普通发票防伪开具系统用户手册V1

1、普普通通发发票票防防伪伪开开具具系系统统 用用户户手手册册 目目 录录 第一章第一章 系统概述系统概述.6 1.1 系统功能结构.6 1.2 软件使用流程.6 1.3 业务操作流程.7 第二章第二章 系统的安装、注册与登录系统的安装、注册与登录.8 2.1 系统运行环境.8 2.1.1 硬件设备.8 2.1.2 软件运行环境.8 2.2 系统安装.8 2.3 系统注册.8 2.4 系统登录.10 第三章第三章 系统设置系统设置.13 3.1 系统初始化 .14 3.2 企业税务信息 .15 3.3 网络参数设置.17 3.4 编码设置.17 第四章第四章 发票管理发票管理.23 4.1 发票领

2、用管理 .24 4.1.1 网络读取.24 4.1.2 介质读取.25 4.1.3 普通发票库存查询.26 4.1.4 向分开票机分配发票（主机）.28 4.1.5 取消向分机分配发票（主机）.32 4.1.6 读入分机退回发票（主机）.33 4.1.7 分开票机发票领用管理（分机）.35 4.2 发票开具 .37 4.2.1 普通发票填开.37 4.2.2 发票查询.55 4.2.3 普通发票补录.57 4.2.4 已开发票作废.59 4.2.5 未开发票作废.61 4.2.6 异常发票作废.63 4.3 普通发票打印格式.65 4.4 报送处理.67 4.4.1 介质报送.67 4.4.2

3、 网络报送.68 4.4.3 分开票机信息管理（主机）.69 4.4.4 分开票机报送资料接受（主机）.70 4.4.5 分开票机报送资料传出（分机）.72 4.4.6 期间结转.73 第五章第五章 发票统计发票统计.77 5.1 发票库月度资料统计.78 5.2 发票库年度资料统计.80 5.3 普通发票领用开具作废信息.82 5.4 导出商业销售发票信息.83 5.5 分户台帐（主分机）.84 第六章第六章 系统维护系统维护.85 6.1 备份目录设置.85 6.2 数据备份.87 6.3 数据恢复.87 6.4 操作员管理.88 6.5 菜单信息管理.92 6.6 运行日志查询.93 第

4、七章第七章 数据操作专题数据操作专题.95 7.1 通用数据浏览窗口的结构.96 7.2 数据浏览与编辑格式的设定.97 7.2.1 各栏目显示宽度的调整.97 7.2.2 选择显示栏目.98 7.2.3 设定栏目编辑方式及对齐方式.99 7.2.4 设定栏目编辑走向.101 7.2.5 切换数据表格显示格式.101 7.3 数据编辑操作.102 7.3.1 各编辑按钮的用途.102 7.3.2 修改数据.102 7.3.3 增加一条记录.103 7.3.4 删除一条记录.104 7.4 数据过滤查询.104 7.4.1 数据查询基本流程.105 7.4.2 设置查询参数.106 7.4.3

5、设置基本查询条件.106 7.4.4 设置组合查询条件.108 7.5 数据统计与汇总.110 7.5.1 数据统计基本流程.110 7.5.2 统计条件设置方法.112 7.5.3 汇总条件设置方法.114 第一章第一章 系统概述系统概述 1.1 系统功能结构系统功能结构 青青岛岛市市普普通通发发票票防防伪伪开开具具系系统统 图 1-1 普通发票防伪开具系统软件结构 1.2 软件使用流程软件使用流程 图 1-2 软件使用流程 系统设置系统设置发票管理发票管理系统维护系统维护统计查询统计查询 发票领用管理 发票开具 期间结转 参数设置 网络参数设 置 客户编码 发票统计 月度统计 年度统计 数

6、据整理 数据备份 操作员管理 系统初始化 发票报送 客户编码 安装软件 系统注册 系统初次登录 （由管理员设置口令） 系统初始化相关参数设置 编码设置 可进入正常业务操作 1.3 业务操作流程业务操作流程 图 1-3 业务操作流程 从税务局领购纸质发票 发票开具及打印 发票信息报送期间结转 从网络或介质下载票源信 息 第二章第二章 系统的安装、注册与登录系统的安装、注册与登录 2.1 系统运行环境系统运行环境 2.1.1 硬件设备硬件设备 计算机：pentiumii512 以上 pc 兼容机、内存空间不小于 512mb、可用硬盘空间不小于 2gb、光驱 1 个、鼠标 1 个； 针式打印机：用于

7、打印所填开的普通发票以及销货清单。 2.1.2 软件运行环境软件运行环境 windows9x/2000/xp 简体中文版操作系统。 2.22.2 系统安装系统安装 将“青岛市普通发票防伪开具系统 ”安装盘放入光盘驱动器， 安装程序便自动运行（或者通过双击 setup.exe 安装程序图标） 打开安装向导。 初次安装本系统的用户选择 “完全安装”的方式；已经使用 本系统、需要进行系统升级的用户，则选择 “版本升级”安装 方式。完全安装将覆盖已有的程序文件和数据文件，而版本升级 则只覆盖程序文件，不覆盖数据文件，即保留现存的用户数据。 2.32.3 系统注册系统注册 双击桌面上的 “普通发票防伪开

8、具系统 ”图标，或单击 “开始/程序/发票管控/普通发票防伪开具系统 ”菜单便启动系 统而打开“系统封面” ，如下图所示。 图 2-1 系统封面 单击“系统管理”按钮，便弹出“系统管理”对话框 ；输 入口令后按“回车”键，若口令核对正确则 “系统注册”等功 能按钮被激活，如下图所示。登录口令应该由管理员设置并掌握。 图 2-2 系统管理对话框 单击“系统注册”按钮，便弹出“系统注册基本信息” 对话框，如下图所示。单击 “注册信息”标签页，点击页面中 的“安装注册文件”按钮，选择注册文件进行注册，如下图所示。 图 2-3 系统注册安装注册文件 2.42.4 系统登录系统登录 系统登录是系统管理的

9、一种形式。凡是合法操作人员，应按 其操作权限级别与身份录入到本系统操作员数据库中，且每个操 作员都设有自己的登录口令。只有身份合法且口令核对正确时才 可以登录本系统。 启动系统而进入系统封面后，单击 “进入系统”按钮，便 弹出“选择操作员”窗口，如下图所示。 图 2-4 操作员选择窗口 在“选择操作员”窗口中，直接选择操作员，输入正确密码 即登录到“系统主界面” ，如下图所示。 图 2-5 系统主界面 系统主界面由菜单栏、工具栏、子窗口显示平台和状态栏四 部分组成。 “文件”菜单中包含四个功能模块：系统设置、发票 管理、发票统计和系统维护，各菜单项所对应的快捷按钮显示在 菜单栏 工具栏 状态栏

10、 工具栏中。用户可从 “文件”菜单或工具栏中选择相应的功能模 块，系统便打开相应的子窗口 ,则该模块的功能菜单列于主窗口 菜单栏上。 第三章第三章 系统设置系统设置 本模块主要用于对系统进行初始化和初始数据录入、设置企 业基本税务信息，这是初次使用本系统时必须首先进行的操作。 另外，还可以设置各种编码数据，为填开或录入发票等业务处理 做好准备。 通过点击系统主界面工具条上的 “系统设置”按钮或“文 件” 主菜单中的“系统设置”菜单项，便可以打开 “系统设置” 子窗口。该模块的功能菜单列于主窗口菜单栏上，其常用的菜单 功能及基本流程则以导航图的形式显示于子窗口上，如下图所示。 图 3-1 系统设

11、置模块 本模块的菜单结构如下图所示： 系统设置系统设置 图 3-2 系统设置模块菜单结构 3.13.1 系统初始化系统初始化 主主要要功功能能：建立本系统使用的全套数据库，清空所有业务数据 （保留各种编码数据）；录入系统主管姓名，使系统处于 “初始 设置”状态。 图 3-3 系统初始化对话框 系统初始化系统初始化编码设置编码设置 开始初始化 网络参数设置 息 系统参数设置 客户编码 免税农产品编码 结束初始化 息 商品编码 在“系统初始化”对话框中，按提示输入如下信息： 主管姓名： 直接输入姓名，最大长度为 4 个汉字； 初始税务年份和初始税务月份：由用户输入具体的开帐年份 (须为四位)和月份

12、； 结帐日：由系统自动生成， 0表示月末结账。 说明 初初次次安安装装本软件后，必须首首先先使用本功能；而使用本软 件进行了一定时间的业务处理之后， 切切勿勿轻易使用本功能。 只有当原来的业务数据有误且无法通过备份数据恢复时才能使 用本功能。 . 因本功能涉及到数据安全性问题，故 只能由系统主管操 作。 系统在进行了“开始初始化”操作后，只能进行初始设置及 系统维护工作，不能进行 发票管理等业务处理。当初始数据设 置完毕，可以通过 “结束初始化”菜单功能使系统进入 “正常 处理”状态。 3.23.2 企业税务信息企业税务信息 主主要要功功能能：用于录入本单位 基本税务信息、开票机信息。 图 3

13、-4 企业税务信息对话框 基本信息 图 3-5 企业税务信息对话框 开票机信息 说明 “企业名称” 、 “纳税登记号”与“开票机号码”已在 系统注册时填写，其余各项信息按提示直接填写即可。 “银行 帐号”一栏，可以通过其右边的上下选择按钮选择记录进行修 改，或者选择新的空白记录进行添加。 发票填开界面上的 “销方信息”便取自此处录入的基 本信息数据，须认真正确地填写。 对于主开票机，需要在此处设定分开票机的数量。 3.33.3 网络参数设置网络参数设置 进入系统设置界面后， 点击“系统初始化/网络参数设置” 菜单项或者界面中的 “网络参数”按钮，进入网络参数设置窗 口，用于录入连接税局网络地址

14、。 图 3-6 网络参数设置窗口 3.43.4 编码设置编码设置 该主菜单包含的子菜单有： 客户编码、商品编码和免 税农产品编码 ，如果是专业市场用户，还增加了 销方编码。 可以在这里设置编码信息，在填开发票页面系统也可以自动保存 编码信息，从而省去了重复录入的麻烦。 注意： 专业市场用户不能在此编辑商品编码和免税农产品编码， 只能查看，销方编码同样不可编辑。在填开发票时，会有一个商 品信息编辑的页面能添加商品信息。 “客户编码” 、 “商品编码”和“免税农产品编码 ”为变长 分级编码，用树状结构表示和管理编码族，编码设置以及其它信 息的录入方法都相似； “增值税税目编码 ”为定长（四位）分

15、级编码，而且在软件安装时，已经带有标准的编码数据，用户只 需在此基础上进行增、删或稍加修改即可； “普通发票类别编 码”为定长（十位）无级编码。 图 3-7 客户编码设置窗口 窗口左侧为“编码族管理器” ，以树状结构表示编码级别， 并可以通过其左上角的弹出菜单对编码族进行整族管理；窗 口 右侧为数据表格，显示客户信息，即在此处增加客户或修改客户 数据。 在整个编码设置窗口中，可以对客户编码数据进行录入、修 改、删除以及查询等一系列编辑操作，还可以根据需要增加或删 除编码表的附加栏目。操作方法如下： （1） 关于工具条上通用功能按钮以及数据编辑键的使用 方法， 请参阅本手册第七章。 说明 在客户

