[硕士论文精品]房地产企业管理类档案分类研究

中文摘要近年来，随着房地产业的迅猛发展，房地产企业在国民经济中发挥着越来越重要的作用。当前，对房地产企业管理类档案的研究多为政府部门与城建档案馆方面房产档案的研究。因此，房地产企业管理类档案工作始终缺乏系统的有针对性的理论指导，在该领域的研究有待进一步深化和拓展。本文以档案学基本理论为指导，结合具体的实践项目，采用比较研究方法，以档案学基本分类原则以及来源原则为理论基础，立足于房地产企业管理类档案实践发展的需求，着重研究适合于房地产企业管理类档案的分类原则与分类方法。本文的最终研究目标是建立以房地产企业管理类档案分类原则为基础的相对科学合理的房地产企业管理类档案分类方案。其侧重点不在于提供一个放之四海皆准的档案分类方案，而是侧重于以房地产企业实际需求为基点的解决这一类企业档案分类问题的一种新的建设性分类思路。本文首先介绍房地产档案的价值与作用，档案分类的重要性，以及目前房地产企业的分类现状，同时梳理和比较研究当前该领域的研究现状，逐步引出本文的主题房地产企业管理类档案分类研究；其次，本文对各种经典分类方法以及分类原则进行探讨和比较分析，总结出适合于房地产企业管理类档案的分类原则。在分类原则的基础上构建出房地产企业管理类档案的分类方案，开创性的运用适合其档案管理工作实践需要的分类标准结合方式。并在文章最后对研究的成果进行了总结，剖析其不足之处，提出了需要进一步解决与需要注意的问题。关键词房地产企业企业档案档案分类ABSTRACTINRECENTYEARS，ALONGWITHTHERAPIDDEVELOPMENTOFREALESTATEINDUSTRY，REALESTATEENTE印RISESINTHENATIONALECONOMYPLAYSAMOREANDMOREIMPORTANTROLECURRENTLYTHEARCHIVESMANAGEMENTOFREALESTATERESEARCHFORGOVEMMENTD印ANMENTSANDTHEURBAILCONSTMCTIONARCHIVESTHEREFORE，AREALESTATEEME巾RISEMANAGEMENTOFARCHIVESWORKISALWAYSLACKOFSYSTEMTHEORY，INTHEFIELDSOFRESEARCHMRTHERDE印ENINGANDE【PANDINGBASEDONTHEBASICTHEO哆OFARCHIVALSCIENCE，COINBINEDWITHTHEPRACTICALPR奶ECT，BYCOMPADSONRESEARCHMETHOD，BASEDONCLASSIFICATIONPRINCIPLESOFTHEARHIVESDISCIPLINEANDTHEPRINCIPLEOFPROVENANCE，ANDBASEDONREALESTATEENTE印RISEMANAGEMENTARCHIVESPRACTICEDEVELOPMENTNEEDS，MAINRESEARCHISSUITABLEFORREALESTATEENTE印RISEMANAGEMENTPRINCIPLEANDTHECLASSIFICATIONOFARCHIVESCLASSI蠡CATIONMETHODTHISFINALRESEARCHGOALISTOESTABLISHREALESTATEEME印DSEMANAGEMENTARCHIVESCLASSIFICATIONSCHEMEITMUSTBEREASONABLE，AILD，WITHREALESTATEENTE印RISEMANAGEMENTARCHIVESBASEDONCLASSIFICATIONPRINCIPLESTHEIRATTENTIONISNOTTOPIOVIDEAUNIVERSALLYAPPLICIBLECLASSMCATIONSCHEMEFILE，ITWASAREALESTATEENTE印NSEARCHIVEMANAGEMENT，THEACTUALDEMANDTBSOLVETHISTYPEENTE印RISEARCHIVECLASSIFICATION，ITWILLPROVIDEACREATIVEIDEASFIRSTLYTHISP印ERINTRODUCESMEVALUEAND凡NCTIONOFTHEREALESTATEARCHIVES，THEIMPORTANCEOFTHECLASSIFICATIONOFARCHIVES，ANDTHECLASSIFICATIONOFREALESTATEENTE印RISESARCHIVES，SECONDLY，CARDINGANDCORNPARATIVESTUDIESOFCUNEMRESEARCHSTATUSINTHISFIELD，THENLEADSTHISTHEMEREALESTATEENTE印RISEMANAG锄ENTOFARCHIVESCLASSIFICATION；THIRD，THEPAPERDISCUSSEDANDCOMPARATIVEALLALYSISOFV撕OUSCLASSICCLASSI丘CATIONMETHOD，ANDTHEPRINCIPLEOFCLASSIFICATIONSUMMADZESUITABLEFORREALESTATEENTE平RISEMANAGEMENTOFARCHIVES，THISMETHODISTHEO玛ANIZATIONCLASSIFICATIONTOCOMBINEWITLLTHEFHNCTIONCLASSIFICATIONMETHODSUITABLEFORTHE印PLICATIONOFTHEPIONEERINGWORKOFARCHIVESMANAGEMENTPRACTICENEEDSCLASSI6CATIONSTANDARDSCOMBININGWAYSATTHEENDOFTHEP印ER，TOSUMM撕ZETHERESEARCHRESULTS，ANDANALYZESITSSHORTCOMINGS，ANDPUTFOMA订S01UTIONSTOMRTLLERPROBLEMSNEEDINGATTENTIONKEYWORDSREALESTATEENTE印RISES；ENTE印RISEARCHIVE；A】HIVESCLASSIFICATION独创性声明本人声明所早交的论文是我个人在导师指导下进行的研究工作及取得的研究成果。尽我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地方外，论文中不包含其他人已经发表或撰写过的研究成果，也不包含为获得盘奎重整盘堂或其它教育机构的学位或证书而使用过的材料与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均已在论文中作了明确的说明并表示了谢意。学位论文版权使用授权书本人完全了解天津师范人学有关保留、使刚学位论文的规定，即学校有权将学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索，并采用影印、缩印或扫描等复制手段保存、汇编以供查阅和借阅。同意学校向国家有关部门或机构送交论文的复印件和磁盘。保密的论文在解密后应遵守此规定签名垃新签名鑫型整日期第一章绪论本论文的理论研究属于应用理论范畴，是为了将档案学分类理论运用于房地产企业档案管理，作者经过在房地产企业的长期实践探索发现了一些房地产企业在档案管理中存在的问题与困惑，本文是在此基础上进一步调研和材料收集而确定并撰写而成。但视角专注于房地产企业的管理类型的档案分类研究。11选题背景111时代背景房地产业与国民经济有着密切的联系。国民经济发展水平决定房地产业的发展水平，房地产业的发展又促进国民经济的发展，在国民经济中占有重要地位。这二者相互依存，相互促进。改革开放特别是20世纪90年代以来，随着我国城市住房制度的改革和社会主义市场经济体制的建立，房地产业在我国得到了迅猛的发展，已经和正在成为我国国民经济新的增长点。随着房地产业的快速发展，房地产市场日益活跃、繁荣，民营房产企业迅速崛起，在国民经济发展中异军突起，为我国国民经济的增长做出了巨大的贡献。是促进社会主义市场经济快速发展不可缺少的重要力量。在市场经济条件下，房地产企业要正常运行，除了建立科学的组织结构外，还必须通过改革，建立起产权清晰、权责分明、政企分开、管理科学为鲜明特征的现代企业制度。根据这一根本制度的要求，还必须设计与房地产企业的基本特征相适应的具体管理制度。档案管理是房地产企业内部行政管理中极为重要的一环，房地产档案不仅仅保护了国家、集体、个人房屋的所有权益，而且直接参与房地产市场中争议和纠纷等法律活动。更主要的是它将直接影响到房地产市场的健康发展。因此，房地产企业档案管理是否科学合理，是否有利于支持企业的进一步发展，就显得尤为重要。112房地产企业档案管理现状所谓房地产企业，是指从事房地产丌发、经营、管理和服务活动，并以营利为目的进行自主经营、独立核算的经济组织。房地产企业属于产生在改革丌放以后新兴的产业，因此其在档案管理方面的关注与研究相对于传统的机械、电子等行业是比较薄弱的。然而，房地产企业档案工作十分重要，尤其是房地产开发项目档案工作，是实现项目开发建设科学组织和管理不可缺少的技术基础或技术保障工作。无论是进行项目的可行性研究、立项审批，还是进行工程勘察设计；无论是进行建设项目的施工管理，还是全面考核建设工作，进行竣工验收，以及售后管理、维修、改建或扩建，都必须有完整、准确、系统的项目档案，为其提供依据和服务。经调研发现，我国民营房地产企业的整体档案管理呈橄榄形状，水平不均衡。其中的一些企业重经济效益轻协调发展、重工程技术轻内部管理现象比较突出，尤其是在档案管理中存在的诸多问题。房地产企业相对于其他企业有共性，同时也有自身的个性，因此，不可用一般的企业档案管理模式对房地产企业的档案进行管理。一般而言，“规模大的企业好于规模小的企业，明星企业好于一般企业，创立时间长的企业好于创立时间短的企业，效益好的企业好于效益差的企业。随着企业资产的增加，企业规模的扩展，已开展档案工作企业的比例数量也随之上升，企业规模与企业资产情况对档案工作有非常直接与重要的影响。所以，从总体上看，民营房地产企业整体的档案管理呈现出两头小、中间大的橄榄形状，水平不均衡。民营企业主有一定的档案意识，配备了档案兼职人员，设置了档案室，也开展了一定的档案工作，但档案工作未能有效地全面开展起来，档案的效益也未能充分地发挥出来。企业档案管理出现的这种状况中可以看出，以往很多业内人士认为我国民企档案工作总体上处于一种无序的、混乱的状态的看法是片面的，是认识上的一种误区。从调查分析中，我们可窥见很多大规模企业的企业主已经具有相当的档案意识，在实践中认识到档案是企业极为重要的核心资源，并已经开展档案管理工作，但没能得到及时的科学指导，其水平有很大的局限性。