电子合同管理需求分析

1、. “电子合同管理系统”需求分析说明书 2011- 2-04 文档作者：陈云青 日期： 福州软件职业技术学院 ;. . 引言 . 2 1.1项目背景 . 2 1.2项目目标 . 3 2系统功能结构图 . 3 3.系统工作原理 . 4 4.电子合同管理系统业务处理数据流程 . 6 4.1电子合同管理系统 . 6 4.1.1.数据流程图 . 6 4.1.2.数据词条 . 8 4.2.电子合同业务处理 . 10 4.2.1.数据流程图 . 10 4.2.2.数据词条说明 . 11 4.3.新建合同管理 . 15 4.3.1.数据流程图 . 15 4.3.2数据词条说明 . 15 4.4.合同审批管理

2、 . 18 4.4.1数据流程图 . 18 4.4.2数据词条说明 . 18 4.5.冻结解冻 . 21 4.5.1数据流程图 . 21 4.5.2.数据词条说明 . 21 4.6.合同修改 . 24 4.6.1.数据流程图 . 24 4.6.2.数据词条说明 . 24 4.7.项目管理 . 26 4.7.1.数据流程图 . 26 4.7.2.数据词条说明 . 26 5.E-R图 . 27 引言 1.1项目背景 项目的任务提出者：张鲲 ;. . 开发者：计算机办公应用（1）班 用户：各大中小企业 1.2项目目标 由于原来的合同管理采用人为传递的方式，人工审核，浪费时间，还有数据的保存不易，浪费

3、大量的人力，物力，和财力。电子合同管理系统可以大大的改善这些资源浪费的情况，只需一台管理机一个管理员以及根据企业的规模提供几台 编写机和方便上级的审核机就可。本系统可以提高对新合同的编写速度，对合同进行快速审核，使得审核更方便，节省了上级的合同审核的过程。 2系统功能结构图合同管理统查询统计合同流程系统管理管理管理合审合合查查查日权同客同批同文部员询询日询志限信户实流信件门工系志合排管管息管施息转管管管统同查序理理管理管控管理理理信管信询理理理制息息理员权权工角限限角色位校色管设验配理置置 ;. . 3.系统工作原理 由合同拟定人拟定合同提交，业务流程描述：合同发起人根据领导指定的合同类别新建

4、一份合同，填写合同内容后并指定合同负责人，合同状态为“已新建”，之后提交给合同负责人审批。如果审批未通过，则退回至合同发起人，合同状态为“已退回”，由该发起人对合同的信息进行再次修正。合同负责人可以对合同进行生效和作废操作，状态分别为“已生效”和“已作废”。在当前时间超过合同。 的终止时间时，系统自动将合同的状态改为“已终止”表示合同已经终止办结。;. . 开始发起人新建合同发给未通过的审批人yes审批人返还给发no起人发起人提交审批发起人解冻提交给发起人等待解冻审批人审批是否冻结nono是否审批yes是否结办负责人汇报情况no发起人修改合同内容合同是否期满yes结束 ;. . 4.电子合同管

5、理系统业务处理数据流程 4.1电子合同管理系统 4.1.1.数据流程图 ;. . 负责人合同完成情况合同完成情况审批意见冻结解冻合同信息电子合同系统处理合同信息发起人审批人合同信息表办结审核合同信息日志信息合同完成情况附件表日志信息拒批合同合同日志信息表 ;. . 4.1.2.数据词条 1）数据词条描述 a)数据流名：合同信息 说明：合同的状态内容信息， 数据流来源：发起人 数据流去向：审批人，日志信息表 数据流组成：合同信息=发起人新建+合同内容 +新建时间 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 b）数据流名：冻结解冻合同信息 说明：发起人冻结合同或解冻合同所发信息 数据流来源：发起人 数据流

