青岛市照片归档与管理规范

1、青岛市照片归档与管理规范 青岛市档案局监督指导一处 2013.5 主要内容 l1.照片档案的定义； l2.照片档案的收集； l3.照片档案的整理； l4.照片档案的保管。 一、照片档案的定义 l1.照片档案：国家机构、社会组织或个人 在社会活动中直接形成的以静止摄影影像 为主要反映方式的有保存价值的历史记录。 照片档案一般包括底片、照片和说明三部 分。 l2.照片：包括纸质照片与数码照片。 二、照片档案的收集 （一）建立形成和收交机制 1.列入有关部门和人员的岗位职责； 2.明确责任分工对具有归档价值的照片，摄影者 或承办部门按规范要求进行收集、整理（谁拍 摄，谁负责）； 3.移交时间工作项目

2、结束后1个月内； 4.移交内容符合归档范围、归档数量和归档质 量要求的照片以及文字说明。 二、照片档案的收集 l（二）归档范围及归档数量 l 1.本单位历届领导干部的照片：新任职的 领导班子成员，应在任职后1个月内为其归档近 期标准照1张，单位主要领导更换后，应归档领 导班子集体合影1张。 l 2.上级领导、社会著名人物来本单位检查、 视察、指导工作的照片：每个视察点归档照片 不少于2张，上级领导讲话照片至少归档1张， 与本单位领导或干部职工合影照片至少归档1张。 二、照片档案的收集 l3.本单位召开的重要会议（包括工作会议、业 务会议、表彰会议、代表会议、党工团换届会 议）的照片：每次会议至

3、少应归档主席台全景 照片（带会标）、会场全景照片、领导讲话照 片、投票或表决照片、典型发言照片、颁奖照 片等各1张。 l4.本单位重要工作场景和工作成果的照片：主 要职能活动场景（主要是面向社会和公众服务） 照片至少归档1张；重要或优秀工作成果照片至 少归档2张，重要产品至少应归档2张。 二、照片档案的收集 l5.本单位宣传报道工作的照片：凡是通过大众 传媒（包括报纸、杂志、电视、网站、书籍等） 发布的照片，每一种至少归档1张；本单位宣传 活动每节点场景照片不少于2张。 l6.本单位外事活动的照片：外事活动(包括接待、 出访等)中领导与外宾会谈照片至少归档1张； 陪同考察照片，每个考察点至少归

4、档1张；与外 方签署协议或出席签字仪式的照片至少归档1张。 l7.本单位发生的各种重大事件、事故的照片： 反映每项事件、事故情况照片不少于2张，领导 视察现场、研究和指挥工作照片至少应归档2张。 二、照片档案的收集 l8.本单位主办或承办的重大活动的照片：每项重 大活动，至少应归档全景、主要人物、领导讲话 等照片各1张。 l9.本单位获得的上级各种荣誉（如奖状、锦旗、 奖杯等）、重要礼品、纪念品、宣传品的照片： 至少应各归档1张。 l10.本单位独立办公场所的照片：至少应归档全景 照片、牌匾照片、主要设施照片各1张。 l11.本单位组织或参加的其它重要活动的照片。 二、照片档案的收集 l（三）

5、归档质量要求 l1.归档的照片，相同主题和场景的不得重复归 档。 l2.归档的照片应主题鲜明、影像清晰、画面完 整、未加修饰剪裁。 l3.归档照片时，拍摄人应为每个工作项目的照 片拟写总体说明（该工作项目的时间、地点、 参与人物、事由和摄影者）；为每张照片拟写 简要说明（该张照片的时间、地点、人物及位 置和事由），时间、地点与总体说明一致的可 以省略。文字说明六要素：事由、时间、地点、 人物、背景、摄影者。 二、照片档案的收集 l4.使用胶片相机拍摄的照片，应按标准扫描后将 数码照片、纸质照片、底片一并归档；使用数码 相机拍摄的照片，反映重要内容的应冲洗纸质照 片，与数码照片一并归档，反映一般

6、内容的，可 只归档数码照片。 l5.用数码相机拍摄的照片，其有效像素数至少达 到300万，用扫描仪对纸质照片扫描形成的数码照 片，其扫描光学分辨率应不低于600dpi。 三、照片档案的整理 l基本原则照片档案的整理应遵循有利于 保持照片档案的有机联系、有利于保管、 有利于提供利用的原则。 三、照片档案的整理数码照片 l（一）分类 l数码照片采用年度分类法，将数码照片按 其形成年度分类。跨年度且不可分的照片， 应按事件结束年度归档。 三、照片档案的整理数码照片 l（二）排列 l数码照片应按时间结合事由顺序排列； l不同事由的照片按时间顺序排列，同一事 由的数码照片应按时间或重要程度排列在 一起。

