SADIBJ—HR—201—[]0701—A劳动合同管理制度

1、编写人：吴俊红审核人：林国峰批 准：韩纪升劳动合同管理制度一、总则1.1 目的为明确管理权限，规范工作流程，提高工作效率，维护深圳市建筑设计研究总院北京分院（以下简称“设计院”）和员工的共同利益，根据劳动合同法等有关法律法规，特制定本办法。1.2原则1.2.1用工合法化原则；1.2.2操作规范化原则。1.3 适用范围设计院全体员工均适用本制度。二、劳动合同的订立2.1劳动合同文本设计院与员工签订的劳动合同文本由人力资源部负责编制，并定期进行修订。2.2劳动合同订立设计院与员工确立劳动关系之日，由人力资源部负责与员工订立劳动合同。因特殊原因未能订立的，应于设计院与员工劳动关系确立之日起一周内订立

2、。订立时，人力资源部事先起草好拟签约员工的劳动合同文本，包括正本、岗位认定协议书、职务说明书等，报院领导审阅。2.2.1 劳动合同一式两份，由员工本人、人力资源部各执一份。员工的劳动合同文本应由本人签字领取，人力资源部登记备案。2.2.2 设计院与员工订立劳动合同，应加盖设计院公章，并经设计院法定代表人或其委托代理人签字。2.2.3 劳动合同必须由劳动者员工本人现场订立，员工本人在合同文本上签名，设计院加盖印章。人力资源部应保证员工签名的真实性。2.2.4 劳动合同订立前人力资源部必须留存受聘员工签名确认的录用通知书、受聘员工提供的证明文件复印件。2.2.5 所有用工在员工实际到岗时订立书面劳

3、动合同，最迟不得超过到岗后十五日，逾期未订立导致设计院承担法律责任的，视为用人部门负责人与人力资源部经办人员的“重大过失”。2.3劳动合同内容和期限2.3.1 劳动合同的内容和期限，由人力资源部与员工协商后拟定，由院长确定。2.3.2 本办法实施前设计院与员工订立的劳动合同可以继续履行。2.3.3 劳动合同届满后，如设计院与员工均同意续订劳动合同，且员工符合订立无固定期限劳动合同的条件，除员工提出订立固定期限劳动合同外，设计院将与员工订立无固定期限劳动合同。2.3.4 若员工不符合订立无固定期限劳动合同的条件，设计院按照与员工沟通好的劳动合同期限与员工订立劳动合同。2.4试用期设计院与员工初次

4、签订劳动合同时应约定试用期。劳动合同期限两年以上（含）的，助理级（含）以上员工，试用期原则上为三个月，因特殊情况需要缩短试用期的，应由用人部门提交书面申请至人力资源部审核、设计院领导审批；司机、保洁员合同期一年，试用期一个月。员工试用期月工资按照转正后月工资标准的80%发放；试用期后，工资按照转正后月工资的100%发放，特殊情况特殊处理。2.5工作地点 设计院与员工订立劳动合同时，工作地点原则上应约定为北京市，特殊情况特殊处理。2.6工作内容与时间为便于管理，设计院与员工订立劳动合同时，工作内容原则上应约定为专业技术类岗位工作、经营类岗位工作、管理类岗位工作或事务类岗位工作。特殊情况特殊处理。

5、2.7薪酬福利为便于管理，设计院与员工订立劳动合同时，薪酬福利标准应在劳动合同中进行约定。具体数据以经院领导批准、新员工签字确认的入职审批表约定内容为准。三、劳动合同变更、解除、终止、续订3.1员工提出变更劳动合同程序员工拟变更劳动合同，应以书面形式提出劳动合同变更申请，报人力资源部审核、设计院领导审批。劳动合同期满前三个月不接受劳动合同的变更。设计院对员工申请无异议的，由人力资源部按照法定程序办理变更劳动合同手续。设计院对员工申请有异议的，由人力资源部与员工协商解决。协商不成的，按国家及北京市有关规定办理。3.2设计院提出变更劳动合同程序设计院拟变更劳动合同，由人力资源部与员工协商，并拟定变

