MicrosoftWord培训

1、Microsoft Word 2007排版技巧讲座内容提要文档分节与页边设定自动编号的分级设置插图、插表自动编序号使用文本框进行分栏混排段落留白与正规版式查找与替换的高级模式制表符实现文本自动定位疑难提问与解答文档分节与页边设定节的概念通常情况下，Word文档的一些设置是全局应用的页面设置（页眉、页脚、页码）纸张设置（横、纵、大小、边距）分栏设置（通栏、两栏、多栏、栏距）通过文档的分节，可以打破这个规定，在一篇文档中实现多种页面设置（ 不同的页眉页脚、不连续的页码）多种纸张设置（横纵页混排、宽窄边混排，大小纸混排）多种分栏设置（文档的不同段落分栏不一样）文档分节与页边设定实际上，Word“页面

2、设置”对话框左下角的“应用于”就是通过分节来实现的。文档分节与页边设定何时需要文档分节如前所述，当你需要给一篇文章的不同部分应用不同的页面、纸张、分栏设置时，需将文章分为不同的节。如何分节点击“页面布局”选项卡找到“页面设置”功能区点击“分隔符”下拉菜单，选定“分节符”下的四项下一页：新节将从页码接续的下一页开始（最常用）连续：新节将从这一段文本后面开始（多用于分栏混排）偶数页：新节将从下一个偶数页开始（ 会造成跳页，排书用）奇数页：新节将从下一个奇数页开始（会造成跳页，排书用）文档分节与页边设定分节后的混排在“页面设置”对话框中，调整好需要调整的数值确认左下角的“应用于”选定项为“本节”（默

3、认）点击“确定”按钮即可。文档分节与页边设定分节后的页边设定虽然文档做了分节，但页眉、页脚和页码这三项设定仍然默认统一，需要先手工断开，才能实现不同的设定。首先，通过“插入”选项卡进入页眉（页脚）编辑模式（或者直接双击文档的页眉或页脚）此时，上方菜单自动切换到“页眉和页脚工具”在“导航”选项卡中，点击反选“链接到前一条页眉”按钮，就可以把页眉或者页脚的设置与文档的上一节断开，请注意如果是文档的第1节，这个按钮是无效的页眉和页脚是分开设定的，也就是说，对于某一节文档，页眉可以和上一节一样，但页脚可以不一样。再点击一次该按钮，就可以重新将页眉或页脚恢复链接（会有确认提示）文档分节与页边设定分节后的

4、页码设定首先定位到需要插入页码的节在“插入”选项卡中点击“页码”，从下拉菜单中选择“设置页码格式”在窗口上方选择“页码格式”，如数字，罗马字，只应用于当前节，不影响其他节在窗口中，选取“起始页码”选项，并设定起始页码和格式，即可实现不连续页码如果选“续前节”则数字连续，但格式以本节指定的为准自动编号的分级设置自动编号（包括符号）的级别不分级：需要哪种，应用哪种优点：可以应用后随意调整格式缺点：对于有多种编号格式的文档，如果要进行统一调整有些不便分级：按照自高向低顺序，逐级指定编号样式优点：一次指定，统一调整，且可用Tab键升降级缺点：不能（或很难）单独调整某一段编号的格式多级自动编号是Word

5、独有的功能，其余组件如Excel, PowerPoint均不提供。自动编号的分级设置在序列化书写的文章中，对标题、小标题的编号，如果预先设置好各级标题的样子，在正式书写文档内容时，就可以直接套用标题格式Word支持最多9级不同的自动编号编号可以使用“样式”和“格式”来设置，一般来说，使用“格式”就可以了自动编号的分级设置定义多级自动编号的操作步骤在“开始”选项卡的“段落”功能区中，点击“多级列表”按钮弹出菜单系统默认提供了7种自动编号模板，如果有想要的，直接点击相应的预览图，应用模板如果没有想要的自动编号模板，点击“定义新的多级列表”开始生成一个新的多级自动编号列表自动编号的分级设置定义新的多

