6SIGMA优化资产采购系统项目计划书

1、6SIGMA优化资产采购系统项目计划书一、项目名称：优化资产采购系统二、项目目的：资产采购从金额上来讲，是行政后勤部第二大费用支出项目，需要加 强管理；从客户满意度上来讲，采购业务的客户满意度一直处于较低的水平，有较大的改进空间。本项目主要通过优化采购周期、降低采购成本、提升采购 质量三方面提升采购业务的水平，提高客户满意度。三、项目目标（交付物）：1. 项目总结报告（附数据、项目各项指标评测）2. 经项目组审核过的采购周期子项目报告3. 经项目组审核过的价格折扣子项目报告4. 标准化的资产采购流程5. 标准化的供应商管理体系（含选择及评估流程）四、项目范围（POS）为了降低公司运营成本，提升

2、资产采购业务的运作水平，自2001年9月17日2002 年5月31日，在联想集团有限公司京区平台实施优化资产采购系统项目。项目将需工 时1816工时，资金投入共计283000元（与节电项目一起，详细数据见第八条资源需求）， 项目预期使资产采购周期平均缩短 26%、采购折扣率在现有基础上再提升3%的比例， 采购合格率提升2个百分点。具体项目指标如下：米购种类项目指标.、亠、.,、S Z . 实施刖实施后外部采购采购周期平均（平均）（取长）通用类12.5 天7天9天通用类（家具）47.542天44天通用类（签合同）16天10天12天通用类（签合同）（家具）51天45天47天通用类（采购组）20天1

3、5天18天通用类（采购组）（家具）55天50天53天通用类（招投标）35天28天32天通用类（招投标）（家具）70天63天67天专用类（审批建帐周期）4.5天2.5天内部采购采购周期办公用机9天5天7天C类内部领用（有现货）11天5天9天C类内部领用（订单生产） -服务器41天35天39天C类内部领用（订单生产）-其他27天20天29天外部采购通用类资产（详见附件四）折扣率现状折扣率目标家电类10. 8%13%照/摄相器材类25.2%29%计算机外设类7.5%11%办公设备类32%35%专用类资产（详见附件五）折扣率现状折扣率目标网络设备17%18%软件54%60%外设18%20%电力设备14

4、%20%生产设备18%20%仪器仪表17%20%通讯视频8%15%五、项目组成员及其职责姓 名职责倡导者（发起人）李淑明1、项目预算及全体人员的管理；2、批准任命leader及项目的时间、成本、工作范围；3、指导、培训项目leader ；项目管理者北京厂 制造技 术发展 处TeamLeader彭代莲江建兵1、对项目的最终结果负责；2、负责对项目组成员所需 6sigma知识和工具进行培训和指导；3、牵头制定项目计划并推动项目按计划实施；4、负责项目组成员在项目工作中的绩效考核。核心成员熊久红赵萱协调资源，将6SIGMA的推进与处内其他业务及项目融合起来；将项目组成员表现列入绩效考核。刘靖赵卉负责

5、子项目“提升采购价格折扣及一次到货合格率”。负责价格折扣指标的建立及数据收集；供应商考评体系的确立、渠道梳理；组织与供应商的 谈判和签约；可打包采购资产的梳理及数据提供；拟定招投标文件并组织 招标；客户需求分析；找标杆；对价格折扣率、采购合格率指标负责。赵卉负责专用类资产采购流程的优化。杜青负责子项目“缩短采购周期”。采购周期各项指标建立及数据收集；客户 需求分析；优化通用类资产采购流程；建立采购流程中各岗位的作业标准； 对采购周期指标负责。赵雪峰负责收货环节的控制及数据收集，一次到货合格率及返修率数据的提供。木未卄周期李秀方负责汇总专用类采购周期数据；审核内外部采购原始数据，优化建帐环节其他

