管家婆教程(详细1-6页)

1、管家婆教程一、概述会计：是把生意往来中发生的商品、数量、金钱等记录下来，并计算出生意的盈亏。l 简单会计：只有简单的“进货和销售”发生的金钱往来，以及相应的记录。分类常用的程序有：管家婆（功能较齐全）、通用进销存（功能简单）、万商收银系统等。l 会计电算化会计电算化：按国家的会计方式，即用借贷记帐法来记录生意中每一笔金钱的往来。（在此之中，每一笔生意发生额都必须整理成借和贷的两笔凭证）常用的程序有：用友财务、金碟财务等二、基本常识如果是已在使用的一套管家婆软件，账本已经建立好了，则操作要简单得多；如果是正要开始使用，则一切必须从头开始，安装程序、打开程序界面一目了然（第一次进入的身份是超级用户

2、，不用密码，以后可以设置多个用户及密码）进入之后可以先到“系统维护口令权限”里面添加密码。三、建账前设置（此课程从头开始）使用管家婆前的必要设置1、在【基本信息】中的“库存商品”设置生意发生过程中的商品全名、商品编号、单位等，商品编号可以暂时不要编写（在超市中，是输入商品的条码），一般把生意发生过程中所有商品都编写进去，必要时要进行分类，例如：我们以一个家电批发市场为例：单桶双桶全自动半自动海尔格力洗衣机冰箱电风扇电视电饭锅TCL康佳25寸29寸34寸康佳大康佳中康佳小往来单位供货商客 户汕头威达电器厂深圳三洋电子厂揭阳电器批发部棉湖明天商场凤江阳光商场东园美好商场零售客户库存商品2、在【基本

3、信息】中的“往来单位”设置生意中往来单位的全名、编号、电话、联系人、地址等，编号也可以暂时不写，如上表所示：3、在【基本信息】中的“内部职员”设置本单位内部职员的职员全名、部门、联系电话等。例如：可以根据职能的不同分为 内部职员李小明（进）：进货部（负责进货）林大勇（销）：销售部（负责销售）汪师明（销）：销售部（负责销售）杨有天（仓）：仓管部（负责仓库）王大海（会）：会计部（负责会计）4、在【基本信息】中的“银行帐户”，设置银行名称，填写科目全名即可，把生意往来中的需要存款、取款的银行名称输入，例如：工行、农行等。5、在【基本信息】中的“费用类型”设置公司运转过程中的各类费用，例如：出差费用、

4、广告费用、工资费用等。6、在【基本信息】中的“其它收入”设置除产品外的收入，例如：利息收入、外来投资等。7、在【基本信息】中的“固定资产”，设置建帐前已经拥有的财物，例如：拥有商场场地、办公设备、送货小汽车等。8、【基本信息】中的“会计科目”，可以不用修改，系统中已经设置好了。9、在【基本信息】中的“存货仓库”设置存放商品的仓库，内部已经有主仓库的存在，我们可以加上副仓库或第二仓库等。四、期初建帐1、“期初建帐”库存商品，输入建帐前，已库存的商品的数量及单价，在“库存商品”中可以查看已有商品的数量。2、“期初建帐”应收应付，输入建帐前，应收的金额（即客户所欠的钱额），应付的金额（即我们应付还供

5、应商的钱额）3、“期初建帐”现金银行，输入建帐前，手头现金、银行中已存款的金额。例如：现金：5000元，工行：20000元，农行：40000元4、“期初建帐”固定资产，输入建帐前，固定资产的金额，例如：商场场地价值5万元，办公设备价值2万元，送货小汽车价值8万元。5、（待摊费用：建帐前，输入预计将要发生的大额费用的金额，如：房租）6、（借出商品：建帐前，被某个客户借出的商品，包括名称、数量等）7、（借入商品：建帐前，我们借某个供应商的商品，包括名称、数量等）以上三项（即5-7）可以暂时不输入。确认期初建帐已经完成，否则当过帐后，将不能再修改期初的金额。8、在“期初建帐”资产负债表，在此有中可以