16、编码和商品编码设置窗口中包含 “导入”和“导 出”两个功能按钮。 “导入”按钮主要用于将符合格式要求的 文本文件中的编码信息导入到系统相应的编码库中。“导出” 按钮主要用于将编码库中的全部编码信息，以文本文件格式导 出到指定路径下，备份编码库信息，以避免编码信息丢失或重 新安装系统时手工录入编码的繁琐性。 （2） 关于数据显示格式的设置，请参阅 本手册第七章。 （3） 各栏目数据说明及编辑方法： a.采用变长分级编码方案，编码最大长度为16 个字符。 b.名称：即客户单位名称，此项数据不能为空，最大长 度为 50 个汉字，由用户直接输入。 c.简码： 必须由大写半角字母开始，最大长度为 6 个

17、 字符；末级编码，由用户直接输入。 d.税号：即客户的纳税登记号， 可以为 15 位、17 位、 18 位和 20 位数字或字母，也可以为空 。 说明 若其前四位编码在行政区编码表中不存在，则系统便 给出“增设行政区编码 ”对话框，要求用户写出该行政区域 名称以记入行政区编码库。 对于顶级编码只能有编码和名称项。 对于输入的税号系统自动进行校验，如果输入的税号 有误时，系统会提示错误如图 3-8 所示，无法继续执行操作。 图 3-8 输入的企业税号不合法 e.地址电话： 点击该栏目中的按钮，便弹出 “备注字 段编辑器” ，在此编辑器中便可以输入地址电话等信 息。输入完毕点击 “确认”按钮，则编

18、辑结束。 f.银行账号：与上面的“地址电话”栏目输入方法完 全相同。 g.邮件地址：用于 输入客户的邮箱地址， 由用户直接 输 入。 （4） 增加客户：点击工具条中的“”按钮，便在当前行的上一 行插入一条新记录，且自动依序产生与当前行同级的客户编码。用 户可以修改此编码并可以录入其它栏目的数据。 （5） 删除客户：首先选中要删除的客户 记录，然后点击工具 条中的“” 按钮，便可以删除这条记录。 说明 只能删除不含下级的编码，即末级编码。 （6） 编码族管理方法： a编码结构显示：在编码 族管理器中，用树状结构显示 客户编码 的等级关系。除末级编码之外，其它编码 都按其级别和次序被列于树干或树枝

19、，可以显示其编 码值也可以显示其名称。 b按族查询客户信息：在编码 族管理器中，将树状结构 展开，然后选中任何一个节点，则在右侧的数据表格 中便显示该编码族的全部客户。 c编码族增位：首先选择一个节点，即一个编码 族， 然后点击编码 族管理菜单中的 “编码族增位”菜单项， 则该族中的所有下级编码都增加一位 “0” 。 说明 每点击一次该菜单项 ，编码长度便增加一位，直到末级编 码达到最大长度为止。 d编码族减位：选择一个编码 族，然后点击编码 族管 理菜单中的“编码族减位”菜单项，则该族中的所有 下级编码都减掉一位“0” 。 说明 每点击一次该菜单项 ，编码长度便减少一位，直到某一 级编码无“

20、0”为止。 e编码族删除：选择一个编码 族，然后点击编码 族管 理菜单中的“编码族删除”菜单项，则该族的所有下 级编码均被删除。 f编码族重建：当编码族树状结构被破坏 或发生更改而 造成与实际编码结构不一致时，利用编码 族管理菜单 中的“编码族重建”菜单项可以根据实际编码结构而 重建编码族树状结构。 g显示方式切换：显示编码还是显示名称， 可以通过编 码族管理菜单中的“显 示编码”与“显示名称”两个菜单项进行切 换。 图 3-9 编码族管理器 最后，保存编辑结果：当客户信息编辑完毕，点击图 3-6 工具 条上的“退出”按钮，便弹出“是否保存数据修改结果”的提示， 此时选择“是” ，便保存数据。

21、 说明 建立客户编码库，不仅可以方便地管理客户信息，而 且还可以在开票时作为 “购方信息”的录入参照，从而提高 效率且避免错误。 客户编码信息可以不在此维护，在发票填开时系统可 以自动保存客户信息。 编码族重 建 编码族重建 关闭管理器 弹出菜单 第四章第四章 发票管理发票管理 本模块用于管理普通发票的领用存信息、开具和打印普通发 票；查询、作废所开发票、发票报送以及期间结转等功能。是本 软件的核心业务。 通过点击系统主界面工具条上的 “发票管理”按钮或选择 “文件”主菜单中的“发票管理”菜单项，便可以打开 “发票 管理”子窗口。该模块的功能菜单列于主窗口菜单栏上，其常用 的菜单功能及基本流程

22、则以导航图的形式显示于子窗口上，如下 图所示 ： 图 4-1 发票管理模块 本模块的菜单结构如下图所示： 发发票票管管理理 图 4-2 发票管理功能模块菜单结构 4.14.1 发票领用管理发票领用管理 主主要要功功能能：用户将每次从税务局已领购的普通发票卷信息以介质 或网络方式读取到本系统，而后由系统自动记录发票库存情况； 用户可以对发票信息进行查询，也可以对整卷未开发票进行作废 或退回的处理。 4.1.1 网络读取网络读取 当用户使用网络方式获取票源时。 普通发票领用 发票填开 发票查询 发票作废 领用管理领用管理发票开具发票开具报送处理报送处理 普通发票库存查询 发票文本报送 介质报送结果

23、读入 打印格式打印格式 普通发票打印格式 期间结转 操作步骤：操作步骤： 【第一步第一步】切换到“系统设置”模块，点击菜单 “系统初始化- 网络参数设置 ” ，打开网络参数设置窗口，输入从税局获取的登 录网址即可。 【第二步第二步】点击“发票管理/领用管理/普通发票领用”菜单项， 首先选取“网络票源请求 ” ，用于发送下载票源信息请求。 【第三步第三步】点击“领用管理/普通发票领用 /下载票源结果 ”获 取普通发票票源信息，将请求的网络票源下载到本机中。 图 4-3 下载票源结果确认 图 4-4 网络方式获取票源信息 4.1.2 介质读取介质读取 当用户使用介质读取方式获取票源时 。 操操作作