6、项目组成员刘凤姣负责报销环节的优化及数据收集。杨振营赵英刚潭丽华陈霆蒋克平李秀云冯凤英张聪杰陈晓真郭欣按规范填写原始数据收集表单，辅助自己的直接主管完成项 目职责。六、项目推进计划WBS DICTIONARY （见附件二）项目甘特图（见附件六） 标注里程碑资产采购项目里程碑制表日期：200111制表人：江建兵负责人：杜青、刘靖、赵卉里程碑交付物；完成日期责任人最终成果100%1. 项目总结报告（附数据、项目各项指标评测）2. 经项目组审核过的采购周期子项目报告3. 经项目组审核过的价格折扣子项目报告4. 标准化的资产采购流程5. 标准化的供应商管理体系（含选择及评估流程）6. 渠道现状分析报告

7、2002/05/012002/05/012002/05/012002/05/012002/05/252002/05/25江建兵 杜青 刘靖 杜青/赵卉 刘靖赵卉/刘靖中期目标75%1. 采购周期新数据采集及分析报告2. 修订后的资产采购流程，通过审批3. 采购技能培训教材，实施培训4. 采购周期指标分析报告（应达到平均周期再次缩短：通用类2天、专用类1天、内部领用1.5天）5. 采购价格折扣、采购合格率指标的跟踪报表6. 价格折扣等指标的分析报告（指标包括价格折扣、采 购合格率，此时价格折扣应已达到项目预期即提升了2002/03/012002/03/012002/03/012002/03/01

8、2002/03/012002/03/01杜青杜青杜青杜青刘靖/赵卉 刘靖/赵卉3个百分点）7供应商季度评估报告2002/03/01赵卉/刘靖中期目标1.对确立为谈判对象的供应商的考察报告2002/01/01赵卉/刘靖50%2.与供应商签署的合作协议2002/01/01赵卉/刘靖3.大金额采购招标的标书样本及招标报告2002/01/01赵卉/刘靖4.建立优化后采购周期的新的数据采集体系2001/12/01杜青5.对于新采购流程的宣贯培训教材，培训实施2001/12/01杜青6.审批完的新流程，投入实施2001/12/01杜青中期目标1.采购周期数据采集体系（指标定义、数据收集表单、2001/10

9、/30杜青25%收集制度、测算方法等）2.采购流程优化的需求调研报告2001/10/30杜青3.梳理完的流程（以对流程进行了优化，并向上报批）2001/10/30杜青/赵卉4.新流程下采购周期的分析报告（应达目标周期平均缩2001/10/30杜青短：通用类3天、专用类1天、内部领用2.5天）5.价格折扣率、采购合格率指标的收集体系（指标定义、2001/09/30赵卉/刘靖数据收集表单、收集制度、测算方法等）6.通用类价格折扣现状及改进目标报告2001/09/30刘靖7.专用类价格折扣现状及改进目标报告2001/09/30赵卉8.通过报批的供应商管理规范2001/10/30刘靖9.供应商原始数据

10、分析报告（通过分析数据，确立下一2001/10/30赵卉/刘靖阶段的谈判对象及谈判计划）10.客户需求报告2001/10/30赵卉/刘靖七、项目标志第四项项目描述中的各项指标均达成，并给出第三项项目交付物中的5项交付物即标志着项目的成功。丿八、项目资源需求及收益预测资源需求：项目从2001年9月17日开始至2002年5月31日结束，预计投入工 时1816工时、资金投入：与节电项目一起共需资金： 共计283000元外部培训（咨询公司）20万元；内部培训（二次培训及采购技能培训）：3万元；差旅费（2人6次）：48000元活动费（项目中期及终期，顺利完成项目计划和目标时使用）：5000元收益预测：直

11、接收益：价格折扣的提高节约了采购成本-2000万*3%=60万从2001年5月份以后每年可节约-22000万*3%=660万间接收益：采购周期平均缩短了26%，审批环节的签字人次减少，可大大节约采购的人工成本；采购合格率的提高也会有效降低人工成本；以上指 标的改善会大大提高采购业务的客户满意度。对部门持续改善的贡献：1. 形成了标准化的资产采购流程及供应商管理体系2. 摸索了 6sigma项目管理的方法，积累一定的经验，可供其他业务 处参考；3. 培养了一些具有6sigma理念、善用6sigma工具解决问题的团队, 为后续推动6sigma的应用起到促进作用；九、 项目的柔性：时间（最小）资源（

