公文写作规范(2016修订版)

1、电子科学与工程学院College Of Electronic Science & Engineering电子科学与工程学院公文写作规范（修订版）总则公文写作规范是由电子科学与工程学院团委秘书部编写，对各个组织秘书部成员文字资料相关工作的基本要求。旨在规范共青团吉林大学电子科学与工程学院委员会直属学生组织、各个社团文字资料格式内容的一项具体要求。同时也是电子学院每个学年基层团委评估、年鉴编写等文字资料收集整理快速高效进行的有力保障。第1章 公文写作基本设置(一) 文件类型：Microsoft Word 2013 文档 (.docx)(二) 页面设置：1. 纸张： A4纵向；2. 页边距：普通（上

2、2.54cm，下2. 54cm，左3.18 cm，右3.18cm）(三) 页眉和页码：页眉内容为：中文字体为楷体，英文字体为Calibri,字体大小为小四，加粗，单倍行距，居中对齐，无任何缩进。在英文下插入横线，方法为选中文字加下边框。页码：页面底端，普通数字，居中。(四) 列表符号： 1. 各级标题均需通过编号列表设置产生。项目号后使用英文句号“.”而不是顿号“、”；2. 如果仅有一级标题时：“1.”“2.”“3.”；3. 如果有两级标题时：一级项目：“一.”“二.”“三.”；二级项目：“1.”“2.”“3.”；4. 如果有三级标题时：一级项目：“一.”“二.”“三.”；二级项目：“（一）”

3、“（二）”“（三）”（注意其后无符号“.”）；三级项目：“1.”“2.”“3.”；5. 如果有四级标题时：一级项目：“一.”“二.”“三.”；二级项目：“（一）”“（二）”“（三）”（注意其后无符号“.”）；三级项目：“1.”“2.”“3.”；四级项目：“1）”“2）”“3）”（注意其后无符号“.”）；6. 各级标题灵活设置，使每级标题序号互相对齐，序号后文字以及次级标题互相对齐，具体格式可参见此规范的序号设置；7. 各项目句尾用分号“；”结束，在最后一项句尾用句号“。”。第2章 资料收集指南电子科学与工程学院各学生组织和社团都应建立健全完整的资料档案，为便于活动资料收集、整理、归档现提供资料

4、收集指南如下：(一) 活动资料上交的时间为活动结束3天之内；(二) 每次活动所必须回收的资料为：活动策划、活动总结、活动通讯稿、活动照片，以上4种材料已制定相关规范，活动负责人应提供严格符合规范的材料；(三) 受到表彰或者新闻媒体报道的活动，活动负责人负责提供相关证明材料，如获奖证书照片，校内通知截屏图片，新闻报道图片等；(四) 活动所用的会序、签到表、PPT、主持稿、嘉宾发言稿等其他资料活动负责人也应进行整理收集，一同放在命名为其他材料的文件夹里与活动策划等资料一起上交；(五) 活动撰写调研报告的则调研报告与活动策划等材料一起收集，在活动文件夹中单独存放；(六) 资料收集人员应仔细检查上交的

5、资料是否符合规范，是否完整，如不完整或不符合规范可退回给活动负责人；(七) 资料收集人员应对每次活动的资料进行分类归档，建议活动负责人上交资料前进行一定的整理，例如：电子档案图片(八) 资料收集人员对于上交的资料应该按照每个活动单独建立一个文件夹的方式进行管理，例如：电子档案图片第3章 活动策划书写规范为指导同学们写出专业化、规范化的策划书（模板见附件1），有效开展各项活动，便于活动资料收集、整理、归档现提供活动策划书规范如下：一、 形式(一) 标题：1. 策划标题：黑体小二加粗居中， 1.25倍行距，无任何缩进，若标题为一段，段前间距为1行，段后间距为1行；2. 策划内分项标题（例如“活动名

6、称：”、“活动内容：”等）,楷体（注意不是“楷体GB2312”）四号加粗，左对齐，1.25倍行距，无任何缩进，段前段后间距均为0行。(二) 正文：1. 字体：中文字体为楷体，英文字体为Calibri,大小为小四，不加粗；2. 段落：无左右缩进.左对齐，首行缩进2字符，1.25倍行距，段前段后间距均为0行；3. “活动目的”，另起一行，首行缩进2字符。(三) 策划中附件格式：1. “附件+编号”字样：楷体小四加粗，左对齐，1.25倍行距，无任何缩进，段前段后间距均为0行；2. 附件标题：楷体四号加粗，居中，1.25倍行距，无任何缩进，段前间距为0行，段后间距为1行，段前段后均无需使用回车空行；3

