《电子邮件使用技巧》PPT课件.pptx

1、电子邮件使用指南,张健 Email:,目录,电子邮件概述 电子邮件使用技巧 管理好电子邮箱 设置电子邮件客户端 案例讨论,电子邮件概述,电子邮件(Email)是一种最重要的职场沟通方式 企业用户电子邮件的用途主要体现为：,日常工作交流 传递公司的产品与服务信息 获取外界信息 展示企业形象等,电子邮件概述,现代企业工作强度大，工作量大 领导没有那么多时间面对面听取工作汇报 而且领导也更健忘，需要邮件提醒据统计 不少企业工作完全依赖电子邮件 80%的职场人，每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件 70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件 30%的职场人，即

2、使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录电子邮箱，查有没有漏掉紧要的任务,电子邮件概述,电子邮件基本目的：明晰责任 如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。 电邮存在邮件服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉 QQ虽然直接，但是存在多终端登录（手机、PC、平板等）的情况，对话记录不易保存和整理 电子邮件的作用 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个

3、性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端,电子邮件使用技巧,需要发送邮件的情况 正式工作报告 部门之间事务往来 通知 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项,电子邮件使用技巧,邮件格式 邮件一定要注明标题 通常人们会根据主题判断邮件的重要性 标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理,电子邮件使用技巧,邮件格式 邮件一定要注明标题 以下主题是否恰当？ 无主题 X总，关于您2月7日提出的XX影城洗手间水池台面存在积水问题的回复 王经理收 关于XX影城电梯维修、销

4、售提成政策、雷神5超前点映以及相关纪念品抽签派送等问题的回复 RE 邮件标题应符合以下要求： 一定不要空白标题，这是非常不专业的表现 标题要简短，不宜冗长 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题 一封信尽可能针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以便日后整理 可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题 标题千万不要出现错别字,电子邮件使用技巧,邮件格式 如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注 结尾签名 对方可以清

5、楚的知道发件人信息 Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多 电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分 正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系的邮件）都有统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时，这种效应更加明显,电子邮件使用技巧,邮件格式 如何设置结尾签名-以QQ邮箱为例,1、进入QQ邮箱 2、点击【设置】 3、进入【邮箱设置】页面，该页面内容较多，往下找,电子邮件使用技巧,邮件格式 如何设置结尾签名-以QQ邮箱为例,4、找到【个性签名】 5、点击【添加个性签名】 6、进入【新建个性签名】

6、编辑器，在此可以编辑自己的邮箱签名。然后点击【确定】,该编辑器的使用方法，与Word基本相同，可以设置字体、大小、颜色等等 签名应直观明了、简洁干练，体现职业性,电子邮件使用技巧,邮件发送对象的选择,工作计划的发送对象 经理人的工作计划主送(To)工作计划的下达对象，抄送(CC)直接上级、间接上级、部门内部相关经理人 为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理 项目通报类的邮件 主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导 寻求跨部门支持的邮件 一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级，同时抄送本部门的直接上级。这

7、样往往可以获得支持部门的更好的支持,电子邮件使用技巧,邮件发送对象的选择,小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能 CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情况 BCC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心接收方回复这封信！） 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和“垃圾” “全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议 应该是只有我收到12封回复，而不是大家收到1212=144封！ 回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮

8、件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联（“线索”） 一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件,电子邮件使用技巧,邮件发送对象的选择,选择邮件发送对象的时候，应避免以下现象 非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要，而将邮件抄送给包括直接和间接经理 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不必深入了解的业务细节（例如年终奖计税采取哪种方式） 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流或者QQ直接沟通代替，注意保留沟通记录 对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，

9、不停交互邮件与发件人讨论（讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件） 不能随便向群体邮箱发送不必要消息（一个人找雨伞，向公司全体人员发邮件，会导致数百人中断工作来看这个信息）,电子邮件使用技巧,邮件内容,写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达（Keep It Short and Simple） 在语气方面，要尽量保持正式和尊敬 切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话 Email会被记录并有证可查 避免非相关主题性的言语 勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题 勿任意或无心地浪费网络流量 传送冗长文字与大型图像均会占用大量的网络流量，造成网络塞车 保持专业 避免利用工作的

10、电子邮箱发送私人邮件 不要使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻,电子邮件使用技巧,邮件内容,Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确 保持每个段落都简短不冗长 一次邮件交待完整信息 不要过两分钟之后再发“补充”或者“更正”之类的邮件，这让人反感 注意字体大小要适中、字体尽可能统一 如果写英文邮件，特别注意不要全用大写 注意编码 通过客户端（如Outlook、Foxmail等）发邮件，中文邮件应该选择GB2312的编码 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 附件文件应按有意义的名字命名 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 如果附件是特殊格式文件（

