师范高等专科学校公文管理暂行办法

1、师范高等专科学校公文管理暂行办法为规范学校公文管理，做好公文处理工作，提高办公效率，根据国家行政机关公文处理办法（国发 200023 号）等文件精神，结合我校实际，特制定本办法。一、公文种类按照公文分类，学校公文的主要种类有：1 决定：用于对重要事项或重大活动作出决策和安排。2 决议：适用于经过会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。3 意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。4 规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。5 通告：用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。6 通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流情况等的下行文。7 通知：用于发布规章制度， 传达上

2、级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公 文，批转下级机关的公文，要求下级机关及有关单位共同执行或者周知的事项。8 报告：用于向上级机关汇报工作、 反映情况、 提出建议， 答复上级机关询问的上行文9 请示：用于向上级机关请求指示和批准的上行文。10 批复：用于上级机关答复下级机关的请示事项的下行文。11 函：用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求 批准等的平行文。二、公文格式（一）校党组织公文版头1 “中共马鞍山师范高等专科学校委员会文件”版头， 适用于印发学校党委的决议， 以 学校党委名义下发的综合性通知、 工作安排、 党组织和党员管理的规章制度， 向上级党

3、组织的请 示、报告等。该版头公文可向上级党组织上行，也可对学校各内设机构下行。该版头字号为：马师党XX（年份）xx号。2. “中共马鞍山师范高等专科学校委员会”版头，印发以校党委名义下发的表彰、惩处 决定（通报）、工作安排；向不相隶属党组织询问、商榷、答复、请求批准有关事项等；印发上 级党组织领导和学校领导的重要讲话等。 该版头公文在校内只对内设机构下行，可对不相隶属党组织平行。该版头字号为：马师党秘XX（年份）XX号。3. “中共马鞍山师范高等专科学校纪律检查委员会文件”版头，适用于印发学校纪委的 决议，以学校纪委名义下发的综合性通知、工作安排、有关规章制度，向上级纪检机关的请示、报告等。

4、该版头公文可对上级纪委上行和对学校内设机构下行，也可对不相隶属纪检机构平行。该版头字号为：马师纪XX（年份）XX号。4. “中共马鞍山师范高等专科学校XXX总支委员会文件”、“中共马鞍山师范高等专 科学校直属附属幼儿园支部委员会文件”版头， 印发本组织向学校党委的报告、 请示； 本组织内 部的决议、意见；组织发展与制度建设有关事项等。 该版头公文可对校党委上行和对本组织内部下行。该版头字号分别为：人文系党总支：马师党文XX（年份）XX号；理工系党总支：马师党理XX（年份）XX号;外语系党总支：马师党外XX（年份）XX号;艺术系党总支：马师党艺XX（年份）XX号;基础部党总支：马师党基XX（年份

5、）XX号; 行政教辅党总支：马师党机XX（年份）XX号； 直属附属幼儿园党支部：马师党幼XX（年份）XX号。（二）学校行政公文版头1 “马鞍山师范高等专科学校文件”版头， 适用于印发学校决定、 以学校名义下发的综 合性通知、工作安排等；常设或临时专业的设置、调整方案；学校行政管理的各项规章制度；向 上级机关的请示、报告等。该版头公文可向上级单位上行，也可对学校内设行政机构下行。该版头字号为：马师XX（年份）XX号。2. “马鞍山师范高等专科学校”版头，印发以学校名义下发的校级表彰、惩处决定（通 报）、工作安排；向不相隶属单位询问、商榷、答复、请求批准有关事项等；印发上级领导和学 校领导的重要讲

6、话；启用或废止校内印章等。 该版头公文在校内只对内设行政机构下行，可对不相隶属单位平行。该版头公文字号为：马师秘XX（年份）XX号。3. “马鞍山师范高等专科学校 （XX） ”版头， 适用于印发各处室、系 （部） 行政用文处室用该版头行文只能对学校上行，不允许向校外行文；系（部）行文仅对学校上行和对本系部内部下行。该版头公文字号分别为：办公室：马师办XX（年份）XX 号；组织人事处：马师组人XX(（年份）XX号；监察审计处：马师监审XX(（年份）XX号；教务处：马师教XX（年份）XX 号；总务财务处：马师后财XX(（年份）XX号；学生处：马师学XX（年份）XX 号；保卫处：马师安XX（年份）X