6、更协议。劳动合同期满前三个月不得进行劳动合同变更操作，特殊情况需报经设计院领导批准。员工对劳动合同变更事项无异议的，由人力资源部按照规定程序办理变更劳动合同手续。员工对劳动合同变更事项有异议的，由人力资源部与员工协商解决。协商不成的，按国家及北京市有关规定办理。3.2.1 因生产计划调整需要调整员工工作岗位的，新调整的工作岗位如果与劳动合同约定不一致，人力资源部应在工作岗位变动之前与员工签订变更协议。3.2.2 如果因员工不能胜任工作而给其调整工作岗位的，应对该员工出具通知书，通知书应载明岗位调整原因，该员工过错或者不能胜任工作的考核指标，经员工签字确认后，与之订立变更协议。3.2.3 设计院

7、可根据工作需要或员工的实际能力，变更员工的工作岗位、地点或劳动合同中规定的其他有关事项。发生变更时，由人力资源部通知员工相关的变更事项，被通知员工必须从接到通知之日起5个工作日内与人力资源部进行协商，逾期不答复的，视为同意变更。由人力资源部在工作岗位调整前与该员工签订变更协议。3.3员工提出解除劳动合同程序3.3.1 员工拟解除劳动合同，需提前三十天（试用期内提前三天），以书面形式提出解除劳动合同申请，报人力资源部审核、设计院领导审批。3.3.2 设计院对员工解除劳动合同申请无异议的，由人力资源部按照法定程序办理解除劳动合同手续。3.3.3 对于合同到期后设计院不再聘任的员工，人力资源部将在合

8、同到期日，及时与其结清工资、办理离职交接手续。如果其为经营类员工，及时提请院领导向其在职期间联络的往来单位发出函件，并留存对方签收的书面证据。3.3.4 擅自离职人员或因长期旷工符合设计院制度规定的解除劳动合同条件的，人力资源部将及时按照预留地址发出解除合同通知书，在不能送达的情况下，在报纸上发出公告。3.4设计院提出解除劳动合同条件3.4.1 员工有下列情形之一的，设计院可随时以书面形式通知员工本人解除劳动合同，并不支付经济补偿金：3.4.1.1在试用期间被证明不符合录用条件的。3.4.1.2严重违反设计院规章制度的，包括： 犯有设计院规章制度中规定的各类严重违纪行为的； 犯有经职工代表大会

9、认定为属于严重违反设计院规章制度的其他行为的。3.4.1.3严重失职、营私舞弊，给设计院造成重大损害的，包括以下行为： 员工行为给设计院造成的经济损失超过5000元的； 员工行为造成人员伤亡的； 员工行为给设计院声誉造成重大负面影响的，如被媒体进行负面报道； 员工行为给设计院造成的潜在经营风险超过五万元的； 经职工代表大会认定的其他行为。3.4.1.4在签订劳动合同时，提供虚假材料或者作出虚假陈述、伪造履历的；3.4.1.5被依法追究刑事责任的。3.4.2 员工有下列情形之一的，设计院提前三十日以书面形式通知员工本人或额外支付员工一个月基本工资后，可以解除劳动合同：3.4.2.1 员工患病或非

10、因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事设计院另行安排的工作的。（对于此类员工，设计院将至少另行安排一次工作。）3.4.2.2 员工不能胜任工作，经过培训或调整工作岗位后，仍不能胜任工作的。员工不能胜任工作是指员工的季度考核结果为“不合格”或连续两个月考核结果为“不合格”；经过培训是指设计院至少安排员工培训一天，且培训过程中的表现及培训考核不合格，考核结果并经员工本人签字认可；调整工作岗位是指在设计院经营管理工作允许的情况下，为员工另行安排一次工作。3.4.2.3 劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经设计院与员工协商，未能就变更劳动合同内容达成协议