7、. 附件正文及项目编号格式与策划相同；4. 当附件内容多于2/5篇幅时，单独成页，且每结束一份附件换页时使用换页功能换页，不可采用输入多个回车换页。二、 内容(一) 标题：“活动全称+活动策划”格式，例如“第七期学生工作会议活动策划”。(二) 正文：1. 活动名称：即活动全称；2. 主办单位：具体到组织，例如“电子科学与工程学院团委”；3. 承办单位：具体到部门，例如“电子科学与工程学院团委秘书部”；4. 活动总负责人（联系方式）：即活动主办单位的总负责人，括号内为总负责人的手机号码，例如“团委副书记王蒙”；5. 活动目的：即举办活动的目的，内容应详细充实；6. 活动

8、细则：即活动主体流程，分条列出；7. 活动时间：即举办活动的准确起止时间，使用24时计时法，起止时间的连接符号为“-”，例如“2014年2月28日15:30-17:30”； 8. 活动地点：即举办活动的具体地点的官方名称，电子楼唐敖庆楼D区，理一教唐敖庆楼第一教室，经信一阶经济信息教学楼F区第一阶梯教室，三教第三教学楼；9. 活动对象：即参与活动的具体人员；10. 活动规模：即参与活动的人数；11. 拟邀请领导及嘉宾：拟邀请的领导或嘉宾的“确切职务+姓名”12. 主持人/裁判员：主持人或裁判员的“职务+姓名”，没有的可以删去，例如“主持人：”、“裁判员：”；13. 时间安排：活动每一项流程的详

9、细时间安排，分条列出，时间跨度比较大的，每一天的日期需加粗，例如：策划图片14. 活动预期突发事件及解决办法：每一条预期突发事件对应一条解决办法，分条列出，应详细而周全，例如：策划图片15. 活动预期效果：活动所预期达到的效果，内容应照举办活动的目的真实而具体地写出；16. 活动奖项设置：详细分列活动所设置的奖项名称、等级、数量；17. 活动特色及创新：包括活动中的特色内容，特色形式，创新点；18. 宣传方式：包括活动所有的宣传方式，每一种方式分占一行；19. 活动预算：分列活动所需的每一项花销，每一项花销需写出单价数量及每一项共计，最后写出总计，每一项分占一行，推荐使用制表位进行设置，分别为

10、“2字符，左对齐”、“17字符，左对齐”、“34字符，左对齐”或在前面格式项单独加一个活动预算格式。例如：策划图片附：活动策划模板（详见附件1）第4章 活动总结书写规范一. 形式(一) 标题：1. 总结标题：黑体小二加粗居中， 1.25倍行距，无任何缩进，若标题为一段，段前间距为1行，段后间距为1行；若标题为两段以上，则第一段段前间距为1行，段后间距为0行，最后一段段前间距为0行，段后间距为1行，中间段落段前段落间距均为0行，段前段后均无需使用回车空行；2. 总结内分项标题（例如“活动名称：”、“活动内容：”等）：楷体（注意不是“楷体GB2312”）四号加粗，左对齐，1.25倍行距，无任何缩进

11、，段前段后间距均为0行。(二) 正文：1. 字体：中文字体为楷体，英文字体为Calibri,大小为小四，不加粗；2. 段落：无左右缩进.左对齐，首行缩进2字符，1.25倍行距，段前段后间距均为0行；3. “活动意义”另起一行，首行缩进2字符。(三) 总结中附件格式：1. “附件+编号”字样：楷体小四加粗，左对齐，1.25倍行距，无任何缩进，段前段后间距均为0行；2. 附件标题：楷体四号加粗，居中，1.25倍行距，无任何缩进，段前间距为0行，段后间距为1行，段前段后均无需使用回车空行；3. 附件正文及项目编号格式与总结相同；4. 当附件内容多与2/5篇幅时，单独成页，且每结束一份附件换页时使用换

12、页功能换页，不可采用输入多个回车换页。二. 内容(一) 标题：“活动全称+活动总结”格式，例如“第七期学生工作会议活动总结”(二) 正文：1. 活动名称：即活动全称；2. 主办单位：具体到组织，例如“电子科学与工程学院团委”；3. 承办单位：具体到部门，例如“电子科学与工程学院团委秘书部”；4. 活动总负责人（联系方式）：即活动主办单位的总负责人，括号内为总负责人的手机号码，例如“团委副书记王蒙”；5. 活动意义：即举办活动的意义，内容应全面、详细、充实；6. 活动时间：即举办活动的准确起止时间，使用24时计时法，起止时间的连接符号为短破折号“-”，例如“2014年2

13、月28日15:30-17:30”；7. 活动地点：即举办活动的具体地点的官方名称，电子楼唐敖庆楼D区，理一教唐敖庆楼第一教室，经信一阶经济信息教学楼F区第一阶梯教室，三教第三教学楼；8. 活动对象：即参与活动的具体人员；9. 邀请领导及嘉宾：邀请的领导或嘉宾的“确切职务+姓名”；10. 主持人/裁判员：主持人或裁判员的“职务+姓名”，没有的可以删去，例如“主持人：”、“裁判员：”；11. 活动流程：活动每一项流程的详细分条列出；12. 活动奖项设置：详细分列活动所设置的奖项名称、等级、数量；13. 活动特色及创新：包括活动中的特色内容，特色形式，创新点；14. 活动效果：活动所达到的效果，内容