6、看出建帐前的资产情况；【查帐】各种帐务报表资产负债表在此也可以查出至此，“期初建帐”完成。五、进货管理1、进货单：在图形菜单中，单击“进货管理”中的“进货单”按提示选择“供货单位，经手人、收货仓库、商品名称”，输入“数量、单价”。如果有付还全部或部分现金，则在“付款金额”中输入金额；如果没有，则不输入金额，待以后付款时，在“付款单”处理。完成操作后，按“退出”，出现“单据过帐，存入草稿，废弃退出”三个选项。存入草稿：表示还未过帐，在【录帐】业务草稿中可以查看，也可以修改之后现过帐；废弃退出：废弃此单据，退了进货单；单据过帐：当确认输入无误之后，方可过帐，当过帐之后，一切的期初金额不可修改，此进

7、货单也不可修改。第一笔单据过帐之后，代表着本业务已经正式开始。“业务草稿”中的草稿单据也可以清除。2、仓库：过帐之后，可以查看仓库中的各种商品之数量、金额等。3、进货退货：当有些商品需要退回供应商时，单击“进货退货”，选择“收货单位、经手人、发货仓库、商品全名”，填写退回商品数量，即可退出、过帐。（此时，库存商品减少）4、付款单：将欠款付还某一供应商，单击“付款单”选择“收款单位、经手人、付款帐户名称”，输入金额，退出、过帐。（付款后，银行中的存款或现金将减少）在现实进货中，有以下三种可能，大家可以都试一试：、先进货，后付款：此种情况用得最多，做法：货到时，做一张进货单，“付款金额”中不输入金

8、额，相当于欠下货款，付款时，用付款单处理；、一手交钱一手交货：货到时，钱同时也付还，做法：货到时，做一张进货单，“付款金额”中输入本单金额，货一款两清；、先付款，后进货：即先交钱，再收货，相当于现金定货，做法：先向某供应商付去货款，等收到商品之后，再做一张进货单，“付款金额”中不输入金额。注：如果单据过帐之后发现其中出现错误，可在“经营历程“中经过“红字反冲”，然后再重做单据。六、销售管理1、销售单：在图形菜单中，单击“销售管理”中的“销售单”按提示选择“购买单位，经手人、发货仓库、商品名称”，输入“数量，单价”。如果有收回全部或部分现金，则在“收款金额”中输入金额；如果没有，则不输入金额，待

9、以后收款时，在“收款单”处理。2、仓库：过帐之后，可以查看仓库中的各种商品之数量、金额等。3、销售退货：当有些商品被客户退回时，单击“销售退货”，选择“退货单位、经手人、收货仓库、商品全名”，填写退回商品数量，即可退出、过帐。（此时，库存商品增加）4、收款单：当客户将欠款还时，单击“收款单”选择“付款单位、经手人、收款帐户名称”，输入金额，退出、过帐。（收款后，银行中的存款或现金将增加）在“进货”和“销售”发生之后，我们可以在菜单栏下面的按钮，可查看各种统计数值：“经营历程、库存商品、现金银行、应收应付、销售统计、往来分析”等。在现实销售中，也有类似进货的三种可能，大家也可以都试一试。七、备份

10、和恢复当每次单据过帐之后，最好进行备份工作，以防意外的发生。1、备份：退出系统备份后退出输入密码将数据备份到【硬盘】选择对应文件夹，按提示完成。2、恢复：退出系统备份后退出输入密码将数据恢复到【硬盘】选择对应文件夹，按提示完成。八、库存管理单击【基本信息】库存商品，添加商品“日光灯”，分类为“箱、支”，单击“进货单”：购进20箱日光灯，（假设，一箱为20支装）1、同价调拨：把一定数量的某些商品，从一个仓库调到另一个仓库，价格不变。2、商品调价：把一定数量的某些商品，价格降低或升高。“损益表”中的“调价收入”可查询，价格降低则为负数，价格升高则为正数。3、异价调拨：把一定数量的某些商品，从一个仓

11、库调到另一个仓库，价格降低或升高。“损益表”中的“变价调拨差价”可查询，价格降低则为负数，价格升高则为正数。4、生产组装：把一定数量的某些商品，从整件拆成散件，或散件组装成整件。“损益表”中的“商品拆装差价”可查询，拆卸一般为正数，组装为负数。例如：将一箱箱装的日光灯，拆卸成单支的日光灯（共20支）；将单支的日光灯（20支）组装成箱装的日光灯（一箱）。5、报损单：在买卖过程中，若有某些商品损坏又不能退回供应商，则要用到此单，填写“经手人、发货仓库”、损坏商品的“名称及数量”。过帐后，在“损益表”中的“商品报损”，可查询报损情况，报损后，该商品的库存量减少，减少金额=数量 * 成本均价，属于类支

