位领用二手房买卖合同、房屋租赁合同、临时租赁合同、佣金承诺书（买/卖）。文员从公司领回以上合同后，负责将整本合同编号录入到领用登记表中，并打印出合同领用登记表以备领用合约时使用。注意事项领用合同时需遵照各类合同的领用原则规定，每位经理限领5份使用，不得自行要求额外的份数，并打印一份业务员领用登记表交经理，方便其给业务员领取合同时作登记。分行行政文员每日下班前必须与分行经理核对合同使用情况，并填写每日交接表交文员及经理双方签字确认。对于单边合同或已签待落实合同，可存放于经理处，待写好成交报告后将所有相关资料原件交文员处保管。3业务员领用各类合同必须在领用登记表上签名，由分行经理或分行行政文员核实业务员所做登记是否相符，并在复核人一栏签名确认后业务员方可领用。未入职员工不得领用合约，必须由分行经理或已入职同事代领。4业务员所领用的合同在当天下班前务必归还给分行行政文员或分行经理。如成交已签约的，在领用登记表上注明该合同已签，成交报告等配套资料的编号也需注明其后；如该合同作废，需将合同原件收回后，在备注栏标注作废；如该合同还需再使用，则标注使用中。交回的合同由分行行政文员保管。5每一张单（限同物业、同业主、同客户）只能对应一份合同，不能出现一张单共同使用两份或两份以上合同（房屋租赁合同或二手房买卖合同等）的情况。6业务员因特殊情况当天不能交回合同原件的，必须经分行经理同意，当天把合同交到分行经26理处，同时分行经理在领用登记表签名确认并告之文员，期间发生问题由分行经理承担责任。7存放在分行经理处的已签单边的合同要求在当天归还给文员，如当天仍未能归还，文员必须提醒分行经理再次签名确认（可在合同领用登记表“备注”栏由经理签名确认，并签署日期）。如仍需继续使用，则之后每隔1天提醒分行经理签名确认。文员在每1日之后没有提醒签名并不做跟进，发生问题由文员承担责任；分行经理签名确认后，发生问题由分行经理承担责任。8合同互借制度由分行经理经手将合同外借给其他分行的，借出与借入分行的分行行政文员及分行经理均须签字确认；由分行行政文员经手将合同外借给其他分行，借出分行行政文员与借入分行行政文员、分行经理须签字确认。自合同借出之日起三天内，借出分行行政文员须将双方分行的签字确认件传真至总经办备案。合同签订或收佣后，借入分行行政文员要及时对佣并需及时把该合同情况告知借出分行行政文员，借出分行行政文员有义务跟进、督促。9整本合同使用完毕后，文员交总经办核销并领取新合同（所有合同均由领用分行负责核销）。核销时，分行行政文员需编制核销记录表，详细登记“已使用”及“作废”的情况，作废合同需在合同原件上注明作废，并在盖章处划叉。文员核销合同时，可直接带作废的合同原件及核销记录表前往总经办。总经办负责人当场核对作废合同无误后，与合同管理系统核对，待已成交合同均导入系统后签名确定并派发一本新合同。10作废合同如业主与客户双方均已签字，分行不得自行作废，须提交至法律部跟进，待法律部确认无误后，在合同原件上签字确认，方可作废该合同；如果合同只签业主方或客户方其中一方，需要作废，则由主单人告知其分行经理，由分行经理在合同原件上标记“作废”。分行行政文员及业务员不得自行在合同原件上标记“作废”字样。11中介服务协议书（客户）、中介服务协议书（业主）、独家代理委托书等由文员、经理负责保管和签发，已使用的由文员按类存档于分行，无需上交公司核销，业务员领用需在领用登记表上签名，由文员或经理复核。二、合同、收据、发票管理规定1业务员签署的所有合同必须由分行经理负责审核。合同的领用及日常管理由分行行政文员负责，但分行行政文员请假、休假、回总部开会及外出活动等不在分行的情况下，由分行经理负责管理及跟踪。2分行经理、分行行政文员必须每日做好各类合约、收据、发票的交接工作。文员每天下班前须检查分行各组的合同、收据、发票的使用情况，并在每日交接表上做好登记由分行经理签名确认，期间发生问题由分行经理承担责任。文员上班后，再次检查合同、收据、发票的使用情况，检查无误后由文员签名确认。行政文员工作程序指引工作程序27333房屋租赁合约、二手房买卖合约、临时租赁合约、资金监管协议、佣金支付承诺书、定金收据、发票如有遗失，必须第一时间上报公司并在报纸上刊登遗失声明（如合约类遗失，分行行政文员找遗失当事人收取登报费用，交由总经办负责刊登遗失声明），须注明合同类别、编号，定金收据或发票号码，交报社以公司名义刊登遗失声明，声明该合同、定金收据或发票作废。除刊登费用由责任人自行负责外，还将对其进行相应的处罚，具体措施如下经查明是由于分行行政文员对合同、定金收据、发票没有进行登记、检查、跟进而造成的遗失，属于分行行政文员工作失职，除批评教育外，对其发通报批评至公司平台，并扣取当月职务工资300元/份（按遗失份数计），并直接影响其晋升机会，三次（含）（即遗失合同达三份）以上需重新过试用期。经查明是由于分行经理对合同、定金收据、发票没有进行登记、检查、跟进而造成的遗失，属于分行经理工作失职，对其发通报批评至公司平台，并扣取当月职务工资300元/份（按遗失份数计），三次（含）（即遗失合同达三份）以上需重新过试用期。