24、步步骤骤： 【第一步第一步】点击“发票管理/领用管理/普通发票领用”菜单项， 选择“从介质读取” ，或者直接点子窗口上的 “介质读取”快捷 按钮，便打开选择文件对话框。 【第二步第二步】在对话框中根据票源文件路径选择从税局获取的票源 文件，选中票源文件后点击 “打开”按钮，便将票源信息读取 到系统中。 图 4-5 从介质读取发票 4.1.3 普通发票库存查询普通发票库存查询 操作步骤：操作步骤： 【第一步第一步】点击“发票管理/领用管理/普通发票库存查询 ”菜 单项，系统弹出 “普通发票库存查询 ”子窗口。 【第二步第二步】在“普通发票库存查询 ”子窗口中选择一个所要查询 的发票类别，然后切换

25、到 “发票卷”页面，便可以查询发票库 存。如图 4-6、图 4-7 所示。 图 4-6 普通发票库存查询 发票类别 图 4-7 普通发票库存查询 发票卷 【第第三三步步】用户可以在“发票卷”页面点击“退回” 、 “作废” 或“号码”按钮将已有的发票卷作整卷退回或作废处理或重新设 置发票卷的未用起始号码为发票起始号码。 注意 未填开过的发票卷可以整卷退回，而已填开过的只能作废 处理。 点击本窗口工具条上的 “退回”或“作废”按钮，系统 便给该卷发票加上相应的标志并且其 “剩余份数”将重置为 零，此操作可以逆转。 对于已做过退回或作废处理的发票卷，当被选中时， “退 回”或“作废”按钮处于“下沉”

26、状态，若要取消退回或作废 操作，只要再次点击该按钮使其恢复原状态即可。 重新设置起始号码后，新的起始号之前的未用号码将不能 用，此功能请谨慎操作。 4.1.4 向分开票机分配发票（主机）向分开票机分配发票（主机） 主主要要功功能能：当用户所使用的开票机为主分开票机模式时，此菜 单项才会在主开票机系统中出现，分机开票时所使用的发票必 须由主机为其分配。 操操作作步步骤骤： 【第第一一步步】点击“发票管理/领用管理/分开票机发票管理 /向 分机分配发票”菜单项，便弹出“选择发票卷”窗口，如图 4-8 所示。 图 4-8 选择发票卷窗口 【第第二二步步】在“选择发票卷”窗口中，当选定要分配的某发票

27、卷之后，双击之或点击其下端的 “下一步”按钮或点击其工 具条上的“选择”按钮，系统打开“向分机分配发票 ”窗口， 如图 4-9 所示。 图 4-9 向分开票机分配发票窗口 【第三步第三步】在“向分开票机分配发票 ”窗口中输入待分配的发票 起始号和分配份数。 注意 分配时应将起始号码大于或等于区段起始号，使分配张数小于 或等于“区段终止号减去分配起始号” 。 【第四步第四步】上述数据输入完毕，点击其下端的“分配”按钮，系统 弹出“另存为”窗口，选择分配发票的介质存储路径，如图 4-10 所示。 图 4-10 分配发票存储路径 【第五步第五步】点击“保存”按钮，系统提示发票分配成功信息。如图 4-

28、11 所示。 图 4-11 提示成功窗口 说明 只有带有分开票机的主开票机才具有本菜单功能。 分开票机的票源都是从主开票机中通过介质获得。 可重复上述操作向一台分开票机上分配多卷发票，但最多不 能超过 5 卷。 4.1.5 取消向分机分配发票（主机）取消向分机分配发票（主机） 主要功能：主要功能：选择已经向分开票机分配的发票，进行取消分配。 操操作作步步骤骤： 选择“发票管理/领用管理/分开票机发票管理 /取消向分 机分配发票” ，在图 4-12 所示中选择要取消分配的发票卷，点 击“取消分配”按钮，出现图 4-13 所示的确认对话框，确认 信息无误后点击 “确认”按钮，出现成功对话框，如图

29、4-14 所示，点击“确认”后操作结束。 图 4-12 取消分配发票 图 4-13 取消分配发票确认 图 4-14 取消分配发票成功 4.1.6 读入分机退回发票（主机）读入分机退回发票（主机） 主主要要功功能能：分机退回到介质中的发票不能直接退回到税局，必 须利用主机的该功能先将 分机系统中所退回的发票读入 到主机 系统中，然后再由主机 对退票进行操作。 操操作作步步骤骤： 【第第一一步步】在主开票机的开票系统中， 点击“发票管理/领用 管理/分开票机发票管理 /读入分机退回发票 ”菜单项，弹出 “选择发票卷文件 ”窗口，如图 4-15 所示。 图 4-15 选取发票信息文件窗口 【第第二二

30、步步】点击“打开”按钮后系统开始在介质中读取从分 机中退回的发票信息。弹出退回的“发票卷读入信息 ”窗口， 如图 4-16 所示。在信息描述中显示 “发票已接受” ，则发票 退回操作成功。 图 4-16 发票卷读入信息 4.1.7 分开票机发票领用管理（分机）分开票机发票领用管理（分机） 主主要要功功能能：如果开票机为分开票机，那么 “领用管理/普通发 票领用”菜单项中只有 “从介质读取”和“已购发票退回主 机”选项。 “从介质读取”具体操作过程参见 4.1.2,但是分开 票机能读取的票源只能是主开票机已经分配的票源文件。 操操作作步步骤骤： “已购发票退回主机 ” 【第第一一步步】点击“领用