6、去向：审批人 数据流组成：冻结解冻合同信息=冻结解冻原因+冻结解冻时间 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 c) 数据流名：拒批合同 说明：审核人不同意合同不给予审批退回给发起人修改 数据流来源：审批人 数据流去向：发起人 数据流组成：拒批合同=合同+审批人拒批 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 数据量：暂不统计 d) 数据流名：日志信息 说明：电子合同系统所做的一切加工的信息 数据流来源：日志信息表 数据流去向：发起人，审批人 数据流组成：日志信息=合同信息+系统加工 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 e) 数据流名：办结审核 说明：合同已不需要上级审核，可进行实施 数据流来源：审核人

7、数据流去向：负责人 数据流组成：办结审核=合同信息+审批人结办 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 f) 数据流名：合同完成情况 说明：合同开始实施，负责人汇报工程进度 数据流来源：负责人 数据流去向：审批人，发起人，负责人 ;. . 数据流组成：合同完成情况=合同信息+工程进度+汇报时间 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 g) 数据流名：审批意见 说明：审批人对合同进行审批的意见，通过或不通过 数据流来源：审批人 数据流去向：审批人，发起人，负责人 数据流组成：审批意见=合同信息+审批信息+审批时间 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 2）存储池描述 A)数据文件名：合同信息表 简述：记录

8、公司合同信息的表 输入数据：合同拟定人输入数据 输出数据：审批人或负责人查看信息 数据文件组成：合同日志信息表=合同ID+发起人编号+负责人名称+合同标题+甲方名称+乙方名称+我方签署人+对方签署人+签署日期+生效日期+终止日期+备注+合同状态 存储方式：顺序，关系表 存取频率：频繁 数据文件名：合同日志信息表 B)简述：用于存放合同加工信息的表 输入数据：公司人员对合同进行修改时 输出数据：发起人或审核人查看时 数据文件组成：日志ID+合同ID+操作说明+操作时间+操作人号 存储方式：顺序，关系表 存取频率：频繁 数据文件名：附件表 C)简述：记录公司合同的附件信息记录的表 输入数据：发起人

9、上传附件时 输出数据：审批人负责人查看时 数据文件组成：附件ID+合同ID+附件地址+附件名称+附件说明 存储方式： 顺序，关系表;. . 存取频率：一般 4.2.电子合同业务处理 4.2.1.数据流程图 完成情况库合同完成情况1.5项目汇报日志信息表合同完成情况发起人合同信息1.6日志管理合同信息发出冻结解冻消息合同信息日志信息审批意见1.3冻结解冻合同信息表日志管理1.6合同信息表写入信息合同1.4修改冻结或解冻消息日志信息表新建合同1.1合同信息合同审核1.2合同办结信息负责人日志信息报合同信息拒批合同合同审批人合同完成情况读出信息合同完成情况合同实施信息1.5项目汇进程表 ;. . 4

10、.2.2.数据词条说明 1）数据词条描述 a)数据流名：合同信息 说明：合同的状态内容信息， 数据流来源：发起人 数据流去向：审批人，日志信息表 数据流组成：合同信息=发起人新建+合同内容 +新建时间 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 b）数据流名：拒批合同 说明：顾客结账的时候，审批人拒绝审批的合同 数据流来源：审批人 数据流去向：发起人 数据流组成：拒批合同=合同信息+审批人信息+拒批时间 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 d) 数据流名：冻结或冻结消息 说明：发起人因某原因需立即修改合同发出的信息，发起人解除冻结发出的信息 数据流来源：发起人 数据流去向：审批人 数据流组成：冻结或冻

11、结消息=冻结解冻原因+冻结解冻时间 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 e) 数据流名：审批意见 说明：审批人对合同进行审批的意见，通过或不通过 数据流来源：审批人 数据流去向：审批人，发起人，负责人 数据流组成：审批意见=合同信息+审批信息+审批时间 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 f) 数据流名：合同办结信息 说明：合同通过所有审批后办理后要开始实施 数据流来源：审批人 数据流去向：负责人 数据流组成：合同办结信息=办结时间+合同信息+负责人信息 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 g) 数据流名：合同实施信息 说明：合同开始实施信息 数据流来源：负责人 数据流去向：审批人 数据流组成

