Excel应用基础

1、 第第1111讲讲 常用办公软件的应用常用办公软件的应用( (三三) ) 了解Excel电子表格软件基本概念及掌握Excel电子 表格软件的基本操作,方便地制作出各种电子表格。 教学目标及基本要求教学目标及基本要求 教学重点教学重点 Excel电子表格的基本概念、 Excel电子表格软件的 基本操作。 第第1111讲讲 常用办公软件的应用常用办公软件的应用( (三三) ) 教学难点教学难点 工作表的编辑 (如工作表的添加、删除、重命名、 移动、复制，单元格的移动和复制，插入、删除、清 除行、列、单元格)及格式化工作表。 教学内容教学内容 Excel电子表格的基本概念 Excel电子表格数据的输

2、入 工作表的编辑 格式化工作表 （1）电子表格的功能 电子表格软件用来对表格输入文字、数字或公 式，利用大量内置函数库，可方便、快速地计算。 电子表格提供数值分析与数据筛选功能，还可以绘 制成各式各样的统计图表，供决策使用。 2 2电子表格的基本概念电子表格的基本概念 （1）工作簿 工作簿是Excel电子表格处理的文档，是用来 保存和处理数据的文件，其扩展名为 .XLS，它由 多个工作表组成。 （2）工作表 工作簿中的每一张用来处理数据的表称为工作表。 在一个工作簿中，可以最多拥有255个工作表。在默 认情况下，一个新工作簿中默认有3个工作表，名为 Sheet1、Sheet2、Sheet3，显

3、示在窗口下边的工作表 标签中，当前工作表默认为Sheet1。工作表可增、删。 （3）单元格 一张工作表是由行和列构成的表格，其中包括 256列和65 536行。单元格是按照行和列的位置来标 识的，如第三列和第四行交叉处形成的单元格标识 为C4。 （4）活动单元格 单击工作表中的单元格，可使单元格成为活动单 元格，活动单元格和名称出现在编辑栏上的名称框中， 所有有关的编辑操作，只对当前活动单元格起作用。 （5）单元格内容 单元格中所存放的数据称为单元格的内容。 单元格中的内容可以是文本、数字、日期、时 间或公式等。 （6）单元格区域 Excel电子表格在进行数据计算时，有时需要 用到多个单元格中

4、的数据（单元格引用）。一组 连在一起的单元格所组成的矩形区域，称为单元 格区域。单元格区域的表示方法为：左上角单元单元格区域的表示方法为：左上角单元 格标识格标识 : : 右下角单元格标识。右下角单元格标识。例如，“B3 : C4” 表示由B3、C4为对角顶点的矩形区域。 3Excel 2003的启动和退出 （1）启动 启动Excel 2003有多种方法，最常用的有以下几种。 选择“开始”|“所有程序”|“Microsoft Office Excel 2003”命令。 在桌面上双击Excel 2003的快捷方式。 在Windows的“资源管理器”中双击Excel 2003文档。 （2）退出 退

5、出Excel 2003最常用的方法有以下几种。 选择“文件”|“退出”命令。 单击Excel 2003工作窗口右上角的“关闭” 按钮。 使用快捷键【Alt+F4】。 4Excel 2003工作界面 启动Excel 2003后，将弹出如图3-41所示的 主窗口，编辑栏、工作表标签是Excel 2003特有 的窗口组成部分。 垂 直 滚 动 条 编 辑 区 水 平 滚 动 条 工 作 表 标 签 状 态 栏 名 称 框 系 统 菜 单 菜 单 栏 标 题 栏 格 式 工 具 栏 编 辑 栏 常 用 工 具 栏 图3-41 Excel 2003的窗口组成 （1）工作表标签 工作表标签用来标识工作簿中

6、不同的工作 表，并可以快速进行工作表间切换。单击工作 表标签可以切换到相应的工作表。 （2）编辑栏 编辑栏用于输入或编辑活动单元格的数据和公式， 其左侧是名称框，显示活动单元格的名称。名称框用来 快速定义单元格或区域的名字，也可以根据名字寻找单 元格或区域，如果无特殊定义，则将显示活动单元格 （被黑色边框框住的单元格）的地址。右边为编辑区， 在编辑区中用户可以对单元格和图表中的数据、公式、 函数等进行输入编辑。 （3）编辑区 编辑区又称为工作表区，位于编辑栏下方， 占据屏幕的大部分，用来记录和显示数据。 1 1数据输入数据输入 输入数据的方法： 通过键盘直接输入。 利用Excel电子表格的自动

