对外贸易方面的论文

1、摘要：本文运用多种调查方法，如观察法，访谈法，比较法等，对张家港XX机械有限公司外贸业务的现状进行了调查分析，分析其存在的不足之处，一是外贸业务员缺乏外贸平台的操作经验；二是自身资料库建设不完善；三是询盘处理上，缺乏专业性和技巧。并提出了 相应的对策建议：培养和提高公司员工素质，强化业务员自身软实力建设，完善产品的资料建设，以期促进公司外贸业务的开展。一、张家港XX有限公司的概况张家港XX机械有限公司位于全国文明卫生城市 -张家港市的民营经济开发区 （乐余镇）， 公司注册资金50万元人民币，是专业生产塑料破碎机主营 PVC排水管生产线、切割机、扩 口机等的先锋者。我厂制造破碎机等塑料机械已有二

2、十几年的历史。公司全面吸收了国内外的先进技术和管理方法，形成雄厚的技术力量， 为用户提供质量一流的塑料破碎机、系列磨粉机、高速混合机等辅机设备。公司2008年通过了 IS09001质量管理体系认证，并切实把体系要求贯穿到工作实践中，形成了很强的全员关注质量、改善质量的企业文化，公司秉承“以高品质，回报广大用户；以诚信，广交天下朋友”的企业经营方针，为广大顾客提供质量上乘、性能卓越的产品和优质的服务。二、张家港XX机械有限公司外贸业务现状机械有限公司外贸业务现状公司外贸业务开展也就两年时间，通过外贸平台、展会，使自己走向国外市场，一般国内外的展会也会有选择性的参加，收集客户信息和资料，但最主要的

3、是通过外贸平台（我们公司使用的是阿里巴巴平台 ）。考虑到国内同行的高竞争以及出口带来的实际优惠比如（退税）等，管理层已经是决定花心思把外贸发展壮大。公司选择阿里平台的原因：第一经常跑展会或者其他方式，成本费用高。第二选择阿里巴巴是由于当社会进入网络化后，越来越多的商家开始寻求电子商务的支持。让自己的产品更好地在网络上进行宣传，禾U用网络的高传播性来提升自己的知名度。我们选择阿里巴巴主要由于它是全球企业间（B2B）电子商务的著名品牌，拥有着目前全球最大的网上交易市场和 商务交流社区。主要体现在 1、访问量最大的B2B网站;2、推广力度较强；3、功能较完善；4、 轻工产品有优势；5、亚太地区有优势

4、。去年通过外贸平台也成了几笔单子，不过都是小的模 具生意。2011年3月初到XX公司时，阿里平台曝光量大约一千，询盘一周十条左右。现 在阿里巴巴的曝光量以及可以达到五千，通过以上努力，现在询盘每周都有几十条，有些产品的排名已经可以排到前十。三、XX外贸业务开展过程外贸业务开展过程中存在的问题开展过程中存在的问题中存在的问题（一）外贸平台操作经验缺乏就现在绝大多数的中小企业都在使用阿里平台或中国制造做为外贸的主要途径，就我们XX公司而言，阿里巴巴平台操作中存在以下问题。产品资料信息填写不规范，导致排名不靠前（在不购买排名的前提下）。一些业务员，平时只注重下蛮力多发产品，一个相同产品稍微改动以下，

5、发到几十遍。其实产品量，的确是影响排名的一个因素，但是仔细观察后发现产品资料，属性，很不完整，甚至有的不填。比 如说，更多产品属性，很多业务员就填一个证书，certificate-IS09001-2000，其实更多属性里可以填十条。【产品简要描述及优势】这个栏目，直接填写产品的一个关键词，没有按序 号很简洁清晰的描述产品优势和特色。【产品详细描述】有的就直接粘贴一段文字，没有很简洁明了的用一张表格显示产品的参数和配置，在这个栏目里忽视传图片，和更好的展示自己的公司或者是本产品。另外，产品描述与关键词的不对应，也直接影响排名。上班时间集中在白天，夜间阿里旺旺不在线，导致有时差的买家无法直接沟通，