12、：合同开始实施信息=合同信息+负责人信息+开始时间 ;. . 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 h) 数据流名：合同完成情况 说明：合同实施过程中的情况 数据流来源：负责人 数据流去向：审批人 数据流组成：合同完成情况=合同信息+工程时间+完成情况 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 i) 数据流名：日志信息 说明：系统进行各个加工时的信息 数据流来源：各个加工 数据流去向：日志信息表 数据流组成：日志信息=加工信息+加工时间+日志编号 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 2）存储池描述 A)数据文件名：合同信息表 简述：记录公司合同信息的表 输入数据：合同拟定人输入数据 输出数据：审批人或

13、负责人查看信息 数据文件组成：合同日志信息表=合同ID+发起人编号+负责人名称+合同标题+甲方名称+乙方名称+我方签署人+对方签署人+签署日期+生效日期+终止日期+备注+合同状态 存储方式：顺序，关系表 存取频率：频繁 数据文件名：合同日志信息表 B)简述：用于存放合同加工信息的表 输入数据：公司人员对合同进行修改时 输出数据：发起人或审核人查看时 数据文件组成：日志ID+合同ID+操作说明+操作时间+操作人号 存储方式：顺序，关系表 存取频率：频繁 数据文件名：进程表 C)简述：合同完成情况 ;. . 输入数据：负责人输入完成情况 输出数据：审批人查看完成情况 数据文件组成：完成情况库= 存

14、储方式：关键码 存取频率：一般 3.加工逻辑词条描述 a) 加工名：新建合同 加工编号：1层 简要描述：发起人对新建合同进行管理 输入数据流：合同信息 输出数据流：合同信息 加工逻辑：新建合同，若新建成功则提交审核，不新建，则不进行数据流通 加工名：合同审批b) 加工编号：1层 简要描述：审批人对合同进行审批 输入数据流：合同信息 输出数据流：合同信息 加工逻辑：审批合同若通过则提交结办，若不通过则返还给发起人修改 加工名：合同办结c) 加工编号：1层 简要描述：审批人对合同进行办结 输入数据流：合同信息 输出数据流：合同信息 加工逻辑：结办后发给负责人 加工名：合同冻结 d) 加工编号：1层

15、 简要描述：发起人对合同进行冻结 输入数据流：冻结信息 输出数据流：合同信息;. . 加工逻辑：发起人发出冻结信息使信息冻结 f) 加工名：合同解冻 加工编号：1层 简要描述：发起人对合同进行解冻 输入数据流：解冻信息 输出数据流：合同信息 加工逻辑：发起人发出解冻信息使信息解冻 加工名：合同修改g) 加工编号：1层 简要描述：发起人对合同进行修改 输入数据流：退回合同 输出数据流：改后信息 加工逻辑：发起人对返还合同进行修改后重新提交审批 加工名：项目汇报 h) 加工编号：1层 简要描述：负责人对项目进度进行汇报 输入数据流：项目进度 输出数据流：项目进度 加工逻辑：负责人向审批人汇报项目的

16、进度 加工名：日志管理g) 加工编号：1层 简要描述：对所有日志信息进行整理以便查阅 输入数据流：日志信息 输出数据流：日志信息 加工逻辑：日志管理对日志信息进行整理后可让审批人和发起人查阅;. . 4.3.新建合同管理 4.3.1.数据流程图 员工表合同信息表日志信息表合同信息负责人信息1.1.1获取负责发起人合同信息1.1.2新建合同人信息合同信息返还信息审批人1.1.添加附附件信信附件信附件表 4.3.2数据词条说明 1）数据词条描述 a)数据流名：合同信息 说明：合同的状态内容信息， 数据流来源：发起人 数据流去向：审批人，日志信息表 数据流组成：合同信息=发起人新建+合同内容 +新建

17、时间 b）数据流名：负责人信息 说明：对于该合同负责的人的信息 数据流来源：员工表 数据流去向：合同信息 数据流组成：负责人信息=员工号+员工名+部门ID+联系电话+email 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 c) 数据流名：附件信息 说明：发起人所添加附件的信息 数据流来源：发起人 ;. . 数据流去向：附件表 数据流组成：附件信息=附件ID+附件名称+附件地址+附件说明 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 d) 数据流名：返还信息 说明：审批人未通过合同所发回的信息 数据流来源：审批人 数据流去向：发起人 数据流组成：返还信息=审批人ID+合同信息+返还时间 数据量：暂不统计 流通量：