11、的。（客观情况发生重大变化包括设计院迁址、原有业务外包或撤销，以及经职工代表大会认定为属于客观情况发生重大变化的其他变化。）3.5设计院提出解除劳动合同程序部门助理（含）以下员工解除劳动合同，由部门提出书面解除劳动合同申请，报人力资源部审核、设计院主管领导审批。设计院拟与专业负责人级以上人员解除劳动合同，由院长决定。设计院对解除员工劳动合同申请无异议的，由人力资源部按照法定程序办理解除劳动合同手续。员工对解除合同事项有异议的，按国家及北京市有关规定办理。3.7劳动合同终止条件3.7.1劳动合同届满的；3.7.2员工开始依法享受基本养老保险待遇的；3.7.3法律、行政法规规定的其他情形。3.8员

12、工提出终止劳动合同程序员工拟终止劳动合同，应于劳动合同届满前三十日，以书面形式提出终止劳动合同申请，报人力资源部审核、设计院领导审批。员工也可在接到人力资源部制发的续订劳动合同意向书中明确终止劳动合同意向。设计院对员工终止劳动合同申请无异议的，由人力资源部按照法定程序办理终止劳动合同手续。3.9设计院提出终止劳动合同程序设计院拟终止员工的劳动合同，由人力资源部制作终止、解除劳动合同通知书，经员工所在部门负责人或院领导签字确认后，于员工劳动合同届满前三十日交员工本人签收。员工劳动合同届满之日，由人力资源部按照法定程序办理终止劳动合同手续。3.10劳动合同续订程序员工劳动合同届满前90天由人力资源

13、部通知相关员工于合同期满前60天提交任职期间述职报告(技术管理及职能管理类员工)或工作总结（非管理类所有员工），合同期满前四十日，人力资源部负责通知员工所在部门，拟订员工劳动合同续订计划，确定续订合同种类和期限（如确定是否签署无固定期限劳动合同或确定签署固定期限合同的年限等）报人力资源部审核、设计院领导审批。设计院对员工劳动合同续订计划无异议的，于员工劳动合同届满前三十日，填制劳动合同续订通知书交员工本人签收。员工对续订劳动合同无异议的，劳动合同届满前由人力资源部按照法定程序办理续订劳动合同手续。员工提出不续订劳动合同的，劳动合同到期即行终止。3.11注意事项：3.11.1 所有劳动合同的签署

14、必须以院领导审批过的入职审批表为依据，。3.11.2 员工提出不再续签劳动合同的，必须在续订劳动合同意向书上注明不再续签。3.11.3 连续工作满10年的起始时间应当自我单位用工之日起计算，包括劳动合同法施行前的工作年限。3.12关于违约金：因下列情形之一与员工解除约定服务期的劳动合同的，员工应当按照劳动合同的约定向设计院支付违约金： 3.12.1 严重违反本单位规章制度的； 3.12.2 员工严重失职，营私舞弊，给设计院造成重大损害的； 3.12.3 员工同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成设计院的工作任务造成严重影响，经设计院提出，拒不改正的； 3.12.4 员工以欺诈、胁迫的手段或者乘

15、人之危，使设计院在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的； 3.12.5 员工被依法追究刑事责任的。四、劳动合同争议的处理4.1 设计院设立劳动争议调解委员会，由工会、员工、人力资源部三方代表组成，代表的产生办法另行规定。劳动争议调解委员会设在人力资源部。4.2 设计院与员工因订立、履行、解除劳动合同发生的争议属于设计院劳动争议调解委员会的调解范围。4.3 劳动争议发生后，有关部门应在发生当日报告人力资源部，人力资源部应立即调查争议涉及的范围、争议的起因，员工的要求等情况书面报告院领导。4.4 经初步协商不能达成处理意见的，人力资源部在15日内将争议提交设计院劳动争议调解委员会。4.5 劳

