第六章 商务文书礼仪.ppt

1、谢谢大家，再见！,第六章 商务文书礼仪,过去，文书曾经是一门学问，也是一种职业，很多单位设有文书岗位。过去的文件处理很麻烦，起草、抄写，还要懂规范。开会要带公文包，去时一大堆汇报材料，回来一大堆会议文件。每个单位都有好几排文件柜储存文件。 调查：现在有多少人写家信，频率几何？ 大多数文件、信件要经过邮递员传送，一走就是几天几十天。有时等得很着急，个人信件尤其如此。曾几何时，邮递员是一种职业天使。离家的人天天翘首期盼家书，分离的人如饥似渴地等待情书，的确是“烽火连三月，家书抵万金”。,商务文书礼仪,现代化办公手段的发达，给工作带来极大的方便，很多单位实现了无纸化办公，打字快、复制快、传递快，也减

2、少了许多储存、携带的麻烦（U盘、酷盘、微云）。 尽管如此，书信的方式依然具有强大的生命力，因为它具有其它手段无可替代的优点： 书法性：欣赏对方的书法比冰冷的方块字要有感觉。 情感性：熟悉的字体，精选的信笺，依稀可见的泪痕 收藏性：可永久保存。傅雷家书186封书信。,商务文书礼仪,（一）书信类： 1、业务信函：介绍信、推销信、询价信、报价信、确认信； 2、礼仪信函：邀请函、祝贺信、感谢信、慰问信、致歉信 。 （二）柬帖类：请柬、贺卡、聘书 。 （三）致辞类：贺词挽词，恭喜祝酒词，欢迎欢送词，开幕闭幕词，答谢告别词，感谢致歉词 。,一、商务文书的分类,二、商务文书的结构,（一）信函的基本结构 1、

3、信文的结构（三部分） （1）开头部分：标题，居中；函号，题下居中；称呼，顶格；问候，缩行。 （2）主体部分：信函的内容，可划分段落。 （3）结尾部分： 结束语；祝福语；落款； 补叙（顺带问候、补充内容）；附 件；抄送。 （4）其它部分：密级。,2、封文的结构 信封分为银行式、口袋式、窗口式三种。以横写为例。 （1）收信人地址：位于信封左上角。内容包括邮编、所在地、街道、门牌号单位。 （2）收信人名称：位于信封中间居中位置。内容包括单位名称、个人姓名、称呼（邮递员对收信人的称谓）。 （3）发信人地址：位于信封右下角。地址、单位、姓名、邮编。,二、文书的基本结构,关于来函提议问题的答复 2013字

4、（118）号 研究院： 首先感谢贵院对环境保护工作的关心与支持。贵院2013年2月13日来函提议的关于本市一些县区供暖排放超标隐患问题的解决办法，经研究认为可行，现已通知有关县按照提议方案解决，限期消除隐患。特此函达。 此致 敬礼！ 附：关于限期排除取暖排放隐患的通知 市环保局（盖章） 2013年2月16日,二、文书的基本结构,（二）柬帖的结构： 结构、格式已经规范化（略）。 （三）致辞的结构： 1、标题 内容概括： 开幕词。 2、称谓 敬语加名称。如“尊敬的刘水博士：” 3、正文 要表达的内容。 4、落款 署名、日期。,三、文书的基本要求,（一）5C原则： 1、礼貌：只见文字不见面，所有情感

5、都靠文字传达。 2、简洁：容量有限，尽量简短，因此需习惯沿用文言词汇。 3、清晰：要表达的问题述说明白。（来信收到） 4、完整：结构不短缺，内容无遗漏。（如问候的范围） 5、正确：文字语词不要错白。（如：哥哥上吊、粮食狗吃，和一大狼住在一起，天天咬醒，匆来看我！）,（二）收发信注意事项 1、发信：不超重、不夹带、贴足邮票；恰当地折叠信纸，密封好信封（带信一般不封口）。 2、收信：代收不扣押、不拆看，拆前要看密级，拆时要小心；认真阅读，收到即复；妥善处理，不得公开。 （拆看、公开、丢弃往往带来严重后果。照片事件导致一个班的人死亡）,三、文书的基本要求,（一）提称语： 对父母：膝下、膝前、尊前 对

