文档管理文员工作分析

1、文档管理文员工作流程图附件2:岗位职责职权1作好企业文件档案管理工作。2. 有权拒绝打印不合格文件。3. 及进准确做好公文的处理工作职责1. 对文件档案归档应及时负责。2. 对文档散失、损毁负责。3. 对擅自外借文件、档案负责。文档管理制度文印室管理规定1. 公司的文件，有打印必要时方予打印。内部递传的简单请求 报告或其全不需打印的文件，一般不予打印。2. 公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签 字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负 责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可以总裁办公室主任同 意后办理。3. 私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递

2、送，以 免影响公司的正常工作。4. 文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收 到的文件资料，应及时给有关部门，人员送发，或及时通知有关人员 到文印室来拿取回，不得延误。5. 文印室人员应树立严格的观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。6. 文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记， 并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、 管理部门的，统一归列行政开支。7. 文印室工作人员初次违反上述规定的， 给予批评或处50元以 上的罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以

3、上罚款直至辞退文件收发规定1. 公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；公 司本部各部门的文件由各部门负责起草办公审核，总经理签发。2. 文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门 校对，校对无误方能复印、盖章。3. 文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。4. 属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报 送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。5. 文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日 期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。 秘密文件和由专人按核定的范围报送。6. 外来的文件由办公专人负责签收，并分类登记。由办公室主

4、任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关 部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。7. 传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公 室应及时组织传达和落实。企业打字、复印工作制度1. 凡以公司名义上报下发的文件，报表工作计划，总结，请示， 报告，简报，纪要通知，通报，信函，规章制度，宣传教育材料，任 免决定，表彰或处理决定，以公司领导批准翻印的文件，材料均属条 印范围。2. 由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全公司 性的月生产，工作计划和一个时期全公司的工作安排以及重要专题会 议的纪要等，也应安排打印。3. 不需上报的各部门的工作计划，临时性

5、工作安排，非全公司 性活动讲课提纲，非上报的一般表格、一般技术和便函都不属打印的 范围。4. 凡需打印的文件，资料应将其底稿首页附上发文单经主管部 门负责人审查同意并经审核修改、统一编号，有关部门会签，分管公 司领导签发，方能交付打印。5. 打字员接稿后，应认真检查文件签发手续是否完备，书写是 否工整，是否符合文件归档要求待，对发文手续不全，书写不符合要 求的文件，打字员有权拒绝打印。6. 打字室要建立打字登记簿，对各类文件材料按规定内容和要 求统一登记。并根据公司安排的轻重缓急次序，进行打安。打字时要 做到快速，准确，排版合理美观，用力均匀。7. 打字员要严格遵守保密制度，不得将打字的内容向

6、外泄露， 与工作无关人员不得进入打字室。8. 打字员要爱护计算机等物品，按规定做好维护保养工作物品 领用登记费用统计工作。9. 文稿打完后，打字员要把原稿和打字清样交给拟搞人校对。 校对者校后应在原稿上签字，以示负责。10. 凡是以公司名义上报下发的文件材料分别由办公室或拟稿人负责校对，由打字室负责复印、装订、达到字迹清晰，版面清洁，装订整齐。由文档管理文员上报下发。以部门名义下发的生产工作计划 安排，专题会议纪要，由归口部门负责校对，复印、发送。11. 两办秘书对文件的差错情况，要进行登记考核。12. 复印文件要严格按照审批份数印刷， 复印者不得私自增加份 数或私自留存。企业文件管理制度（一

7、）总则第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥 文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文件处理的有关规定， 结合我厂的实际情况，特制订本制度。第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文、本厂上报下发的各种文件，资料。第三条 按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室 和厂部办归口管理。（二）收文的管理第四条公文的签收1 .凡来厂公启的文件均由厂收发员登记签收后分别交两办机要 秘书拆圭寸。在签收和拆圭寸时，收发员和机要秘书均需注意检查圭寸口和 邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因， 对密件开口和国外信函邮 票被撕应拒绝签收。2. 对上级机要部门发来的

8、文件，要进行信封、文件，文号、机要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部 门，并;登记差错文件的文号。第五条公文的编号保管1. 两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上文件处理传阅单， 并分类登记编号，保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂 领导启封后，也应分别交两办理正常手续。2. 本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机 要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。第六条 公文的阅批与分转1. 凡正式文件均需分别由两办主任根据文件内容和性质阅签后， 由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导亲自阅批后分 送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅

9、签完，紧急 文件要即阅即办。2. 一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。 如涉及几个单位会办的件，应同主办单位联系后再分转处理。3. 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂 领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传 阅，最迟不得超过两天。第七条文件的传阅与催办1. 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的 文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。 对尚未发达的文件不得向外泄露内容。2. 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要 室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批 示，拟办意见两办应

10、责成极关部门和人员按文件所提要求和领导批示 办理有关事宜。3. 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附 件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。4. 文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。5. 两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查, 应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应 及时归档周转。6. 按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学 习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。（三）发文的管理第八条发文的规定1. 全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂

11、部，各群众 团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。2. 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、 厂部提出发文申请，并将文件底 稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则由两办分别按党、政机 构设置与业务分工统一归口以党 x宇、厂x字发文。群众团体文件由 党委批转。3. 对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须 由党委书记或厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。第九条发文的范围：1. 凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请 示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。2. 党委、厂部下发文件主要用于：(1

12、) 公布全厂规章制度；(2) 转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；(3) 公布工厂体制机构变动或千部任免事项；(4) 公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福 利等工作的决定；(5) 发布有关奖惩决定和通报；(6) 其他有关全厂的重大事项；3. 党委、厂部上行文、外发文主要用于：(1) 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；(2) 同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资 供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。4. 在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、 技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项， 应按有关制度办

13、理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口 头通知执行，一般不用厂部文件发布。5. 凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文,不备查考，可以科室名义用（工作简讯）发会议纪要6. 各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名 义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。（四）发文程序与要求第十条发文程序规定：1 .各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请 ；2. 党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国 家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；3. 草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、 条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写

14、工整。严禁使 用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；4. 文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标 题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定 日期和密级；5. 两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文 件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容 不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；6. 经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、 质量负责）；7. 对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门 重新誊写清楚；8. 需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签9. 文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、

15、厂部领 导审定批准签发；10. 经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室 打印；11. 文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签 名；12. 文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分 发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分 发。（五）文件的借阅和清退第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借 阅。第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续， 就地阅看，按时 归还。任何人不得将文件带走或全文抄录， 不允许拆卷和在文件上勾 划等。第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办

16、，应定期对事 情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件， 进行收缴清退工 作。（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清 ）。如发现文件丢 失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。第十四条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、 保管、保密、催办检查工作。(六) 文件的立卷与归档第十五条 文件的归档范围：1. 凡下列文件统一分别由两办负责归档，(1) 上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；(2) 党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；(3) 厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理

17、委员会、中层干部 会以及各种专业例会记录；(4) 厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党 群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会 议记录等；(5) 有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；(6) 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报 发言材料等；(7) 上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；(8) 反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、 像摄制品；(9) 工厂日志和大事记；(10) 工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。2. 业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料

18、，由各业 务科室、群众团体负责立卷归档。第十六条立卷要求1. 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地 进行整理归档。2. 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集 齐全，保持文件、材料的完整性。3. 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、 重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。4. 上年度形成的文件材料，要求在下年度 5月份以前整理完。6 月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备 查）。（七）文件的销毁第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机 要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。第十八条 经审

19、核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要 秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。公文管理规定第一条 本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问 题，指导或商洽工作的重要工具。第二条 本公司公文，实行统一管理。公文的管理，要做到规范、 准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。第三条 各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政 府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。第四条 公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一 份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，

20、阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。第五条 公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司 领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。第六条草拟公文应注意以下事项：（一）内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。（二）反映情况要客观，实事求是。（三）文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密， 用语要规范。（四）人、地、物名、51文及时间要具体、准确。第七条 各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复； 一般文件的，三天内批

21、复。第八条 各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明 日期，不得团阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。第九条 公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿 （经 领导签字）审核稿件连同正本二份送总裁办档案窒存档。有领导指示 的，还应附批复件。第十条 收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后，应先做好 归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后， 由总裁办收回归档。第条 所有文件发放，一定要有登记、签收手续。第十二条 公司发文，一定要由总裁办统一编号：（一）以公司名义对外发文，一律字（年）号;公司党总支发文，用党 字（年）号;以工会、共青团、妇联名义发文，用政字（年）号

22、;（二）公司监事会发文，用监字（年）号；（三）董事局发文，用董字（年）号；（四）董事局委员会发文，用董汉字（年号；（五）董事局委员会所属机构发文，用董字（年）号；（六）其他管理部门的发文，用字（年）号。第十三条 董事会机构及经营管理部门除经对方同意， 一般不对 外发文。第十四条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、 决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。档案管理制度文书档案立卷归档制度（一）总则第一条 根据邮电部邮电文书立卷归档办法）为加强本公司文 书立卷工作，特制定本制度第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工 作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要

