铁路建设项目档案专项检查思考

1、铁路建设项目档案专项检查思考 摘要：切实抓好铁路建设项目档案专项检查，既是加强档案日常管理的内在要求，也是确保铁路建设项目档案顺利通过国家验收的重要举措。本文阐述开展档案专项检查工作的缘由、目的及要求；重点对铁路企业检查中发现的项目文件收集、整理、人员设备配置及电子文件归档方面存在的共性问题进行分析；以南宁局集团公司为例印证提出端正认识、明确职责、加强指导、配齐人员设备等整改建议具有可行性和实效性，旨在为加强铁路建设项目档案管理和顺利通过验收打下扎实基础。 关键词：铁路建设项目；档案专项检查；发现问题；工作建议 1问题的提出 铁路建设项目档案（以下简称项目档案）既是对铁路建设项目包括勘测与设计

2、、立项与报批、施工与监理、设备与布局等全过程资料的记录和保存，又是铁路建设项目交付运营实施有效管理和确保铁路升级改造的重要依据，同时，还是铁路建设项目竣工验收不可或缺的重要内容。按照规定，铁路建设项目(包括所有实物工程和项目档案资料)竣工后需通过国家有关部门验收才能交付运营或使用。而实际情况是，长期以来原铁道部在铁路建设项目验收中充当极为重要的角色，特别是在项目档案验收方面拥有“一家独尊、说一不二”的话语权和决定权。由于原铁道部兼有政府监管职能和企业经营责任，在权力运行时难免职责错位和失衡。如在铁路建设项目验收时，更多的是从企业角度出发，偏重于确保建设项目硬件尽快通过验收尽早产生效益，而对项目

3、档案验收却“外紧内松”不甚严格，以致常常出现虽然项目档案资料不完整、移交不及时，建设项目依然通过验收的现象，增大了运营使用管理难度。随着我国铁路管理体制改革的不断深化，原铁道部在铁路建设项目验收中既是“裁判员”又是“运动员”的场景已成为历史，改革后的中国国家铁路集团有限公司(以下简称国铁集团)定位为接受行政监管和公众监督的市场运输企业，反映在铁路建设项目国家验收上，就是包括项目档案都必须接受独立于企业之外、规范的行政验收，这对长期习惯于企业内部上级部门宽容甚至包容，工作责任感紧迫感进取感欠缺的建设项目档案管理工作者，无疑是严峻考验和挑战。为了引导铁路档案管理部门和人员适应形势任务变化要求，国铁

4、集团提出各铁路企业要在深入贯彻中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法（铁总档史201829号）精神的同时，认真开展铁路建设项目档案专项检查活动，抑短扬长，着力提升档案管理规范化标准化水平。笔者作为项目档案管理者多次以铁路行业专家的身份参加了对广州、成都、昆明等局管段近20个项目档案专项检查，思考虽浅但感悟颇多，现就如何贯彻落实国铁集团要求提出意见和建议，旨在抛砖引玉引发同仁集思广益，共同推动项目档案专项检查取得预期效果。 2项目档案专项检查目的及要求 开展项目档案专项检查活动是国铁集团以迎接铁路建设项目国家验收为重点、以夯实铁路企业档案管理基础为目标所部署的一项全路性工作，目的在于通过铁路企业

5、内部专项检查，达到及时发现问题，限期整改问题，以良好的质量状态通过国家验收，并以此为新的起点推动档案管理整体工作不断改进和加强。为保证项目档案专项检查效果，要求档案专项检查与档案验收做到“两个一致”：一是检查人员组成保持一致。检查人员由项目所在地区档案行政管理部门、其他相关行业及铁路行业专家三部分组成，人员组成打破行业限制，以保证检查的全面性客观性和公正性；二是检查程序保持一致。检查程序与正式验收相同，采取听取相关单位档案管理情况汇报、质询有关问题、现场抽查项目档案等方式，对建设项目档案基础管理、案卷质量、档案保管安全等方面进行检查。 3项目档案专项检查的共性问题 回顾笔者所参加的20多个项目

6、档案专项检查，感到以下共性问题需要引起重视，否则，不仅会成为国家验收时的“软肋”，还会制约档案管理整体工作的改进和加强。3.1文件归档标准不落实。一些单位未能严格按照及时、准确、完整的要求做好建设项目文件等资料归档工作，突出表现为两种极端现象：一种是少收漏收，如少数建设单位偏重做好建设项目竣工交验所需施工资料、文件的归档工作，疏于甚至放弃对建设项目前期勘察设计、环保评估等资料的收集、整理和归档，导致保证项目合法合规的前期资料缺失；另一种是误收超收，有的档案管理人员片面认为档案案卷数量越多越好，违反档案内容收集规定，无视收集对象有无保存价值，只要与建设项目沾边的“文件”和“资料”一律收入档案，既

7、增加了日常管理工作量，也不便于有关单位和人员查阅档案。3.2项目档案整理不规范部分建设项目文件在。组卷时，只是简单按照文件种类进行划分，没有遵循项目文件形成的规律和成套性特点，未按照现场实际施工工序排列组卷，破坏了项目文件之间的有机联系；一些案卷标题拟写不科学，个别卷内目录文件名过于简单，甚至有些案卷只有一条卷内目录，无法有效揭示案卷内容，既失去检索意义，也不便于后期保管和利用。3.3人员设施配置不到位。主要表现是有的建设单位把档案管理视为临时性工作，人员配备不及时不专业的现象依然存在，影响档案工作正常开展；有的单位重施工轻管理，档案设施设备配置长期滞后和缺项，更为严重的是，有的单位无档案库房

8、或档案库房不达标的问题一直未能得到有效解决。3.4电子文件管理不到位有的建设单位缺乏做好电子文件归档工作的意识和能力，导致归档资料不完整不及时不规范，如有的电子文件的归档与项目电子档案分类体系要求存在差距，缺少过程信息、版本信息、背景信息等数据；有的电子文件与纸质文件稿本内容信息不一致，未建立对应关系，严重影响了电子档案的接收、保管、利用等工作。 4整改意见和建议 4.1强化责任担当。重点做好以下工作：4.1.1营造积极向上氛围。教育和引导项目档案管理者认清形势，化项目档案验收主体变化的挑战为机遇，增强进取意识，以国家验收的质量标准做好、检验、评价日常工作，努力使迎接验收状态成为管理工作常态。4.1.2切实加强组织领导。建设单位要承担项目档案管理主体责任，认真做好督促检查协调工作，确保项目档案整体工作有序有效开展；设计、施工、监理等参建单位要对本单位形成的项目档案质量负责，努力提升归档项目文件的准确性、系统性、有效性和规范性。4.1.3落实管理人员责任。档案管理工 5结束语 认真开展铁路建设项目档案专项检查并努力取得预期效果，必须着力解决存在问题，本文提出的整改共性问题的建议在南宁局集团公司项目档案管理实践中取得明显成效，截止至2019年12月，南宁局集团公司管段的新建云桂铁路广西段、湘桂铁路柳州至南宁段扩能改造工程、黔桂铁