12、出。6、报溢表：在进货过程中，有时会多出（过头）某些商品，填写“经手人、收货仓库”、报溢商品的“名称及数量”。过帐后，在“损益表”中的“商品报溢收入”，可查询报溢情况，报溢后，该商品的库存量增加，增加额=数量 * 成本均价，属于商品类收入。九、钱流管理1、一般费用：在业务过程中所花费的费用，例如：为了更好地开拓生意，在某客户上花费了5000元的广告费用。（有收款单位）2、其它收入：业务过程中除了产品销售外的收入，例如：收到某供应商外来投资10000元。3、现金费用：业务过程中，所花费的费用的现金金额，例如：李小明在进货过程中，因出差花去出差费用2000元。（不用收款单位）4、提现、现存、转帐：

13、点击“业务录入【钱流管理业务】”试做下面三张单据，提现：在某一银行中取出现金，例如，在工行中取出20000元现金；现存：向某一银行中存入现金，例如，将10000元现金存入农行；转帐：将某一银行中的存款转到另一银行中，例如：将工行中的5000元转到农行。每一个步骤做完后，在“现金银行”中查询金额的变化。5、固定资产折旧、固定资产变卖、固定资产购置：例如：因生意发展需要，（1）将送货小汽车8万元，折旧2万元，（2）以6万元的价格变卖给某一客户，（3）本公司又购置送货大汽车一辆，价值20万元。（注：在基本信息往来单位中的供货商添加某某车行）每一个步骤做完后，在“资产负债表”中查询“固定资产”的金额变

14、化。6、待摊费用发生：当业务过程中，必须使用到期初建帐设定的待摊费用时，则需用到此单，选择“经手人、支付帐户名称”填写“金额”即可过帐。7、待摊费用摊销：上单发生后，把金额用于某一个项目，择“经手人、摊销转移的费用项目名称”填写“金额”即可过帐。如果在期初建帐时无设置待摊费用，则此时6、7两项不用操作，日常中也可以不使用“待摊费用”！十、借出借进业务1、借出：向某客户借出一定数量的商品；（库存减少）2、借出还回：客户将借出的商品归还；（库存增加）3、借出转销售：客户将借出的商品买下来，相当于公司向客户销售了商品；4、借进：向某供应商借进一定数量的商品；（库存增加）5、借进还出：将借进的商品归还

15、给供应商；（库存减少）6、借进转进货：将借进的商品买下来，相当于本公司向供应商进货。此时，在【查帐】借欠商品，可查询借出借进商品的数量。十一、调帐单据业务录入【调帐单据】，包括：应收款减少、应收款增加、应付款减少、应付款增加、资金减少、资金增加、收入转期初、费用转期初8种单据，固名思义，做相对应的操作，较少用。十二、查帐在【查帐】中，可以查询各类数据：1、库存商品：可查询各仓库中商品的数量、单价及总金额：、全部仓库库存状况：所有仓库中商品的数量、单价及金额；、某一仓库库存状况：某一仓库中商品的数量、单价及金额；、商品上下限报警设置：可设置所有商品在某一仓库中，最高可以存多少货，最低不要少于多少

16、货；、库存商品数量上限报警：可以查询有多少商品已经积压太多了，并且可以自动生成“调拨单、赠送单或进货退货单”的草稿，略作修改之后，即可过帐，大大地提高了工作效率。、库存商品数量下限报警：可以查询有多少商品已经数量很少了，需要进货了，并且可以自动生成“调拨单、进货单或销售退货单”的草稿，略作修改之后，即可过帐，大大地提高了工作效率。、商品保质期查询：当有设定保质期管理时，可查询到期的商品。、库存盘点（自动盘赢盘亏）：在实际操作中，有时会出现商品实际数量与电脑记帐中的数量不一致，此时，须用到此功能。“过头”的商品作“报溢”处理；而“不足”的商品作“报损”处理。操作如下：第一步：点击“实际数量”输入

17、实际的商品数量，第二步：点击“盘赢盘亏”会出现“盘赢盘亏信息框”，可查询盘点盈亏数量，第三步：点击“盘赢盘亏信息框”中的“盘赢盘亏”，进行自动盘赢盘亏，系统自动在“业务草稿”中生成“草稿单”，过帐后，在“损益表”中可查询报溢金额和报损金额。2、现金银行：可查询我们拥有多少现金、各银行中的存款是多少；3、应收应付：可查询我们欠供应商多少钱、我们被客户欠多少钱；4、借欠商品：可查询我们和向别人借了多少件商品、我们被别人借了多少件商品；5、费用支出：可查询各项费用支出的金额，包括调帐亏损、固定资产折旧、以及一开始设定的各类费用（例如出差费用、广告费用、工资费用）；6、其它收入：可查询除产品销售之外的