7、X 号；图书馆信息中心：马师图信XX（年份）XX号;人文系：马师文XX（年份）XX 号；理工系：马师理XX（年份）XX 号；外语系：马师外XX（年份）XX 号；艺术系：马师艺XX（年份）XX 号；基础部：马师基XX（年份）XX 号。（三）群团组织公文版头1 “中国教育工会马鞍山师范高等专科学校委员会文件”版头，适用于印发学校工会的决定，以学校工会名义下发的综合性通知、工作安排、规章制度，向上级工会组织的请示、报告等。该版头公文可向上级工会组织、校党委上行，也可对校内工会组织下行。该版头字号为：马师工XX（年份）XX号。2. “中国教育工会马鞍山师范高等专科学校委员会”版头，印发以学校工会名义下

8、发的 表彰、惩处决定（通报）、工作安排；向不相隶属单位询问、 商榷、答复、 请求批准有关事项等； 印发上级工会领导和学校工会领导的重要讲话等。 该版头公文只对校内工会组织下行，也可对不相隶属工会组织平行。该版头字号为：马师工秘XX（年份）xx号。3 “共青团马鞍山师范高等专科学校委员会文件”版头，适用于印发学校团委的决议， 以校团委名义下发的综合性通知、工作安排、规章制度，向上级机关、校党委的请示、报告等。 该版头公文可向上级团组织、校党委上行，也可对校内团组织下行。该版头字号为：马师团XX（年份）XX号。4. “共青团马鞍山师范高等专科学校委员会”版头，印发以学校团委名义下发的表彰、 惩处决

9、定（通报）、工作安排；向不相隶属团组织询问、商榷、答复、请求批准有关事项等。 该版头公文在校内只对内设团组织下行，也可对不相隶属单位平行。该版头字号为：马师团秘XX（年份）XX号。（四）其它公文版头1 “马鞍山师范高等专科学校会议纪要”版头，适用于反映党委会、 党政联席会议、 校长办公会议形成的决定等。2 “师专信息”版头，适用于宣传、报道学校改革与发展的成绩和重大事件；传达上级机关的重要文件精神；介绍国内外高教发展的最新动态等。三、公文制发、接收程序（）公文制发程序：拟稿T校核T打印清样T填写公文处理标签T领导签发T登记编号 T公文纸打印T用印T分发T存档。1 拟稿。以学校名义制发的公文，

10、根据需要或校领导要求，由学校办公室或学校有关部 门草拟；学校其它二级党政机构制发的文件由发文部门草拟。拟稿注意事项：（ 1）须一律使用规定的 A4 型纸。（ 2）用词准确、规范。人名、地名、专用术语、数字、事物名称、引文准确无误。使用简称，应先用全称在括号内注明“以下简称XX”。简称应规范化。时间应写具体的年月日，不要把“ 19XX年”简写成“XX年”，一般不用“明年”、“上月”、“前日”等概念。（ 3）公文中的数字，除发文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有 修辞色彩的语句作为词素的数字必须用汉字外， 应当使用阿拉伯数字。 公文中应使用国家法定的 计量单位。（ 4）引用公文

11、应先引标题，后引发文字号。（ 5）起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料，应附在文稿之后。2 校核。公文草拟后，应先经本部门负责人审核，确保文稿在政策上、内容上、文字上 准确无误。3打印清样。文稿经审核无误后，用A4 打印纸打印清样。4填写公文处理标签。拟稿人负责填写公文处理标签中拟稿、主送、抄报（送）、标题 等栏目，拟稿和校对栏目分别由文稿草拟人员和校对者签名。5 领导签发。学校制发的文件由拟稿人将校核后的文稿、公文处理标签、附件及电子文稿等报送学校办公室， 送校领导签发； 学校二级党政机构制发的文件由分管校领导签发。签发内容包括：是否同意发文、签发人（签署全名）、签发时间（注明年、

12、月、日）。6 登记编号。以学校名义上报或下发的公文，经校领导签发后， 由学校办公室负责做发 文登记，并编排发文序号。学校二级党政机构制发的公文， 经校分管领导签发后，由各单位负责 做发文登记、编排发文序号。7 公文纸打印。按本办法第二条规定的公文格式打印。8 加盖印章。除会议纪要，一般文件用印与落款一致。9 分发。学校制发的文件一般由学校办公室指派专人或工作承办部门分发； 学校部门制 发的文件由各部门自行分发。10 存档。文件发送完毕，将正式文件一式两份与文件原稿、文稿附件、校领导重要修 改稿及公文处理标签一并存档，并于次年 6 月 30 日前按要求交学校档案室完成归档。公文存档 的原件、修改

