外贸客户开发管理系统功能说明书

1、外贸客户开发管理系统功能说明书ESaleAssist? 外贸客户开发管理系统功能说明书 外贸客户开发 管理系统2.0 功能说明书 ESaleAssist Tech. Co.， Ltd. 2008年09月 /.esaleassist4 文档编号：1PROJECT-ESA-0001-2 ESaleAssist? 外贸客户开发管理系统功能说明书 版权声明 广州ESaleAssist公司,保留所有权利。 本文档所含信息代表了广州ESaleAssist公司截止本文发布之日对所讨论问题的观点。因为广州ESaleAssist公司必须对不断变化市场做出响应，本文不应被理解为广州ESaleAssist公司承诺的

2、一部分，广州ESaleAssist公司也不保证自本文发布之日起，文档中所含任何信息的准确性。 本文仅是出于提供信息的目的。广州ESaleAssist公司不以任何明示或暗示的方式对本文做出任何保证。 您有责任遵守一切版权法律，在此前提下，一切活动不受限制，在没有得到广州ESaleAssist公司明确的书面许可之前，您不能出于任何目的或者借助任何手段（电子、机械、照相、记录或者其它）对本文档的任何部分进行再制、存储或者将其引入检索系统，或者将其转变成其它任何形式。 广州ESaleAssist公司对本文档中所提及的产品或技术可能拥有专利、专利程序、商标、版权或者其它知识产权。除非得到广州ESaleA

3、ssist公司的明确书面许可协议，本文档并没有赋予您任何使用这些专利、商标、版权或者其它知识产权的许可。 广州ESaleAssist公司 地址：广州市越秀区淘金路104号801 ESaleAssist Tech. Co. Ltd. 邮编：510095 电话：（8620）61203235 传真：（8620）61203235 文档属性 创建人 程良炎 创建日期 2008.05.01 创建部门 开发部软件组 修改人 修改日期 关键字 外贸客户开发管理系统2.0；功能规格说明书 标题 外贸客户开发管理系统2.0功能规格说明书 主题 功能规格说明书 编号 PROJECT-ESA-0001-2 保密级别

4、1Top Secret 最高，只允许董事会、总经理、技术总监、公司文档管理员或指定人员阅读 2Great Secret 高度，只允许部门经理以上级别人员阅读 3Secret，可在相关部门或其上级部门内传阅，不允许同级部门传阅4Private可在公司内部各部门公开传阅 5Open可向公司外部公开传阅 文档编号：2PROJECT-ESA-0001-2 ESaleAssist? 外贸客户开发管理系统功能说明书 目录 1 概述.3 1.1 定义.4 1.2 目标.4 1.3 功能规格说明书的负责人.4 2 背景信息与目标陈述.4 3 主要的业务流程和业务操作概述.5 3.1 搜索引擎管理：.5 3.2

5、 搜索过滤条件管理：.5 3.3 深度提取引擎中列示网站关键信息：.5 3.4 ESaleAssist是同行软件的前沿系统，类似软件的关键技术对比。.6 3.4.1 我们的研发力量强：.6 3.4.2 关键信息提取上的绝对优势:.6 3.4.3 支持各国语言：.6 3.4.4 同行软件搜索信息垃圾率高，只能搜索引擎表面的EMAIL完全本末倒置：.6 3.4.5 多人协同工作：.7 3.4.6 按客户重要程度分类：.7 3.4.7 数据安全保证：.7 3.5 管理EMAIL地址：.7 3.6 协同工作平台：.7 3.7 开发信设计：.8 3.8 模拟手工发送邮件:.8 4 功能详细描述.8 4.

