企业档案管理问题思考

1、企业档案管理问题思考第一篇一、研究背景近年来，随着计算机技术的飞速发展，计算机系统的网 络技术对企业的会计档案管理产生了深远的影响，网络的普 及和计算机信息技术的发展深刻地影响了会计档案管理，电 算化会计档案管理应运而生，但是，企业的会计档案管理系 统仍然有许多问题需要解决，一方面网络技术已经普遍地运 用到企业会计档案管理处理中，计算机用户可以通过网络方 便快捷地传送和取得各种信息，为企业会计工作提供崭新的 手段，给企业带来了会计与业务一体化处理和实施监控的优 越性，但是另一方面网络的开放性和共享性也会对会计档案 管理系统安全带来了前所未有的风险和挑战，会计档案管理 系统作为构建于互联网及其技

2、术基础上的新一代会计信息 系统，与传统会计系统相比其风险更高，更容易使企业蒙受 巨大经济损失。因此，采取有效防护措施，保证会计档案管 理系统正确、可靠连续运行，是网络时代保护企业利益安全 的重要方面。从企业实现信息化的角度来分析，财务会计档 案管理可以说是企业进行信息化管理的一条必由之路，而且 是一条重要的发展之路。当前，我国企业管理以财务会计管 理为核心，因此信息化建设必不可少。会计档案管理信息化 不单单是简单的会计电算化，不只是目前一套简单的管理软 件就能够轻轻松松解决的。会计档案管理系统在企业具有着 重要的意义和发展空间，如何研究和开发出适合企业发展的 会计档案管理系统成为了当前研究的主

3、要方向。随着计算机 技术的不断革新和发展，企业的会计提高了会计工作质量， 对促进会计工作的制度化、规范化有着十分重要的意义也逐 渐提高，会计档案的管理也逐步完善起来，会计电算化环境 作为会计信息系统发展的趋势，已经成为促进会计基础工作 规范化和现代化的一种重要手段。会计信息系统由于计算机 技术的介入大大提高了财务人员的工作效率，同时也简化了 财务档案管理的流程和工作强度，会计档案管理得到了一定 的进步和提高，但是仍然存在着一定的问题，本文就此展开 了研究，并结合自身专业知识提出了改进建议。二、会计电算化下会计档案管理现存的问题会计档案保管问题会计档案对事业单位电算化会计信息系统而言非常重 要，

4、常常作为重要的专业资料记录反映单位经济活动的经济 业务数据。然而，会计档案管理作为财务管理的最后一个环 节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节， 直接了影响财务管理的质量和水平。网络环境下的档案保管 主要存在以下问题：1会计档案管理不完善、不规范。单位 内部出于工作需要和法律法规的要求，应当设置专门的会计档案管理机构，但实际工作中由于管理制度不够规范完善， 并没有设置会计档案管理机构，而仅仅由财务人员兼职档案 管理工作。且单位往往忽视了会计档案的鉴定、销毁工作， 会计凭证、会计账簿等往往处于归档不鉴定状态，更不销毁，从而影响了档案整体工作的质量和效果。2纸质会计档案管理不善，随意堆

5、放。单位虽然已经全面运用电算化会计，但 打印出来的纸质档案也是会计信息化时代的重要凭证，应妥 善保存。在单位中就出现财务人员对于纸质档案疏于管理的 情况，认为在电算化会计的环境下， 只需要保存好电子数据， 忽视纸质档案，从而导致了纸质档案随意堆放，并且没有按 顺序分类保存，容易造成原始凭证的丢失和检查监督的困 难。会计档案管理制度有待完善我国用于会计档案管理的系统发生发展的时间还补偿， 会计档案管理系统中还存在着不少的漏洞，而在会计档案管 理方面，我国企业会计管理制度仍然有待完善，一些重要的 会计档案资料没有能够及时的归档保存下来，或者归档的内 容不够完整，这就为今后的会计工作带来了不便。而对