7、 三、照片档案的整理数码照片 l（三）编号 l数码照片号是固定和反映每张数码照片在全宗 内分类与排列顺序的一组字符代码。照片号格 式为：全宗号类别号年度保管期限张 号。 三、照片档案的整理数码照片 l1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。未 给定全宗号的，该项可暂空。 l2.类别号：指数码照片的代号。类别号一般由 档案门类前两个字的拼音首字母和同一门类的3 位顺序号构成，ZP代表照片档案。在归档系统 中照片档案的类别号已经给定，易初暂用SP表 示；机读目录著录时，顺序号不足3位的应补零， 如ZP001等，在纸质照片档案上标注时，顺序号 不需补零，如ZP2等。照片档案类别号中的顺序 号单数代表

8、数码照片，双数代表纸质照片。 三、照片档案的整理数码照片 l3.年度：数码照片所属年度。 l4.保管期限：照片保管期限是按照片价值 划定的保存年限。在归档系统中使用“永 久”，在易初中使用“长久” 。 l5.张号：指在同一保管期限内按照片的排 列从“1”开始的顺序编号。 三、照片档案的整理数码照片 l（四）文件命名 l数码照片文件名应为：类别号年度保 管期限张号。张号用五位阿拉伯数字， 位数不足的在前补“0”。 l举例：ZP0012005100001.Jpg，其中第15 位表示门类，第69位表示年度，第10位 表示保管期限，第1115位表示张号。 三、照片档案的整理数码照片 l（五）编目 l1

9、.数码照片文件目录应逐张照片编制。 l2.使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案 管理系统进行目录的编制、管理（易初档案管理 系统、金宏网电子文件归档系统）。 l3. 数码照片文件目录项目主要包括全宗号、类别 号、年度、保管期限、件号、题名、摄影者、责 任者、成文时间、备注。（两个系统有细微差异） 三、照片档案的整理数码照片 l（1）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。电子文件 归档系统中已设定，易初需自行录入； l（2）类别号：指数码照片的代号。类别号一般由档案门 类前两个字的拼音首字母和同一门类的3位顺序号构成， ZP代表照片档案。在归档系统中照片档案的类别号已经给 定，易初暂用SP表示

10、；机读目录著录时，顺序号不足3位 的应补零，如ZP001等，在纸质照片档案上标注时，顺序 号不需补零，如ZP2等。照片档案类别号中的顺序号单数 代表数码照片，双数代表纸质照片。 l（3）年度：数码照片所属年度。 l（4）保管期限：照片保管期限是按照片价值划定的保存 年限。在电子文件归档系统中使用“永久”，在易初中使 用“长久” 。 l（5）件号（张号）：指在同一保管期限内按照片的排列 从“1”开始的顺序编号。 三、照片档案的整理数码照片 l（6）题名：即照片的文字说明，包括时间、地点、事由、 人物（位置、职务）、背景等要素。文字说明分为总说明 和分说明，一般一组照片（同一事由的照片）中的第一张

11、 照片的文字说明为总说明，需要详细说明该组照片的内容， 第二张及以后的照片填写分说明，仅说明当前照片反映的 内容即可，分说明前需要标注“”。 l总说明样例：为了*（背景），2012年11月20日，在 *（地点）召开*会议，*、*、*（人物）出席 了会议，会上*（事由）。 l分说明样例：“图为大会主席台，左起分别为：*、 *、*”，或“图为*（左三）在视察*”。 三、照片档案的整理数码照片 l（7）摄影者：填写照片拍摄人姓名。 l（8）责任者：填写立档单位名称。 l（9）成文时间（拍摄时间）：填写照片的 拍摄时间，格式为“YYYYMMDD”，如 “20120318”。 l（10）备注：填写照片需

12、要说明的其它问 题，一般空白即可。 三、照片档案的整理数码照片 l（六）存储 l1.应采用只读光盘作为数码照片的保存载体。一个归档年 度的数码照片应存储至一张或多张光盘中，几个归档年度 的数码照片一般不允许存储在一张光盘中。刻制光盘时应 选择“一次性写入”方式。 l2.存储数码照片光盘背面应注明光盘的档号，格式为：全 宗号类别号年度保管期限盘号 。书写时应使用 光盘专用书写材料，不得直接在光盘上粘贴任何标记。 l3.刻录光盘应一式四套，套别分别为A、B、C，其中A表示 封存，B表示利用，C表示异地保存。B套刻录两份，A套、 B套进馆保存。 三、照片档案的整理数码照片 l4.光盘内容： l（1）