14、应充实而详细；15. 活动经验总结：包括活动中的优点和不足，不足之处应写出解决方案，格式与策划中的活动预期突发事件及解决办法相同；16. 活动决算：分列活动所需的每一项花销，每一项花销需写出单价*数量及每一项共计，最后写出总计，每一项分占一行，具体格式与策划相同。附：活动总结模板（详见附件2）第5章 通讯稿书写规范一. 形式(一) 标题：通讯稿需有正副标题，正标题推荐为“前四后五”格式如“专项培训，为优秀记者”，副标题为“记xxxx活动”格式；(二) 字体：通讯稿全文均为楷体。正标题字号为小二，居中，并加粗。副标题为四号，右对齐，并加粗；正文字号为小四，不加粗；(三) 段落：正标题需设为段前间

15、距0行，段后间距1行，副标题为段前间距0行，段后间距1行。通讯稿全文行距为多倍行距，1.25倍。在正文中，左侧缩进0字符，右侧缩进0字符，首行缩进2字符。段前间距为0行，段后间距为0行；(四) 列表符号：项目号后面要使用英文句号“.”而不是顿号“、”；(五) 通讯稿的落款为“电子科学与工程学院”，字号为小四，右对齐。行距为0.5倍，设置段前一行。二. 正文(一) 通讯稿全篇最好只有一页；(二) 正文：段落最多为四段，其中领导职务与地点必须规范准确，如辅导员宋老师应写为2014级、2015级辅导员宋高峰老师，电子楼应为唐敖庆楼D区；第一部分交代时间、地点、人物以及事件；第二部分（12段）介绍事件

16、的流程及内容等；第三部分升华活动意义，用“促进了，彰显了，提高了”等整句格式来表达内容。(三) 通讯稿插照片的位置在：左右位置的最右边，上下位置的中部。第6章 照片收集要求照片在选取时要注意：(一) 曝光好、无虚影；(二) 能够清楚地表现活动内容，如包含活动全场、条幅、展板等标志性内容；(三) 活动人物肖像大小应当适中；(四) 要有包含活动领导的照片；(五) 要有嘉宾发言的照片；(六) 要有条幅、展板、宣传单等的单独照片；(七) 照片格式为jpg;(八) 照片数量至少4张，上限为10张；(九) 上交的每张照片都要起名字，如：活动嘉宾、活动全景、嘉宾讲话、同学互动等等；(十) 所有照片放在一个文

17、件夹里，文件夹应以本次时间和活动全称命名如：“2013年10月27日记者团第一期专项培训活动照片”。第7章 章程格式编写要求一 形式(一) 标题：1. 楷体小二加粗居中，1.25倍行距，无任何缩进，段前间距为0行，段后间距为1行，段前段后均无需使用回车空行2. 章程内分项标题（例如“第一章：”等）：楷体（注意不是“楷体GB2312”）四号加粗，左对齐，1.25倍行距，无任何缩进，段前段后间距均为0行，注意0行与自动不同(二) 字体：中文字体为楷体，英文字体为Calibri,大小为小四，不加粗(三) 段落：无左右缩进，左对齐，首行缩进2字符，若为序号后文字，则与次级标题互相对齐。1.25倍行距，

18、段前段后间距均为0行，注意0行与自动不同(四) 编号：一个章程内每一章开始的分条编号接着上一章的排序，例如：第一章共12条内容，第二章从第13条开始，依次编写。参考中华人民共和国宪法(五) 标点：每一条结尾用“。”，一条内部的分条以分号“；”结束二 内容(一) 标题：标题一般由组织名称和文种构成。标题之下以括号形式标明该章程通过的时间和会议名称，这一方面说明该章程的生效时间，另一方面说明其制订或修改的历史发展阶段。(二) 正文：正文一般由总纲和分章，或由总则和细则组成，有些章程还有附则。总纲或总则概述一个组织团体的性质、地位、任务、指导思想等。分章或细则是以总纲或总则为指导，对总纲或总则的进一

19、步具体化，多是分章、分条陈述。细则的划分与条款的排列，应是事理的逻辑表达。附则是需要说明的有关問題，如解释权、生效日期等。(三) 写作方法：必须注意综合性和系统性，持续性与相对稳定性，不可朝令夕改。其内容要从大的原则、任务去考虑。结构要严谨，条理要清晰，用语要庄重、严谨、准确、简练。第8章 会序制作要求(一) 页眉处写出活动总名称，具体要求：段落居中，行距为单倍行距、字体楷体、小二、加粗，无线框；(二) 第一行写“会序”两字，具体要求：段落居中，字体楷体、小二、加粗；(三) 空一行，然后写正文“会议第一项”等，具体要求：段落左对齐，字体楷体、四号、加粗（行距可根据会序内容多少灵活设置，尽量使全