6、于归 档的会计档案，档案在长期保管的过程中容易受到人为因素 和天气因素而遭到损坏，甚至由于管理人员的原因致使企业 会计档案资料外泄。按时清理磁盘备份，每年至少进行一次 清除过期数据。但一些单位对会计数据备份管理未形成制度，随意性大，一旦会计信息系统系统出现故障，会计数据 将无法恢复。会计电算化管理制度不健全，管理不科学，日 常维护不及时，维护不当，数据无备份等造成的风险。其危 害主要是造成计算机软硬件运行不正常，影响工作效率，甚 至导致数据产生错误、数据丢失等。会计电算化环境下，权 限分工的主要形式是口令授权。口令存放于计算机系统内， 一旦通过计算机信息技术手段被人偷看或窃取，便会带来巨 大的

7、隐患。这与手工操作时印章由专人保管不同，一旦口令 失窃，追查起来相当困难。同时，电算化会计中，会计信息 的传输和保存集中在计算机系统，数据处理形式产生了质的 变化，对电子数据的修改、转移、篡改、非法拦截、取、伪 造、删除、隐匿等行为可以不留任何痕迹，不容易及时发现会计档案保密问题保密，是指会计档案的信息不能超过规定传递的范围。保密制度，包括接受会计档案信息的范围、对象，利用会计 档案时保密的程序、方法，以及各环节保密的责任等。电算 化环境下的会计信息系统，由于网络特有的开放性，使得会 计档案的保密面临着巨大的风险，网络财务中，会计信息的 传输和保存集中在网络系统，数据处理形式产生了质的变 化，

8、对电子数据的修改、转移、篡改、非法拦截、取、伪造、 删除、隐匿等行为可以不留任何痕迹。三、完善会计档案管理的建议定期进行备份存储会计档案管理的首要任务就是确保会计档案的安全性 和完整性，在确保会计档案安全性方面，可以设置相关会计 档案读取的权限，同时定期定量做好会计档案的备份工作， 使档案保管真正做到有备无患。会计档案的备份是网络条件 下保护会计数据的重要方法，要建立定期将重要数据备份的 制度，尤其是原始数据和一些重要的加工数据，要以多种方 式备份，要在不同的物理地点备份，不能将重要的备份数据 和原数据保存于同一物理地点。对于异地备份的数据要注意 保密，要用特殊的加密方式进行加密，以确保会计数

9、据的安 全。在会计档案备份完整性方面，应当将与会计档案所有相 关的技术资料进行完整备份，不仅需要做好数字化数据备 份，同时也有必要做好纸质备份，以备不时之需。完善档案管理制度良好的会计档案管理是在会计信息化后会计工作连续 进行的保障，是保证系统内数据信息安全的关键环节，能够 更好的为管理服务。因此，企业必须建立和完善会计信息化 档案管理制度：对会计信息化档案管理要做好防磁、防火、 防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要 会计档案应准备双份，存放在两个以上不同的地点，采用磁 性介质存贮会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防 止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失，严格执行安全和保

10、密制度，会计档案不得随意散失和泄密。各种会计资料包括 打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算 机设备、光盘、微缩胶片等，未经同意不得外借，严格会计 档案的借阅权限和借阅手续。存放在磁介质上的会计资料借 阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。严格执行档案保密原则即使进入网络财务时代，计算机也只是工具，网络只是 数据传输的媒介，最终执行动作的是相关工作人员。加强人 员管理，是会计信息保密工作的首要任务。可以通过建立合 理的上机制度，上机记录等，保存完备的操作日志文件，防 止非相关人员的操作。加强财务人员的保密意识是财务信息 保密的关键。要培养员工对保密工作的意识，积极组织财务 人员

11、进行保密工作的培训学习，使其深刻认识到保密工作的 重要性，发扬高度保密意识。电算化会计档案管理代表着未 来档案管理现代化、规范化的发展方向，和传统意义上的会 计档案管理相比它拥有无法比拟的优势，经过合理的整理和 利用将使决策者在遵循市场经济规律的前提条件下，制定出 适合自身发展的行为规范，改善经营管理、提高经济效益。 但是，随着信息技术的不断发展，还会涌现很多新问题，需 要认真研究新情况，解决新问题，与时俱进，将先进的技术 设备、技术手段和技术成果引入到档案管理实践中，方可满 足信息时代会计档案管理的新要求。作者：朱里香 工作单位：云南省云南师范大学档案馆第二篇1知识经济时代档案管理改革的必要