23、按照本制度的规 定，分别立卷归档。第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整 （公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员 归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清 楚，不得擅自带走或销毁。（二）文件材料的收集管理第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专 （兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人 员变动应及时通知档案室。第五条 凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与 附件、批复请示、转发文件含被转发的原件 ）一律由办公室统一收集 管理。第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文 件

24、材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。1. 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召 开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时， 必须将会议的主要文 件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核 报差旅费。2. 本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声 像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予 报会议费用。第七条 各部门专（兼）职文书的职责：1. 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围， 收集管理本部门的文件材料。2. 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集 归卷，每年的三月份前应将归档文

25、件材料归档完毕， 并向档案室办好 交接签收手续。3. 承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工 作，并办理临时借用文件材料登记手续。（三）归档范围第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、 领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命 令、条例、规定、计划等文件材料。第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。第一条 本公司的请示与上级机关的批复。第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总 结。第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、 会议记录、统计报表及简报。第十四条 信访工作材料。第十

26、五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处 分的文件材料。第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的 剪报、照片、录音、录像等。（四）平时归卷第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批 存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务， 编 制平时文件材料归卷使用的案卷类目。案卷类目儿的条款必须简 明确切，并编上条款号。第二一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本

27、部门专（兼）职文书归卷。第二十二条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按 照案卷类目条款，放入平时保存文件卷夹内对号入座，并在收发 文登记簿上注明。（五）立卷（案卷质量要求）第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关 部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特 点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数 均应齐全完整。第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附 件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同 一文

28、件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立 卷。第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷， 但跨年度 的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年 度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年 立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关 规定执行。第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列， 密不可分 的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点， 应保持文件之间的密切联系并进行系统的

29、排列。第二十九条 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订 的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印 页号。第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷 内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备 考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写， 字迹 要工整、清晰。第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件 材料应按辕糊技术要求托辕，字迹己扩散的应复制并与

30、原件一并立 卷，案卷应用三孔一线圭寸底打活结的方法装订。第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷圭寸面（含卷内文件目录） 一文件一圭寸底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜 内保存。第三十五条 本制度自印发之日起实施。声像档案管理办法（一）总则第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。第二条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实 践活动中直接形成的，对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、 照片、影片等辅以文字说明的历史记录。声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含 底片）等文字说明两部分组成。第三条声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实

31、行 集中统一管理。（二）声像档案资料的收集第四条收集范围1 .反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料 ；2 .各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声 像资料；3. 本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动 的声像资料。4. 涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。5. 其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。6. 其它具有保存价值的声像资料。第五条收集时间1 .声像档案资料应在形成后一个月内随文档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。2 .档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。第六条收集要求1. 录音带、录像带、摄像带、

32、影片、照片（含底片）和文字说明要 收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡末按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；2. 接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；3. 声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。第七条 声像档案资料的征集1. 档案部门有责任随时征集重要声像资料；2. 在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件 的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。第八条声像档案费用的报销本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用， 只要 将档案资料按要求询档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予 核报费用。（三）声像档案的整理第九条 声像档案的整理，包括分类、

33、组合、排列和编目，便其 系统起来，便于保管和利用。第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。第十一条分类、编号1照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编 号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。2. 录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。 同一内容分录几盘的应视为一个案卷， 编一个案卷号，然后每盘再依 次编排序号。3. 编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为（档案形态）档号 /（档案形态）档号。第十二条 保管期限:应视其内容的重要程度、时间、名称、可 靠程度、有效性等因素，划定保管期限。第十三条文字说明的编写l .文字说明基本内容

34、包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。2.编写文字说明的要求：(1) 准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目 正确齐全；(2) 照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音 带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的 应加文字说明：(3) 文字简洁、语言通顺；(4) 时间用阿拉伯数字表示。第十四条编制格式1 .照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参 见号一摄制时间一摄制者。2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按 要求逐项填写。第十五条案卷要求1. 将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编

35、放。2. 卷内目录：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。3. 卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。第十六条编目声像档案的著录依照3792, 5 一 85(档案、著录规则)进行。（四）声像档案的保管第十七条 声像档案人库前要进行检查，对已被污损的，要进行 必要的技术处理。第十八条保管条件底片、胶片库温度应保持在13 一 15度之间，相对湿度应保持 35% 45%；照片库温应保持14 一 24度，相对湿度应保持37 5% 67 5%;录音、录像带库温应保持18度-24度，相对湿度应保持40% 60%。第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带

36、应立放，磁带库必须 避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于 3;存放磁带最 好不用铁皮柜。第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、 清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意， 报经主管领导审批，登记造册。第二十二条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、 移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。（五）声像档案的开发利用第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供 方便条件。第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根 据声像档案的机密程度，确定利用范围第二十五条

