WPS—Office办公软件应用技巧培训

1、1 培训内容 一培训目标 二WPS OfficeWPS Office简介 1.1.与MS OfficeMS Office的版本对比 2.2.文件的格式及建立方式 三WPSWPS实用功能与技巧 1.1.WPSWPS文字、表格、演示插入图片的方式对比 2.2.WPSWPS表格生成图表功能 3.3.WPSWPS表格函数（统计及数据对比） 4.4.WPSWPS文字“邮件合并工具”功能 5.5.WPSWPS演示模板套用 6.6.WPSWPS应用小技巧 四问题& &讨论 2 一、培训目标 l 熟悉WPS OfficeWPS Office的高级功能 l 提高日常办公效率 l 解决日常工作中的WPSWPS应用

2、问题 3 二、WPS OfficeWPS Office简介 1.1.与MS OfficeMS Office的版本对比 软软 件件 功能功能 WPS Office 2010MS Office 2003 表格WPS 表格Excel 公文WPS文字Word 幻灯片WPS演示PowerPoint 4 2.2.文件的格式及建立方式 软件格式软件格式 功能功能 WPS Office文件格式文件格式MS Office文件格式文件格式 表格 WPS表格文件*.et WPS表格模板文件*.ett Excel表格文件*.xls Excel表格模板文件*.xlt 文字 WPS文字文件*.wps WPS文字模板文件*

3、.wpt Word文字文件*.doc Word文字模板文件*.dot 演示 WPS演示文件*.dps WPS演示模板文件*.dpt PowerPoint演示文件*.ppt PowerPoint演示模板文件*.pot 5 三种建立方式： 1.模板建立 2.建立空白 3.右键菜单建立 建立方式一： 点选“开始”菜单“WPS Office个人版”中相应 WPS软件，开启软件 6 如图，可选择 在线模板或本 地模板 建立方式二： 同上，也可以 选择新建空白 文件 7 建立方式三：不推荐建立方式三：不推荐 点击右键 弹出右键菜单 中”“新建”菜单 中选中需要新建 WPS文件类型，如 “WPS表格 工作簿

4、” 8 修改文件名称 双击文件即可进入编 辑 注意：方法三生成的档 案是WPSWPS专用格式，会 造成其他公司电脑无 法打开 9 三、WPSWPS实用功能与技巧 1. 1. WPSWPS文字、表格、演示插入图片的方式对比 标准正确操方式 打开表格文件 点击“插入”菜 单下“图片”子 菜单中的“来自 文件” 10 弹出“插入图片”对 话框 选择需要插入的图片 点击“打开”，完成 插入图片 11 非标准操作方式非标准操作方式 敲击键盘PrScrn建 或使用截图软件 Ctrl+Alt+A进行获取 图片 打开演示文件 按Ctrl+C粘贴图片， 完成图片插入 12 标准操作与非标准操作的显示效果完全一致

5、 13 非标准操作非标准操作标准操作标准操作 开启速度慢快 占用空间、电脑资源大少 14 2.WPS2.WPS表格生成图表功能 开启表格文件 选中需要制表的 内容 15 点击“插入” 菜单下“图标” 16 弹出“图表类型” 向导对话框 选择你所需要图 表类型，能看到 简单的图表预览 预览 双击其图标 17 将出现“配色 方案”，可根 据需要选择方 案，达到美化 图表的作用 选完图表类型 点击“下一步” 18 出现“数据源”对话框 “数据区域”选项卡中选定 表中数据的来源 指定数据源的行列格式（系 统会自动判断，也可手动指 定） 点击“系列”选项卡 19 添加或删除“系列” 选择“分类(X)轴标

6、志” 点击“下一步” 20 出现的“图表选项” 对话框 可以在“标题”选 项卡中输入 “图表标题” “分类轴” “数值轴” 可以马上看到预览 效果如图 21 点选“坐标轴”选项 卡 对“主坐标轴”进行 调整 22 点选“网格线”选项 卡 对“分类(X)轴”、 “数值(Y)轴”选择是 否增加主、次要网格 线 23 点选“图表”选项卡 设定是否“显示图例” 设定图例在图表中的 “位置” 24 点选“数据标志”选 项卡 设定“数据标签包括” 的内容 25 点选“数据表”选项 卡 勾选“显示数据表” 点击“完成”按钮 26 生成图表如图 所示 出现“图表” 工具条 选中图表调整 其到合适大小 27 在

7、“图表”工 具条中选择 “系列 完成 率” 28 再选择图表类 型为“折线图” 这样在同一图 表中便可包含 两种不同的图 表类型 29 选择“完成率” 的折线单击鼠 标右键 右键菜单中选 择“数据系列 格式” 30 弹出“系列 完 成率 格式”对 话框 31 选择“坐标轴”选项 卡 在“系列绘制在”中 选“次坐标轴” 点选“确定”按钮 32 如图产生一条次 坐标轴 在次坐标轴上点 右键 选择“坐标轴格 式” 33 弹出“次数值轴 格式”对话框 34 选中“数字”选项卡 选择“分类”中的 “百分比”格式 (因为“完成率”是 以百分比来显示的， 所以要选择百分比格 式） 35 完成图表结 果如图所

