股份有限公司文件资料归档管理制度范例

1、股份有限公司文件资料归档管理制度 （WORD3 页 ）【范例】11、目的：为了强化全员档案工作意识，保证归档文件资料的统一性、完整 性和正确性，明确各部门和档案室工作流程，使档案更好的服务于生产和公司管理，保证公司文 件和资料的安全，公司内部和外来文件和资料的管理，防止公司经济利益遭受 损害，特制定本制度。2、适用范围：适用于公司各部门原始文件、资料在档案室的归档、管理和 借阅。3、职责：3.1 档案室负责文件、资料的归档和管理；3.2 各部门负责将文件和资料的原始文档送档案室归档和管理、同时自行 负责备份电子文档。4、条款：4.1 技术文件的归档4.1.1 对外来的技术文件、技术标准及其他技

2、术资料，由技术部负责整理， 并将整理完的技术资料转交档案室，档案室建立清单管理并存档。4.1.2 技术工艺文件、检验标准、原材料定额、工程变更、工艺改进报告、技术研发总结报告等文件资料，由技术部负责整理，并将整理完的文件资料转交档案室，档案室 建立清单管理并存档。4.2 设备档案的归档4.2.1 引进设备，在签订引进合同（协议）时，应将完整、准确的设备技术档案包括在内。同时设备采购合同、设备技术档案等资料由工程部整理，并将整理后的资料转交档案室，档案室建立清单并存档。4.3 采购物资文件与资料的归档4.3.1 物资部采购物资的合同，管理供应商的原始文件、资料，由物资部负责整理，并将整理完的资料

3、转交档案室，档案室建立清单并存档。4.4 专利、认证资料的归档4.4.1 档案室负责专利的归档管理。4.4.2 档案室负责质量体系认证原件的归档管理。4.4.3 档案室负责产品认证的原件的归档管理。4.5 管理文件的归档4.5.1 质量部负责按照管理类文件归档范围，将收集到的企业管理文件材料整理，并将整理完的管理文件资料转交档案室，档案室建立清单并存档。4.6 市场部销售合同4.6.1 市场部销售合同及其附件，由市场部负责整理，并将整理完的资料转 交档案室，档案室建立清单并存档。4.7 声像、电子文档归档4.7.1 档案室负责将纸质材料不便于保管或必须保存电子文件的资料用扫描 仪扫描存档。4.

4、7.2 各部门在整理照片、磁带、磁盘、光盘、录像带等资料时，必须注明 资料内容，列出清单，与档案管理员一起验证资料内容后，办理移交手续由档案室归档。4.8 各部门必须把文件资料的形成、积累、整理和归档，纳入各项工作程 序中，列入有关部门和人员的岗位职责中。4.9 各类需要归档的文件资料由归档部门送交档案室归档，归档部门负责 填写移交清单一式两份，填写时，必须按照要求将归档文件资料名称、编号、份数、每份文件的页数（注：有文字内容的即为一页），文件发放范围（临时工艺应有回收日 期）等内容填写清楚，双方确认后签字并各执一份。移交清单格式由档案 室编制，做为一项质量记录在档案室归类编号。4.10 文件

5、资料的借阅4.10.1 借阅部门填写文件资料借阅登记表，填写时必须按照要求将归档文件资料名称、编号、份数、每份文件的页数（注：有文字内容的即为一页）、借阅部门/人等内容填写清楚。借阅本部门存档文件资料，本部门经理审核即可。借阅非本部存档 文件资料，本部门经理审核后经总经理批准即可。审核批准后借阅部门和档案 室双方确认后签字并各执一份。文件资料借阅登记表格式由档案室编制， 做为一项质量记录在档案室归类编号。4.10.2 借阅部门负责借阅文件资料的完整、无污损，并按期归还（如果由 于工作需要，到期时到档案室办理续借手续）。归还时，档案室检查文件资料是否完整、无污损。 对未按期归还或文件资料污损或丢

6、失的情况，档案室对责任人提请总经理批准 予以处罚（罚款金额按实际情况定）。4.10.3 档案室的文件规定借阅时间为 15 个工作日。4.11 对文件中没有提及的其他文件，暂由原负责部门存档管理。5保密制度5.1 档案室保管全公司的档案，要创造一切手段，保证档案的绝对保密和 安全，档案管理员要经常检查安全保密问题，发现不安全、不保密因素及时提出并尽快解决，以防 意外。5.2 档案室的档案管理员要做到：本人负责的档案要妥善保管，不得丢 失，不得违反公司规定的保密制度。5.3 档案室的文件不准随便翻印和抄录，确需抄录或翻印时，本部门的资料需要本部门经理签字，涉及其他部门的文件，需要总经理签字，并办理抄 录、翻印手续。5.4 档案室保管的档案一般要求就地查阅，确因工作需要必须借出时，要 按照档案的借阅制度办理借阅手续。5.5 在对外交往与合作中需要提供档案室的文件时，应当事先经总经理批 准。5.6 责任与处罚5.6.1 泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；公司根据实际情况 给予 100500 元不等的罚款。5.6.2