6、1 搜索引擎管理：.8 5 搜索过滤条件管理：.9 6 深度挖掘并提取搜索结果中列示网站关键信息：.10 6.1 查看搜索结果：.10 7 整理管理EMAIL地址：.11 8 开发信设计：.12 如何设计像类似Alibaba的开发信呢？.12 9 模拟手工发送邮件:.13 9.1 帐号绑定：帐号绑定类似OUTLOOK的设置。.13 9.2 测试帐户设置：.14 9.3 发送邮件：.14 9.4 发邮件模块：.15 10 协同工作多人操作.16 1 概述 文档编号：3PROJECT-ESA-0001-2 ESaleAssist? 外贸客户开发管理系统功能说明书 1.1 定义 功能规格说明书的作用

7、是： z 对系统的功能做出定义； z 描述达到系统目标的可操作步骤； z 作为使用权购买公司和ESaleAssist之间约定的。 z 作为制订项目进度和项目计划的基础。 1.2 目标 功能规格说明书的任务是： z 设定客户的期望值，定义项目提交的内容。 z 定义整个项目组的系统目标。 z 提供给项目组评估系统实现的各种候选方案，使在开发过程中尽可能早地决定系统实现方案。 z 定义和其他系统或程序的接口。 z 是评估变更请求的基础。 z 是项目组对项目进度、功能和资源发生变化时进行平衡决策的基础。 项目组必须承诺提交指定的系统，保证在功能规格说明书中的描述的系统能够满足用户的需求。 1.3 功能

8、规格说明书的负责人 客户代表： 程序经理：程良炎 文档审核：Phoebe 搜索技术顾问：Larry Martony 2 背景信息与目标陈述 客户开发管理系统是完整的使用引擎开发客户的系统，她以提高整个公司的使用引擎开发客户效率、潜在客户管理水平为基本目标的，是实现客户开发管理的重要环节。 客户开发管理系统主要完成在搜索引擎中准确定位批量开发客户、管理客户资源的过程，通过对搜索技巧的提高，过滤条件的完善，达到降低搜索信息的垃圾率，减少无效劳动，避免对引擎进行客户开发混乱的局面，保证每个职员的辛勤劳动不断的积累，公司资源不断丰富。同时为进一步的管理提供了基础的数据。 文档编号：4PROJECT-E

9、SA-0001-2 ESaleAssist? 外贸客户开发管理系统功能说明书 3 主要的业务流程和业务操作概述 外贸客户开发管理系统是对外贸公司对外贸客户开发过程管理。 主要流程：搜索引擎管理、搜索过滤条件管理、深度提取引擎中列示网站关键信息、整理管理EMAIL地址、保存搜索痕迹与其结果、开发信设计、模拟手工发送邮件。 软件突出特点：挖掘客户的准确率高，效率高、是所有员工协同开发客户的平台，是公司有效资源不断积累的客户资源库。 3.1 搜索引擎管理： 如何搜索别人搜索不到的客户，在别人之前搜索到客户呢？ ? 各国引擎设置：根据不用公司业务开展的地区不一样，设置不同的搜索引擎。GOOGLE在世界

10、各国的入口，与各种语言的设置。 说明：GOOGLE在各国的搜索是有所不同的，比如用.GOOGLE 与.GOOGLE搜索出来的结果就有不同，即使在搜索语言一致的情况下。雅虎用世界各国入口的搜索产生结果会有很大的区别。 ? 引擎技巧列表：包含GOOGLE与YAHOO 的各种搜索技巧，也可根据你的需要定制。省去你使用那么复杂的搜索技巧语法。说明：GOOGLE与YAHOO的搜索很讲技巧，每个关键每次搜索最多返回的信息为1000条，只有懂技巧的人才能将这1000变为有用的信息。 ? 提供专业的搜索技巧咨询：ESALEASSIST积累了多年的专业的搜索引擎搜索技巧，并应用与多个行业。 3.2 搜索过滤条件

