公文处理工作要点

1、公文处理工作要点公文处理工作要点l 2012年年4月月16日，中共中央办公厅、国务院日，中共中央办公厅、国务院 办公厅印办公厅印发了发了党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例。 l 2012年年6月月29日，国家质检总局、国家标准化委员会发日，国家质检总局、国家标准化委员会发布了布了党政机关公文格式党政机关公文格式的国家标准。两者均于的国家标准。两者均于7月月1日起日起正式实施，是全国各级党政机关公文处理工作的基本依据。正式实施，是全国各级党政机关公文处理工作的基本依据。停止执行停止执行1996年年5月月3日中共中央办公厅发布的中国共产党日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条

2、例和机关公文处理条例和2000 年年8 月月24 日国务院发布的国日国务院发布的国家行政机关公文处理办法。家行政机关公文处理办法。新条例与旧办法的几点变化：新条例与旧办法的几点变化：1.取消了主题词取消了主题词。2.对需要标明文件份号的要求不同。对需要标明文件份号的要求不同。办法要求：“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。 条例要求：涉密公文应当标注份号。3.紧急公文区分。紧急公文区分。条例要求：紧急公文应当分别标注“特急”“加急” 。办法要求：分别标明“特急”、“急件” 。电报是一样的。4.标题。标题。条例要求：由发文机关名称、事由和文种组成。办法要求：公文标题应当准确简要地概括公文的

3、主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。表述不一致，但在实际工作中操作相同。5.5.正文、页码。正文、页码。条例要求：正文，公文的主体，用来表述公文的内容；页码，公文页数顺序号。办法对此未作要求，但在实际工作中已经有了。6.发文机关署名、成文日期、印章。发文机关署名、成文日期、印章。条例和办法对此要求变化较大，等一下再详细讲解。7.使用文字及标准。使用文字及标准。条例要求：公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。办法要求：文字从左至右

4、横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。一、一、常用文种及相近文种辨析常用文种及相近文种辨析二、公文格式二、公文格式三、公文处理工作中需要说明的三、公文处理工作中需要说明的几个问题几个问题公文种类及相近文种辨析（一）公文种类（一）公文种类（共共1515类类） 决议、决定、命令、公报、公告、通告、决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见意见、通知、通报、报告、请示、通知、通报、报告、请示、批复批复、议案议案、函、纪要。函、纪要。 1.1.决议。决议。适用于会议讨论通过的重大决策事适用于会议讨论通过的重大决策事项。项。 2.2.决定。适用于对重要事项作出

5、决策和部决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。下级机关不适当的决定事项。 3.3.命令（令）。适用于公布行政法规和规命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。公报。适用于公布重要决定或者重大事项。5.5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。定事项。6.6.通告。适用于在一定范围内公布

6、应当遵守或通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。者周知的事项。7.7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。法。主要特点：主要特点： 1.1.所涉及的必须是重要问题。所涉及的必须是重要问题。 2. 2.写作形式的特定性。写作形式的特定性。 3. 3.具有指挥指导性，意见具有指示的具有指挥指导性，意见具有指示的 性质，多表现为原则性的指示。性质，多表现为原则性的指示。 4. 4.具有针对性，总是就某一重要问题具有针对性，总是就某一重要问题 制发，对下级机关起帮助和解决问制发，对下级机关起帮助和解决问 题的作用。题的作用。 5. 5. 具有原

7、则性，它在就重要问题提出具有原则性，它在就重要问题提出 见解和处理办法时，总是从宏观上见解和处理办法时，总是从宏观上 提出原则性意见。提出原则性意见。8.8.通知通知 适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。者执行的事项，批转、转发公文。 通知是党政机关使用频率最高、适用范围最广的一个通知是党政机关使用频率最高、适用范围最广的一个文种文种。 主要特点主要特点：一是适用范围广。一是适用范围广。 二是使用频率高。二是使用频率高。 三是专项性强。三是专项性强。 9.9.通报通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精

