人事档案管理办法

1、人事档案管理办法人事档案是指公司在招聘、培训、考核、奖惩、调配等工作中形成的有关员工个人经历、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件资料，是历史、全面地考察员工的重要依据。为加强员工的人事档案管理，有效保护和利用档案，提高管理水平，特制定本办法。一、档案管理员职责档案管理员负责保管好员工人事档案，收集、鉴别、整理、建立人事档案材料，办理有关查阅、借阅和转递手续，登记员工工作变动情况，为有关部门提供员工情况，做好人事档案（含人事电脑信息系统）的安全、保密和维护工作。二、档案的分类（1）履历类：指人事资料表、个人简历、自传、体检表以及各类专业资格证书如学历、学位、专业技术职称证等。（2）考

2、任类：指公司对个人的考核鉴定、总结报告、个人任免、调动证明、通知书以及先进评选、内部表扬或者处分等材料。（3）劳资类：指员工的工资调整、工伤、福利、社会及商业保险参保及理赔材料，考勤资料、离职、劳动关系如合同及补充协议等。（4）培训类：凡员工参加各类培训所形成的文件材料、上岗证、心得体会、考试试卷、外派培训费用发票复印件、培训合同等。（5）其它类：其它可供公司参考的员工材料如个人发明科研成果、论文等文献资料。三、人事档案标准化建设1、员工人事档案的建立分两个系统同步进行：人事档案电脑系统和人事档案纸质系统，人事档案一般情况下指人事档案纸质系统。2、人事档案电脑系统必须时刻保持档案内容的及时和更

3、新以确保资料的准确性，凡涉及到组织架构、员工个人情况需要进行调整的，档案管理员在得到正式文件后应在三个工作日内进行调整完毕，并在每月的月底或次月初向公司领导、部门提供最新的人事统计报表。附表名：员工花名册（按部门进行排列）、新进员工统计表（按工号顺序排列）、离职员工统计表（按离职先后顺序排列）、员工异动情况统计表（含调动、晋升、降职、免职等）等。档案管理员每月根据实际情况制作相关表格，报送总经理、办公室或财务部存档。3、在工作中形成的各类人事档案，应按上述分类原则及时整理归档，并放置在专用的档案柜中。当月员工人事档案在次月10-20日之间建立。四、人事档案的收集、建立、保管和销毁：1、对员工进

4、行考核、任用、奖惩等在工作中形成的资料，人事档案管理员应主动收集，及时登记，保持档案的准确和完整。2、档案管理员在每月20日前把上月该归档的资料及时立卷归档。3、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实性，字迹要清楚，手续要完备。凡是有关员工异动情况、工资调整已有登记并存入档案的，可注明其归档类别后不必重复存档。4、员工档案尽量使用a4纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水笔及热敏纸、复写纸书写。5、按规定销毁人事档案材料时，必须经有关负责人批准并登记在册。6、员工离职后应在次月20日前将离职的员工个人档案从在职员工档案库中撤出，集中存入离职员工档案袋中（封皮附人员名单）。五、档案的查阅规定：1

5、、因工作需要，确需查阅员工档案的，应报总经理或副总经理批准后方可到办公室借阅，查阅档案范围限定为公司所属员工。2、档案除特殊情况外一般不外借，如必须借出查阅时，应事先做好登记（填写档案借阅登记表或借阅申请单），并按时归还。3、任何个人不得查阅或借用或经手传递本人的个人档案。4、查阅档案严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案，查阅者不得泄露档案内容。六、员工培训档案管理规定：1、办公室负责指导编订员工岗位培训教材并建立培训档案。2、办公室负责收集有关培训教材，并负责追踪实施情况。3、各部门报销培训费用应按规定手续办理，并由人事档案管理员登记存档。4、员工参加公司主办的各类培训、需要报销培训费用的，应由组织者把受训人参加培训的课程名称、日期、学时、成绩等录入“员工个人培训记录表”，以便年终进行统计。5、凡员工参加各项培训形成的资格证、上岗证、心得报告、考试试卷等资料，人事档案管理员应积极收集汇总，存档时把培训类资料按时间顺序排列以备检查。附表：1、人事资料表（员工入职时登记）2、辞职书（员工辞职时登记）3、离