（房地产印鉴管理）印鉴管理作业指引

印鉴管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人1目的为规范公司印章、介绍信的使用，防范印章、介绍信使用风险，特制定本指引。2适用范围适用于公司的印章管理工作。3术语和定义无4职责41人力资源部411负责权限范围内印章的刻制、使用管理、保管等；412负责权限范围内介绍信的开具。5管理内容51印章管理511印章刻制1公司企业印章、法人章、公司印章、财务专用印章、合同专用章及其他业务印章等，由公司人力资源部统一刻制；2印章刻制审批流程为使用单位或部门提报，填写采购申请单，人力资源部经理审核，总经理审批；3印章刻制申请批准后，公司人力资源部负责到规定机构办理。印章形状、规格和材质选用等按有关规定执行。512印章启用和登记1新印章使用前要做好戳记并留样保存；2新印章启用由人力资源部发布启用通知，表明印章名称、使用范围、启用日期、保管部门、保管责任人等。启用新印章的同时由人力资源部对停用的旧印章进行封存，并在管理台帐上载明封存或销毁信息；3人力资源部对权限范围内所有印章应建立管理台帐印模登记表，载明印章名称、枚数、启用日期、保管部门、保管人、图样等信息。印章管理台帐为永久保存资料，需妥善保管。513印章保管和交接1各类印章由公司总经理指定专人保管；2印章保管人应安全保管好印章。印章不用时应存放在保险柜内，使用时原则上不允许带出，特殊情况需外带使用，需填报印章使用（外带）登记表，经直接上级审核、人力资源分管领导审批后方可外带，必要时印章保管人随同前往。如审批人外出，印章保管人可以电话方式请示，经同意后方可外带，但事后仍需补办手续；3印章如不慎遗失或被盗，保管人要及时向公司汇报，如属被盗情况应及时向公安机关报案；4印章保管人因人事异动不再履行保管职责时，需办理印章移交清单，清单内容包括印章名称、移交人、接收人、监交人、移交时间、图样等信息。514印章使用范围1公司对外文件、介绍信、证明材料、报送材料、投资收购协议，以及各部门对外发文（文件）、重大事项通知等，使用公司印章；2业务类合同、协议使用合同专用章；3财务事项，使用财务印章。515盖印规定1应审批事项，印章保管人根据审批结果盖印；不须审批事项按照实际情况盖印；2对外报表，印章保管人据印章使用（外带）登记表审批意见盖印；3各印章保管人员应严格履行盖印审核把关职责，对未经审批或审批结果不明、事项不符以及违反用印规定的，不予盖印，并到人力资源部印鉴交接备案；4禁止在空白信笺、介绍信、合同文本上盖印。52财务专用印章管理521根据公司财务管理特点，财务专用印章分为现金收讫章、发票专用章、税务条码章、财务专用章、法人章（财务专用）1现金收讫章用于现金收款业务2发票专用章用于开具商业发票3税务条码章用于税务申报4财务专用章用于银行款项支付、收款业务5法人章用于银行款项支付业务522公司财务专用章由公司财务管理部主办会计保管，法人章由出纳保管。523财务印章须安全、妥善保管，做到“人离章收”。印章不用时应存放于保险柜内。财务专用章、法人代表章与空白支票应分开放置。53属人力资源部管理印章531属人力资源部管理印章分为合同专用章、公章1合同专用章用于合同、协议类；2公章用于公司对外的发文、请示、报告申请表等经营往来文件；532人力资源部保管用章，需使用时填写用印申请表，依据授权加盖印章。54项目章管理541项目章主要用途11万元以下签证用章；2外单位联络函用章。542项目章由各个项目部安排专人保管，使用时须填写用印申请表，经项目部经理批准后方可用章。55介绍信管理551本指引所称介绍信包括各类证明材料等公司介绍信由公司人力资源部负责填开；涉及经营、法律或对外公关事务的证明材料，经审批后方可填开。审批可根据公司目前的用印授权进行审批；552介绍信填开格式要规范、行文要通畅、表达要准确、用途与时效应清楚。553原则上不得在空白介绍信上盖印。介绍信填写结尾处，应标注“以下空白”字样。554介绍信存根应妥善保管；空白介绍信不慎遗失或被盗，应及时向公司领导汇报。56印章保管人员调岗或离职应与部门经理办理印章交接手续，到人力资源部填写印鉴留存卡，办理印鉴交接备案。6支持性文件无7相关纪录71JHQRXZ014采购申请单72JHQRXZ015印模登记表73JHQRXZ016印章移交清单74JHQRXZ017用印申请表75JHQRXZ018印章使用（外带）登记表采购申请单部门编号日期单位元序号物品名称单位数量单价估总价估规格品牌或其他要求责任使用人要求到位时间备注总金额（估）申请人年月日部门负责人年月日分管领导审核年月日人力资源部经理确认年月日总经理审批年月日印模登记表印章分类印章编号保管部门印章单位印章材质启用时间印模枚数登记时间序号日期情况说明事项保管人监管人移交人/缴销人备注1登记交接缴销2登记交接缴销3登记交接缴销4登记交接缴销5登记交接缴销6登记交接缴销7登记交接缴销印章移交清单编号印章名称移交人部门接收人移交时间监交人/审批人印鉴留存（图样）用印申请表申请部门申请日期年月日星期用印类