XX银行股份有限公司人事档案管理暂行办法

1、附件：XX 银行股份有限公司人事档案管理暂行办法第一章总则第一条为提高人事档案管理水平，促进全行人事档案管理工作的规范化、制度化，确保人事档案的机密性、完整性和准确性，根据国家有关规定和本行实际情况，特制订本办法。第二条本办法所称人事档案，指根据相关规定将本行员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、职务聘任、工作业绩、薪资待遇等文件材料整合而成的个人档案。第三条基本原则（一）统一领导。人事档案工作由总行统一领导，统一要求，统一保管。（二）规范管理。人事档案管理工作应遵循国家相关法律法规和政策规定，并符合总行统一管理规范。（三）真实完整。人事档案应做到资料齐全、信息真实、归档准确、编目清楚、

2、字迹清晰。（四）安全保密。对在人事档案中所涉及的各种员工基本信息应在政策规定范围内严格控制知悉范围。第四条 本办法适用于本行全体合同制员工。第二章职责与权限第五条总行人力资源部职责（一）负责全行人事档案规章制度的制订；（二）负责全行人事档案管理工作的指导、监督、检查和培训；（三）组织、指导各部门做好相关文件材料的归档工作；（四）负责评估、选择具备人事档案管理资质的社会存放机构，并做好员工人事档案存放的协调管理。第六条总行其他相关部门职责（一）督促所在部门员工及时向总行人力资源部提交人事档案材料。（二）督促所在部门员工做好档案材料的补缺和催收。（三）协助总行人力资源部做好本部门员工档案管理相关工

3、作。第七条总行人力资源部应安排政治上可靠、掌握人事档案管理专业知识的合同制员工，担任本单位专职或兼职档案管理员，并保持档案管理员的相对稳定性。第三章人事档案的接收管理第八条 档案材料接收（一）总行人力资源部应在员工入职后 1 个月内，做好员工人事档案的催调和接收工作。（二）因个人户籍挂靠等原因无法调档的，应由档案保管单位提供档案保管证明，确保档案有处可查。（三）因个人出国、跨城市就业等各种原因，造成个人人事档案遗失或无法查找的，应由员工本人至相关部门补齐证明文件，如无法补齐需自行承担相关责任。第九条 档案材料校核（一）总行人力资源部在收到员工人事档案后，必须对档案材料的完整性、真实性进行全面审

4、核，核对无误后方可办理接收登记。（二）发现材料缺失的，应及时按规定开具“催调干部人事档案通知单”，对缺失材料进行催交。（三）对于不属于归档范围的材料，应及时转递或根据有关规定登记、销毁。第四章人事档案材料的日常收集与鉴别第十条 档案材料收集（一）总行人力资源部应主动收集反映员工德、能、勤、绩、廉等方面的材料，确保员工进入本行后的人事档案材料齐全、完整。（二）总行各部门要建立健全员工主动送交人事档案材料的工作制度，对所在部门员工涉及人事档案的信息， 应自档案材料形成之日起 1 个月内送交总行人力资源部归档。（三）员工在获取结业、毕业、培训证书后 3 个月内， 应配合将相关证明材料送交至总行人力资

5、源部。通过学校 统一机要转递的，员工有义务协助总行人力资源部进行催 收。第十一条档案材料鉴别（一）收集的材料必须经过认真鉴别，属于应归入员工档案的材料应确保真实准确、完整齐全、文字和日期清楚、对象明确、手续完备。对于需经组织审查盖章或本人签字的材料，在盖章或签字后方可归入人事档案。（二）鉴别时如发现缺少档案材料，应及时登记并收集补充。（三）鉴别中发现涉及员工历史问题或其他重要问题， 需查清而未查清的材料及未办理完毕的材料不能归入人事 档案，应交有关组织处理。（四）经鉴定不属于归档范围的材料不得归档，对于清理后需销毁的材料须详细登记，报总行人力资源部主要负责人审查批准后由专人负责监销。第十二条

6、档案材料更新总行人力资源部应根据全行员工管理的实际情况，原则上每 2 年组织全行员工填写、更新纸质履历表。第五章人事档案的分类及归档范围第十三条对归入人事档案材料的正、副本应按照以下 10 个类别的先后顺序排列：（一）履历性质材料。（二）自传性质材料；报告个人有关事项的材料。（三）考察、考核、鉴定材料；审计材料。（四）学历学位材料；职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。（五）政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。（六）党团组织建设工作中形成的材料。（七）表彰奖励材料。（八）涉法违纪材料。（九）招录、聘

7、用材料；任免、调动、授衔、军人转 业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材 料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表 会议形成的材料。（十）健康检查和处理工伤事故材料；治丧材料；干 部人事档案报送、审核工作材料；其他有参考价值的材料。第十四条人事档案材料归档要求（一）各类人事档案材料均需根据材料内容的内在联 系、材料间的衔接或材料形成时间的顺序进行排列，并于 每份材料的右上角标注类别号和顺序号，右下角编写页数。（二）归档材料应为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖原颁发机构单位公章或总行人力

8、资源部专用章。（三）须统一使用国际标准 A4 规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔以及红色、纯蓝色墨水和复写纸书写。（四）人事档案材料、目录、转递单、案卷盒、档案袋等标准应符合国家有关档案管理规定要求。（五）对收集的人事档案材料应按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。第六章人事档案的保管与核查第十五条总行人力资源部根据要求,选择具备档案管理资质的机构代为保管全行员工人事档案，并对人事档案管理情况进行定期检查。第十六条人事档案定期核查（一）对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册；（二）至少每年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。第十七

9、条 人事档案的查阅和外借（一）政法部门等外单位因侦查、审理和公证需要查阅本行员工人事档案的，应出示阅档人工作证件，凭“查阅干部人事档案审批表”（以下简称“审批表”）并由总行人力资源部档案管理员陪同前往员工人事档案存放机构进行档案查阅。审批表须由查阅单位负责人签名并加盖单位公章，写明阅档理由，并按照人事档案查阅规定办理审批手续。（二）人事档案一般不予外借。如必须借出使用时， 需说明理由，经总行人力资源部主要负责人批准，由总行人力资源部档案管理员陪同员工至人事档案存放机构办理借出，并严格履行登记手续，限期归还（一般不超过 15 天），不得擅自转借他人。（三）任何人不得查阅或借用本人及直系亲属档案。

10、（四）查阅或借用人事档案，必须严格遵守保密制度， 严禁对档案进行圈划、抽取、折叠、涂改。查阅者应严格 遵守保密制度和阅档规定，不得泄露或传播档案内容。借 阅者应对人事档案妥善保管，不得转借他人，不得给无关 人员翻阅，不得擅自拍摄、复制档案内容。第十八条任何人不得违反规定，擅自对人事档案实施转移、销毁、撤换、篡改等行为。第七章人事档案的转出第十九条本行员工出现调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等情况时，工作交接并办清所有手续后， 如无特殊情况，应由总行人力资源部书面通知员工人事档案存放机构，在 1 个月内将其档案转交符合人事档案保管条件的新工作单位，或市、区所属的人才交流服务机构和劳动服务机构。第二十条人事档案转出要求（一）于档案总名册上注明转出日期及转到何处。（二）转