同时，调查还发现，房地产企业归档文件不完整现象较多，有些文件只有批复而无请示或有请示而无批复；有的文件有正本而无底稿或有底稿而无正本；归档文件反映企业活动不完整，一些帐外文件，如公司领导在重要会议上的讲话、广告策划、报道公司的新闻通讯稿，很少有归档的；企业档案门类结构上的不完整，反映公司领导活动及重要活动的照片、音像材料很少。房地产开发项目档案黄项飞，我国民营企业档案工作探析，湖北档案，2005122材料收集难，项目档案不成套。房地产开发项目档案形成单位多，如立项审批文件往往由计划部门提出，环境预测调查报告由环保部门提出，设计图纸由设计部门提出，施工方案、施工总结由施工单位形成，等等。这么多的形成单位，若有几个环节把关不严，必致材料散失。例如，某工程档案，发现缺少前期工程资料，而有的项目缺少了水电安装工程承包合同等。而有的同样一份合同，在各个不同部门均有多份存档，造成了资源浪费及管理负担。在房地产企业，收集档案往往被看成是文书人员个人之事，其他人员很少予以支持和配合，从而使文件材料收集归档工作显得力不从心，收集工作效率不高，集团档案室档案始终难以齐全。113研究房地产企业档案分类的价值和意义房地产档案是房地产管理工作的真实记录和重要依据，它形成于房地产管理活动，又服务于房地产管理活动。正是这种房地产管理的实践活动，形成了房地产档案独特的凭证价值、参考利用价值与法律作用。而档案分类在档案的科学管理和开发利用中占有重要的地位，它是管理档案和利用档案的一种手段和工具，是认识档案的一种方法。在面对大量的资料时，首先要做好的工作是分类，没有分类便没有后期的开发与利用，更何谈档案价值的发挥。目前，全国各行各业都有自己行业和部门的档案分类体系，各企业也都按照本行业本部门的分类要求结合各自的特点，拟定了本企业的分类体系，可说是五花八门品种繁多。有的在分类表的指导下，档案管理得井井有条，一目了然，检索利用很方便。但也有的在分类表的指导下，所管档案似乎有些杂乱无章，排列混乱，检索利用很费劲。这与分类科学不科学有直接关系，在很大程度上也体现了一个单位的档案管理水平。作为新兴企业的房地产企业在档案管理环节上历来比较薄弱，专门的房地产企业档案分类研究在教材中也几乎没有涉猎，在众多的基建档案管理与分类研究中，也基本是对于建设单位与城建档案馆而言的，而房地产企业档案仅是针对房地产企业，二者并非同一概念。虽同属建设领域，但房地产企业与建设单位有着很大的不同，在房地产企业，不仅有基建档案，同时还存在大量的房地产经营活动中产生的管理类档案，以及企业行政管理活动中产生的行政收发文、人事、财务、法务等相关档案。它不仅具有一般企业档案的特点同时还兼具自身的专业性以及城建档案的特点。因此，房地产企业档案的分类与其他单位的档案分类也具有较大的差异。经调研，房地产企业的档案主要分为管理类档案和图纸档案，本文所指的管理类档案是广义的概念，是指除房地产开发项目的设计图纸和竣工文件以外的房地产企业在经营管理过程中形成的全部档案。经过大量文献分析与实践调查发现，由于全国各地城建档案馆统一标准的归档要求，企业图纸档案的管理是比较规范的。但是，因为目前我国暂无可以适合全国房地产企业运用的管理类档案分类标准，许多企业档案分类工作便长期存在着困惑。这种困惑直接导致的后果是企业档案分类方法各行其是，许多企业的档案分类方法处于经常变动之中，各门类档案分类方法不能相互协调，不能实现有机的整体联系。在协助导师桑毓域教授做永泰红砌集团档案规范化管理方案建设与实施项目的初期调研时发现，由于档案分类不明确管理不规范，经常发生需要的档案查找不到等类似情况，这大大降低了档案的潜在价值。作为天津市百强企业的大型房地产集团尚且如此，可见这一问题存在的普遍性。因此，本文试图为房地产企业管理类档案的分类问题提供解决方案，对当前的房地产行业文档管理工作具有一定的指导意义和现实意义。因为这是一个具有相对灵活性的动态性的解决方案，所以，其成果具有可扩展性，可以在此研究的基础上实现其他行业档案管理模式的升级。并且可以丰富房地产企业管理类档案分类这一领域的理论研究内容，深化档案学应用理论研究中的档案分类体系研究。总之，本论文力求运用理性原则抓住问题的本质，通过抽象与归纳研究本质规律，从而建立起一个房地产企业管理类档案分类模型。12房地产企业档案分类相关研究综述121企业档案相关分类理论在宫晓东主编的企业档案管理学一书中提出“对一个企业来说，企业档案分类是指根据企业档案的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学适用的方法，对企业档案进行分门别类，从而使企业的全部档案成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。”这一定义成为很4多学者在进行企业档案分类研究时进行论述的基础，很多原则也都是由这本专著中的定义发展而来。这本专著针对企业档案的分类同时提出了九项标准，即，职能分类标准，问题分类标准，组织机构分类标准，年度分类标准，型号分类标准，课题分类标准，工程项目分类标准，专业性质分类标准，档案形式分类标准，以及分类标准的组合。这些标准可为后期的研究提供很好的参考依据。薛颖于2005年在山西档案上发表的文章企业档案应如何进行分类中提出了“企事业单位档案分类原则是以企事业单位全部档案为分类对象，依据企业职能分工，结合企业档案内容和形式特点，保持企业档案之间的有机联系，进行科学分类，便于科学管理和开发利用。这一原则为分类标准的制定提供了一定的导向作用。经过大量的相关文献研究发现目前企业职能分工是企事业档案科学分类的依据和标准。