12、中） 范围（最大）十、 项目风险管理计划资产采购项目风险表表1风险号严重度发生的频度可探测程度总体威胁1流程审批 时间长HHHH2原始数据 不准确HHMH3核心成员流失HMLH4相关部 门协调失 败HMHM5成员渎职MMHM表2风险号预防行动应急行动起动信号起动人员1领导层在流程讨论 的关键阶段介入沟通，启动临时性 操作办法流程签批在计划时间内 无结果刘靖/杜青2加强数据采集过程 的监控抽查力度核对原始数据抽查时发现5%数据不符刘靖/赵卉/杜青3加强沟通、明确项 目意义及对自身影 响，准备后备人员后备人员接手核心成员流失熊久红4获得上层领导支持上层协调项目组协调失败江建兵5培训和教育，建立 监

13、督检查机制，准 备后备人员沟通，后备人员接 手未按计划完成阶段目标江建兵、团队公约1、计划阶段1.1沟通形式：会议、邮件1.2 参加人员：核心成员 -熊久红、赵萱、 杜青、刘靖、赵卉、李秀芳、赵雪峰1.3 完成时间： 2001年 9月 17日1.4 成果：经批准的总项目计划书、各自职责的甘特图。2、实施跟踪阶段2.1 在计划完成时间内对进展进行交流，遇困难或新问题时随时沟通；2.2 由各任务的责任人按时完成实施各阶段的回顾及分析报表，提交江建兵；2.3 由江建兵汇总阶段成果，提交倡导者。3、对项目计划和目标的调整： 调整流程：如因特殊原因需对计划或目标进行调整，核心成员以数据为基础提出 理由和

14、建议，经项目组讨论，评估影响，达成一致后交项目管理者和倡导者批准， 只有经项目管理者和倡导者批准后的变更方可生效。4、项目文件管理4.1 需要存档的文件：凡是与项目相关的具有保存或参考价值的文件，如不同版 本的项目计划书、项目原始数据记录表格、流程文件、管理规定文件、调查 报告、分析文件；项目成员参加会议考勤记录、项目会议纪要等。4.2 文件存档的方式：电子、纸质5、沟通机制5.1 会议：核心成员每周五上午 9：3010：30 召开一次例会，进行项目进展回顾， 并商讨解决存在的问题；必要时组织临时会议； 向倡导者汇报：两周一次，遇重要问题的决策时，组织临时会议； 会议的通知、 会议室及仪器等的

15、预订和准备、 会议纪要等由核心成员轮流 负责；因故不能参会者，需征得项目 LEADER 的同意； 会议纪要在会后一个工作日内发相关人员。5.2 电话/邮件：随时将本人所负责的工作进展通报项目组全体核心成员。6、项目组成员的绩效考核6.1 比重：根据参与程度的不同， 占个人绩效考核的一定比例（该比例应不低于 个人季度工作计划中 6sigma 项目工作所占的比重） ；6.2 依据：个人计划是否按时按标准完成； 是否对项目各项资料和成果进行认真 整理归档； 会议、活动是否按时参加，是否积极发表意见；遇问题时是否及 时交流；是否学会使用 6sigma 工具及 PROJECT 软件。6.3 方式：以参与

16、评价的方式体现在季度绩效考核表中。7、团队成员承诺：7.1使用6sigma语言、团队协作、知识与经验共享。7.2 严格按计划推进，出现突发事件及时沟通汇报，收集准确数据。8、争议解决：在项目执行过程中，如果出现争议首先由TEAM LEADER 与项目组核心成员进行协调评判，不能解决争端则上交项目管理者及倡导人处理十二、 项目计划确认和批准项目成员对本项目计划的签字确认:SPONSOR批准本项目计:划:附件:附件一：技术术语定义及收集制度附件二：资产采购项目 WBS表附件三：采购周期现状过程图（家具和通用类资产采购过程图、内部领用过程图（研发成品类）、专用类资产采购过程图）吩铲瞬沁歆脇悭邇川瓷产

