工程资料管理制度

1、工程资料管理制度一、资料内容1. 公司资料中的商务资料：1）开工、竣工资料：中标通知书、进场函、分部工程验收单原件、竣工报告。2）合同类资料、总包变更洽商资料、施工队变更洽商资料、各种函件、会议记录等。2. 建设工程资料：物资报验、检验批、分项（含节能）、隐检（含图纸）、子分部、分部资料，功能检查资料、技术交底、施工组织设计及施工方案、施工日志、竣工图纸、淋水试验等。3. 安全资料：1）人员统计表（须包含姓名、身份证号、工种、年龄、证书、有无疾病）；附件：身份证复印件、特殊工种岗位证书。2）团体意外险复印件。3）承诺书。4）三级教育资料、安全交底资料、班前讲话资料。5）工资表（必须包含劳务队负

2、责人签字、包含现场所有工人姓名、工种、身份证号（必须真实有效）与进度款同步。6）以上资料须按进度完成，及时将扫描件以邮件形式发给工程助理。4. 其他资料二、项目经理为项目资料的直接管理人，与资料主管双重管理1. 明确责任人项目经理为公司资料第一责任人，资料员为建设工程资料第一责任人，安全员为安全资料第一责任人。相关责任人须认真完成、并妥善保管自己所负责的资料。2. 公司资料管理办法：1）合同类文件、会议文件及日周报按公司现有流程管理合同：总包合同、分包劳务合同原件均存于财务处，扫描件发给奚总、商务部、工程副总及助理、项目经理、资料主管。2）变更洽商类、增项、结算类资料、开工竣工资料，需项目经理

3、第一时间以企业邮件形式发给工程副总、资料主管、商务部、抄送奚总；原件寄给资料主管保存，项目留扫描件和复印件。注：若无原件，盖红章的均需彩色扫描件。3）办公室负责建立档案室，资料主管负责将收到的项目资料原件分类、命名、建立台账，台账电子版及时更新并发给工程副总、财务经理马金敏、商务韩总。3. 建设工程资料管理办法：1） 组卷资料份数：档案馆、甲方、总包、监理、公司各一份，共5份； 若其他单位或部门需要，须提前跟现场资料员申报，以邮件形式提交申报表，资料员在原5份基础上增加。2） 报验资料： 进场物资资料： 包含合格证、质量证明书、检验报告、 厂家资质、岩棉备案证等。 材料随车发往现场之前，采购部

4、要求厂家递交2套资料采购部负责审核资料准确性，确保无误后交给采购经理存档，并要求厂家按正确资料准备6套随发货车一起送到现场。所有材料的资料，采购部必须存档一份，每半年审核一次，不全或没有的给予300-600元处罚。 报审表 完成的第一时间将电子版发给资料主管； 需要复试的材料，将复试报告原件2份每月底寄给资料主管。3） 检验批、分项、隐检（含图纸）、子分部、功能检查资料、分部资料电子版： 在完成的第一时间将电子版以邮件形式发到主管邮箱；4） 技术交底、施工组织设计及施工方案、施工日志、施工图纸、竣工图纸 电子版 ： 完成或拿到的第一时间以邮件形式发给资料主管。5） 现场资料员按进度及时完成相关

5、资料，及时找相关部门和人员审核、签字，签完的资料分类妥善保存。（完成的资料一定要找总包资料员审核，确保无误后再签字）6） 若中途有资料员调换的情况，原资料员一定要把资料交接清楚方可离开，包括细节问题；新到资料员接收后，要多与总包资料员沟通，完成的资料要交于总包资料员审核后方可签字，避免最终返工。7）施工日志：按总包资料员要求表格填写，每周五12:00前将 本周施工日志电子版以压缩包形式发到主管企业邮箱。8）上述资料分类装盒保存，确保安全存放。4.安全资料管理办法安全员须及时完成安全资料，并妥善保管。三、资料主管对各项目资料定期检查1. 检查公司商务资料：每月10号对各项目应存档的公司商务资料进

6、行核查，缺的及时补齐，月底寄回公司。2. 检查现场建设工程资料进度：每月10号，现场资料员将已完成建设工程资料目录发给主管，主管对各项目已完成资料以汇报、抽查形式，查漏补缺。3. 根据工期、进度分阶段到项目现场审查资料：工期1年以下，进度1/2和完工时分别到场查两次资料；工期1年以上，进度1/3、2/3、完工时分别到场查三次资料。四、项目资料及时寄回公司，资料主管负责保存1. 每月30号主管与项目经理核对当月要寄回公司资料内容，核对完成后项目经理做好目录（机打），一起寄给主管，主管收到资料时第一时间核对，确认无误后同目录一起保存。2. 寄回公司的资料，主管负责分类装盒保存，并做目录。3. 工程

7、部存档资料内容、数量、原件或复印件，以交接目录为准。4. 项目完工后，资料主管将项目资料目录发给工程副总、商务经理、项目经理，需要借用资料时先查目录，查到后向主管申请借用。五、资料主管负责工程资料借阅及收回1. 公司各部门需借用工程资料时，若需复印件，主管可提供电子版或复印件；若需原件，借用人须签借用单：签名、借用日期、承诺归还日期，归还时填实际归还日期。2. 若借用人未按承诺日期归还，主管可催要；若借用人使用原件无法归还的，须写申请单，经工程副总同意，方可移交；若借用人丢失原件，须写说明，交办公室、工程部备案。六、对项目资料负责人进行考核1. 本项目资料顺利完成，根据项目情况给予600元 -

8、 1000元奖励。2. 合同类文件未完成，或不及时传回公司、或丢失，给予500-800元处罚；会议记录和日周报按原有奖罚制度处理。3. 变更洽商类、增项、结算类资料、开工竣工资料类重要文件：没有及时找相关单位或部门办理，或没有及时传回公司，或丢失，此类情况若发生其一，由资料主管上报工程部给予项目经理300-500元罚款。4. 复试报告丢失：根据复试费用从当事人工资中全额扣除。5. 报验资料、隐蔽资料、分项、子分部、分部资料、其他表格、图纸等未签字、盖章的，丢失了且提供不了电子版的，给予300-500元处罚；本项已签字、盖章资料丢失：给予500元-800元处罚。不按时提供电子版资料的，给予300-500元处罚。附件一：项目商务资料移交明细表附件二: 建设工程资料移交明细表附件三：借阅单附件四：农民工工资发放