长期以来，在我国企业档案分类工作中，主要采用以下几种分类标准。年度分类标准，即按企业档案产生和形成的年度对企业档案进行分类。组织机构分类标准，就是按照文件材料所属的承办机构进行企业档案的分类，各组织机构形成的档案各自构成一类。档案种类分类，是以档案的内容特征为依据，将企业档案划分为文书档案、科技档案、会计档案和产品等几大类。职能分类标准，就是按企业生产与经营管理活动的职能分工来进行企业档案的分类。在企业职能作为主要分类标准的前提下，可以以企业档案在形成过程中的内容和形式特征作为辅助分类标准。122档案分类相关标准体系档案分类总是依据一定的标准体系，分类标准体系是所有档案工作的基础。然而分类标准体系本身的类目确定是颇具争议的问题，因为很难找到一个非常准确的词汇来涵盖所代表的档案的全部内涵和外延。不同的优先次序排列方式，也会产生截然不同的分类结果。而不同人由于其兴趣点的不同，总是偏好其中的某种优先次序而排斥其他种类的优先次序。不同领域的人群对于属性优先次序一般来说也是不同的。作为统一的分类标准，最后只能选择折中的解决方案。中国档S案分类法就是这种折中的结果。中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则中针对分类问题的规定是这样阐述的归档文件可以采用年度一机构问题一保管期限或保管期限一年度一机构问题等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。L按年度分类，将文件按其形成年度分类。2按保管期限分类，将文件按划定的保管期限分类。3按机构问题分类，将文件按其形成或承办机构问题分类本项可以视情况予以取舍。这样的阐述看似简单，实则明确了档案分类的方向，不需拘泥于固有的分类标准，只要适合立档单位的实际需求即可。中央国家机关房地产档案管理办法国管房地200724号第七条，将房地产档案分为权属档案、建设工程档案和使用管理档案。权属档案是指房地产权属登记、调查、测绘、转移、变更等工作中，形成的记载证明房屋所有权及土地使用权权属来源、变动情况等内容的文件材料。建设工程档案是指在新建、改建、扩建、翻建和维修改造的工程项目建设过程中形成的文件材料。使用管理档案是指房地产在分配、调整及使用等日常管理过程中形成的文件材料。第八条、第九条、第十条，又分别详细对以上三大类的下位类作了详细的规定。城市建设档案管理规定建设部令第90号于2001年进行了修订，该规定主要适用于城市内包括城市各类开发区的城建档案的管理。第五条对房地产档案的归类范围进行了详细的界定，一各类城市建设工程档案1、工业、民用建筑工程；2、市政基础设施工程；3、公用基础设施工程；4、交通基础设施工程；5、园林建设、风景名胜建设工程；6、市容环境卫生设施建设工程；7、城市防洪、抗震、人防工程；8、军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。二建设系统各专业管理部门包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门形成的业务管理和业务技术档案。三有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。可以说对建设工程档案的管理提出了系统且详细的规则。1991年，国家档案局以国档发199120号文件向全国转发了工业企业档6案分类暂行规则，要求各行业、各地区予以实施。该规则对于统一企业档案分类、规范企业档案分类工作行为具有重要的和普遍的意义。在实施过程中，人们逐渐发现了一些问题，在实践中加以改进、完善，取得了更普遍地认可。中国人民大学邓绍兴教授经过总结多年的档案分类实践，提出了职能分类理论。以职能分类理论继续指导、完善企业档案分类实践，必然能够出现较为理想的局面，使得更广范围内的企业档案分类真正地纳入到标准化规范化轨道，开创出企业档案分类工作新局面。国家档案局、国家经委、国家计委1987年3月20日发布施行了国营企业档案管理暂行规定。该规定在第十八条，档案分类中作了如下规定1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号方法。2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。4、常用的分类方法有1按产品型号分类；2按设备型号分类；3按科研课题分类；4按工程项目分类；5按专业性质分类；6按组织机构分类；7按时间分类。该规定虽未完全针对房地产企业，但为科技档案的分类指明了大的方向。天津市企业档案管理规定实施细则对企业归档文件划分为十一大类，即，L、党群工作形成的文件材料。2、行政管理工作形成的文件材料。3、经营管理工作形成的文件材料。4、生产技术管理工作形成的文件材料。5、产品生产或业务开发工作形成的文件材料。6、科学技术研究工作形成的文件材料。7、基本建设和技术改造工作形成的文件材料。8、设备仪器管理等方面形成的文件材料。9、会计工作形成的文件材料。10、职工个人管理形成的文件材料。LL、其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料。该分类较为全面的涵盖了企业生产经营活动，内部行政管理活动的多个方面。企业可根据自身发展需要和企业的规模，建立与企业发展相适应的档案管理工作，并结合自身特点采取相应的档案管理分类模式。