6、同时阿里旺旺的在线时间也影响产品的曝光量。（二）产品资料库建设不完整产品资料库是公司对于本公司的产品介绍，对我们公司而言就是塑料机械，机器的图片，中英文参数、配置，以及视频，这些都是必须在平台上呈现给买家的。我们公司在资料库方面主要存在下面几个问题1产品配置不全，且英文资料缺乏；2图片未归类，有些图片未经过处理，不能凸显出主体，与细节；3热卖产品的现场工作的视频缺乏。（三）询盘处理上缺乏技巧产品在阿里平台上，收到询盘后，业务员处理缺乏技巧。询盘可以分为几种，有的直接要报价，这种优质询盘一般较少，一般是询问产品参数，或者是同行套取资料。我们XX公司在询盘处理上存在下面几个问题，回复询盘不及时，导

7、致商机遗失；对于优质询盘回复不完整；对于买家群发过来的询盘，回复方法有问题，不切重点，冗长、不简洁。四、针对外贸业务开展中针对外贸业务开展中存在开展中存在的存在的问题的对策问题 的对策的对策（一）强化阿里平台操作技巧，了解平台排名规则1、更新产品日期。更新产品日期在做阿里第一个月的时候，一般的业务员都会很勤奋的更新产品日期。结果在我们的产品这页排名超级靠前，仅次于买了排名的，发现一直都排在非常靠前，刷新更加勤奋，平均每半个小时就刷新一次。结果一个月后曝光量和反馈量开始直线下降，再一看排名，到第四页去了，后来怎么刷新也没用，修改产品信息也没用，（当然刷新产品对于新手来。讲还是有很大效果的是必备的

8、技能）2、选择恰当的产品名称。选择恰当的产品名称选择产品名称，只要产品名称含有这个词就可以了。举例：产品叫machine那么你可以在产品名称里写上plastic pipe machine,这样一来你的产品名称里就包含了三个关键词了machine、pipe machine、plastic pipe machine，这样一来，接下来的关键词就可以设置成这三 个词了。但是，关键词是要连在一起才算，比如说plastic pipe machinery虽然包含了 plasticmachine这两个词，但是却不符合匹配度，搜索搜不出来，因为这连个词中间还隔了一个词。3、关键词的设置关键词的设置一定要设置一字

9、不漏，比如说plastic machinery，如果你觉得关键词设置了plastic pipemachinery涵盖了 plastic machinery就可以了，那你就错了，这两个词完全是不同的关键词。 如果你想要搜索 plastic shredder的时候出现你的产品，就一定要设置plastic shredder，一个字母都不能多。4、产品的详细与简要描述产品的详细与简要描述简要描述把产品名称复制一下放在第一行，接下来的四行随便写点什么。详细描述，也把产品名称复制一下放在第一行，接下来的在阿里巴巴找一个排名靠前的复制一下，修改一下公司名称，产品型号等等关键信息，就可以贴在自己公司的网站上了

10、。虽然自己做更好， 可以让自己熟悉产品配置，但是更花时间，再者自己做的资料也不一定比别人的好。（二） 建设完善产品资料库建设完善产品资料库1、产品参数配置方面在时间充裕的情况下还是很有必要去完善这方的英文信息的，虽然上文提出复制别人的可能效果更好。有下面几点原因1刚刚接触塑机，对产品的机械知识认识远远不够，或许不要老外和你谈业务，国内的客户简单的几个问题你都不能答上来，或许刚刚接手连塑机让你翻译都不一定能翻译出来，虽然有的是CET6或者专8,就我们塑机而言有很多名词你连中文都没有接触过，何谈用英文去解释给国外客户听呢！前期还是很有必要去熟悉资料，以及英文对译。2、图片方面要学会用Photosh

11、op以及Picasa等图片处理软件，自己公司有时候不可能有每样产品的 图片，难免会有欠缺，或者自己照片在主题突出方面不够，这时候又得利用自己的复制的本事去到同类优秀的公司去观摩观摩，好用的照片就可以复制过来当然复制可没有那么简单， 因为一般的都会加上水印防盗用。此时PS的技术就得到充分利用了，去掉水印，再在图片上加上本公司的logo，这样一来很完美的图片就出来了。阿里巴巴能上传的图片的数目都是有限的，那么如何传更多的图片呢？那么就可以用Picasa3,我们可以做出拼贴主体机器，以及小的零部件都可以出现在一张图片上。3、机器的运行视频在和客户邮件联系以后，一般的客户更加愿意与生产商直接接触， 而

