高效会议管理技巧提纲

1、高效会议管理技巧提纲1必须开会的“五个如果”2会场的布臵需要特别注意：如果与会人员超过 10个，会场最好布臵成“U”字型 如果是全体会议，可以布臵成阶梯教室的形式； 5到7人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。3反馈的两种类型 正面指导反馈积极的反馈是一种正面的强化指导， 即一般意义上的表扬。成功的正面 指导反馈一定要具有以下特征：具有肯定行为价值、描述特定的行为、真心的、及时、经常、 逐渐减少。建设性反馈是一种劝告指导， 即一般意义上的批评。批评要非常注意方式，既要达到反馈 的目的，又不能伤害别人的自尊。74倾听的具体方法倾听的具体方法： NdO S SOI I e （点头且锻響） E?

2、e CODtBCt （眼神樓Sb） LiiteDlDg coises （倾听的声音） Lean forrd （身子前倾）5会议记录者主要有 4种功能。会议记录者特别重要。 会议记录在会议中的重要性仅次于主持人，他也是导致一个会议成败的关键。会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序。会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。观察预防功能。高效会垃的八大特征,只在必要时才召集6高效会议的八大特征好好筹划过规订和分发了议程表 一切按部就班请了最有蛭验的和有才能的人出席魚了评论和归纳记录所有决定，建议和负责人遵守时间7 4种群体决策方式1权威决策权威决策出现于最高掌权者具有决策权和

3、否决权，单方面作出决定时。适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。2 少数服从多数决策少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主原则为基础。适宜使用：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时。注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。3. 共识决策共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的积极 性，体现平等之风。注意：如果决策时间有限，或团队成员不具备决策的足够技巧，决策就难以形成。4. 无异议决策无异

4、议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。注意：无论团队具备什么样的经验，无异议决策都很难达成。只有当一项决策的结果对 每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。8 3 种沟通1. 沟通漏斗沟通漏斗呈现的是一种由上至下逐渐减少的趋势，因为漏斗的特性就在于“漏”。对沟通者来说，是指如果一个人心里想的是100%勺东西，当你在众人面前、在开会的场合用语言表达心里100%的东西时，这些东西已经漏掉了20%你说出来的只剩 80%了。而当这80%的东西进入别人的耳朵时，由于文化水平、知识背景的关系，只存活了60%实际上，真正被别人理解了、

5、消化了的东西大概只有40%等到这些人遵照领悟的 40%具体行动时，已经变成20%T。这就是所谓的沟通漏斗， 它的吞并功能可谓强大。 然而，这样的漏斗现象时时刻刻发生 在我们周围，真的非常可怕。所以，一定要掌握一些沟通技巧， 争取让这个漏斗漏得越来越 少。2. 沟通金三角沟通金三角反映的是一种换位思考的思维模式。由图5-2所示，在三角形的底端，“自己”和“对方”在两边说话，你谈你的事儿，我谈我的事儿，这种沟通只是在对话，是不会 成功的；只有在金三角的顶端， 只有开会沟通的双方采用换位思考的方式，使谈话双方都站在对方的角度上，设身处地的为对方考虑，才能真正体会彼此的意思，也才能实现成功的沟通，所以

6、沟通的关键在于换位思考。3. 沟通的冰山模式沟通的冰山模式反映了两个人或者两组人在谈话时，谈的是同一个话题， 但是大家说出的内容只是冰山露出水面的部分，而对方真正想表达的东西大部分隐藏在水面以下。冰山露出水面的部分只占整个冰山体积的5%-20%隐含在水面以下的冰山体积，即对方真正想说却没说出的内容则占到 80%- 95% 9会议成本1. 会议的时间成本时间成本=参加会谊的人鼓:X （与会者的准备时间+ 宵金者的旅行时间斗会仪稅冲工作时间斗会议 服务人员工作时间）注意：如果时间成本不太直观，刚藏成金钱成 本.金钱咸本=开会的时问成本X与僉人贯平 均每小时的薪水2. 直接的会议成本3. 效率损失成

7、本开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况:效率损失的3中惜呪：園不及时務听重要審户的电话而报失大 笔生意不能及时处理睿户的投诉而得罪一批睿户 不能及时解决自己鶯辖范围内的突发事件 而停工停产10主持人的责任壬持人的守则与责任蕾造和谐气氛按照仅程进行正癞总结讨论内容引导发書者解釋另人困惑的发書帮助与僉者理清不假思索的想法尊重别人避免佥中意见一边倒的惰况减少岗议题无关的争辨和讨论保持中立态度11会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类团体会议 一对一会议面对面会议电话会议视频会

8、议宣布人事安排、讲解政策的 会议当众表扬或批评别人的会 议临时处理突发事件的会议固定的团队会议集思广益的会议12会议频率固定部门会议 全体会议 突发事件会议 一对一会议至少每月一次 至少每两月一次 随时按需要13固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。一个中心是指整个会议的议程。两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。14会议规范会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款：所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。超过1小时的会议应有书面通

9、知、议程表及相关资料。所有与会者都要准备在会上发言。准时开始，准时结束。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人， 这条规则最重要，需特别注意。意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮黑脸”。会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。必要时请第三方监控，以保证会议质量。15参会者的责任时间参会者的责任开会前根据个人的观点研究问题依据提供的资料准备论证的材料记下开会的日期、时间、地点做好在会议中尽量表达的心理准备开会中倾听他人的意见积极发表自己的见解关注正在讨论的事项与主持人密切配合以达到会议目

10、的开会后会议达成了什么结果还有哪些事情未完成分配给自己的任务如何完成16 5类会议突发情况应对与“ Cicada蝉”相遇相遇讲故爭（和讨论的主题无关）讲了很杀才进入主题 讲得丈模糊，没有具像事例 拒绝倾听别人的主要观点主持人对策：面对这样的发言者.S 非语言性睹示探询，总结，测试其理解程度 善意提震关千程序及时间限制 带入别人笈書与“ Shark鲨鱼”相遇主持人林面对这样的发言者*叢遲解对方的想法或情绪重申会议申无论什么意见都可以卷但正 面的建朋更受欢迎-非语哲性打断与“ Don key驴”相遇主持人对策： 面对这样的绘言者.吳出他的责献重复阀题 惩晳沉默遭遇“ Rabbit Tracking

11、 兔子般追踪”岬兔子追踪”症状： 质疑正在使用的程序臨是提议不同的程序戒建议.兔子般追踪”的人，总是挑战现有程序口因此, 主捋人对策：肯定他的贡献重申可以先试用现在的程序，如不奏效，则马上按他的方法实趣与“ Crab螃蟹（跑题者）”相遇会饮中的“蟒鎖也就是跑题着.可収分为叹下几种：开会时带着并齡L的工作私自进入小团休讨论时常捋电话其它：以篝騷束，晋肘虞鳶者，故意看别处等主持人对策：对开外会者主持人停止说话或老示意岌審谱暫停，使会议夹然静下 来，私下谈话的人就会警遠.立持人何他们能不能把他们正在讨论的事告诉大鼠. 间他冊是不是觉得应该分纽他们讨论，鮎后集申讨论. 对睦睡者休息5分钟把会讲议程加快短暫沉默18会议时间安排的规范17会议效率的致