6、长辈：尊前、尊右、尊鉴、赐鉴、座下、座右、侍下 对平辈：阁下、足下、台鉴、大鉴、雅鉴、惠鉴、礼鉴、 台启、亲鉴、爱鉴（爱人）、公鉴（多人） 对晚辈：知之、知悉、阅悉、亲阅、亲鉴、收阅、收览 对领导：勋鉴、钧鉴、钧座、台座、麾鉴、尊鉴、惠鉴 对师长：函丈、帐下、讲席、座右、道席 对学者：英鉴、伟鉴、台鉴、史席、撰席、文几、案前,附录：书信礼貌用语,（二）祝颂语： 请候语：恭叩、敬请、恭请、敬颂、即请、顺侯 （三）问候语： 对父母：金安、福安 文教界：道安、文祺、撰安 对师长：道安、铎安、教安 财经界：筹安、财安、商安 对长辈：尊安、福安、崇安 宗教界：道安、法安、教安 对平辈：台安、大安、近安

7、军政界：钧安、勋祺、政安 对晚辈：近佳、近好 主管部门：钧安、钧祺,书信礼貌用语,书信礼貌用语,（四）开头语 颁来手示，诵悉一切。承赐教言，十分感激。 大示拜读，心折殊深。大函细读，尊意俱悉。 得书之喜，喜不自胜。大札拜读，敬佩之至。 惠书敬悉，情意拳拳。兹蒙惠书，快慰莫名。 昨得手书，反复读之。顷接手示，如见故人。 拳拳盛意，感莫能言。顷接手示，甚欣甚慰。 久不通函，至以为念。前上一函，谅已入鉴。 喜接来函，欣慰无量。敬悉康和，至为欣慰。,书信礼貌用语,（三）思念语 岁月不居，时节如流。别后月余，殊深驰系。 分手多日，别来无恙？一别累月，思何可支？ 海天在望，不尽依依。别后萦思，愁肠日转。

8、离别情怀，今犹耿耿。别来良久，甚以为怀。 故园代切，梦寐神驰。海天相望，思念切切。 别后萦思，愁肠日转。心路咫尺，灵犀相通。,书信礼貌用语,（四）钦佩语 奉读大示，向往尤深。大示拜读，心折殊深。 大作拜读，敬佩之至。久钦鸿才，时怀渴想。 蒙赐大著，拜服之至。顷读惠书，如闻金石。 （五）致歉语 惠书敬悉，甚感盛意，久未通函，迟复为歉。 音问久疏，抱歉良深。抱歉之情，莫可言表。 久未请安，深以为歉。未能践约，抱歉良深。 满腔歉意，寤寐难安。有负雅意，尚希恕之。,书信礼貌用语,（六）自述语 敝寓均安，可释远念。阖寓无恙，请释悬念。 愚体初安，承问极感。眷属安健，聊可告慰。 微恙已愈，顽健如昨，请勿挂

9、怀。 （七）祝贺语 欣闻.，谨寄数语，聊表祝贺。 谨以至诚，恭贺. 喜闻.，由衷快慰，匆致此函，诚表贺意。 （八）致哀语 惊悉逝世，不胜哀悼。顷接仆告，不胜伤悼。 惊闻作古，家失柱石，悲痛万分。,书信礼貌用语,（九）致谢语 承蒙关注，特此感谢。承蒙关照，不胜感激。 来示读悉，十分感谢。厚情盛意，应接不遑， 切谢切谢。劳神为谢。费神之处，泥首以谢。 承赐忠言，心感何极。承蒙忠告，铭感铭感。 承蒙见教，获益甚多。承示诚挚，佩其感甚。 顷得惠函并照片种种，感谢之至。备荷关照， 铭记五内。承蒙惠赠，忠心感谢。前承馈赠， 倾感不胜。承蒙存问，不胜感谢；如此厚赠， 实深惶涑。既荷盛钱，复蒙躬送，感谢无既。,书信礼貌用语