经查明是由于业务员没有责任心及工作疏忽造成的合同、定金收据、发票遗失，对其发警告信，并扣取当月职务工资300元/份（按遗失份数计），三次（含）（即遗失合同达三份）以上需重新过试用期。注如因其它特殊原因（非人为控制）造成的合同、定金收据、发票遗失，则免予处罚。其刊登遗失声明的费用由公司负责。4开出定金收据收取的款项必须按公司规定存入指定账号，录入代收代付系统。严禁用外用收据收取公司代收的款项（业主全权委托我司收取的租金除外）或佣金。如发现有上述不规范的情况，文员必须第一时间上报公司（行政部、区经及以上级别），若分行行政文员发现问题不及时上报，必须承担相应的责任。如分行经理不遵守公司规定违规操作的，属于分行经理工作失职，由此引发的后果由分行经理自行承担；并对其发警告信并通报全公司，三次以上需重新过试用期。分行行政文员发现开具收据不规范的情况而不上报者，属分行行政文员工作失职，除批评教育外，对其发通报批评且年终考核扣除2分，三次以上需重新过试用期。工作流程A正常合同领用程序指引文员到总经办领合同回分行后在电脑里作该合同编号明细表业务员/分行经理领用合同并在合同领用表相对应处登记签名分行经理或文员复核签名文员每日检查各类合约领用登记表是否登记或是否归还等领合同当天必须交回合同到文员（如不能及时交回，需由分行经理签名确认写明原因）文员做好已交合同的跟进和登记工作B到总经办再次领新合同程序指引分行行政文员带作废的合同及核销记录表前往总经办当场核对签收（作废合同可随时上交总经办）总经办签收后（文员需留总经办合同管理人签收的核销记录表）总经办会根据财务部把28成交的合同均导入合同系统及文员提交上来的作废合同，确认整本是全部核销的，方可领用新合同。行政主任也会到地铺检查和核对。三、收据、发票1分行定金收据（代收款收据）按组别申请，并由各组经理保管，文员负责每日检查收据的开具情况，并协助分行经理将款项存入公司指定账号，录入代收代付系统，确认跟进款项是否到帐。2公司外用收据（收款收据）按组别申请，并由各组经理保管，文员负责每日检查收据的开具情况，并协助分行经理跟进款项的支出情况。3分行发票按分行为单位领用，每天交接时由其中一个组的经理签收，各组经理必须相互协助，共同承担起佣金发票的管理责任。三、成交报告的领用、管理及报数1、成交报告由公司编号统一印刷，不得作废，凡是有涂改的需分行经理签字确认，解除合同的则需将成交报告及所有相关资料原件交财务部；2、分行行政文员去总经办领取成交报告并登记；3、业务员填写完成交报告签字后交经理，由分行经理仔细审查成交报告填写是否清楚、正确，特别注意审核物业名称、成交金额、拆分比例及金额明细等等，审查无误后签字将成交报告连同合同原件交分行行政文员签名（分行行政文员也需再核对一次再签名）；4、每天早上1000前传真前一天的成交报告及合同到前台文员处报数，之后将成交报告及合同（原件、复印件）存放好以备对佣时使用；5、由前台文员按照分行传真的成交报告制作三级市场每日业绩表，做好业绩后上传至公司三级市场住宅平台，由分行经理自行选择是否需要打印及张贴出来；6、每日业绩表由分行行政文员负责打印，但分行行政文员请假、休假、回总部开会及外出活动等不在分行的情况下，由分行经理视情况再打印；注1）文员可按照各区实际情况通知经理及业务员直接登陆住宅部平台查看业绩表2）未入职的员工不得报业绩，未入职员工报业绩需挂数给已入职员工，待该员工入职，再还数或拆数等。工作流程去总经办领取本区域成交报告业务员填写并由经理审核签名分行行政文员审查后签名传真给前台文员做每日业绩表将成交报告及合同存放好以备对佣打印每行政文员工作程序指引工作程序2933日业绩表（领用成交报告必须是入职员工，领用时文员应让员工做好领用登记）四、成交报告对佣1、业务员收到佣金，由文员或分行经理开出发票，发票不能有涂改或模糊情况；2、收到佣金后由分行经理或分行行政文员存入公司指定账户；3、连同存款单原件、发票的第三、四联、成交报告（原件及复印件各一份）、合同（原件）、佣金支付承诺书、资金监管协议到财务部董杰处对佣；4、如佣金在代收代付系统中扣除，需在系统中作佣金结转，并将相关佣金发票号码录入。5、与中原集团内分公司或二级市场合作成交的单A若对方不能及时提供成交报告，我司分行急需上数的，则需写情况说明（说明需签分行经理区域经理区域总监副总经理），方可由文员安排员工填写我司成交报告，上数需提供的资料是成交报告情况说明。B对佣需待财务部通知才去对佣，对佣需提供的资料是成交报告情况说明中原集团内分公司或二级市场合作的成交报告等相关资料。6、对佣时应检查开出发票客户名称与合同名称是否一致，如不一致，需提供主体变更确认书原件一份，（注主体变更确认书需签字到区域经理，如合同客户方为A，新房产证为B或AB等不一样的情况，则需提供主体变更确认书。）。7、如只有一张成交报告，需附上佣金承诺书或情况说明（该说明需签至副总经理方可结佣）。8、财务部确认无误后收下成交报告