18、暂不统计 2）存储池描述 A)数据文件名：合同信息表 简述：记录公司合同信息的表 输入数据：合同拟定人输入数据 输出数据：审批人或负责人查看信息 数据文件组成：合同日志信息表=合同ID+发起人编号+负责人名称+合同标题+甲方名称+乙方名称+我方签署人+对方签署人+签署日期+生效日期+终止日期+备注+合同状态 存储方式：顺序，关系表 存取频率：频繁 数据文件名：日志信息表 B)简述：用于存放合同加工信息的表 输入数据：公司人员对合同进行修改时 输出数据：发起人或审核人查看时 数据文件组成：日志ID+合同ID+操作说明+操作时间+操作人号 存储方式：顺序，关系表 存取频率：频繁 数据文件名：员工表

19、 C)简述：用于存放员工信息 输入数据：员工信息 输出数据：员工信息 数据文件组成：员工信息=员工号+员工名+部门ID+练习电话+email ;. . 存储方式：关键码 存取频率：频繁 数据文件名：附件表 D)简述：用于存放附件信息 输入数据：附件信息 输出数据：附件信息 数据文件组成：附件信息=附件ID+附件名称+附件地址+附件说明 存储方式：关键码 存取频率：频繁 3.加工逻辑词条描述 a) 加工名：获取负责人信息 加工编号：2层 简要描述：向员工表获取信息 输入数据流：员工信息 输出数据流：员工信息 加工逻辑：写入负责人信息若在员工表上则确认获取 b) 加工名：新建合同 加工编号：2层

20、简要描述：发起人对新建合同进行管理 输入数据流：合同信息 输出数据流：合同信息 加工逻辑：新建合同，若新建成功则提交审核，不新建，则不进行数据流通 c) 加工名：添加附件信息 加工编号：2层 简要描述：发起人对新建合同进行添加附件 输入数据流：合同信息，附件信息 输出数据流：合同信息，附件信息 加工逻辑：对新建合同进行添加附件信息若有附件则信息加入附件表若无则;. . 跳过 合同审批管理4.4. 数据流程图4.4.1 1.2.3反退给发起人合同信息发起人冻结信息结批1.2.1合同审审批未通过审批人合同信息批合同信息解冻信息1.4.3重新提1.4.2返还给审批通过日志信息表否，提交给上级审核合同

21、结1.2.2是，提交负责人办1.3.3合同解系统日志表冻返还信息合同信息发起人修改交写入信息合同信息表负责人合同信息表 4.4.2数据词条说明 1）数据词条描述 a)数据流名：合同信息 说明：合同的状态内容信息， 数据流来源：发起人 数据流去向：审批人，日志信息表 数据流组成：合同信息=发起人新建+合同内容 +新建时间 b）数据流名：审批未通过 说明：顾客结账的时候，审批人拒绝审批合同的信息 数据流来源：审批人 数据流去向：发起人 数据流组成：审批未通过=审批人+拒绝审批合同 数据量：暂不统计 c) 数据流名：审批通过 说明：审批人通过审批 ;. . 数据流来源：审批人 数据流去向：审批人或负

22、责人 数据流组成：审批通过=审批人信息+审批时间+合同信息 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 e)数据流名：否，提交上级审核 说明：合同不办结继续提交给更上一级审核 数据流来源：审批人 数据流去向：审批人 数据流组成：否，提交上级审核=审批人信息+提交时间+合同信息 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 f)数据流名：是，合同办结 说明：合同通过所有审批后办结 数据流来源：审批人 数据流去向：负责人 数据流组成：是，合同办结=审批人信息+办结时间+合同信息 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 2）存储池描述 A)数据文件名：合同信息表 简述：记录公司合同信息的表 输入数据：合同拟定人输入数据