12、性档案管理是企业的一项职能管理，在现代企业管理中占 据重要的位置。企业档案是企业在生产经营、劳动组织、科 技开发、人才培养等各项活动中形成的全部资料的总和，与 各种经济信息、情报资源共同构成企业的信息资源，在企业 选择项目、运营模式、资产管理、战略决策、企业文化和人 力资源建设等方面都起着极为重要的作用1。在知识经济时代，知识资本是企业的关键性资本，其功能逐渐超越实物资 本，而企业的档案就是一项知识资本，或者是知识资本的载 体之一。因此，随着知识经济的不断发展，我国企业加大了 改革的步伐，同时加快了信息化进程，企业档案管理工作的 重要性越来越强。档案管理是知识管理的一个类型，不仅要 继承传统档

13、案管理的方法，也要积极进行现代知识管理模式 的创新，才能使档案管理焕发活力。然而，由于受到观念滞 后、方法陈旧、资源匮乏等各种不利因素的影响，我国企业 档案管理工作普遍没有受到重视，因而未能发挥应有的作 用，严重落后于西方企业，阻碍了我国企业竞争力的成长。 可以说，在知识经济时代，我国企业档案管理正面临着前所 未有的机遇和挑战。如何走出困境、实现创新，使企业档案 更好地发挥作用，是企业档案工作的当务之急。2我国企业档案管理工作存在的问题我国企业档案管理的滞后性不仅表现在国有企业，在民 营企业同样存在着诸多不足之处。目前，民营企业已占据我 国企业的半壁江山，档案管理同样不可忽视。近年来，随着 企

14、业的不断改制，国有企业纷纷进行扁平化，消减机构、裁 减人员，以节约成本，提高利润。绝大部分国有企业的档案 管理机构被进行了降格、撤销，以及并入其他部门的处理， 在一定程度上处于上无主管部门监督，下无企业部门问津的 境地。许多企业在薪酬改革后，档案人员的薪酬远远低于其 他部门的人员，这极大挫伤了档案管理人员的积极性，专业 人员离岗、转岗问题严重。档案部门成了不需要具备专业和 技术素质，能识字操作就行了，人员兼职过多且大多数不具 备档案方面的专业知识。民营企业作为自主经营、自负盈亏 的市场主体，在市场上从事经济活动时，按照盈利的原则， 其经营的目的就是获取经济利益。企业为了实现利益最大 化，将全部

15、的精力和资金都用在产品生产、经营管理和销售 上，一味地追求经济利益。同时，在企业的生产过程中，企 业档案产生的效益难以量化，并且具有隐蔽性，与企业的利 益相比，档案工作的效果不明显，不直接。因而不少民营企 业的决策者在档案管理问题上意识淡薄，认为档案工作存在 的意义不大，甚至将档案管理视为企业的负担，档案管理工 作受到弱化甚至漠视。3做好现代企业档案管理工作的对策提高企业对档案管理工作重要性的认识确立企业档案是企业主要知识资产和核心信息资源的 观念2。企业档案覆盖了企业在研发、生产、管理等各项活 动中形成的具有价值的文献资料，是科研人员智慧的结晶； 不仅是企业资产和生产要素的主要组成部分，也是

16、专利权、 商标权等知识产权的主要组成部分；为企业各项业务的发展 提供强有力的信息支持。对于优秀的现代企业来说，通过制 定科学的发展战略，进而对档案资源进行充分有效地利用， 做出科学的决策，开辟新的市场，寻找新的利润增长点等， 具有重要的意义。完善企业档案管理基础设施建设在对企业档案进行管理的过程中，档案库房作为重要场 所，是查阅企业文档的中心，以及提供档案服务的中心。从 严格意义上讲不论企业规模如何，必须按照国家档案法 的有关规定单独设立档案库房。实践中，有的企业在办公室 内简单隔出几平方米空间，就称之为档案室。从档案管理与 安全保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的底层，库房 门窗等应专门加