16、动争议调节委员会应在争议发生之日起三十日内调解完毕，经调解达成调解协议的，应制作调解书，送交争议双方。人力资源部应及时做好调解书的履行和落实工作。4.6 劳动争议调解委员会经调解不能达成调解协议的，应在争议发生之日起三十日内将调解情况书面反馈院领导。五、劳动合同附件5.1规章制度 设计院依法制定的各项规章制度及管理办法，均作为设计院与员工订立的劳动合同附件。5.2岗位认定协议 岗位认定协议书主要用于约定员工具体工作部门和岗位及工作职责、薪酬福利标准等未在劳动合同正本中约定的内容。劳动合同期内，如员工的工作部门或具体工作岗位发生变化，只需重新签订岗位认定协议书即可。5.3培训协议 员工劳动合同期

17、限内，设计院出资对员工进行的费用在人民币一万元以上、带有培养性质、旨在提高员工专业技能的培训，应与员工签订员工培训合同，明确培训费用支出数额、培训结束后员工的服务期以及员工的违约责任等事项。5.4其它协议 员工劳动合同期限内，如经本人申请并获批准后待岗、内退或休长期病假等，设计院应与员工签订内部待岗协议、内退协议或休医疗期协议等，明确有关事项。六、劳动合同日常管理6.1人力资源部主要职责6.1.1 负责员工劳动合同的订立、变更、解除、终止和续订等事项。办理员工的考试录取、聘用、解聘、辞职、辞退等各项手续。负责编制用人计划、员工的培训计划，落实公司对员工的工资、奖惩劳保福利等。6.1.2 编制本

18、部劳动合同文本；制定并完善与劳动合同有关的各项规章制度。6.1.3 保管员工劳动合同文本，建立劳动合同台帐，并进行相关统计分析。6.1.5 接待员工在劳动合同履行过程中的各类投诉，并解答员工提出的疑问。6.1.6 妥善处理劳动争议。6.1.7 做好与设计院管理层的工作沟通，遇重大劳动争议应及时汇报。6.1.8 负责建立、健全员工档案，建立设计院员工花名册。6.1.8.1 员工档案包括：劳动合同文本以及劳动合同履行过程中产生的员工的录取、聘用、解聘、辞职、辞退、培训、奖惩工资、劳保福利等资料。6.1.8.2 员工档案的保存期限为员工在职期间及其离职后两年。6.1.8.3 因保管不善导致档案不完善

19、或丢失视为重大过失行为。6.1.8.4 职工名册，应当包括劳动者姓名、性别、公民身份号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。6.2合同管理6.2.1 人力资源部作为劳资关系管理部门，必须依照本合同管理制度要求，及时与新员工签订劳动合同，对因未及时签订劳动合同而产生的劳动纠纷，给设计院造成损失的将给予人力资源部负责人和劳动合同经办人员分别罚款1000元和500元的处理，情节严重者，解除劳动关系。6.2.2 人力资源部每月初5个工作日内向主管领导上报上月劳动合同月报表，说明截止上月末，设计院劳动合同管理状况，包括已签人员名单、新签人员名单（包括签订时间、合同期限和岗位等）、解除劳动关系人员名单、下月拟续签人员名单（包括建议签订期限和签订合同类别）、劳动纠纷信息等。6.2.3 凡不及时上报劳动合同月报表和签订劳动合同者，按员工奖惩制度中度违纪处理。6.2.4 员工劳动合同期限届满前3个月，人力资源部负责将到期员工名单连同员工在合同期内的表现、考核情况提报总经理。6.2.5 员工劳动合同期满后是否续聘由院领导决定。6.2.6 对于设计院决定续聘的员工，人力资源部在合同到期日的次日及时与续聘员工签订劳动合同。6.2.7劳动合同需统一编号，编号规则为： sadibjldht201005 100 年度总序号 月份 年份