31、管理/普通发票领用/已购发票退回主 机”菜单项，出现选择发票卷对话框，如图 4-17 所示 图 4-17 选择发票卷 【第第二二步步】选择要退回的发票卷，点击 “退回”按钮，出现 警告对话框，确认本卷发票退回，则点击 “确定”按钮，否 则点击“否定”按钮。如图 4-18 所示，点击“确定”按钮后 再次出现确认信息对话框，如图 4-19 所示，确认无误后，点 击“确认”按钮。 图 4-18 退回确认 1 图 4-19 退回确认 2 【第第三三步步】选择要保存的介质，将退回的发票保存为数据文件， 如图 4-20 所示。点击保存后出现成功对话框，如图 4-21 所 示。点击“确定”按钮，分机退回操作

32、结束。 图 4-20 保存退回文件 图 4-21 成功退回 4.24.2 发票发票开具开具 4.2.1 普通发票填开普通发票填开 主要功能：主要功能：企业用来填开和打印各种发票，可以填开的发票种类 包括商品销售统一发票、加工修理修配统一发票、二手车销售统 一发票、机动车销售统一发票、农产品收购发票、出口货物发票、 工业销售统一发票、税务代开统一发票、专业市场商品零售统一 发票、粮食收购统一发票、粮食销售统一发票和废旧物资收购统 一发票十二种发票类型。发票填开功能 是普通发票防伪开具系 统的核心功能。 税务部门根据企业所需发票类型将发票发售给企 业用户，用户根据需要填开发票。 分别以填开正数和负

33、数发票为例，讲解发票的填开操作细节。 正数发票可以添加折扣、开具清单和复制，负数发票不可以添加 折扣、开具清单和复制，其详细操作步骤如下。 4.2.1.1 填开正数发票填开正数发票 操作步骤：操作步骤： 【第一步第一步】点击“发票管理/发票开具/普通发票填开”菜单项 或子窗口上的“发票填开”快捷按钮，首先弹出 普通发票类 别选择窗口，如图 4-22 所示。 图 4-22 选择发票类别 注意 在选择发票种类时，注意每种发票的“最大开具行数” ，因为 不同种类的发票的“最大开具行数”不同。 【第二步第二步】选择“青岛市商品销售统一发票（电脑版） ” ，点击 “下一步”按钮，弹出选择发票卷号 窗口，

34、如图 4-23 所示。 图 4-23 选择发票卷号 【第三步第三步】选择好之后点击“下一步”按钮出现“发票号码确认 ” 对话框。 图 4-24 发票号码确认对话框 注意 用户应首先核对打印机上实际发票号码是否与该提示框所给出 的发票号码一致，只有二者一致才可以点击“确认”按钮。 说明 在填开各种发票时，系统自动根据所要开具的发票按顺序 弹出同种类待开具发票号码确认窗口。 当系统具有多卷同种类发票时，默认按卷号顺序调用发票。 即当前一卷发票开具完后，系统自动调出下一卷同种类发票进行填 开。 【第三步第三步】点击上述提示框中的“确认”按钮，系统弹出“商品销 售发票填开”窗口，如图 4-25 所示，

35、该窗口的格式与实际票面格 式基本相同。 说明 由于发票的种类不同，发票的样式也会有所不同。 发票类别、发票号码、开票日期以及销方信息由系统产生。 图 4-25 普通发票填开界面 发票填开窗口结构 说明 .工具条：具有通用的功能按钮和数据编辑键（请参阅第七章） 。 另有几个开票窗口所特有的专用功能按钮，将陆续介绍其用途。 .发票填开界面：由于发票种类不同，所以组成部分有所不同， 但大致以以下三个主要组成部分： 购方（客户）信息区域：用于填写购方有关信息。 商品信息区域：用于填写所售商品详细信息以及清单 和折扣等。 其它信息：销售方（本单位）信息、发票号码、开票 日期、密文、备注栏、开票人、复核人

36、等。这些信息 除备注之外，皆由系统生成，无需用户填写。 .状态条：显示本张发票的价税状态、商品行的编辑状态等。 【第四步第四步】填写购方信息，方法如下： 客户编码库中取 数据：根据不同的发票种类选择客户信息。 第一种：点击“客户名称”编辑框右侧的“”按钮，便弹出 “选择用户信息”窗口，如图 4-26 所示。选取一个客户，然后 双击或点击工具条上的 “选择”按钮，则本条客户信息便写入 发票界面的购方信息栏。 说明 在“选择客户信息”窗口的工具栏中的“名称”编辑框中输入 企业名称，系统进行模糊匹配，把符合的企业信息在下列框中显示 出来。 图 4-26 选择客户信息 窗口 第二种：点击“购货方”编辑

37、框右侧的“”按钮，便弹出 “用户编码选择”窗口，如图 4-27 所示。选取一个客户，然后 双击或点击工具条上的 “选择”按钮，则本条客户信息便写入 发票界面的购方信息栏。 图 4-27 客户编码选择窗口 直接填写：“名称”项最大长度为 50 个汉字，但考虑到打 印空间有限，最好不要超过 33 个汉字；“纳税人登记号”可以 为 15 位、18 位或 20 位的数字或字母；“地址电话”与“银行 账号”均可打印 50 个汉字。如图 4-28 所示。 图 4-28 选择收购方名称 客户编码选择 【第五步第五步】填写商品信息，具体操作方法分为以下几种情况： 第一种：不带清单和折扣的发票： 1点击“商品名

38、称”编辑框右侧的按钮，便弹出 “选择商品” 窗口，用户可从中选取一种商品，然后双击之或点击工具条上的 “选择”按钮，则本条商品的名称、规格型号、单位、单价和税 率等信息便写入发票界面的商品信息行。其中的 “单价”数值 可以修改。如图 4-29 所示。 图 4-29 选择商品信息 商品编码选择 2在“数量”一栏填写销售本商品的数量，然后点击工具条上 的“”生效按钮，或将光标移到下一行，系统会自动计算出金 额、税额和价税合计金额。 说明 商品行中的“数量”和“金额”两项之一须由用户填写，若只 填写一项，则另一项通过与“单价”的计算自动得出；若两项都填 写，则“单价”项将通过这两项的计算而自动得出。