23、输出数据：审批人或负责人查看信息 数据文件组成：合同日志信息表=合同ID+发起人编号+负责人名称+合同标题+甲方名称+乙方名称+我方签署人+对方签署人+签署日期+生效日期+终止日期+备注+合同状态 存储方式：顺序，关系表 存取频率：频繁 数据文件名：日志信息表 B)简述：用于存放合同加工信息的表 输入数据：公司人员对合同进行修改时 输出数据：发起人或审核人查看时 数据文件组成：日志ID+合同ID+操作说明+操作时间+操作人号 存储方式：顺序，关系表 ;. . 存取频率：频繁 3.加工逻辑词条描述 a) 加工名：合同审批 加工编号：2层 简要描述：审批人对合同进行审批 输入数据流：合同信息 输出

24、数据流：合同信息 加工逻辑：审批合同若通过则提交结办或继续提交审批，若不通过则返还给发起人修改 加工名：合同办结 b) 加工编号：2层 简要描述：审批人对合同进行办结 输入数据流：合同信息 输出数据流：合同信息 加工逻辑：结办后发给负责人 加工名：退回给发起人c) 加工编号：2层 简要描述：审批未通过返还给发起人 输入数据流：合同信息 加工逻辑：审批未通过返还给发起人修改 ;. . 4.5.冻结解冻 4.5.1数据流程图 合同信息表系统日志表1.3.1合同审1.3.2合同 4.5.2.数据词条说明 1）数据词条描述 a) 数据流名：冻结信息 说明：发起人因某原因需立即修改合同发出的信息 数据流

25、来源：发起人 数据流去向：审批人 数据流组成：冻结消息=冻结原因+冻结时间 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 b)数据流名：合同信息 说明：合同的状态内容信息， 数据流来源：发起人 数据流去向：审批人，日志信息表 数据流组成：合同信息=发起人新建+合同内容 +新建时间 e) 数据流名：解冻信息 说明：发起人修改冻结信息后重新提交审核 ;. . 数据流来源：发起人 数据流去向：审批人 数据流组成：解冻信息=解冻时间+合同信息+审批人信息 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 e) 数据流名：返还信息 说明：审核人接到冻结信息后返还合同信息给发起人 数据流来源：审批人 数据流去向：发起人 数据流组

26、成：返还信息=返还时间+合同信息+审批人信息 数据量：暂不统计 流通量：暂不统计 2）存储池描述 A)数据文件名：合同信息表 简述：记录公司合同信息的表 输入数据：合同拟定人输入数据 输出数据：审批人或负责人查看信息 数据文件组成：合同日志信息表=合同ID+发起人编号+负责人名称+合同标题+甲方名称+乙方名称+我方签署人+对方签署人+签署日期+生效日期+终止日期+备注+合同状态 存储方式：顺序，关系表 存取频率：频繁 数据文件名：日志信息表 B)简述：用于存放合同加工信息的表 输入数据：公司人员对合同进行修改时 输出数据：发起人或审核人查看时 数据文件组成：日志ID+合同ID+操作说明+操作时

27、间+操作人号 存储方式：顺序，关系表 存取频率：频繁 3.加工逻辑词条描述 a) 加工名：合同审批 加工编号：2层 简要描述：审批人对合同进行审批 ;. . 输入数据流：合同信息 输出数据流：合同信息 加工逻辑：审批合同若通过则提交结办或继续提交审批，若不通过则返还给发起人修改 b) 加工名：合同冻结 加工编号：2层 简要描述：发起人对合同进行冻结 输入数据流：冻结信息 输出数据流：合同信息 加工逻辑：发起人发出冻结信息使信息冻结 加工名：合同解冻c) 加工编号：2层 简要描述：发起人对合同进行解冻 输入数据流：解冻信息 输出数据流：合同信息 加工逻辑：发起人发出解冻信息使信息解冻 ;. . 4.6.合同修改 4.6.1.数据流程图 1.4.1审核未合同信息审批人通过合同信息合同信息日志信息表 4.6.2.数据词条说明 1）数据