17、固，以防盗窃。有些企业在建设档案库的过 程中，受到各种客观条件的限制，导致档案库房出现结构合 理、面积小等问题。为了确保档案资源按安全，企业需要建 立和完善应急方案，健全档案备份制度，以及灾难备份的恢 复机制等，在一定程度上为确保档案安全奠定基础。例如， 在档案库房设置防震、防光、防盗、防火、防高温、防潮湿、 防虫、防有害微生物的设备，以及档案库房自动恒温恒湿装 备等；配备计算机、打印机、扫描仪等多种现代化管理设备； 加强对光盘、磁带等特殊载体档案的管理和保管。按照电子 档案保管标准的相关要求，建立和完善电子档案库房，不断 提高保管档案的现代化水平，最大限度地保证电子档案的安 全性与完整性。发

18、挥专职档案人员的创新机制在档案管理工作中，培养专职档案人员的创新意识和创 新精神，提高创新能力是确保档案安全的关键所在。随着企 业的发展，企业的规模不断扩大，在一定程度上增加了档案 管理工作的难度。因此，档案管理人员需要调整自己的工作 态度，同时对自己的工作进行重新定位，克服只顾埋头自身 业务，不善于与外界交流的弱点。档案工作的清苦是众所周 知的，档案工作者一方面要耐得住清苦；另一方面也要强化 参与意识，从繁琐的日常事物中解脱出来。在档案管理工作 中，不断摆脱档案工作重保管轻利用、 重历史轻现实的倾向， 不断开发档案的潜力，开拓新的建档领域，逐步提高档案工 作的经济效益。现代企业要加快档案人员

19、智能化的进程。使 档案管理人员与市场需求相匹配，逐渐使档案管理人员由单 一型向复合型转变。要注意引进一些有文化专业知识，有专 业技术、技能的人才充实档案管理队伍；同时，对现有人员 要扎实有效地推行专业继续教育。运用档案学科新理论来指 导和改进档案工作，逐步调整人员结构，适应企业发展的需 要。充分发挥信息技术的作用在知识经济时代，信息化和网络化已成为当今时代的显 著特征，人们愈来愈意识到合理的开发与利用信息资源的重 要性3。随着企业信息化的不断发展，生产、管理、科技领 域的信息化体系不断建成和运行，而档案信息化建设却远远 滞后，有的企业甚至是空白。同时，在知识经济时代，企业 在生产、经营、管理、

20、科技创新中形成的实体文件越来越少， 取而代之的是大量的电子文件 4。传统的档案实体管理模式 无法有效地收集管理电子文件。一些企业的档案管理人员对 电子文件，手无举措，因缺少专业技能和培训，不懂电子信 息的管理和操作，造成大量电子档案流失。作者：王芳 工作单位：江苏新海发电有限公司 第三篇1档案管理科学化的重要性档案管理的科学化，是企业管理的中重要的一环目前在部分企业当中，对档案管理的重要性意识不到 ，从 而导致一些档案在个人和部门保存的情况，对档案的管理缺乏规范性，没有严格的管理措施，档案丢失、不进行信息更新 等情况存在，使企业管理决策受到一定的影响。档案作为企业 的重要资源，需要对其重要性正

21、确认识，实现科学化的管理。档案管理是企业核心资源的管理档案管理作为企业管理的重要一部分，其档案管理水平的高低直接反映了企业管理的水平，档案作为企业的核心资源，是企业在重要决策时的重要依据 ，所以其作为企业非常重 要的信息资源，对其进行科学的管理是十分必要的，也是提高企业管理水平的重要的保证。档案管理是企业历史信息的管理在企业的管理工作当中，档案管理作为一项最基本的管 理,由于其是对企业历史及文化的真实记录，所以在对企业档案管理过程中，需要建立一套完善的档案管理体系，从而实现企业档案的规范化管理，实现企业管理的信息化和现代化。2档案管理工作中存在的问题对档案管理工作重视不够目前由于处于市场经济体