6、级列表从第1级开始逐级向下编号列表要素：文本格式，在编号数字前后插入自定义文本，如第一章、Chapter One数字样式，如1显示为1、I、A、壹、甲、First等字体，和正常设定一样位置及缩进，如右图如果列表无需缩进，可以点击“设置所有级别”最后点击“确定”即可自动编号的分级设置完成定义后，新列表会在点击“多级列表”按钮时出现的下拉菜单中显示，点击预览图即可应用该列表。如下例所示第一章第一章XX1.1 YY一. ZZ 1) AA编辑时，在输入的内容前按Tab键将当前段落的列表降低一级，按Shift + Tab键则提升一级插图、插表自动编序号首先插入图片（或表格）右键点击插入的图片（如果是表格

7、，先点击左上角的十字图标选中表格，再点右键）从菜单中选择“插入题注”在对话框中选中一个标签输入题注信息，点击“确定”按钮即可插入自动编号。插图、插表自动编序号注意事项系统默认提供“图表”、“公式”、“表格”三种标签，如果需要自己增加标签，点击“新建标签”按钮增加标签，以后就可以在“标签”下拉列表中选择新增的标签。题注的位置，一般是表在上图在下，系统默认如此，不必更改了。插入的题注不会随着图片或表格的删除而自动删除插图、插表自动编序号先留空题注，再插图的自动编序号做法“插入题注”的编号实际上是Word文档中“域”的应用，我们也可以手工做，这样就不需要预先插入图片或表格了。首先确定一种标签，如“图

8、片”、“表格”等在需要自动编号的题注处输入标签的名字，然后点击“插入”选项卡在选项卡中找到“文本”工具栏，点击“文档部件”下拉菜单，选择“域”插图、插表自动编序号继续操作在弹出的对话框中“域名”一栏选中“Seq”在“域代码”栏中填写标签的名字（也可自己起名，但要保持一致，如“表格”点击“确定”按钮插图、插表自动编序号以后再需要留空位时，将预先插入的第1个题注复制过来，修改题注后面的文本即可复制的题注，虽然仍然显示为“图1”“表1”这样的错误数字，但只需右键点击“1”选“更新域”即可更新到正确的编号自动编序的图表、如要调整顺序，请注意剪切、粘贴操作时需要连图表带题注一起操作调整完毕后，按Ctrl

9、 + A键选中全文，点击鼠标右键，选择“更新域”刷新所有的序号显示使用文本框进行分栏混排有时在文档中需要简单进行分栏混排混排不涉及正文部分的交错，一般是正文从头到尾都是2栏、标题是通栏这种情况不需要通过分节+每节单独设置，可以简单将标题等通栏的部分放在文本框中，然后调整文本框到适当的位置即可使用文本框进行分栏混排具体操作步骤定位到文档的开始处（或需要插入标题的位置）点击“插入”选项卡，在“文本”工具栏中点击“文本框”按钮，并在弹出的下拉菜单中选择“绘制文本框”用鼠标在文档中拖动出一个通栏的文本框输入标题文字，并设置其格式为“居中”点击“文本框工具格式”选项卡，点击“形状轮廓”按钮，改为“无轮廓

10、”点击“位置”按钮，更改为“嵌入文本行中”使用文本框进行分栏混排通过类似的方法，也可以实现简单的双栏文本与通栏图片的混排，要点也是将图片的“位置”设为“嵌入文本行中”在分栏的正常排版中，如果插入一个不超过栏宽的图片，会导致另一栏的文字留白，不能正常绕排，此时，将该图片的“位置”设为“文字环绕”，然后再拖动图片到正确的位置，即可使另一栏不受影响。段落留白与正规版式通常来说，为了文档阅读的方便，有时在节标题、小节标题等段落前后，需要留出一定量的空白很多时候我们的习惯是用敲打一定次数的回车键来产生这段空白，或者稍微高级一点的做法是通过调整“行距”为2倍、3倍或更多来产生空白段落留白与正规版式这么做的