39、 “税额”项则 由系统自动算出，无法修改。 可以通过工具条中的数据编辑键插入或删除商品行，亦可以通 过键盘上的向下方向键“”增加一行商品信息，但总行数不能超 出本类别发票所允许的最大开具行数。 第一行商品的“税率”决定了本张发票的税率，再填写其它商 品行时，从“商品编码选择”窗口中只能选到该税率的商品，这就 避免了输入错误。 .发票商品行最多可以开具的行数需要根据发票种类来定。 第二种：带折扣的发票： 1利用第一种填开商品信息的方法开具若干行商品后， 首先选 中欲加折扣的某个商品行 或多行商品行的最后一行 ，然后点击 工具条上的“”按钮（若本商品行处于编辑状态或不允许加折 扣则该按钮被禁用）

40、，便弹出“折扣”对话框，如图 4-30 所示。 图 4-30 商品加折扣对话框 2在此窗口的折扣行数框中填写从当前选中行向上几行（含本 行）商品需要统一加折扣，然后在折扣率或折扣金额处输入所要 折扣的数值，确认后即可对一行或多行商品加折扣。例如，在折 扣行数处输入 “3” ，则代表从当前选中行向上的 3 行商品（含 本行）都按本折扣率或折扣金额进行折扣。 说明 当某一行商品加折扣之后，便不允许修改。若需要修改，应先 将折扣行删除，待修改完毕再加折扣。商品行与它的折扣行之间不 允许插入其它记录。 每一个商品行都可以加折扣，也可以对多行商品统一加折扣。 如果是对多行商品统一加折扣，商品名称处将标识

41、统一加折扣 的行数，折扣行也算在商品总行数之内。 第三种：带销货清单的发票： 1点击工具条上的 “”按钮，便弹出“销货清单填开”窗口， 如图 4-31 所示。 图 4-31 销货清单填开窗 口 2利用第一种填开商品信息的方法将 清单填写完毕，点击工具 条上的“退出”按钮，返回到发票填开界面。此时，商品信息表 中出现“清单行” ，所有栏目则不允许修改 。 说明 每一张发票只允许填写一张销货清单。 发票上只有一条详见销货清单的记录，显示清单中所有商品的 合计金额和税额，在发票上不能再开具其它商品。 【第六步第六步】填写销方信息：销方信息中企业名称、纳税人登记号 和地址、电话均由系统自动从 系统参数

42、设置中的企业税务信息 中提取，开票时不能修改，只有开户行及账号可以修改。如果该 企业有多个账号，可以点击开户行及账号右侧的箭头，从多个账 号中任选一个即可。 【第七步第七步】打印发票：当发票填写完毕且检查无误时，请点击工 具条上的“”按钮，则系统首先将所开发票信息记入 数据库， 随后便弹出“发票打印”对话框，在此处，可以设置纸张打印边 距、预览打印效果、实施打印，也可以取消打印（待以后在进行 发票查询时打印） 。 注意 . 开具各种发票时，一张发票只能录入同一种税率的商品。 . 所填开的发票一经打印无法修改。因此，在填开之初应仔细比 对系统给出的发票类别与号码与打印机上安装的纸质发票是否完全

43、一致；在填写数据时应尽量避免错误。若出现问题，只能将该发票 作废，然后重新填开。 在发票填开时，只能打印发票。可以在发票查询过程中的“打 印”按钮选择需要打印的“发票” 、 “销货清单”和“发票列表”三 种信息。 说明 . 发票填开界面工具条上的“”按钮是“含税价”和“不含税 价”的状态切换按钮，当处于上浮状态时，发票上商品行的“单价” 、 “金额”与“合计金额”值都显示为不含税；将该按钮按下，则 显示为含税价态（见发票上单价和金额栏上的标识或发票窗口下端 的状态条提示） 。该按钮主要是为方便操作人员开票习惯而设置的， 最终打印的发票是按国家统一规定的形式。 . 发票填开界面工具条上的“”按钮

44、是用来进行发票复制的， 当要填开的发票与以前曾经开过的同种类发票内容全部或部分相同， 则可利用该按钮将原有发票数据复制到本张发票，这样既可以提高 速度又避免了重复劳动。其具体操作方法如下： a. 在发票填开界面直接点击该按钮，便弹出“发票复制”窗 口，窗口中只显示和待开发票是同种类的已开发票，如图 4- 32 所示。 图 4-32 发票复制窗口 b. 在此窗口上选中所要复制的发票，如果发票上的客户信息 和商品信息需要全部复制，双击之或点击“选择”按钮，则 所选发票内容便复制到当前发票；如果只复制发票上的商品 信息，而不需要复制客户信息，则点击工具条上的“”按 钮，则弹出选项设置窗口，如图 4-

45、33 示，去掉“客户信息” 前的选中按钮， “确认”后再点击“选择”按钮，则只将商品 信息复制到本张发票上。 图 4-33 设置复制选项窗口 发票填开界面工具条上的“”按钮是用来对开具农产品收 购发票时进行发票地址栏信息的编辑， 点击“地址”按钮后弹出 “编码维护”的子窗口，如图 4-34 编码维护的窗口。 图 4-34 设置复制选项窗口 a.在地址编码选项卡中可以编辑操作地址信息主要功能包括：查询、 保存、删除和刷新地址信息。其中“省/直辖市”和“市”对话框 中信息是系统默认的信息，用户只能选择不能修改，用户可以根据 需要在“县（区、市） ” 、 “乡（镇） ”和“村”的相应对话框中输入 或