8、示 36 3.3.WPSWPS表格函数（统计及数据对比） 统计函数：COUNTIF(COUNTIF(区域，条件) ) 作用：用于统计区域内满足条件的记录个数 如图所示 37 先点选单元格 再点击“插入” 菜单中“函数” 功能 38 弹出“插入函数”对 话框 39 选中“全部函数”选 项卡 点选“或选择类别” 中得“统计”，将所 有统计函数列出来 40 选择“COUNTIF”函 数 点“确定”按钮 41 弹出“函数参 数”对话框 点选“区域选 择按钮” 42 鼠标框选非空 数据区域 再点“区域选 择按钮”返回 函数参数设定 画面 43 输入“条件” 点击“确定”按 钮完成函数参数 设定 44 结

9、果如图 45 数据对比函数：VLOOKUP(VLOOKUP(查找值，数据表，列序数，匹配条 件) ) 作用：在匹配条件为假时，返回查找值在数据表中对应的列序 数中的数据 实例为，表2中人员工 资数据取来自表1中的 对应数据 46 点击“插入函数” 按钮 弹出“插入函数” 对话框 选择“查找与引 用”类别 47 选择VLOOKUP 函数 点击“确定” 48 输入 查找值 数据表 序列数 匹配条件 按“确定”按 钮完成 49 将表格G19一 拖拽，公式便 应用到下面的 表格中 50 结果如图 51 “邮件合并工具”功能应用： 批量打印：打印邀请函、打印工资条 批量生成文件：制作人事文档 批量发邮件

10、：发邀请邮件 “邮件合并工具”功能应用条件： WPSWPS文字文件（相当是模板文件） 数据文件（数据源） 4.WPS4.WPS文字文字“邮件合并工具邮件合并工具”功能功能 52 开启WPS文字文 件 点选“工具”菜 单下“邮件合并 工具栏” 53 出现“邮件合并 工具栏” 点选“打开数据 源” 54 弹出“选取数据 源”对话框 选择数据文件， 点“打开” 55 弹出“选择表格” 选择相应数据表 单如：Sheet1$ 点“确定” 56 点“收件人”按 钮 57 在弹出“邮 件合并收件 人”中选择 相应数据记 录 点“确定” 58 将光标设定到 需要插入数据 的位置 点选“插入合 并域”按钮 59

11、 弹出“插入域” 对话框 选择“域”中 “姓名” 点击“插入” 插入完成后， 点选“取消” 60 插入数据后如 图 61 合并到新文档 将数据与文件合并 后生成一个文件， 适合打印工资条 等应用 62 合并到不同新 文档 将数据按记录条 数合成成记录 数个文件，适 合应用生成人 事资料等 63 合并到打印机 将合并后的数据 进行输出作业， 适合打印工资 条等应用 64 合并到电子邮 件 合并后作为电子 邮件按指定邮 件地址进行发 送，适合发送 邀请函应用 65 点击“合并到电 子邮件” 弹出“合并到 电子邮件”对话 框 在“邮件选 项”“收件人” 中选数据的邮件 （地址）项 输入“主题行” 点

12、“确定” 66 出现“文件转换” 对话框 能看到“预览” 信件内容 确认无误后点击 “确定” 67 弹出 “Outlook Express”发送 确定框 点“发送”就 将合并好的邮 件发送出去 68 如图，完 成批量发 送邮件 69 5. 5. WPSWPS演示模板套用 开启“WPS演 示” 可以选择“在 线模板” 可以选择“我 的模板” 也可以“切换 到本地模板资 源” 选择模板类型 如：选择“报 告总结” 再双击“年终 总结” 70 经过短时间 Download, “年终总结” 模板被开启 71 点击各页面 进行相应修 改、输入数 据便可完成 一个漂亮的 年终总结报 告 模板就是要 简化我

13、们制 作演示文档 的繁琐 72 6.WPS6.WPS应用小技巧 WPS设定用户信息 修改文件编辑者信息 WPS方便的人民币格式 表格文件中得数字格式能快速转换成人民币格式 WPS文件转PDF档案 如果有需要，文件档案能通过WPS直接转成PDF档案 73 开启WPS软件 点选“工具” 菜单中的“选 项”功能 WPS表格、 文件、演示的 “选项”都在 “工具”菜单 下 WPS设定用户信息 74 选择WPS表格 “选项”的 “常规与保存” 选项卡 输入“用户名” 点击“确定” 完成 75 选择WPS文字 “选项”的 “用户信息” 选项卡 输入“用户信 息” 点击“确定” 完成 76 选择WPS演示

14、“选项”的 “常规与保存” 选项卡 输入“用户信 息” 点击“确定” 完成 77 WPSWPS方便的人民币格式 开启表格文件 框选要转换格式 的数字区域 78 框选区域上点 鼠标右键 弹出右键菜单 中选择“设置 单元格格式” 79 在“数字”选项卡中， 选中“特殊”分类 再选中“人民币大写” 点“确定”完成 80 转换出结果如 图所示 81 WPSWPS文件转PDFPDF档案 用WPS开启要 转换文件 点选“文件”菜 单中得“输出为 PDF格式” 82 弹出“输出 Adobe PDF 文件”对话框 选择“保存到” 路径 选择“输出范 围” 点选“确定” 83 点击“关闭”完 成输出 84 转换完成的 PDF档案打开 如图效果 85 ITIT小教室与您分享! ! ITIT小教室鼓励大家互相交流学习! ! 欢迎各位同事提供日常业务应用软件的小技巧! ! 请将问题及小技巧emailemail给,谢 谢! ! 问题&讨论 86 87 三、WPSWPS实用功能与技巧 1. 1. WPSWPS文字、表格、演示插入图片的方式对比 标准正确操方式 打开表格文件