广东省房地产档案局出台了广东省房地产档案管理业务规范以及房地产档案管理书，为房地产档案的管理提供了很好的参考依据。该规范将房地产档案分为十大类，L房地产产权登记文件材料2已发出权属证明的房地产确7权审查案3房地产产权处理文件材料4公逆产处理案件5外人产处理案件6房地产交易案件7房地产纠纷裁决、裁定、调解案件8危房改造或房屋扩、加、改建材料9房屋租赁管理材料10房屋安全管理材料。该规范的分类原则是以房地产管理部门的职能分工为主要依据，适当兼顾档案的内容和载体形态，区别不同房地产的性质，以便于保管和利用。该分类办法是根据广东省机关档案分类办法，结合房地产档案的专业特点制定的，适用于对我国省各级房地产行政管理部门的房地产档案的分类、编号和排架。123房地产档案管理与分类研究综述就房地产企业而言，项目是构成其经营与管理的核心，而项目档案自然是档案管理的重要内容。李启明著的现代房地产项目全寿命周期管理一书便是针对房地产项目管理进行的论述与研究。从20世纪20年代起，美国开始研究工程项目管理；到80年代，从项目管理实践总结提炼出的理论性著作开始出版，1983年美国出版了由30多位教授、专家和高级管理人员撰写的项目管理手册，论述了项目组织、项目寿命周期、项目规划、项目控制、项目管理中的行为尺度等问题。伴随着管理技术、方法及计算机技术的发展，建设项目“全寿命周期管理”模式受到广泛重视和研究。房地产项目是指在一定的时间、费用和质量要求下，为形成一定使用功能的房地产产品、而按特定的程序完成的一次性任务，与一般性项目相比，房地产项目具有更为复杂的特征。项目档案始终伴随着项目的全寿命周期，并且真实的记录着这一周期的发展和变化，因此充分了解项目的全寿命周期管理过程对项目档案的管理尤其分类是相当重要的，这样做才能最大限度的保持文件之间的历史联系，更好的发挥档案的价值。虽然目前有关房地产项目管理的研究还没有涉及到档案的管理，但是对其加深了解与学习并创新性的结合到房地产档案管理与分类将会很好的解决目前房地产档案管理的诸多问题。李力红在自己的硕士学位论文房地产档案管理的现状与思考中认为，从保管的角度看，房地产档案按职能分类比较合适，由于房地产档案管理的法规体系还不是很完备，管理职能、机构分工也在不断地调整，优化之中，因此根据其职能进行的业务档案分类也不可能很完善。随着机构改革，住房制度改革的深化，某些职能也许会被合并、取消，新的职能也会出现。因此，房地产档案管理系统的分类方案既要具备相当强的可扩展性也要保持其延续性，以避免对档案实体进行改动而造成人力物力的浪费。这一论述具有一定的客观性，并且指出了对房地产档案分类的一个基本原则，就是具有可扩展性。穆晓菊的硕士学位论文论房地产档案的公开利用以及李敏志的硕士学位论文试论房地产档案的利用主要探讨的都是政府部门房地产档案的利用问题，没有涉及到房地产企业及其档案分类的问题。13本文的研究方法131案例分析法案例分析法是一种先进的教学方法。案例分析主要是针对书本上陈旧的，或理论性比较强的、抽象的内容所产生的教学方法。案例分析一般由真实的、最新的和相对有代表性的案例来构成。案例分析不仅用于教学，现在的科学研究中也广泛案例分析法，通过对现实案例的分析，可以弥补理论中过于抽象过于陈旧的部分，可以为科学研究创造一些新的切入点，使得科学研究的成果更具有实用性和科学性。本论文的案例分析结合实践项目的对象贯穿全文，集中在第二章、第三章和第四章的分析。在探讨档案分类理论的基础上，对房地产企业档案分类进行介绍和分析，并在此基础上探讨房地产企业管理类档案在分类中出现的问题。为本文最后的解决方案提供参考。132比较研究法比较研究方法，又称类比分析法，是指对两个或两个以上的事物或对象加以对比，以找出它们之问的相似性与差异性的一种分析方法。它是人们认识事物的一种基本方法。社会科学研究中常用的比较法主要分为类型比较法和历史比较法两类。前者属于横向比较，后者属于纵向比较。本论文主要运用的是类型比较法。论文在研究分析房地产企业管理类档案分类问题时，运用前期调查所产生的各种9当前的企业档案分类法进行适用性分析，比较产生其优劣，同时对调查产生的各种档案分类规则进行比较，取其适用性的因素用于房地产企业档案分类的研究，为最终方案的制定提供参考的依据与凭证。33调查研究法调查研究是人们认识客观世界的一种手段和方法。具体说，就是通过实质性观察、接触等方式，了解和掌握客观世界的实际情况，并进行综合分析研究，得出带规律性的结论的一种过程。档案分类体系本身就是一个应用管理体系，要开发出这样个立足于实践、满足实践要求的体系，我们必须要了解这个管理体系将要运行的业务环境，必须要了解构建这个分类体系所需要的元素，必需要了解使用这个分类方法的对象自身的特征以及需求，必须要了解已有分类方法的实践状况和优势劣势，从而提出更完善的分类方案。而这些资料的搜集只能通过调查研究的方法实现。14本文的研究思路和结构本论文主体包括五个部分第一章绪论。本章主要介绍了档案分类法在档案的科学管理中具有重要的地位与作用，并且阐述了房地产企业档案管理分类状况的窘迫及研究的必要性和重要价值；第二章房地产企业管理类档案的构成及其特点。本章主要对档案分类的概念、方法，以及房地产企业管理类档案的概念进行了界定，同时介入案例分析，详细介绍房地产企业目前的档案管理状况、内容和特征，提出档案分类的需求分析。进一步对常用的几种企业分类方法结合项目实践进行适用性分析，指出其不合理的方面；第三章房地产企业管理类档案分类探讨。