46、选择地址信息。 输入地址信息后点击“查询”按钮，系统将符合条件的信息在 下面的表格中显示，如果没有符合条件的查询信息则下面表格中为 空；用户输入完整的地址信息后，点击“保存”按钮，系统将地址 信息保存到数据库中，否则提示“输入信息不完整”提示框；如果 在表格中选中一条地址信息，然后点击“删除”按钮，系统弹出 “地址信息删除提示”对话框，点击“确认”则进行删除，点击 “放弃”则取消删除操作，如图 4-35、4-36 所示，点击“刷新 “按钮，则刷新数据库信息。 图 4-35 输入信息不完整提示框 图 4-36 删除提示框 b.在常用地址选项卡中可以对常用地址信息进行添加和删除操作。 输入地址信息

47、后点击“添加到常用地址”或“从常用地址中删除” 按钮。如图 4-37 所示。 图 4-37 常用地址窗口 4.2.1.2 填开负数发票填开负数发票 当企业所开发票有误或者由于商品质量等问题购方退货时， 若对应的该张发票已抄税，则不能作废，必须利用该功能来开具 负数发票进行冲销。 第一种：选择正数发票填开负数发票 。 操作步骤：操作步骤： 【第一步第一步】点击“发票管理/发票开具/普通发票填开”菜单项， 在弹出“发票号码确认 ”提示框中点击“确认”按钮后，打开 发票填开界面，如图 4-38 所示。 图 4-38 普通发票填开界面 【第二步第二步】点击普通发票填开界面工具条上的 “”按钮，点击 “

48、选择正数发票”菜单，便弹出“选择销项正数发票 ”窗口， 如图 4-39 所示。 图 4-39 销项正数代码号码填写、确认窗口 【第三步第三步】在此窗口中直接选择要填开的负数发票，然后双击或 点击左上角“选择”按钮，则直接打开对应的负数发票。点击 “打印”按钮则成功开具一张负数发票。如图 4-40 所示。 图 4-40 负数发票填开界面 说明 填开的负数发票只能是本月月之前开具的普通发票才可填开负 数发票，本月开错发票可进行作废处理。 如果数据库中没有正数发票信息则提示“数据库中没有符合条 件的正数发票，请选择直接开具！”提示信息。 第二种：直接开具负数发票 。 操作步骤：操作步骤： 【第一步第

49、一步】点击“发票管理/发票开具/普通发票填开”菜单项， 在弹出“发票号码确认 ”提示框中点击“确认”按钮后，打开 发票填开界面，如图 4-41 所示。 图 4-41 对应正数发票信息填写界面 【第二步第二步】输入所要开具负数发票对应的发票代码、发票号码、 金额、开票日期和购房名称信息，点击 “确定”按钮进入发票 填开界面，如 4-42 所示。 图 4-42 负数发票填开界面 【第三步第三步】输入客户信息和商品信息，方法和开具正数发票的操 作一样，这样一张负数发票开具成功。如图4-43 所示。 图 4-43 负数发票信息界面 注意 在开具负数发票时，商品信息中的数量和金额为负数。 4.2.2 发

50、票查询发票查询 主要功能主要功能：用来按月或按全年度 查询所开的各种发票及其清单的 内容，并可以 连续打印发票、销货清单和发票列表。 操作步骤：操作步骤： 【第一步第一步】点击“发票管理/发票开具/普通发票查询”菜单项 或子窗口上的 “发票查询”快捷按钮，首先 弹出“发票查询” 窗口，如图 4-44 所示，输入需要查询的发票的所属月份。 图 4-44 选择发票查询月份对话框 【第二步第二步】然后点击“确认”按钮，便打开“发票信息查询”窗口， 如图 4-45 所示。 图 4-45 发票信息查询窗口 在上面的窗口中，可以进行如下操作： 查看某张发票的明细信息：选中所要查看的发票并双击之或点 击窗口

51、工具条上的“选择”按钮或点击窗口下端的“查看明细”按 钮，便打开发票明细界面。在此处，可以查看发票及销货清单明细 信息，并可以进行打印。操作完毕，点击工具条上的“退出”按钮， 则退出系统。 条件查询：利用工具条上的“查找”按钮，可以进行各种条件 查询，其操作方法请参阅“附件二 数据操作专题” 。 分类统计：利用工具条上的“统计”按钮，可以对发票数据进 行分类统计，其操作方法请参阅“附件二 数据操作专题” 。 打印发票列表：点击工具条上的“打印”按钮，便出现下拉菜 单，选择“发票列表”菜单项便可以打印发票列表。 连续打印发票：首先选中所要打印的发票（一张或多张） ，然 后点击工具条上的“打印”按

52、钮，在其下拉菜单中选择“发票”菜 单项便可连续打印发票。 打印销货清单：点击工具条上的“打印”按钮，便出现下拉菜 单，选择“销货清单”菜单项便可以打印销货清单。 操作完毕，点击窗口下端的“取消”按钮即结束。 4.2.3 普通发票补录普通发票补录 主要功能：主要功能：当企业用户开具发票时由于停电、死机等机器故障或非 正常操作导致电子票丢失，而纸质发票已经打印成功，在此情况下 需要用户按照纸质发票的信息对进行电子发票进行补录操作。 操作步骤操作步骤： 【第一步第一步】点击“发票管理/发票开具/普通发票补录”菜单项，系 统弹出“选择发票类别”窗口，如图 4-46 所示。 图 4-46 选择发票类别窗

53、口 【第二步第二步】在此窗口中选中需要补录的发票类别，用户双击或点击 “下一步”按钮，系统弹出“发票补录”窗口。如图 4-47 所示。 图 4-47 发票补录窗口 【第三步第三步】在“发票补录”窗口中，用户根据纸质发票的信息输入 “发票号码” 、 “购方名称”和“校验码”的信息，点击“确认”按 钮进入发票填开界面进行电子发票信息补录。如图 4-48 所示。 图 4-48 电子发票信息补录窗口 说明 发票补录操作是在系统数据库中没有与已经填开纸质发票对应 的电子发票时，用户进行电子发票信息的补录操作。 电子发票信息补录的方法与普通发票填开的方法一致，用户可 以参考普通发票填开的方法进行操作。 4