37、 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按中华 人民共和国专利法的有关规定办理。己移交档案馆的，所得专利收 益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。第二十六条声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊 需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将 复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按 有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位 负责赔偿。第二十七条 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举 办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发 利用现存的声像档案。文档处理程序、文件、档案保存年限档案分类 f存档年限档案

38、名称永 久10年5年3年2年1年备注经 营 类 的 档 案 文 件有关公司章程类的档案O股东大会的档案O股东名册、股东印鉴名薄O重要干部会议记录O重要干部到职宣誓书、重要干部名册O经营计划O关于 组织、单位 的档 案文件业务组织规章O修改组织有关的文件O有关 会计 业务 的档 案万 面年度决算报告O人事档案文件员工名册O员工的履历表、户籍誊本、就职宣誓书O总 务、 庶务 文件 档案销售业务 的档 案文 件生产 作业 的档 案文 件二、文书管理规章 总则第一条目的为使文书管理制度化，以增进文书处理之品质及效率，特订定本 规则。第二条范围本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各公司 （含

39、事业部、业务执行部门）与外界来往的文书（包括电报）及关系企业（含 公司内容）各部门间来往文书（包含签呈），自收（发）文至归档全部过程 之办理与控制。 承办部门第三条总收发部门总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一 办理，各公司（工厂）所在地的总收发由其所属总务部门办理。总收发 部门负责文书之收受及发送。第四条管理部门（一）总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书，以各公司总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务训I练等业务部门的文书，得以各该业务部门的最 高主管部门为管理部门。（二）各公司（工厂）所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之

40、经理室或管理处（或总务部门）为管理部门。（三）关系企业各公司、部门问来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。（四）管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书末按规定处理 者，管理部门不得受理。第五条主办及会办部门（一）文书内容所涉及的业务主办部门为核项文书的主办部门， 如有涉及其他部I门时，其他部门则为核项文书的会办部门。（二）本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门如资料服送对象主办部门一、金融机构财务部门二、主管机构（一）税务主管机构各公司会计处（二）商业及证券主法律事务所管机构（三）工厂主管机构各公司总经理或独立

41、（四）外汇贸易主管厂区之管理部门机构资材部三、报界资料秘书室四、业务往来客户营业部门五、股东及一般性客各公司总经理室提供部门备注各公司会计处各公司会计室各分司会计处各分司会计处及技会：法律事务室术、工务部门各分司会计处会：法律事务室财务部如发布资料涉及公司业务政策事项应报各公司总经理室告长核定后始得向外由营业部门委请设计宣布编制（一）务求文字简要，户营业部门各公司及总管理处有 关部门设计新颖，以便作为 企业宣传之辅助工 具。（二）编印前先会法 律事务室行文第六条行文类别（一）函:发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。（二）公告:就主管业务向

42、公众或特定对象宣布时使用。（三）便函:关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时 使用。（四）签呈:下级对上级有所请示或报告时使用。（五）电报:业务处理须以电报行文时使用。（六）表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可 依实际需要印为固定格式使用。（七）其他:1 .司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书，依 政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施。2. 会议纪录及例行表报等的发送不必行文。第七条 行文名义、署名及印信借用（一）对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下 ：1 .以公司名义由董事长署名盖董事长职章：属政策性或影响公司重大权益的行文。2 .以公司名义由总

43、经理署名盖总经理职章： 对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市 政府及其所属一级机构等之行文。3. 以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。A对省政府、市政府所属二级机构等的行文。B对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。C对税务、金融机关的行文。D总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文 （但本款第六 项另有规定者从其规定）。4. 以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的 行文。营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范 围内对客户、厂商之行文。5. 以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。营业、

44、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范 围内对客户、厂商的行文。6. 以部门名义盖部门章：A采购部门对厂商的行文。B人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公 民营事业、民间机构或个人的行文。7. 应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位 元经理者，得盖用公司公章行文。8. 因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准（二）关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、 用印：1. 正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔 签字章为之；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人

45、署名， 盖用部门章。2. 总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部 门章。3. 工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部 门章。4. 厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签 字章签署。（三）公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业 务（如进出口、税务、关税、劳保、投标等），须加盖公司或业务专用 章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职 衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或 私章。（四）特定签署人及印信的文件从其规定。（五）需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。 第八条行文的判行权限（一）以董事