本章结合上一章对房地产档案特征与概况的论述，以及已有分类方案对房地产企业管理类档案适用性的分析，提出房地产企业管理类档案的分类原则，为后文分类方案的提出提供理论依据与实践适用性保证；第四章房地产企业管理类档案分类案例分析。本章在结合前文论述房地产企业管理类档案分类的要求与原则后，正式提出适用于房地产企业管理类档案的分类方法，并对其进行详细的介绍与分析，更进一步阐述了该方法的理论意义与实践价值，是论文核心所在。；第五章结束语。LO各个部分之间的关系如下图所示表1115创新点目前看来，很多企业档案分类理论方面的研究一直没有在实践中找到太合适的切入点，并没有以基层的企业档案分类实践为依托，建立在为指导企业档案分类实践服务的基础之上。如工业企业档案分类暂行规则，不是采取自下而上，从群众中来，到群众中去，广泛征求群众意见的方式，而是将既定方案直接拿到少数单位试行后，就在全国推广。工业企业档案分类暂行规则之所以在一些行业执行受阻，主要原因就是因为这种分类方法打乱了传统的文书、科技档案分类板块而不便于检索。企业档案分类规则改革，应当是全局性的、同步的、相互兼顾并考虑到计算机网络管理的这么一种模式，才是积极有效的、科学系统的企业档案分类规则，才可以具备普遍实行的意义。另一方面，对房地产档案管理的研究也基本以房地产档案馆、房管局以及政府部门的一些房地产管理部门为主，理论方面则是单纯的项目管理研究居多并且不涉及到档案领域。这些内容对于房地产企业而言都是可以借鉴与参考的。房地产业是国民经济的重要支柱之一，房地产的活跃与发展在很大程度上取决于房地产企业的发展，档案真实的记录着房地产企业的管理经营活动，对其进行有效的管理可以更好的保护好企业的发展历史，利用于企业的当前管理，服务于企业的未来指导。因此，研究房地产企业管理类档案的分类方案不但具有理论创新性，丰富了该领域研究的内容，拓宽我国档案分类方法的研究范畴。更重要的是具有较高的指导实践活动的价值。第二章房地产企业管理类档案的构成及其特点21房地产企业管理类档案概念的界定一般意义上讲，房地产是指房产和地产的合称，与此相对应，房地产档案也应该是房产档案与地产档案的合称。广义的房地产档案是泛指所有与房地产有关的档案，是以“房地产”作为基本特征的档案。它的形成领域是多方面的，可以是房地产建设中形成的，也可以是房地产管理过程中形成的，还可以是房地产使用过程中形成的。并且它还包括建设房产的地产档案。狭义的房地产档案是指房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的，保存备查的各种文字、图表以及声像、电子文件等历史记录。房地产企业是通过开发符合市场需求的房地产来获取最大化利润的经济组织，“开发”的内涵十分丰富，远远超出了生产的范围，它不仅仅指在一定的技术条件约束下的生产活动。可以说，房地产企业的档案涉及到围绕着地产开发的各个方面。因此，本文所要探讨的是房地产企业管理类档案，其含义更接近于广义的房地产档案概念，但作为企业生产活动过程中形成的档案，它不同于单纯的房管部门的房地产档案，因此需要重新界定其概念。房地产企业管理类档案是指，除房地产开发项目工程设计图纸和竣工文件以外的，企业在行政管理过程中、经营管理活动等各项社会活动中形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，尤其以合同为主体。22房地产企业管理类档案的基本构成经多方调研查考，房地产企业管理类档案由以下几大类构成集团各部门行政管理档案。主要由董事会、股东大会、监事会、总经理办公室、人力资源部门、行政管理部门、运营部门等机构形成。具体包括公司行政工作计划、总结、汇报、申请、请示、批复、行政会议记录。公司的机构建立含内设结构、合并、撤销、更名、迁址、隶属关系变更、印章启用、人员编制等文件材料。公司营业执照、税务登记证、法人代码证、房屋产权证租赁协议资质证等。公司年检资信材料包括工商年检、税收缴纳、年度审计、资产评估、信用评估等。综合性行政事务、公司事务公开，文秘、保密、信访工作，印鉴管理形成的文件材料。公司有关职工招聘、录用、调配、退休、退职、复员军人安置、富余人员安置、职称评定、劳务出口、死亡怃恤的文件材料。公司员工的人事管理，劳动合同管理、职称评定。公司职工的社会保险、花名册。职工教育的计划、总结、规章制度。公司关于后勤福利、绿化管理、用电用水工作方面的文件材料。公司有关法律事务、公证工作、违纪审理的文件材料。公司关于社会治安、保安保卫工作、刑事案件审理、消防、车辆管理方面的文件材料。公司编辑的出版物、编印的简报或期刊。公司外事工作、活动中形成的材料，等等。经营管理类文件。主要由资产审计、法务、运营等部门形成。具体包括，公司的发展规划包括中、长期发展规划、方针目标管理，年度、季月度计划及企业的全面计划管理工作方面的文件材料年度及年度以上的、季、月度的。公司的改革如转制、重大经营决策、企业联营、兼并等文件材料。公司各种统计报表、统计分析等年度的、季、月度的。公司资产管理，投资项目可行性报告。属公司所有的知识产权和商业秘密及其管理的文件材料。公司审计工作的文件材料审计报告，公司内部各年度审计报告、验资报告、工商验资报告；审计底档，公司内部辅助审计、验资核算数据的审计底档。公司管理方面的文件材料企业的岗位考核责任制、企业现代化管理、企业整顿、以及各种评优升级达标、评奖活动的材料。