54、.2.4 已开发票作废已开发票作废 主要功能主要功能：当企业所开发票有误或者由于商品质量等问题购方退货 时，若该张所开发票未抄税，则可利用该功能作废该张发票的电子 信息。 操作步骤操作步骤： 【第一步第一步】点击“发票管理/发票开具/普通发票作废”菜单项或子 窗口上的“发票作废”快捷按钮，系统弹出“选择发票号码作废” 窗口，如图 4-49 所示。 图 4-49 已开发票作废窗口 说明 点击发票作废窗口中的“打印”按钮，可以把当前窗口中所列 出的发票以参数表格形式打印出来。 【第二步第二步】在此窗口中选中某个发票号码后，双击或点击其下端的 “查看明细”按钮或点击工具条上的“选择”按钮，以查看发票

55、票 面详细信息。若决定作废此发票，退回到“选择发票号码”窗口。 【第三步第三步】在“选择发票号码”窗口，点击窗口下端的“作废”按 钮，系统弹出是否确认作废的提示框，点击“确认”按钮确定作废。 【第四步第四步】作废成功后会弹出如图 4-50 所示的提示信息，点击 “确定”按钮即可结束作废发票操作。 图 4-50 发票作废成功提示信息窗口 说明 已经抄税的发票不能作废，只能填开负数发票冲销。 发票作废状态将记入系统，无法恢复到作废前的状态，因此要 慎重使用本功能。 对已开发票进行作废时，通常情况下要遵守“谁开具，谁作废” 的原则，只有以管理员身份进入系统后可以作废其他操作员开具的 发票。 4.2.

56、5 未开发票作废未开发票作废 主要功能主要功能：当尚未使用的纸质发票遗失或损毁时，可利用该菜单功 能对记录中的未填开的发票号进行作废处理。 操作步骤操作步骤： 【第一步第一步】根据要作废的未开具发票种类点击“发票管理/发票开 具/未开发票作废”菜单项，选择发票种类。如图 4-51 所示。 图 4-51 选择发票类别界面 【第二步第二步】系统弹出“发票号码确认”提示框，如图 4-52 所示， 若点击“开具”按钮则作废成功并给出相应的提示信息，继而可以 作废下一张或退出该操作。 图 4-52 未开发票作废发票号确认窗口 说明 每次使用本菜单时，系统给出的发票号码都是系统中待开的同 种类发票的当前号

57、码，用户无法选择。因此若有需要作废的发票号 码，必须等到其成为系统中的当前号码时才能进行作废操作。 为避免误操作请注意查看当前作废的发票种类和发票号码。 在此处作废的发票，系统亦同时作已开发票作废来处理，只是 其金额及税额值为零。且在“已开发票查询”中也能看到作废的 “零票” 。 4.2.6 异常发票作废异常发票作废 主要功能主要功能：由于发票填写时发生断电，死机等非正常操作导致开票 时系统未能将发票信息写入数据库，导致发票信息丢失等异常情况 则需要用户将发票进行异常发票作废操作。 操作步骤操作步骤： 【第一步第一步】点击“发票管理/发票开具/异常发票作废”菜单项，系 统弹出“选择发票类别”对

58、话框。如图 4-53 所示。 图 4-53 选择发票类别界面 【第二步第二步】点击“下一步”按钮，系统弹出“发票号码确认”提示 框，如图 4-54 所示，若点击“开具”按钮则作废成功并给出相应 的提示信息，继而可以作废下一张或退出该操作。 图 4-54 异常发票作废界面 4.34.3 普通发票打印格式普通发票打印格式 主要功能：主要功能：调出系统已设定好的各种发票打印格式并查看。 操作步骤：操作步骤： 【第一步第一步】点击“发票管理/票据打印格式设计/发票打印格式”菜 单项便弹出发票设计窗口，如图 4-55 所示。 图 4-55 发票打印格式/发票格式设计界面 2 【第二步第二步】选中列表中的

59、发票打印格式模板，例如，选择普通发票 打印模板，然后点击工具条中的“设计”按钮，便弹出系统已设定 好的发票格式窗口，在此窗口中用户可以对模板进行修改，如图 4- 56 所示。 图 4-56 发票打印格式/发票设计界面 说明 修改打印格式名称：直接在 “表格名称”栏目中修 改即可。 用缺省模板覆盖当前格式：先选中一格式名称，然后 点击工具条上的 “模板”按钮即可。 用新格式覆盖当前格式：先选中一格式名称，然后点 击工具条上的“更新”按钮，便弹出确认提示框，点击 “确 认”按钮则出现“新格式文件路径输入 ”对话框，在此处输 入文件路径后，点击 “更新”按钮即可。 添加新格式的发票模板，在工具条上点

60、击 “编辑” 按钮，可以对模板库进行编辑。 注意 系统已经提供用户所需模板，如有需求可以对模板进行修 改，但不提倡用户轻易修改发票打印模板。 4.44.4 报送报送处理处理 主要功能：主要功能：可以通过介质报送或网络报送的方式向当地税务机关发 票管理系统报送发票信息。 4.4.1 介质报送介质报送 操作步骤：操作步骤： 【第一步第一步】点击“报送处理/发票文本报送/由介质报送”菜单项， 弹出介质报送窗口，如图 4-57 所示。 图 4-57 介质报送窗口 【第二步第二步】选择报送月份，点击“介质报送”之后，系统弹出“浏 览文件夹”对话框，在“浏览文件夹”窗口中选择好发票保存的路 径即可将发票文