11、管理： 如何在海量的信息中更准确的定位客户呢？ ? 光是使用引擎的技巧是无法过滤掉所有的不相关的内容。 ? ESALEASSIST通过邮件的前缀，后缀，匹配邮件，过滤不相关的邮件。 ? 通过网址字眼过滤不相关的网站。 ? 对于未过滤的无用信息，可以进行方便转入黑名单，从此再也不会收入。 3.3 深度提取引擎中列示网站关键信息： 如何快速准确获取客户信息呢？这是软件的核心技术！ ? ESALEASSIST的EMAIL地址与网站介绍提取技术来自美国高级工程师的指点，提取是具有快速，准确的特点，是其他软件还没有做到的。 ? 从引擎列示的网址中提取网站的描述与标题：ESALEASSIST将EMAIL所

12、在的网站的大致描述提取出来，通过这些描述就可以辨别出网站是否是文档编号：5PROJECT-ESA-0001-2 ESaleAssist? 外贸客户开发管理系统功能说明书 有用的网站。国内基本没有其他软件有此功能。 ? 从引擎列示的网址中提取网址：ESALEASSIST将EMAIL所在的网站的提取出来，如果想进一步了解网站的信息，可以方便的进行查看。国内基本没有其他软件有此功能。 3.4 ESaleAssist是同行软件的前沿系统，类似软件的关键技术对比。 3.4.1 我们的研发力量强： ESaleAssist资深外贸人员：外贸客户开发系统需求把握非常到位。 ESaleAssist搜索技术顾问：

13、Larry Martony 来自美国，对网络信息搜索技术上具有绝对的优势。 ESaleAssist软件设计师：从事多年大型医院信息系统的研究工作，具体丰富的软件设计经验。 3.4.2 关键信息提取上的绝对优势: 搜索时同行软件对网络资源的占用非常大，只要开启软件,公司其他的人就可能上不了网，比如深圳的XX快车。 同行软件不会提取网站的简介与标题，很难辨别该客户是否有用。 3.4.3 支持各国语言： 小语种的慢慢的在流行，软件如果只支持英文，搜索到的东西肯定不全面。 ESaleAssist支持各国语言，搜索其他语言与搜索英文的效果一样。国内其他软件大多只支持英文或支持中文。 3.4.4 同行软件

14、搜索信息垃圾率高，只能搜索引擎表面的EMAIL，完全本末倒置： 比如：在GOOGLE中输入 email * gift* com 可以搜索出1000条带有EMAIL的信息，但是从GOOGLE搜索算法来讲：这个搜索的设置注重的是EMAIL而不是GIFT， 那么就造成了本末倒置，原来你想要的是GIFT的信息，却变为主要是搜索EMAIL的信息了。这样带来的只是更多的发垃圾邮件加大你的劳动量，貌似你省去了很多劳动力其实你都在做无效的劳动。 比如深圳的XX、厦门的XX。 文档编号：6PROJECT-ESA-0001-2 ESaleAssist? 外贸客户开发管理系统功能说明书 3.4.5 多人协同工作：

15、负责不同国家的业务员可以很好的协同工作。 业务主管可以看到各个业务员通过引擎开发客户的进度。 在同类软件中做的最好的。 3.4.6 按客户重要程度分类： 做到不同重要程度的客户进行不同的对待，同行软件都没有这么重要的功能。 3.4.7 数据安全保证： 数据专用高级服务器存放于国外大型服务器供应商Godaddy，定时备份，保证数据的安全与保密。 3.5 管理EMAIL地址： 如何管理这些资源呢？ ? 大量的EMAIL搜索出来后，软件进行了自动的整理，保证EMAIL地址在资源库中是唯一的，并自动保存入库，无需任何手工操作。 ? Email与搜索的关键词自动关联，通过关键词重要程度可以判断搜索出的客

16、户信息的重要性。可以单独查看这些关键词关联的客户信息，不会将不重要的客户信息与重要的信息混在一起，这样就可以发不同的时间对待这些客户。 ? 同样的关键隔天搜索就会返回最新的EMAIL。 ? 对于不相关的客户信息可以转入黑名单，从此再也不会出现。 ? 如果搜索信息中包含了现在已经是公司的客户，可以通过转入公司客户，来避免再发开发信给老客户。 ? 已经发送的开发信的邮件地址自动转到已发送列表，不再在待发送列表。 ? 通过指定发送时间或发送次数可以调出已发送的邮件地址进行再发送。 ? 邮件开发客户很多时候需要进行定期重发，邮件在正常到达对方后不一定会马上引起对方注意，如果定期重发几次就会更有效。软件