11、不便之处留白只能是一行高度的整数倍当编辑文字导致标题和正文脱页时，会造成多页、脱页、孤行、页顶距过大等各种版式问题解决方案利用“段落”对话框中的各项属性控制，实现段落的留白，一并解决各种版式控制的问题段落留白与正规版式在“开始”选项卡中点击“段落”工具栏右下角的箭头图标，可弹出属性对话框“段前”和“段后”控制段落前后的留白，单位为“行”或“磅”设为“行”则是相对于行距的高度设为“磅”则是绝对高度，1磅0.35mm段落留白与正规版式在对话框的另一个选项卡“换行和分页”有4项版式控制的设定孤行控制：避免一个段落的第1行单独出现在某一页的尾部，用于：带脚注的文本、标题与下段同页：强制要求本段落与下个

12、段落在同一页上出现，用于：表注、插入的带题注图片、节标题段落留白与正规版式在对话框的另一个选项卡“换行和分页”有4项版式控制的设定段中不分页：这个段落中间不会跨越，一般用于比较长的标题段前分页：这段前面自动分页，章标题多用，这样就不用手工插入分页符了查找与替换的高级模式在“查找和替换”对话框中，点击“更多”按钮，可以打开查找与替换的高级模式，进行很多便捷的操作。查找与替换的高级模式各项开关选项的说明打开“区分大小写”选项，可区分OL和ol打开“全字匹配”选项，可区分age和cage打开“区分全/半角”选项，可区分1和打开“使用通配符”可使用通配表达式（后述）其余选项较少使用，不予介绍查找与替换

13、的高级模式通配符的简单使用勾选“使用通配符”时，基本上符合正则表达式的规则，这里只介绍其中最简单常用的内容请注意：所有通配符都是半角字符（需要关闭输入法或者切换到半角标点模式）匹配任何单个字符：?，如ca?e可匹配cafe, cage, cake, came, cane, cape, care, case, cave等匹配任何不定长度的字符：*，如Gold*可匹配Gold, Golden, GoldWind, GoldLion等查找与替换的高级模式通配符的简单使用匹配多个字符之一： 括住所有可能性的字符，如金风科创技可匹配金风科创、金风科技匹配一个区间内的字符（数字或字母）： 中间写区间，如6

14、500-2可匹配6500, 6501, 6502但不匹配6503或450M上述两者可以合用，如0-9A-Za-z.? 匹配任何数字、大写字母、小写字母、小数点或问号查找与替换的高级模式通配符的简单使用字符出现的次数限定：x,y，x为最低次数，y为最高次数，如国家A4,5级景区，可匹配国家AAAA级景区，国家AAAAA级景区，不会匹配国家AAA级景区所有的通配符都可以自由组合或同时使用多个查找与替换的高级模式按格式查找替换如果因为打印的需要，将文档中宋体换为雅黑，或将黑字换为蓝字，或标题1的样式换为标题3，就要用到“按格式查找替换”功能点击对话框左下“格式”按钮在下拉菜单中选择“字体”、“段落”

15、或“样式”像平时设置文本格式一样，设置好需要查找的格式如果是替换，把光标点到“替换为”一栏，重复上述操作，再设置一个新的格式最后执行查找或替换就可以了为避免影响后续的查找，上述工作完成后应该点击“不限定格式”按钮清除掉对格式的指定设置查找与替换的高级模式查找格式控制符号在对话框下方“特殊格式”按钮的下拉菜单中，可以查找一些特殊的控制符号，例如段落标记（回车键生成的符号）制表符（Tab键生成的符号）手动换行符（Shift + 回车键生成的符号，网上copy来的文字也经常有）分栏符分页符等等制表符实现文本自动定位在某些场合（通常是页眉页脚）会有这样的需求：在一行内，一些文本（如公司名）要居左显示，一些文本（如页码）要居中显示，一些文本（如签名）要居右显示初级方案：插入1行3列的表格，去掉表格线，将文本填入左中右三格，再分别设置三个格式为居左、居中和居右高级方案：采用“制表符”功能+Tab键，直接实现制表符实现文本自动定位在Word的标尺上设置制表符如果没有显示标尺，点击文本区右上角的按钮 将标尺显示打开在左上角的制表符按钮处反复点击，直到找到需要的对齐方式：左对齐居中对齐右对齐找到后，在标尺上点击鼠标，设置制表符位置制表符实现文本自动定位一般来说，系统默认左侧文字就是居左的，所以左侧不用加制表符中间