7、填充功能来输入。 通过公式和函数引用其他单元格中的数据。 对于全部由数字组成的文本数据，输入时应在数 字前加一西文单引号（），使Excel 2003电子表 格将文本与数值区别。 当用户输入的文本超出单元格的宽度时，如果右 侧的单元格中没有数据，则超出的文本会延伸到右 侧单元格中；如果右侧的单元格中已有数据，则超 出的文本被隐藏起来，当增大列宽后，隐藏的内容 又会显示出来。 （1）输入文本 （2）输入数值 Excel2003输入的数值与显示的数值未必相同，如 数据长度超出单元格宽度，会自动以“#”号表示； Excel电子表格在计算时将以输入的数值而不是显 示数值为准。 为避免将输入的分数当作日期

8、，应在分数前加0和 空格，如“0 1/2”。 （4）自动填充数据 自动填充数据的方法： 通过左键拖动单元格区域填充柄来填充数据。 通过“编辑”|“填充”命令自动填充数据。 Excel 2003电子表格还能预测填充趋势，然后 按预测趋势自动填充数据。例如，要建立学生登 记表，在A列相邻两个单元格A2、A3中分别输入学 号2007001和2007002，选中A2、A3单元格，然后 向下拖动该区域的填充柄时，Excel电子表格在预 测时认为它满足等差数列，因此，会在下面的单 元格中依次填充2007003、2007004等值。 2工作表编辑 （1）工作表的添加、删除和重命名 添加工作表 方法一：方法一

9、：选择“插入”|“工作表”命令，就会在当前 工作表前添加一个新的工作表。 方法二：方法二：右击工作表标签，弹出快捷菜单，选择“插入” 命令，弹出如图3-42所示的对话框，然后在“常用”选 项卡下选择工作表，单击“确定”按钮就可在当前工作 表前插入一个新的工作表。 图3-42 “插入”对话框 删除工作表（可以用菜单或鼠标完成） 方法一：方法一：选择“编辑”|“删除工作表”命令， 将删除工作表。 方法二：方法二：右击工作标签，弹出快捷菜单，选择 “删除”命令，也可删除工作表。 重命名工作表 方法一：方法一：选择“格式”|“工作表”|“重命名” 命令，或者双击需要重命名的工作表标签，然 后输入新的名

10、称，即可修改工作表的名字。 方法二：方法二：右击工作表标签，在弹出的快捷菜单 中选择“重命名”命令，当前工作表名称会反 相显示，然后输入新的名称，即可覆盖原有的 名称。 把一个工作簿中的工作表移动到另一个工作簿 中的步骤为： 打开用于接收工作表的工作簿。 切换到需移动或复制的工作表上。 选择“编辑”|“移动或复制工作表”命令， 弹出如图3-43所示的对话框。 图3-43 “移动或复制工作表”对话框 在“工作簿”下拉列表框中选择用于接收工作表的 工作簿。如果选择“新工作簿”选项，则是将选定的 工作表移动或复制到新工作簿中。 在“下列选定工作表之前”列表框中选择一个工作 表，就可以将所要移动的工作

11、表插入到指定的工作表 之前。如果是复制工作表，选中对话框中的“建立副 本”复选框即可。 单击“确定”按钮，就可将选定的工作表移动或复 制到新的位置。 （3）单元格的移动和复制 选定要移动或复制的单元格或单元格区域。 把鼠标移动到选定的单元格或单元格区域的边框 处，鼠标变成一个指向左上方的鼠标指针，按住鼠标 左键拖动到目标位置。 如果直接松开鼠标左键，则把单元格或单元格区 域中的内容移动到目标位置；如果先按住【Ctrl】键， 再松开鼠标左键，则是把单元格；或单元格区域中的 内容复制到目标位置。 单击“确定”按钮，即可在选定位置处插入单元 格。 图3-44 插入单元格 （5）删除行、列和单元格 选

12、定需要删除的行、列或单元格。 选择“编辑”|“删除”命令。 如果删除的是行或列，则会把行或列直接从 工作表中删除；如果删除的是单元格，则会弹 出如图3-45所示的对话框，选择单元格的补充 方式，单击“确定”按钮即可。 工作表编辑 图3-45 删除单元格 （6）清除行、列和单元格 清除行、列或单元格，是指将选定的单元格 中的内容、格式或批注等从工作表中清除掉，而 行、列或单元格仍保留在工作表中，其步骤为： 选定要清除的行、列或单元格。 选择“编辑”|“清除”命令，在弹出的级联 菜单中选择相应命令即可。 工作表编辑 3格式化工作表 （1）数字格式设置 选定要改变格式的单元格区域。 选择“格式”|“单元格”命令，弹出如图3-46所 示“单元格格式”对话框。 在“单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡， 在“分类”列表框中选择一种数值格式。 在右边的格式设置中设置好