文件控制程序(20201231105721

1、文件编号XXN-QP-009秘级:C文件版本A页码1 of 5文件控制程序分发:部门分发总经理管理者代表管理体系咨询部科技信息咨询部人力资源行政部市场部培训部网络工程部财务部本文件自批准之日起生效，未经许可，不得翻印。L0 U 的受控印章编制审核核准深圳市XX企业管理咨询有限公司文件名称：不合格控制程序文件编号XXI-QP-009版本编号A页码第2页，共5页对与品质体系有关的文件及资料进行控制，确保在品质体系运行中所使用的文件的正 确性和有效性。2.03.0范H适用于与品质体系有关的文件和资料的控制。定义MR管理者代表QM品质手册（一级文件）QP品质体系程序（二级文件）三级文件一作业指导书、标

2、准等文件四级文件一表格、品质记录等除有其它定义外，“文件”在此指“文件和资料”。（文件的形式可以是纸张、实物样 板等）4.041424344职贵各职能部门负责协助文控做好受控文件的登记、保管、发放、更改、收回、销毁 等工 作。文控确保本公司受控文件（包括新版本及已作废的版本）的发放、保存、作废、销毁等 均得到有效控制。文件持有人及时签收及妥善保管受控文件，未经批准不得在受控文件原文上涂改。当 接收新版受控文件时，必须交回旧版受控文件。5.05.1.5.2.1.5.2.2.5.2.程序受控文件分类品质体系文件：包括品质手册、程序文件、品质计划等。 产品品质文件：作业指导书和与品质相关的其它文件。

3、 文件的编号QM 的编号为：WIN-QM-001QP 的编号为：WIN-OP- XXX 序列号（001-999）品质运作程序三级文件的编号为S W1N-W1-X X-X X X54541.5.4.2.文件编号XXI-QP-009版本编号A页码第3页，共5页序列号（001-999）部门代码（人爭-HR）表格的编号为：WIN-RF-XXX-XI 版杏（A、B、C）I 匕同时序列号（001999）质记录表格文件的编写品质手册和程序文件山管理者代表组织编写。作业指导等其它文件山各职能部门组织编写。文件的控制文件的审批a品质手册由管理者代表审核，总经理批准：程序文件由各职能部门主管拟制，管理 者代表审核

4、批准。b作业指导书等山各专业技术部门主管或授权的技术负责人审核批准。受控文件总U录的控制a受控文件总U录反映公司受控文件类型及各类文件的基本发放范ih 管理者代表批准生效。b受控文件总U录须受控，并发放至文件的使用部门。文件的发放5.4.3.5.43.1.所有受控文件的正本都山人力资源行政部保存。5.4.325.43.3.受控文件管理者代表的文件管理员根据受控文件总U录和各文件拟制部门提供的 发放对象进行发放。管理者代表负责发放的品质体系类、作业指导书等文件应有明确的生效日期，其它文 件，若在文件中未加规定，其“日期”即为生效日期。管理者代表应及时将文件发到需 要场所。受控原件无需盖章，但原件

5、的复制件要加盖“受控副本”印章。5.43.4.5.43.5. 文件领用人在文件收发记录上签名领取盖有“受控副本”印章的文件。5.4.36当需使用文件的人员未领到副本文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应向有关部 门提出申请，填写文件申领单，经部门负责人签字、发文部门负责人同意、管理 者代表批准后，方可办理领用手续。文件编号XXI-QP-009版本编号A页码第4页，共5页5.43.7. 当文件使用人的文件破烂严重，影响使用时，应向管理者代表办理更换手续，交回破 烂文件，补发新文件。5.4.3.&当文件使用人将文件丢失后，应按5.43.6条办理申请领用手续，但必须在领用申请中 作出说明（必要时应

6、做出检讨）。5.43.9.公司内不得使用未加盖“受控副本”印章的受控文件复印件，一经发现立即山文件管 理员收回，并追究复印件使用者及副本持有人的责任。5.4.4. 文件的更改5.4.4.1. 文件更改的提出人可以是公司内任何一名员工。一般悄况下，文件的更改及其审批应 山该文件的起草人及审批部门进行。非文件拟制部门的人员对文件提出更改，应山文 件更改提出人填写文件更改申请/通知单，说明更改原因，对重要更改（如技术参数） 还应附有充分的证据。文件更改时应注明更改标记和更改生效时间，对重要的更改还 应发放文件更改申请/通知单，告知文件使用人。文件更改申请/通知单山文件 修改人拟制，原部门审核批准。5

7、.4.42按本文5.4.3实施更改文件的发放手续，同时收回作废的旧文件或更改页章节。5.4.43.当错误很少时，管理者代表可直接在文件上更改，但必须签名。5.4.4.4. 文件每次修改时，山原文件拟制部门进行换版，原版次文件作废。作废文件收回，收 回的作废文件应作处理，防止误用。作废的正本文件，超过保存期限后，须经文控负 责人批准后才能销毁。需作资料保留的作废文件，经本部门负责人同意，文件拟制部 门负责人审核，文控负责人批准后，山文件管理员在盖上“作废”印章后再加盖“保 留资料”印章方可留用。Zf AAf ABAC AZo5.4.4.5. 文件更改时版本自动升级，Ifl A-B-C-5.4.5

8、. 文件的借阅5.4.5.1. 原版文件一律不外借。5.4.52需临时借阅文件的人员，须经文件管理员同意并填写文件借阅登记可当场借阅。 借阅时山文件管理员将需借阅的文件交给阅读者，阅读完毕再交还文件管理员检查归 档。借阅人应爱护阅读资料，不得在文件上作任何标记，不得弄脏、撕裂、撕毁文件。5.4.6. 客户品质文件的控制5.4.6.1. 客户提供之文件可经由各部门经理接收，然后交管理者代表负责对文件内容进行评 审，规定其适用性和使用范并要求：“在需受控的客户文件上加盖“文件受控章”，经本部门主管批准后，将需受控的客户 文件交人力资源行政部。b不需受控的客户文件，经主管核准后，由本部门管理。C如果

9、客户文件须转换成其它文件实施，则应在新文件上注明是山哪份客户文件转化文件编号XXI-QP-009版本编号A页码第5页，共5页而来同时在客户文件上也注明此份文件已转化成哪份文件。5.4.62国际标准、国家标准的控制山管理者代表指定人员到专业机构査阅相关的国际标准、 国家标准资料，以便掌握其发布和更改情况。所有需被纳入采用的国际标准、国家标 准或其中条款须经管理者代表批准，并人力资源行政部。标准的编号即为原版国际标 准、国家标准编号。5.4.7. 发外文件的控制。5.4.7.1. 发放给供应商的受控文件，山市场部以“受控文件复印正本”形式进行转发登记。5.4.7.2. W客户的要求或其它工作需要，须以“非受控副本”形