17、完全基于这种客户开发经验设计的，所有使用起来非常方便，可以通过发送日期和使用次数查询出已发送邮件。 3.6 协同工作平台： ? 如何区分EMAIL地址质量的好坏呢，如何将他们归类进行不同的对待文档编号：7PROJECT-ESA-0001-2 ESaleAssist? 外贸客户开发管理系统功能说明书 呢？ ? 如何保证几个员工同时进行开发的时候，不重复开发呢？如何用软件进行分片区开发呢？ ? 如何查看员工都完成了哪些任务呢？ ? ESALEASSIST提出非常好的解决方案，我们在文档上不做说明。 3.7 开发信设计： ? 提供多种商业开发信模板让你能设计出专业的开发信。并可将你个人的开发信存为模

18、板。 ? ESALEASSIST有着从事多年外贸客户开发的职员，在开发信设计上能为你提供专业的咨询。 3.8 模拟手工发送邮件: ? ESALEASSIST采用了模拟人工操作发送邮件的技术，不通过邮件中继，所有邮件直接传送到对方的邮箱，省掉了中继服务器的中转，用户可以第一时间的收到邮件，没有对第三方服务器的依赖，发出的邮件也因此能非常容易的看到成功还是失败，不会出现发送成功后对方依然收不到的情况。 ? 如何避免开发信落入垃圾邮件呢？软件自动对信件进行防垃圾处理，可以在信件中动态加入客户的网址信息，让客户觉得你是手工发出的。 ? 对于发送失败的邮件都有日志，你可以方便的进行重发。 4 功能详细描

19、述 4.1 搜索引擎管理： 只有有针对性的去开发客户，才能得到自己的客户。如何做到有针对性呢？ ? 根据贵公司的产品特殊与引擎要求设置：GOOGLE与YAHOO的各国的列表。 ? 根据贵公司的需求结合我们的专业搜索技术定制引擎技术。列与软件中方便您操作。 以下列表只为各国引擎列表：如图1 文档编号：8PROJECT-ESA-0001-2 ESaleAssist? 外贸客户开发管理系统功能说明书 图1 5 搜索过滤条件管理： 如何在海量的信息中更准确的定位客户呢？ ? 过滤设置：以下只列出EMAIL过滤，未列出网址过滤。在以下列表中分别输入EMAIL的前缀，后缀，或是包含与以下地址，点保存。软件

20、搜索时就会将符合以下条件的EMAIL地址过滤掉。如图2 文档编号：9PROJECT-ESA-0001-2 ESaleAssist? 外贸客户开发管理系统功能说明书 图2 6 深度挖掘并提取搜索结果中列示网站关键信息： 如何高速准确的获取客户信息呢？ ? 在关键词栏输入关键词，然后选择对应的引擎或技巧。引擎将自动列出小于1000条的信息。 ? EMAIL获取：点获取EMAIL按钮，软件默认搜索当前页。 ? 如要搜索所有页面可选择自动搜索，并且不指定从第几页到第几页。 ? 如果想只搜索指定页面需填上其中一项或两项都添。 ? 软件将自动的提取网站中的EMAIL并将网站的简介与标题从网站提取出来。 ?