商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等文件材料。公司招投标管理的文件材料，等等。项目管理类文件。主要由研发策划、前期配套、工程管理、营销策划、售后服务等相关房地产项目负责机构生成。具体包括，项目研发成果，包括可行性分析、报告、评审资料等文件。项目营销策划方案、市场调研报告。项目广告，包括公司整体形象广告及相关报道，载体形式包括剪报、刊物、录音、录像、光盘等。各项目销售价格方案、销售手册、销售分析、销售总结。宗地情况自然条件、社会条件、竞争楼盘信息。工程三算审查表、工程预、结算书。工作联系单，经济签证限价资料，中标价格资料网上投标报价或工程投标报价，加工材料收货单，各项扣款单。项目规14划设计草案相关文件，概念设计相关文件及项目设施指导书，方案设计文本及相关文，销售用方案设计资，施工图设计任务书。与合作方往来文件，计划立项批文，投资许可证，设计要点，付清地价款证明，命名更名复函，建设用地规划许可证。建筑设计中标方案和单位复函。各类设计方案、意见书，各类开工证明书，总平面图建设工程规划许可证，各类施工图审核意见。各类验收证书、评估报告、勘测报告等。房地产证、预售查丈报告，预售许可证。招标、投标资料，招投标报建过程中的审批资料及建设施工许可证。公司管理业务合同。财务管理等相关合同。资产、法务等相关合同。房地产买卖合同及业主购房相关文件资料等。会计类档案。主要包括财务部门形成的会计凭证、会计报表和会计帐薄以及财务活动中形成的综合性的文件构成。地块和房产销售档案。由销售部门形成。其主体是地块买卖和房屋销售过程中买卖双方形成的合同。党群工作类档案文件。主要由党组织、工会、职代会、共青团等组织形成。具体包括，党务综合性工作、党组织有关会议、党组织建设、党员及党员干部管理、纪检监察工作、重要政治活动及事件、宣传及思想政治工作。工会工作计划、总结、工会年报、工会干部任免、规章制度。职代会工作计划、总结、干部任免、规章制度、职工民主管理工作活动、职工的文体活动和劳动竞赛培训等方面的材料实物声像类。由集团档案室保管。23房地产企业管理类档案的主要特点由上面的分析可以看出，房地产企业管理类档案内容庞杂，信息量大，涉及领域广泛，因此，想要科学合理的分类管理具有一定的复杂性和难度。然而，清晰地判断其主要特征是后期进行科学分类的重要基础。首先，房地产企业档案具有专业性。房地产档案是房地产管理活动中形成的权证、契约、文件、图纸、表册、照片、电子计算机软盘等各种不同形式和载体的历史记录及经过再加工后形成的信息产品。这些房地产信息记载了房地产产权归属和沿革，反映了房地产的状况。15因此，房地产档案信息的形成，有其特殊的专业要求，大部分都有相对统一的规范和格式要求，且专业术语较多，如房地产面积的丈量，土地界限的认定、房地产平面图的测绘等。严谨的、规范的、技术性的专业要求，使房地产档案成为进行房地产档案管理的重要基础。其次，房地产企业管理类档案信息具有真实性和法律性房地产档案必须与实际相符，才能在产权审核和调处纠纷中起到凭证和参考作用。房地产企业档案本身具有不同的职能，它们按照严格的操作要求，各程序间的相互监督、制约，确立了房地产档案不容质疑的真实性地位。由记载房地产所有权归属的凭证等组成的房地产档案，具有法律效力，是发生纠纷时房地产管理部门和人民法院处理房地产纠纷的重要依据。另一方面，房地产企业工程管理类档案是该项工程实体的一面镜子，真实写照。因为档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，单从档案材料就可以想象出这个建筑物的实体情况。所以，工程档案是该工程最原始的记录，具有极强的真实性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求和工程质量标准，是建筑工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。再次，房地产企业管理类档案以合同为主体构成。中华人民共和国合同法第2条对合同是这样定义的，合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。现代企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，合同管理作为现代企业管理制度的重要内容之一，能否实施有效管理，把好合同关，是现代化企业经营管理成败的一个重要因素。据调研，在一般的企业中，主要有聘用合同、录用合同、借调合同等人事关系合同，以及技术合同、合作开发合同、技术服务合同、采购合同、议购合同和议销合同等营销与合作方面的合同。在一般的企业，合同在档案中所占有的比例不会超过百分之五。然而，房地产企业由于其特殊的社会职能，从土地的开发，到经营、管理、服务活动，无不以签约合同的形式达成最终的一致协议付诸到实施中去。例如，商品房的设计需要房地产企业设计研发部门与相关的建筑设计公司签订设计合同，房屋的建筑工程则需要企业工程管理中心通过竞标，与相关的建设公司签订工程实施合同，在房屋的建设过程中又要与相关的工16程监理公司签订监理合同，房屋建成后，配套部门还要与装修公司签订水暖、小区设施等相关配套合同，以此类推，直到最后的房屋销售合同为止，可以说，房地产企业的经营运作基本是依靠各种合同来完成的，它通过这一系列的合同，连接起各个相关的社会职能部门共同完成一个项目的实施工作。