8、神和告知重要适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。情况。 主要特点：主要特点：一是目的性；一是目的性； 二是时效性；二是时效性； 三是告知性。三是告知性。 10.10.报告。报告。 适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。上级机关的询问。报告的类别情况报告建议报告咨询调查报告工作报告责任事故报告送文送物报告 11.11.请示。请示。 适用于向上级机关请求指示、批准。适用于向上级机关请求指示、批准。 请示就是请示上级批准某个事项的文种，应当一文一事。请示就是请示上级批准某个事项的文种，应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中

9、夹带请示事项不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。请示结构请示结构1.1.请示缘由请示缘由2.2.请示事项请示事项3.3.结束语结束语主要特点：主要特点： 1.内容有针对性、规定性。内容有针对性、规定性。 2.要逐级请示，不得越级行文。要逐级请示，不得越级行文。 3.单一性，一事一请示。单一性，一事一请示。 4.呈批性，原则上主送一个主管的上级呈批性，原则上主送一个主管的上级 机关。机关。12.12.批复批复 适用于答复下级机关请示事项。适用于答复下级机关请示事项。批复的特点批复的特点1.1.针对性针对性2.2.权威性权威性3.3.简明性简明性13.13.议案议案 适用于各级人民政府按照法律

10、程序向同级人民代表大会适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 14.14.函函 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。请求批准和答复审批事项。 函的写法要注意两点：函的写法要注意两点： 1 1. .必须是平级之间使用，语气上要体现平等必须是平级之间使用，语气上要体现平等； 2 2. .语气忌矫揉造作，不能过分使用谦词。语气忌矫揉造作，不能过分使用谦词。函分为发函发函和复函复函。函的类别请示函请示函、商洽商洽函函、咨询函咨询函

11、。平级部门之间要使用函平级部门之间要使用函。函的结构函的结构3.3.结束语结束语2.2.商洽咨询的事项商洽咨询的事项1.1.发函的原因发函的原因 15.15.纪要。纪要。 适用于记载会议主要情况和议定事项。适用于记载会议主要情况和议定事项。课件课件 课件课件 课件图片课件图片40.pdf40.pdf 起草纪要要注意如下几点： 第一，写决定事项要体现主要领导，如果一把手参会要体现一把手在决定事项所起的作用。 第二，纪要要体现不同的意见，通常把决定的意见详细记录，其他的意见略写。意见要写全，要体现民主决策的过程。 第三，第三，要注意结论用词的使用。纪要若属于下行文，在阐明结论事项时要使用“会议决定

12、了”“会议强调”、“会议要求”等，要用肯定的语气来表述。如果纪要属于上行文，结论用词要和缓，“会议研究了”“会议讨论”“会议考虑”等，让上级领导感觉这不是定论，给上级领导更改的余地。 第四，第四，纪要书写要源于记录，高于记录。记录越详实写的纪要越准确内容越充实。要经过自己的思考进行升华，根据领导提出的有意向性的语言，提炼出大小标题，力求写出的公文结构严谨、有层次。（二）相近文种辨析二）相近文种辨析 1.1.公告与通告（都属对外公布事项）公告与通告（都属对外公布事项） 区别区别: :（1 1）使用者不同，）使用者不同， （2 2）内容不同，）内容不同， （3 3）使用范围不同。）使用范围不同。

13、公告：公告：适用于国家最高机关（一般机关无权使用）， 内容重要性大于通告，是郑重宣布重要事项或法定事项 的文种；公布范围是面向国内外的； 通告通告：适用于各级机关以及个人团体、企事业单位均 可使用。是用于发布应当遵守或周知事项的文种；公布范 围是针对社会的某一方面，用于局部范围。 2.2.通报与通知（都属于告知性文种）通报与通知（都属于告知性文种） 通知通知：内容侧重于只提要求、明确界限。有工作意见与要求，可用来批转、转发、印发公文。 通报：通报：内容侧重于说明、介绍某一事物或问题的情况。可以提出下一步工作要求（如指导性通报），也可以不提任何要求（如情况性通报）； 3.3.通知与通告（都具有告