18、各项收入，包括调帐收入、利息收入、以及一开始设定的各类收入（例如外来投资）；7、固定资产：可查询各项固定资产的价值，此处的金额可能与期初建帐的金额不一致，当对固定资产进行“ 折旧、变买、购置”之后，金额一定不一致；8、销售分析：可查询商品的销售情况，包括：销售状况表、商品（客房、职员、仓库）销售排行榜、商品销售成本表、商品销售分布表、滞销商品表；9、进货分析：可查询商品某段时间的进货情况；10、往来分析：可查询供应商或客户某段时间内的往来情况，（此项最常用）其中，“修改往来限额”可设置各单位的金额警告，例如：当被某一客户欠款到达20000元时，我们希望系统出现提示，则必需设置此项；11、单据统

19、计：统计销售单、进货单、借进借出单等的产品数量及金额；12、业务统计：统计各类销售、回款等的数值；13、各类进销存报表：可查询“全能”进销存变动表、各仓库库存分布表；14、各类帐务报表：可查询损益表、资产负债表。以上各类查询，大家可以实际操作一下。十三、辅助功能1、物价管理：可查询或修改“商品报价表、商品进价表”，其中“修改售价”可预设各项商品的多个预设售价，“批量处理”可统一打折、统一售价；2、客户价格跟踪：用于记录各单位对所有商品的最近进价及售价必须打开【系统维护】超级用户用户配置客户价格跟踪的开关，此功能才有效，但是，打开后系统会变慢。（一般不用）3、进货订货系统：先向供应商下“进货订单

20、”，收到货物之后再做一张“进货订货收货”。4、销售订单系统：客户先下“销售订单”，送去货物之后再做一张“销售订单发货”。十四、系统维护1、口令权限：只有超级用户方可使用！在此，已有一个“超级用户”存在，他拥有至高无上的权力，可以完成程序中的任何操作，同时，他可以添加或删除某一用户，也可以为某一用户设置密码和权限。例如：添加李小明（进），设置其密码为121，只有进货的权利2、用户配置：只有超级用户方可使用！可以配置一些单据的基本格式。系统配置：可填写本单位的资料；录帐配置、查帐配置、其它配置也可以作相应的修改。3、单据格式配置：主要是修改进货单、销售单的格式有简单格式、折扣格式、税票格式A、税票

21、格式B四种格式可选，每种格式还可自由配置；在“其它单据配置”中，主要是“备注”和“保质期”的选择。4、月结存：一个月的数务（即每月最后一笔帐）完成后，需要月结存，结存后，系统将保存所有帐表及明细，以便每月比较。（在【系统维护】超级用户月结存信息表中，可以了解到）例如：1月份做了帐之后，在31日最后一笔帐完成后，则可月结存； 2月份做了帐之后，在29日最后一笔帐完成后，则可月结存注：1、起止时间可以自定；2、但最好是以公历为标准；3、一年只能月结存12次；4、每月单据数量（即原始凭证），是了解管家婆帐本的依据。5、年结存：按公历年结束，需进行年结存，帐本中的各类据合计值，将转换成下一年度的期初值

22、，（包括“库存商品、应收应付、现金银行、固定资产、借进借出、待摊费用”）注：年结存后，所有明细、经营历程都清空，年结存前，必须备份，以便需要查询时可以恢复。假设：现在是2011年3月，2010年的12月31日月结存完毕后，已经备份，也已经进行了年结存。2011年的帐务工作正在进行之中，突然有某一客户需要查询2010年的“往来分析”。此时，可把当前数据备份后，恢复2010年的数据，即可查询、打印等。查询完毕，则必需重新恢复2011年的数据，方可继续过帐。6、系统重建：此功能慎用，一般在建帐初期或建帐不久，发现错误时，方可执行此功能，此时，一切过帐的帐务、全部被帐除，期初数值可以保留也可以删除，只剩下【基本信息】中的内容。相当于一切从头开始。7、数据自动恢复：当系统停电或发生意外时，数据可能会损坏，系统会提示使用