12、避免贸易公司所带 来的佣金，所有有时候他会要求看产品视频以及生产车间情况，当然也是一种给自己产品以及信誉加分的方法。 虽然有的时候视频也可以是借鉴别人的， 或者是在别人的基础上做出修 改。（三）强化询盘强化询盘处理方法询盘处理方法在阿里平台上有，只要会操作，每周都可以收到几十条询盘。那么该如何去处理呢？1、给询盘分类。一般的询盘可以分为 4类（1）垃圾询盘（2）没有提到相关产品，只是寻求合作的询盘（3）有提到具体产品的询盘（4）优质询盘。对于这四类询盘，如何判别和处理呢？（1）没有提到任何产品，就要提供参数和报价。对于此类询盘，时间充裕可以给他回复 一份自己公司的简介，并问清他对哪种产品感兴趣

13、，就当是做一份广告，时间紧缺的话就可以直接忽略。（2）表明自己是想寻求合作，我们可以培养大致寻求合作的询盘，回盘之后没有了下文，定期的用不同新颖的标题邮件进行再次跟踪，邮箱也可以偶尔换换着联系。提到产品的同时还需要一些价格，装箱和出货资料的询盘，应该主攻这类询盘，以 多种的销售方式促进客户提早定样品。（4）优质询盘，这类询盘一般很少，采购商把自己的想要的产品进行了很详细的描述，包括包装，等等关键信息，这样的询盘要特别在邮箱中划分出来一个组。2、询盘的书写格式与方法询盘回复，要注意下面几点。一、邮件主题，邮件给的主题要有吸引力，力求标新立异，第一时间吸引客户的眼球。如果判定是真正的客人，一定要在

14、我们的邮件标题上花点功夫。 二、正文内容给自己公司简介做重点介绍，突出产品性能和所拥有的各项认证，巧妙的应用电子版的catalogue和Pricelist。一开始不要急于报价。了解客人的寻求及合理分析分类后慎重报价！也可利用图片报价，把我们公司的各个产品图片发给客人，对那种不懂英文交流的 客户，越简单，客人越容易理解！三、设置回复模板是指通过对大量的客户进行总结，对不同国家，不同要求，不同价格的客户做出不同样板的回盘。四、报价1、对开始有反馈的客户，设定梯度报价，例如：MOQ是什么价格？整个集装箱是什么价格？全年合作是什么价格？2、 报价邮件必须要写的东西：产品型号和配置（用图片）根据订货的数

15、量来给客户的报价，目的港的信息（FOB , CIF.）报价的有效期。3、签名留下自己公司的联系信息公司的名称，电 话，传真，地址，邮件地址，主邮箱及备用邮箱。3、细节注意点回复时间。很多做外贸人员认为，一旦收到询盘就马上回复，认为及时尽早的回复，客人一定会对此满意和赞赏并会有所回复！这样做是对的，但忽略了很重要的一点，除了亚洲一部分国家及澳洲地区国家，绝大部分客户和中国是有时差的。就算你马上回复了客人，客人也会在他上班的时间才能看到邮件。而且客人所发的询盘，肯定也不会只有你一个人回复，肯定有大把的供应商相争回复，这样，最早回复的邮件按照邮箱的排列的顺序被沉到了最底层。了解客人当地的时差及上班时

16、间，按照客人的上班时间发送，这个，只需要简单的邮件定时发送就可以办到！另外，按照客人的上班时间，在线和客人联系！或者能在Trade manger或者MSN上能和客人在线及时沟通，这样也是最好的沟通方法。邮箱选择。现在有很多国内的厂家，商人，用的邮箱地址仍然是免费的邮箱，甚至是数字邮箱（163, 为后缀的邮箱）这类邮箱地址很容易被国外客人的邮件服务器辨别为 垃圾邮箱，还没有等到客人收到你的回盘信息，客人的服务器已经将你所发送的邮件直接退回或者删除，客人自然不会回复给你。用公司名为后缀的邮箱是最好和客人联络的邮箱，这个不是免费使用，通常是做了公司网页后，免费奉送的公司邮箱，每年是要收费的。同样， 这个以公司名后缀的邮箱也一定要找相关公司做邮箱的“双向解析”。客人才会顺利收到邮件!另外，即使要使用免费邮箱，像和这类免费邮箱，比较好，不容易被分析为垃圾邮件。五、结论本文通过调查研究发现 XX机械外贸业务开展存在的问题，并针对以上不足，提出了解决办法和改进的建议。通过熟悉阿里巴巴平台使用技巧，完善产品的资料建设其中包括产品配置的英文说明，完整的图片、视频，提高自己的外贸函电水平。至UXX公司以来，经过我和同事的共同努力，阿里巴巴的曝光量为几百做到现在的三千，询盘每周都有几