13、稿、签发意见等须使用黑色、蓝黑色墨水钢笔（或符合存档要求的签字笔）填写。（二）校外公文的接收程序：收文登记T阅批T承办T传递T催办T归档。1 收文登记。对收进的外来文件、电传等，由学校办公室分别签收、拆封，填写马鞍山师范高等专科学校校外文件处理标签 ，并在马鞍山师范高等专科学校接收校外文件登记簿 登记。校领导亲收件，交本人拆封。亲收人认为需要学校存查或处理的，可以交学校办公室按收文登记办理。2 阅批。收文登记后，由学校办公室提出拟办意见，呈送校领导阅批后，再由学校办公 室文书负责转有关职能部门承办或组织传阅。 急件应即时阅批。 审批公文时， 对有具体请示事项 的，主批人应当明确签署意见、姓名和

14、日期，其它审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅 表示已阅知。3 承办。承办部门应按公文要求，根据校领导批示的意见认真、负责、迅速地办理，并 将办理结果记入马鞍山师范高等专科学校校外文件处理标签。（ 1）批办的公文涉及两个部门以上，由主办部门负责承办，主办部门应及时将公文交校办公室转给有关部门阅办，并限期交学校办公室存档。（2） 批办的公文有规定期限的，必须按规定期限办理完毕，无规定期限的一般应在10 天内 办理完毕，如有困难不能按期办理完毕时， 应先向学校办公室报告，说明理由， 提出预计完成日 期。（3）一般参阅性文件， 各部门从收到文件之日起， 必须在 3天内阅毕， 送交学校办公室存档。

15、 4传递。各部门传达文件应由专人负责。在文件份数少，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理。在进行 文件传阅时，应以文书为轴心，进行轮辐式传阅， 即一位领导阅后直接退回给文书， 注销后再由 办公室文书送给另一位领导阅读，而不是让领导与领导之间直接传阅。5 催办。文书工作人员应及时掌握公文运转和处理情况， 对办理的公文要负责检查催办， 承办的公文办理完毕后，立即报告学校办公室负责人，防止漏办或延误。6 归档。学校办公室文书对承办完的校外公文要及时进行归档，并核查马鞍山师范高等专科学校校外文件处理标签各项填写是否规范，相关事项要注明清

16、楚。7 学校办公室对各部门公文处理情况有催办、督促和检查的责任。四、校内公文的运行程序校内公文运行程序： 报送签收T登记T拟办T批办T承办T催办T归档（以上报校党委、校长办公室公文为例）。1 报送签收。凡学校内上报校领导、主管校领导的公文，如请示、报告等文件，一律先 送达学校办公室，由学校办公室文书签收、编号。便函、请柬、介绍信、广告等，不作登记，直接交相关部门办理。2 登记。校办公室对签收、编号的文件进行校内收文登记。先填写马鞍山师范高等专 科学校校内文件处理标签，再登记至马鞍山师范高等专科学校校内收文登记簿。3 拟办。办公室负责人在马鞍山师范高等专科学校校内文件处理标签上填写拟办意 见。4

17、 批办。由校办公室文书按照拟办意见呈送校领导阅批。5 承办。承办部门按文件要求，根据校领导批示的意见认真、负责、迅速地办理，将办 理结果记入文件流转单。6 催办。校办公室文书应及时掌握文件流转和处理情况，根据承办时限的要求，及时对文件承办情况进行督促和检查。 完成后立即报告办公室负责人， 并进行归档管理， 防止漏办或延 误。7 归档。校办公室文书对承办完的校内文件要及时进行归档，并要核查 马鞍山师范高等专科学校校内文件处理标签各项是否填写齐全、规范，相关事项要注明清楚、完整。 其他收文单位参照上述流程运转公文。五、公文归档1 公文办理完毕后， 应当根据 马鞍山师范高等专科学校档案管理条例 将公

18、文的拟稿、 正本和有关材料及时收集齐全，立卷归档，个人不得保存应当归档的公文。2 拟制、修改和签发公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。3 学校制发的文件由学校办公室负责立卷归档、移交档案室； 学校二级单位制发的文件由各单位负责立卷归档、移交学校档案室。4 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向学校档案室移交。六、公文管理1 学校公文由学校办公室统一收发、审核、用印、归档。2 各二级单位公文应当指定专人负责本部门公文管理工作，本单位的各类收、 发文件均要按学校公文管理要求设立收、 发文卷内目录； 发文处理标签、 登记簿； 收文处理标签、 登记簿， 卷内目录、发文收文处理标签均要符合归档要求，登记簿供文件查询使用。3 上级机关的公文，除保密和注明不准翻印的以外，各部门负责人需翻印文件，必须经 学校办公室负责人批准后，可以翻印。七、本办法自公布之日起执行，并由学校办公室负责解释附件：公文样式签发人:XXX马师2009XX号（3号仿宋）（3号仿宋）（3号楷体）（2号小标宋体）关于的请示（空1行，行距30磅，段后间距自动）（3号仿宋）XXX:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX:一、 XXXXXXXX（黑体3号）（一）