14、知的功能）通知与通告（都具有告知的功能） 通告通告是普遍告知意思，是把某一机关、组织意图、要求普遍告诉人们知道并加以遵守； 通知通知可能告知所属全部下级、平级机关、单位、人员，也可能告知部分下级、平级机关、单位，要求他们知晓或办理。凡事向社会上公开告知人民遵守某一事项时，应使用通告；内部行文告知下级、平级机关办理某一事项，应使用通知，而不能用通告。 4.4.请示与报告（请示与报告（都属于上行文的一种）区别区别对上级要求不同对上级要求不同行文时间不同行文时间不同文种性质不同文种性质不同行文的目的不同行文的目的不同报告不要求上级报告不要求上级批复，而请示则要求批复，而请示则要求上级批复。上级批复。

15、 报告是事中或事后报告是事中或事后行文，而请示只能行文，而请示只能是事前行文。是事前行文。报告属陈述性的报告属陈述性的上行公文，而请示上行公文，而请示属请求性的上行属请求性的上行公文。公文。 （三）行文规则（三）行文规则 分上行文、平行文、下行文三种分上行文、平行文、下行文三种 1.1.上行文规则上行文规则 （1）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。 （2）除上级相关负责人直接交办事项外，不得以除上级相关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文

16、（原来未作要机关负责人名义向上级机关报送公文（原来未作要求）。求）。 2.2.下行文规则下行文规则 （1）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权可以向下级党委、政府行文，其他其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。求。 （2）党委、政府的部门在各自职权范围内可党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。以向下级党委、政府的相关部门行文。 3 3、平行文和联合行文规则、平行文和联合行文规则 同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要

17、时可以联合行文。各联合行文机关行政层级行政层级应相当；有共同管理的事项或者有关联关联的事项；联合行文应当确有必要确有必要；应当明确主办机关主办机关，主办机关一般排列在前。公文格式 （一）公文用纸幅面尺寸及版面要求（一）公文用纸幅面尺寸及版面要求 采用国际标准A4A4型用纸（210mm297mm)。 字体字号，一般正文用3 3号仿宋体号仿宋体，文中如有小标题可用3号（5.54mm5.54mm）小标宋体字或黑体字；但规定密级和保密期限、紧急程度用3号黑体，签发人姓名用3号楷体，标题用标题用2 2号小标宋，号小标宋，版记中要素用4 4号仿宋体号仿宋体。行数和字数，从左至右横写横排，每面排从左至右横写

18、横排，每面排2222行，每行排行，每行排2828个字。个字。文字颜色，除了发文机关标志、版头分隔线、印章用红色，其他均为黑色。排版时版面尺寸要标准排版时版面尺寸要标准 幅面尺寸：210mm297mm 版心尺寸：156mm225mm上白边上白边( (天头天头) 37mm ) 37mm 下白边下白边35mm35mm左白边左白边28mm 28mm 右白边右白边26mm26mm 1.1.份号份号 如需标注份号，一般用一般用6 6位位3 3号阿拉伯数字，顶格编号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。排在版心左上角第一行。 份号一般用6位3号阿拉伯数字，编虚位补齐，即第一份公文份号编为“000001”，

19、不应编为“1” “01”。顶格居左编排在版心左上角第一行。顶格居左指份号要分别紧贴版心上边缘和左边缘。 2.2.密级和保密期限密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，一般用一般用3 3号黑体字，号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字阿拉伯数字标注。密级和保密期限之间可用“”分隔，如“秘密1年” “绝密10年”引号内所有字符之间不空格。如果只标密级不标保密期限，如果只标密级不标保密期限， “秘密秘密” “绝密绝密”两字之间空两字之间空1 1字。字。需要特别强调的是密级和保密期限一定编排在版心左上角第二行，不能编排在版心左上角第一行，因为条例规定“涉密公

20、文应当标注份号”，意味着标注密级必须标注份号，份号编排在第一行，那么密级和保密期限一定编排在第二行。 3.3.紧急程度紧急程度 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；具体排在第几行，有3种情况：（1）如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列自上而下分行排列，紧急程度就编排在版心左上角第三行。（2）如需标注份号 、紧急程度，没有密级和保密期限，紧急程度就编排在版心左上角第二行。（3）如既没有份号 ，也没有密级和保密期限，紧急程度则编排在版心左上角第一行。 4.4.发文机关标志发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称