21、 软件自动做唯一性处理，并过滤符合过滤设置中设置条件的EMAIL。 ? 对于已经保存过的EMAIL软件不再重复保存，例如您在半个小时内进行重复的搜索同一个关键词，第二次搜索将可能收获不到EMAIL。 ? 搜索完毕软件自动保存，无需其他任何操作。 ? 如果该关键词以前未搜索过，将自动保存到右边列表。 ? 在软件搜索的时候你可以进行其他操作，比如发送邮件，整理邮件之类的事情，软件未搜索完毕之前不可以再点击“获取EMAIL”按钮。 ? 点软件下方的隐藏结果可隐藏软件进度提示框。 6.1 查看搜索结果： ? 点“刷新”按钮即可获得搜索历史列表，选中需要查看的关键词，双击文档编号：10PROJECT-E

22、SA-0001-2 ESaleAssist? 外贸客户开发管理系统功能说明书 软件右边列表。如果不选择关键词将查看全部的关键词。如图3、图4。 如图3 结果显示格式： 如图4 7 整理管理EMAIL地址： ? 如何管理这些资源呢？转为潜在客户：对于相关性很大的关键词搜索到的客户，选中这些客户，通过点击“转为客户”将这些客户转为潜在客户。此类客户建议不用软件进行群发，上文已对此建议做了说明。 ? 转为客户：在潜在客户信息列表中如果存在已经是客户的信息，点转为客户信息，可以将信息转到客户列表。 ? 查看客户列表：点客户列表，软件列出客户列表。 ? 查看已发开发信的搜索结果：设置右下角的发送日期与已

23、发次数点已发文档编号：11PROJECT-ESA-0001-2 ESaleAssist? 外贸客户开发管理系统功能说明书 送邮件按钮即可获得以上开发信的列表，显示方式同上。方便您定时发送邮件。 ? 删除邮件：选中客户信息列表前的选框，点删除按钮，删除后的邮件将转到已删除列表。已删除的邮件将不在出现在其他列表。 ? 查看已删除列表：点已删除按钮，软件列出已删除的信息。 ? 以上按钮见图5. 图5 8 开发信设计： 如何设计像类似Alibaba的开发信呢？ ? 选择模板：点击左边列表的模板，选择合适的模板。ESALEASSIST提供多种商业开发信模板让你能设计出专业的开发信。并可将你个人的开发信存

24、为模板。在模板中有清晰的提示信息，只需修改一下就可以了，不用担心你不会HTML。 ? 点HTML格式开发信可查看HTML格式。 样例： ? 如何发送本地的图片呢？如图6 图6 ? 在发给客户的信件中插入客户的网址：如图7 图7 ? 文本格式的开发信：点简约开发信可书写文本格式的开发信，该格式的开发信不可以包含图片。 ? 保存开发信：点保存按钮。 ? 打开：如果已有开发信可以点打开开发信进行修改后再保存。 ? 预览：但写完开发信后就可以预览一下效果。 ? 从邮箱提取开发信：如果邮箱中包含开发信，可以登录以下两个邮箱提取。 ? 开发信设计主界面如图8。 文档编号：12PROJECT-ESA-000

25、1-2 ESaleAssist? 外贸客户开发管理系统功能说明书 图8 9 模拟手工发送邮件: ESALEASSIST采用了模拟人工操作发送邮件的技术。 9.1 帐号绑定：帐号绑定类似OUTLOOK的设置。 ? 您的姓名：邮件发送人的姓名。 ? 电子邮件地址：用于发送邮件的地址。 ? 发送邮件服务器SMTP：通常为stmp.加邮件地址后面的内容，邮件服务器供应商会提供相应的设置。 ? 服务器SMTP端口：通常为25，GMAIL为465。 ? 此服务器要求加密链接(ssl)：通常邮箱都不要选中，GMAIL需要。 ? 登录信息 ? 用户名：登录邮箱的用户名。 ? 密码：登录邮箱的密码。 ? 开发信地址：在本机的开发信地址，支持格式：HTML网页,TXT文本。 ? 开发信标题：发信的标题。 ? 回复邮箱：客户回复的邮箱地址。 文档编号：13PROJECT-ESA-0001-2 ESaleAssist? 外贸客户开发管理系统功能说明书 ? 抄送邮箱：发信抄送的地址。可以留空。 ? 方案命名：本次设置的名称。以便发送邮件的时候进行选择。 ? 以上设置除特殊说明都不可以留空，特别是方案命名 ? 以上软件界面如图9