管理与沟通 第八章 会议沟通

1、.,第八章 会议沟通,Running Meetings,.,本章学习目标,了解群体沟通的优缺点，并能够据此选择相应的沟通策略； 掌握组织和参加会议的策略和方法； 掌握会议沟通的基本技巧和方法。,.,会议沟通,群体沟通的优缺点 组织和参加会议 会议沟通模式 明确会议目的 确定与会者构成 明确与会者角色职责 会议的组织准备工作 会议议程 会议记录,.,第一节 群体沟通的优点和缺点,Nicky Stanton: 优点： 产生更多的承诺 产生更好的决策 缺点： 时间和效率 群体压力：从众心理 专家和领导压力 推卸责任：说而不做,.,格罗夫： 会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段,会议沟通,.,第二节

2、组织和参加会议,会议沟通模式 明确会议目的 确定与会者构成 明确与会者角色职责 会议的组织准备工作 会议议程 会议记录,.,一、会议沟通模式谁发言?历时多久?他(她)对谁讲话?与谁交谈?其后会有谁发言?有几人? 图8.1 会议交际沟通模式实例,.,二、明确会议目的, 信息共享 动员激励 信息传播 问题解决和决策制定,.,三、确定与会者构成,同质性和相异性的平衡 竞争性和合作性的平衡 任务导向和过程导向的平衡,.,四、明确与会者角色职责,自我检测 根据你所了解的群体沟通性质，你认为作为会议主席有哪些责任?在会议中，你若作为与会者，又有哪些责任?你怎样能够受益于会议和其他小组成员的讨论?,.,1、

3、会议主席的职责,会议控制 决定讨论主题； 明确讨论范围； 确保人们围绕主题依次发言； 尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论； 确保其他成员了解会议进展情况。 会议引导 识别主题/问题； 交换和开发建议； 评价不同方案； 选择行动计划（5W1H）。,.,会议主席的职责,促进讨论 讨论，提问 处理不同意见 对争论双方或各方的观点加以澄清； 分析造成分歧的因素； 研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性； 将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论，以便把会议引向深入； 若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一项。 作出决定,.,2. 与会者的角色,决定是否需要出席会议 准备 准时与

4、会 就某些疑点或模糊问题征询清晰解释 给出信息时，力求精确切题 倾听 支持他人 确保公平参与 反对要有根据 以能提高团队绩效的方式行事,.,五、会议的组织准备工作 1. 确定会议主题和目标 2. 制订会议活动计划 3. 制订会议议程 4. 发放会议举办通知 5. 会场布置安排 会场的选定 会场内设备的准备 会场的布置,.,六、会议议程 “议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务” 会议时间(开始时间、结束时间)和地点 会议目的 会议议题的顺序,.,表8.4 会议议程实例 M计算机公司 一号项目检查会议 日期：2006年10月13日，星期五 时间：下午2：303：45 地点：B大厦第二会议室 会议目的：研究一号项目进展情况 议程 1公司第四季度销售情况； 2上次会议记录；3上次会议记录中提出的问题；4关于CPU进展报告；5关于Case设计进展报告；