22、制下，企业处于激烈的市场竞争当中，企业为了增强自己的竞争优势 ，将主要精力都放在企 业的生产经营方面，而将档案管理工作放在企业的边缘部门 当中,对其缺乏足够的重视，所以无论是在资金还是人员的配 置上都存在着不完善的地方，从而导致档案管理工作中漏洞 较多，档案丢失、泄密等情况时常发生。档案管理的手段与方法落后目前，国内大多企业的档案管理仍采取手工作业的方式。在一个档案主题中，会有不同相关部门和单位的资料，这些资料一起移交到档案馆时肯定存在着很大程度上的重复性，在这种时候，档案馆拥有这些资料，如何在这巨量的信息面前筛 选出有价值的信息，从而对信息资源进行合理有效的加工和 利用,并实现企业和职工的共

23、享 ，一直是很难以解决的重要问 题。目前部分企业的档案管理部门也都进行现代化管理设备 的配置，利用计算机来进行管理，但却还都处于一些基本的功 能上,如目录编制、统计和检索等管理上，没有综合处理技术的能力，所以随着企业档案的不断增加 ，这种情况越来越无法 适应企业发展的需求，降低了档案的利用价值的实现。档案管理科学化水平较低在我国的档案信息化建设进程中，往往更多的是对信息化、电子的关注，更对档案管理的重视度却不够，其实档案信息化建设的核心应该是对档案管理流程的精简、优化和重 组。但在我国现在的档案信息化建设中 ，却仍在沿用传统的管 理体制，使档案的信息化建设与档案管理明显脱离，与为公众提供优质的

24、服务具有很大的差距。档案管理的滞后性很大程 度上制约了档案的信息化建设进程。3新时期档案管理工作的对策外部环境(1)规范企业档案管理制度。要按照中华人民共和国档案法、归档文件整理规则、国家重大建设项目文件归档 要求与档案管理规范、基本建设档案资料管理暂行规定 等法律法规，结合电力企业档案工作特点，制订并完善档案工 作的各项规章制度。建立并贯彻落实责任制，切实将档案工作 的 三纳入”、四参加”、四同步”纳入到企业各项工作流程, 严格责任分工，规范过程管控，形成闭环管理。只有纲领性文 件是不行的，必须对相关文件编制办法进行细化，避免由于理解不一造成资料整理的混乱，给内业资料管理工作带来巨大的工作量

25、。要将工程的过程管理和归档责任进一步明确和细 化,使工程技术和档案管理人员有明确的收集方向和标准，有助于提高档案管理质量。（2）积极开展工作交流。通过对档案 管理工作先进单位的学习和交流，促进和完善本单位档案管 理工作。通过定期举办地区档案管理工作经验交流会，将档案工作出现的新问题、难题 ，通过与同行的交流，找到科学的解 决方案。（3）加强业务培训和指导。 档案管理的行政部门，通过 对企业档案工作的检查，发现档案管理中存在的问题 ，有针对 性的开展技能培训和指导 ，从而提高档案工作人员的业务能 力，使其更科学化、更规范化的做好档案管理。（4）借力档案中 介服务。在档案管理中，企业为了节约管理成

26、本，高效配置人 力资源,可以将企业档案管理工作委托给档案中介进行管理。而档案中介服务，做为一个平台，提供多样化的托管、代管、 寄存、整理等服务，通过档案管理资源的优化配置，提供安全的、科学的档案管理，满足企业档案管理的需求内部建设（1）强化档案意识，提高企业档案工作地位。随着数字化、 网络化的不断深入，档案载体由可视记录识别型转变为依赖 机器识别的代码型（电子档案）;档案管理模式也从传统手工模 式、单机数据管理模式、网络信息管理模式发展到知识管理 模式,并随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。为此，企业档案部门必须解放思想 ，转变观念, 采取有效措施，提高全员档案意识。加大档案工作经费投入 ， 使档案工作与企业的管理、生存、发展有机地结合起来，促进企业全面发展。（2）构建科学化档案管理体系。 档案管理工作， 要满足社会、企业发展的需要，需要建设立档案管理可持续发 展的科学管理体系，不搞形式，注重企业档案资料收集的连续 性、完整性、保密性、安全性，充分做好档案资料的价值分析 ， 为企业经营决策提供帮助。检查完善档案工作中发现问题，严格执行档案管理制度，提高档案管理和使用效率。（3）发挥信 息化技术优势。随着计算机技术和信息技术的快速