11、如ZIP），应在正文中说明打开方式，以免影响使用,电子邮件使用技巧,邮件内容,内容和格式要相符，避免写太多情感的东西 基于证据，写事实；保持理性和职业态度。 切记收信对象是一个人，而不是一台机器 许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出而伤到对方，甚至引起冲突 避免情绪激动的时候回信（放1-2天） 确定是否必须以邮件回复：如果对方的内容中带有情绪，最好面对面回应 有意见要提时，请先思考，这个问题都需要哪些相关人知道，避免将事态扩大,电子邮件使用技巧,回复别人的邮件,及时回复邮件 收到他人的重要电子邮件后应即刻回复对方，这是对他人的尊重； 理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；

12、对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对 于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时； 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”； 及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。,电子邮件使用技巧,回复别人的邮件,进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。 回复不得少于10个字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“

13、已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通、会议等其他方式进行交流后再做判断。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读,电子邮件使用技巧,回复别人的邮件,要区分单个回复和全部回复 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了； 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复”，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情； 如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要

14、当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。 点击“回复全部”前，请三思而后行！ 主动控制邮件的来往 为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”,电子邮件使用技巧,撤回自己的邮件,寄出了一份邮件，突然发现忘了添加附件，或者觉得不妥,电子邮件使用技巧,撤回自己的邮件,进入【已发送】，选择需要撤回的邮件 点击邮件上方的【撤回】按钮,电子邮件使用技巧,撤回自己的邮件,弹出【撤回邮件】对话框，点击【确认】 QQ邮箱仅尝试撤回发往QQ邮箱的邮件，不支持从其他邮箱撤回 如果对方已经阅读，将无法撤回,电子邮件使用

15、技巧,撤回自己的邮件,弹出【撤回邮件】对话框，显示撤回操作完成，返回邮件编辑窗口，此时，邮件可以再次编辑和发送,电子邮件使用技巧,邮件的其他注意事项,沟通确认和反馈 对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；或请对方确认收到Email 如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒 转发敏感或者机密信息要小心谨慎 不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人 养成用邮箱的习惯,管理好电子邮箱,邮件分类归档,为提高工作效率，可以对往来邮件进行分类整理,管理好电子邮箱,邮件分类标签,管理好电子邮箱,邮件通讯录管理,可以将联系人进行分组，进一步提高工作效率，特别是可以

16、避免将同名同姓不同部门的人员搞混,设置电子邮件客户端,电子邮件客户端,邮件客户端通常指使用IMAP/APOP/POP3/SMTP/ESMTP/协议收发电子邮件的软件。用户不需要登入邮箱就可以收发邮件。 常用的邮件客户端包括：MS Outlook，Foxmail，Mozilla Thunderbird等,1、启动Outlook2010，点击文件，点击【添加帐户】,设置电子邮件客户端,电子邮件客户端,2、在【添加新账户】页面，选择【电子邮件帐户】，点击【下一步】,设置电子邮件客户端,电子邮件客户端,3、在【添加新账户】页面，选择【手动配置服务器设置或其他服务器类型 】，点击【下一步】,设置电子邮件

17、客户端,电子邮件客户端,4、在【添加新账户】页面，选择【Internet电子邮件】，点击【下一步】,设置电子邮件客户端,电子邮件客户端,5、在【添加新账户】页面，按上图填写相应信息，点击【其他设置】,设置电子邮件客户端,电子邮件客户端,6、在【Internet电子邮件设置】页面，选择【高级】，进行相应设置，然后点击【确定】,1、勾选【此服务器要求加密连接（SSL）】 2、将【发送服务器（SMTP）】的端口号修改成465或587,3、将【使用以下加密连接类型”修改为“SSL”连接,4、勾选【在服务器上保留邮件的副本】，不要勾选【XX天后删除服务器上的邮件副本】，非常重要！否则Outlook会自动

18、删除服务器上的邮件。,设置电子邮件客户端,电子邮件客户端,7、在【其他设置】之后，点击【下一步】,设置电子邮件客户端,电子邮件客户端,8、点击【下一步】后，弹出【测试账户设置】页面。若【发送测试电子邮件信息】失败，可在【其他设置】中，将【发送服务器（SMTP）】的端口号修改成465或587,设置电子邮件客户端,电子邮件客户端,9、点击【完成】,案例讨论,史上最牛女秘书,4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语

19、气生硬的“谴责信”。 陆纯初在这封用英文写就的邮件中说，“我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？”（事实上，英文原信的口气比上述译文要激烈得多）。陆在发送这封邮件的时候，同时传给了公司几位高管。 面对大中华区总裁的责备，一个小秘书应该怎样应对呢？一位曾在GE和甲骨文服务多年的资深人士告诉记者，正确的做法应该是，同样用英文写一封回信，解释当天的原委并接受总裁的要求，语气注意要温婉有礼。同时给自己的顶头上司和人力资源部的高管另外去信说明，坦承自己的错误并道歉。 但是瑞贝卡的做法大相径庭，并最终为她在网络上赢得了“史上最牛女秘书”的称号。,案例讨论,史上最牛女秘书,案例讨论,史上最牛女秘书,本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC（北京）