因此，经调研便发现，合同在房地产企业管理类档案中所占的比例基本达到百分之五十以上，是最为重要的一部分内容。因此，在进行房地产企业管理类档案分类方案的设计时必须首要考虑以合同为主要构成的这一最大特点。最后，房地产企业档案具有综合性。由前面的分析可以看出，房地产企业的档案管理不仅具有一般企业的性质和特点，以及从事一级房地产市场开发、经营、管理的专业特点。此外还具有为房地产的产权多元化、产权交易和产权转移服务等的潜力。它与专门的房管部门不同，不仅有专业的项目档案，还包括企业内部行政、经营管理活动过程中形成的档案。因此，在进行集团档案的分类时就不能完全按照房地产项目档案的特征去分类。要综合考虑到其他类别档案的分类与管理，以及相互之间的交叉，尽量避免造成重复、分裂文件等不利于档案价值发挥的情况。17第三章房地产企业管理类档案分类原则探讨分类原则就是人们依据事物的主要属性及其认识，对事物进行特定的区分、集中和归类，以此形成较为稳定的属性关系体系及相应类别形式的逻辑构建原则。在该原则指导下，依据实际需要确立分类标准，构建企业档案分类方案，进而顺利开展企业档案的分类归档工作。在确立分类原则之前首先要明确的是该企业档案的基本构成及其构成要素，房地产企业管理类档案的主要内容前文已经描述过，下面将详细分析其中的要素构成，为确立正确的分类原则奠定基础。31房地产企业管理类档案构成要素分析深层次地认识事物，往往需要从构成事物的必要因素入手。档案实体分类应把握住文件产生的组织机构，企业内部各机构的职能，文件内容的主题，文件形成时间与形式等五个要素。311房地产企业管理类档案的组织机构要素文件是由企业内的各组织机构在业务活动中形成的，要正确的进行档案分类，了解企业内部的组织构成是基础。按组织机构分类能较好地反映立档单位各个组织机构工作活动的历史面貌，保持文件在来源方面的联系。组织机构担负一定的任务，形成同一主题的文件，按组织机构分类也能保持文件在内容方面的联系，便于按专题查找档案。因此，房地产企业档案的实体分类，应把组织机构这一要素，放在重要的位置并优先考虑。以永泰红砌集团为例。首先，永泰红锄集团除总公司外，还包括下设的20多个子公司，分别负责不同的地产项目与经营项目。如红锄房地产开发有限公司、立天红锄投资发展有限公司、星海置业发展有限公司、滨海健康产业管理有限公司、红嘞大酒店等等，其中大部份子公司经营房地产事业，另一部分子公司经营地产以外的旅游、投资、酒店、网络工程等相关产业。其次，集团内部的主要机构有董事长办公室、总裁办公室、人力行政中心、财务中心、运营中心、资产审计中心、法务中心，负责企业行政管理、人事、财务等方面的工作。同时，还有研发策划中心、前期配套中心、工程管理中心、营销策划中心、售后服务中心等部门具体执行地产项目的前期运作、中期实施、后期销售等工作。由房地产企业的机构设置便可以看出，它具有一般企业机关的共性，如行政管理工作、人事工作、财务工作，这些机构形成了一般意义上的文书档案、财务档案等。但是，同时它还具有自己的房地产专业性，有大量的房地产专门档案。这就说明了该企业的档案类别必然具有多样性、复杂性的特点。在档案分类时不能仅仅以一般的组织机构划分其类别，还要对其档案文件的具体职能条分缕析，寻求最优化的档案分类方式。312房地产企业管理类档案的职能要素职能是指组织机构应有的作用、功能。企业及其各个机构的职能，通常是指该部门承担的任务和应负的责任。一个企业或部门为了实现其各种职能目标，往往要进行各类与特定职能相统一的活动。这些活动又可以根据它们同企业的基本职能或辅助性职能的关系，区分为主要职能活动与辅助性职能活动。个企业的职能往往是与内部组织机构的设置情况大体相一致的。所以，对于企业或组织机构而言，这组织机构分类和职能分类的使用，从本质讲，是统一的。但是，由于某些企业的内部组织机构经常变化且较为复杂，尤其房地产企业其房地产项目市场处于变化之中，机械地用组织机构进行档案分类，就会给档案的保管和开发利用带来困难。对于这种情况，研究档案文件的职能要素就显得较为重要了。房地产企业各部门的主要职责在上文已经初步阐述过，下面将对其形成的档案文件的具体职能进行详细的分析。第一，董事长办公室、总裁办公室形成的文件档案数量不多，主要为对外的收文以及发文。第二，人力行政中心负责企业的行政管理工作和人事工作，形成的管理性文件档案主要为行政工作计划、总结、汇报、申请、请示、批复、行政会议记录等。以及人事档案，包括员工招聘材料、员工转正档案、员工调动文件、员工的劳动合同、员工社会保险档案、员工考勤表、员工培训工作文件、员工劳动争议文件19等。其中，人事档案具有相对的专业性。第三，财务中心和资产审计法务中心，这两大机构负责各自的专业领域，即执行财政和法律处理的职责，形成的档案也具有个自己的专业性特点。财务中心掌握集团20余个子公司的财务档案，包括各公司的年度审计报告、财务报告、验资报告、清算报告、企业借贷款合同、保证合同、财务章、法人章、会计账册、会计凭证等财务档案。而资产审计法务中心主要负责公司的资产审计以及法律纠纷的处理，形成的档案主要包括属公司所有的知识产权和商业秘密及其管理的文件材料，公司审计工作的文件材料等。这两大机构形成的档案文件对于企业的正常运行有着极为重要的作用，它不仅发挥着财务管理与法律保障的职责，同时它还为企业的相关房地产项目的顺利运作提供着重要支持。第四，运营管理中心，主要负责集团业务管理流程工作。形成的档案文件主要包括公司的发展规划、方针目标管理，