21、加“文件”二字组成也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为上边缘至版心上边缘为35mm35mm，推荐使用小标宋体字。 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，应分行连续标注所有联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。 当然联合行文时，发文机关标志也可单独使用主办机关名称。 5.5.发文字号发文字号 2012版国家标准规定采用3 3号仿宋字体号仿宋字体，编排在发文机关标志下空二行位置，在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全

22、称，用四位年代号，不应简化，用六角括号“”括入，不是数学公式中的中括号“ ”，也不是圆括号；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。 上行文的发文字号居左空一字编排，上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 6.6.签发人签发人 上行文应当标注签发人姓名。上行文应当标注签发人姓名。签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。签发人指发文机关的主要负责人，主要负责人，主要目的是为上级机关在处理下级机关公文时，上级机关领导人了解下级机关谁对上报事项负责。由由“签发人签发人”三字加全三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排角冒号和

23、签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。在发文机关标志下空二行位置。“签发人签发人”三三字用字用3 3号仿宋体字，签发人姓名用号仿宋体字，签发人姓名用3 3号楷体字。号楷体字。 7.7.版头中的分隔线版头中的分隔线 发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。 8.8.标题标题 一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形、倒梯形或菱形。 许多公文的标题字数较多，需要多行排布。首先是词意完整，标题回行时，不能把含义完整的词组分割成两行，其次是排列对称、长短适宜、

24、间距恰当，排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。一般来说，标题要尽量简洁，不要占的行数太多，标题多行时一般采用梯形、菱形排布。 9.9.主送机关主送机关 编排于标题下空一行位置，居左顶格，用编排于标题下空一行位置，居左顶格，用3 3号仿号仿宋体字，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全宋体字，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。 10.10.正文正文 公文首页必须显示正文公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回 行 顶 格 。 文 中 结

25、 构 层 次 序 数 依 次 可 以 用“一、一、”“（一）（一）”“1.1.”“（1 1）”标注；一般第一层用黑第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。字标注。如内容层级多达六层甚至七层，还可用“第一、第二”、“A、B、C”、“、”等第一层标题后不能加标点。第一层标题后不能加标点。 11.11.附件说明附件说明 一是用一是用3 3号仿宋体字在正文下空一行左空二字号仿宋体字在正文下空一行左空二字编排编排“附件附件”二字，后标全角冒号和附件名称。二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，顺序号后紧跟

26、一个小圆点（如（如“附件：附件：1. XXXXX”1. XXXXX”）。 二是附件名称后不加标点符号。三是附件名称二是附件名称后不加标点符号。三是附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。四是正文中涉及附件处的标注内容、附件说明处的四是正文中涉及附件处的标注内容、附件说明处的标注内容及附件的标注内容前后一致。标注内容及附件的标注内容前后一致。 12.12.发文机关署名发文机关署名 一般在成文日期之上、以成文日期为准，居中一般在成文日期之上、以成文日期为准，居中 编排发文机关署名。署名应当用发文机关全称或规编排发文机关署名。署名应当用发文

27、机关全称或规范化简称。范化简称。 公文一般以机关名义署名。公文一般以机关名义署名。 13.13.成文日期成文日期 成文日期是公文的生效时间，是党政机关公文成文日期是公文的生效时间，是党政机关公文生效的主要标志。生效的主要标志。用阿拉伯数字阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。 特殊情况说明特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。 14.14.附注附注 用用3 3号仿宋字体，居左空二字加圆括号编排在号仿宋字体，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。成文日期下一行。 请示件需注明联系人、联系电话。请示件需注明联系人、联系电话。附注用3号仿宋体，紧接成文日期下一行居左空二字，并在文字外加圆括号，回行时顶格。 15.15.附件附件 附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件附件”二字及附件顺序号用二字及附件顺序号用3 3号黑体字号黑体字顶格编排顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行