13、说明文件（ README .TXT） 文件内容：应包括全宗号、类别号、年度、保管期限、盘号、全 宗名称、件数、套别、制作人、审核人、制作时间等。 文件格式：使用说明文件编写器生成。 三、照片档案的整理数码照片 l（2）著录文件（ DESCRIPT.XML ） 文件内容：档案管理系统自动生成。 文件格式：XML文件。 l（3）数码照片子目录（ DATA ） 目录内容：存放经过整理后的数码照片。 三、照片档案的整理数码照片 l5.光盘封面分正面和背面（含盒脊）。正面内容 应包括全宗号、类别号、年度、保管期限、盘号、 全宗名称、形成时间、件数、套别、制作人、审 核人、制作时间等； l背面内容应包括全

14、宗号、类别号、年度、盘号、 光盘种类、文件类型、责任者、制作标准、制作 软件、制作设备和复制时间等。 l光盘封面应使用照片封面打印工具进行打印。 三、照片档案的整理数码照片 l光盘正面： 三、照片档案的整理数码照片 l光盘反面： 三、照片档案的整理数码照片 l全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。未给定 全宗号的，该项可暂空。 l类别号：指数码照片的代号。用ZP表示 l年度：数码照片所属年度 。 l保管期限：照片保管期限是按照片价值划定的保 存年限。分为长久和定期两种。保管期限的划分 按照国家档案局关于机关档案保管期限的规定 执行。长久照片的保管期限项用“1”表示，定期 照片的保管期限项用“2”

15、表示。 l盘号：指在同一全宗内光盘的顺序编号 三、照片档案的整理数码照片 l全宗名称：立档单位的全称或通用简称。 l形成时间：光盘内数码照片的起始年月和终止年 月。起始年月和终止年月用6位阿拉伯数字表示， 第14位表示年，第56位表示月。 l套别：按照光盘套别分别填写A、B、C。 l件数：盘内照片数量。 l制作人：制作光盘的人员姓名。 l审核人：负责检查光盘质量的人员姓名。 l制作时间：制作光盘的时间。 三、照片档案的整理数码照片 l光盘种类：填写光盘载体的类型。如CD-R、DVD-ROM等。 l文件类型：用英文字母代表的电子文件类型，文本文件用 T，图像文件用I，图形文件用G，影像文件用V，

16、声音文件 用A，多媒体文件用M，计算机程序用P，数据文件用D。同 一光盘含有多种文件类型文件应依次填写。 l责任者：光盘的制作单位名称。填写制作单位的全称或通 用简称。 l制作标准：制作光盘采用的标准名称。如：VCD、DVD光盘 应标注为VCD或DVD，CD光盘应标注为CD-DA，用CD-R光盘 刻录的各种电子文件应标注为ISO9660/Joliet。 l制作软件：制作光盘文件采用的软件，包括操作系统和刻 录软件。 l制作设备：制作光盘文件的设备，包括计算机类型、刻录 设备等。 l复制时间：复制光盘的时间。 三、照片档案的整理纸质照片 l1.编号：纸质照片号是固定和反映纸质照 片在全宗内排列顺

17、序的一组字符代码。其 格式如下：全宗号类别号年度保管 期限代码张号。 l张号：指在同一保管期限内按照片的排列 从“1”开始的顺序编号。 三、照片档案的整理纸质照片 l应使用符合档案管理 要求的书写材料，横 排编写在纸质照片的 背面右下方 纸质照片背面 66-ZP002-2009-1-1 三、照片档案的整理纸质照片 l纸质照片放入照片袋内保管，一张一袋。 l照片袋规格为：13cm18cm 纸质照片纸质照片 号号 拍摄时间拍摄时间 题题 名名 参见号参见号摄影者摄影者 参见号：与该张纸质照片相对应的数码照片编号。编号格式为： 全宗号门类年度保管期限张号。 三、照片档案的整理纸质照片 l纸质照片应按

18、张号顺序装入照片盒，并填写备 考表、照片盒脊项目。 l照片盒外型尺寸为185mm135mm50mm（长 宽高）。 l照片盒脊的项目包括：全宗号、门类、年度、 保管期限、起止张号 。其中盒号指某一全宗内 照片盒从“1”开始排列的顺序编号。照片盒脊 项目应用阿拉伯数字填写，门类填写“ZP”。 全宗号 66 门类 ZP2 年度 2009 保管期限 长久 起止张号 1-30 三、照片档案的整理纸质照片 l盒内备考表项目包括：本盒情况说明、整 理人、检查人、整理时间。盒内备考表应 放在盒内最后位置。 l其中本盒情况说明填写盒内照片缺损、补 充、移出、销毁等情况。对照片装盒以后 发生或发现的问题，应由有关的档案管理 人员填写说明，并签名、标注时间。 三、照片档案的整理底片 l底片放入底片袋内保管，一张一袋。底片 袋应装入相应照片袋内。 l底片袋右下角编写底片编号，格式为：年 度保管期限纸质照片张号。 三、照片档案的整理大幅纸质照片及其底片 l对于照片盒放置不下的