17、采购折扣附件四：通用类价格折扣现状及目标数据“专川瓷产来购折扣附件五：专用类价格折扣现状及目标数据“附件六：资产采购各子项目甘特图赠送：一份国际商业合同国际商业合同买方：地址：邮编：电话：法定代表人：职务:国籍：卖方：地址: 邮编：电话：法定代表人：职务:国籍：买卖双方在平等、互利的原则上，经协商达成本协议条款，以共同遵守，全面履 行：第一条品名、规格、价格、数量：单位：数量：单价：总价：总金额：第二条 原产国别和生产厂：第三条包装：1. 须用坚固的木箱或纸箱包装。以宜于长途海运 /邮寄/空运及适应气候的变化。 并具备良好的防潮抗震能力。2. 由于包装不良而引起的货物损伤或由于防护措施不善而引

18、起货物锈蚀，卖方应 赔偿由此而造成的全部损失费用。3. 包装箱内应附有完整的维修保养、操作使用说明书。 第四条装运标记：卖方应在每个货箱上用不褪色油漆标明箱号、 毛重、净重、长、宽、高并书以防 潮”小心轻放”此面向上”等字样和装运：.第五条装运日期：第六条装运港口： 第七条卸货港口： 第八条保险：装运后由买方投保。第九条支付条件： 按下列项条件支付：1. 采用信用证：买方收到卖方交货通知，应在交货日前 15-20天，由银行开出以卖方为受益人的与装运全金额相同的不可撤销信用证。卖方须向开证行出具100%发票金额即期汇票并附装运单据。开证行收到上述汇票和装运单据即予支付。 信用证于装运日期后15天

19、内有效。2. 托收：货物装运后，卖方出具即期汇票，连同装运单据，通过卖方所在地银行和买方银行交给买方进行托收。3. 直接付款：买方收到卖方装运单据后7天内，以电汇或航邮向卖方支付货款。 第十条单据：1.海运：全套洁净海运提单，标明 运费付讫”运费预付”作成空白背书并加注目的港 公司。2. 空运：空运提单副本一份，标明 运费付讫”运费预付”寄交买方。3. 航邮：航邮收据副本一份，寄交买方。4. 发票一式五份，标明合同号和货运唛头，发票根据有关合同详细填写。5. 由厂商出具的装箱清单一式两份。6. 由厂商出具的质量和数量保证书。7. 货物装运后立即用电报/信件通知买方。此外，货发10天内，卖方将上

20、述单据航空邮寄两份，一份直接寄买方，另一份直 接寄目的港公司。第十一条装运：1. FOB条 款：a. 卖方于合同规定的装运日期前30天，用电报/信件将合同号、品名、数量、价 值、箱号、毛重、装箱尺码和货抵装运港日期通知买方，以便买方租船订舱。b. 卖方船运代理公司 ,（电报：），负责办理租船订舱事宜。c. 租船公司或其港口代理（或班轮代理），预计船达装运港 10天之前，即将船名、预计装货日期、合同号等通知卖方以便卖方安排装运，要求卖方与船方代理保持密切联系。当需要更换运载船舶及船舶提前、推迟抵达时，买方或船方 代理应及时通知卖方。若船在买方通知日后30天内尚未抵达，则第30天后仓储费和保险费由

21、买方承担。d. 若载运船舶如期抵达装运港，卖方因备货未妥而影响装船，则空舱费和滞期费 均由卖方承担。e. 货物越过船舷并从吊钩卸下之前，一切费用和风险由卖方承担；货物越过船舷 并从吊钩卸下，一切费用和风险属买方。2. CFF条款：a. 在装运期内，卖方负责将货物从装运港运至目的港。不允许转船。b. 货物经航邮/空运时，卖方于本合同第5条规定的交货日前30天，以电报/信件 把交货预定期、合同号、品名、发票金额等通知买方。货物交办发运，卖方即刻以电报/信件将合同号、品名、发票金额、交办日期通知买方，以便买方及时投保。第十二条装运通知：货物业经全部装船，卖方应将合同号、品名、数量、发票金额、毛重、船名和启 航日期等立即以电报/信件通知买方。若因卖方通知不及时使买方不能及时投保，卖 方则担全部损失。第十三条质量保证：卖方保证：所供货物，系由最好的材料兼以高超工艺制成，商标为新的和未经使 用的，其质量和规格符合本合同所作的说明。自货到目的港起12个月为质量保证期