46、长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长判 行。（二）以总经理署名行文者，除总管理处各部室、中心代表各公司 对外行文得由经理（主任）判行者外，应送各公司总经理室转呈总经理 判行。（三）以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。（四）以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行。（五）以部门名义行文者，应由部门主管判行。（六）以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员判行。（七）因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使 用公司名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者， 行文时应经各 该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为之。（八）固定格式文书，应由署名的主管于原稿判

47、行后，授权业务主 办部门主管依式行文。 文书处理程式I 通则第九条文书分类（一）机密类:具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机 密文件，应依本规定办理。（二）A类:凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核 阅后始得分文办理。（三）B类：一般文书及经常性业务往来文书。（四）C类:一般通知或参考性的函件无须呈判者， 仅登记分文直接 交经办部门处理后归档。（五）其他类:与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无 需收文、登记，可直接送有关部门参阅。第十条收发文登记单（一）第一联为收（发）文登记单，收发人员按流水号码顺序装订存 查。（二）第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发

48、人员收回， 按处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办。（三）第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按 处理期限或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用。（四）第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、末结案分 类存查。（五）第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权 判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。第十一条 收（发）文字号的制定管理（一）对外行文的字号1. 公司：X1X2 （X3）总字第OOOO号。X1X2为公司简称；X3 为地区别，不需分地区者省略；OOOO为公司收（发）文流水号。2. 事业部（含直属部门）X1X2 （X3） X4及字第OOOO号（及

49、为事 业部或直属部门代字，由各公司总经理室制定管理 ）。3. 营业部门：由各公司总经理室制定。（二）对关系企业行文的字号1. 由各公司总经理室统一制定管理2. 总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理。（三）收发文编号1 .由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。”业务接洽 便函另行编定，亦采流水号码一文一号编列。2. 复文以收文号码为发文号码，如有二号以上来文并案处理，以最后的收文号码为发文号码。3. 主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。与外界来往文件第十二条收文（一）登记、分文来文由收发人员拆封后，于收（发）文登记单登记收文编号、 收文日期、来文者、来文字号、来文

50、日期、附件及摘要后，送分文人 员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。（二）文件的分送收发人员分发文件，应留存收（发）文登记单第一联，依收文 编号之流水号码装订之。其余第二、三、四、五联连同来文以分文专用卷宗送交经办部门主管核定要否答复及处理期限，记人收 （发）文登记单第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于 分文专用卷宗退还收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予 以整理为文件催办之用。（三）文件交办经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记人收（发）文登记单第二、四、五联，留存第二联按处理日期之先后整理稽催 督导，第四、五联连同文件交经办人办理。（四）文件处理1经办

51、人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。2. 经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于收（发）文登记单第四、五联记要联记要栏（如不敷使用时，得以文书签办单补充， 签办单随同收（发）文登记单第五联流程处理，并填记预定保存期限 及销案或待复日期后连同来文（复文时需附复文稿）经呈判后打字、校 对再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件判行后，将收（发）文登记单第三联抽出错案。3. 收发人员收到办妥的来文及收（发）文登记单第四、五联时:A如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联将档号 及销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文 件归档，将第四联退还经办人B如需复文者

52、，将复文及复文搞送请监印人员用印后，复文封 发投邮;来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、 五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的 第二联销案（如需待复者，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽 催），再将第四联退还经办人。经办部门如业务需要，可以复文底本 留存。4. 来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传递第十二条主动发文（一）拟稿、登记经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附”收（发）文登记单一式五联， 填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定 保存年限及销案或待复期限等栏， 呈部

53、门主管会核稿人员经判行，送 收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。（二）发文处理收发人员收到发文文件、原稿收（发）文登记单代一式五联，即将 发文文件及原稿送请监印人员用印。 文件封发投邮后，登记单第一联 依收发文编号的流水号装订；无须待复文件，第二、三联即予销案， 如须待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依 待复日期的先后整理以备稽催；第四、五联连同发文原稿及底本依其 类别编写档号，将档号及销案日期填记于第一联后， 第四联交还经办 人存查，第五联连同发文原稿、底本归档。第十四条外界复文的处理收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外， 收发人员应抽出原发文的第二联销案， 将销案日期转记原发文的第一 联，并将收文日期及字号转记于原发文后归档的第五联， 经办部门接 到复文时，主管应抽出原发文的第三联销案，经办人应于原发文的第 四联填记收支日期及字号。关系企业来往文件第十五条行文方式（一）正式以公文用纸或油印函件行文者，依本章的规定处理。一 般性的规定、通知、公告等函件无需复文时，发文部门仍办理发文手 续，受文部门则依下列方式处理：1. 主管部门对其直辖部门行文时，受文部门免办收文手续。2. 总管理处各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司总 经理室或部、室、中心文书管理部门办理收文，其转交所属