上市集团公司采购管理制度

1、XX集团有限公司采购管理制度及流程（试行）目录22适用23采购23>1釆购23<2申请2范的管理的责任范部门责任范3-3采购的管控规则3-4釆购流程控制3.6釆购审批OA流程4（釆购项542确定项目643采购项64.4确定潜645比价或目开发进度时间訂管理在供应商招投标4.6确747采购订848验收849供应商产85文件1O规 格 及 技 术单/合同和付款品质量追踪管控6附107附11降成本保质量建体系提效益1目的为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，确保及提高产品质量， 满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资釆购流程，加强与各部门间的配合，特 制订本制度。2适用

2、范围公司所有的采购项訂（物品或服务）。3采购管理采购员的责任范围根据本公司申请部门的需求，制定采购计划及策略：根据本公司及集团釆购管理制度负责对本公司所有采购事项的执行，包括但 不限于对供应商的选用、资质审核、比价议价、招投标组织、订单的跟进等；控制采购成本，保证产品质量，确保产品质量可追踪;根据采购交易方式，负责申请采购项LI中的所有费用，包括但不限于预算内、 预算外、提前垫付、预付款、尾款及全款报销等；建立及维护本公司供应商数据库，开发关键及后备供应商，对供应商进行定 期的评佔和管理，促进供应商的优胜劣汰；每季度出具本公司的釆购分析报告，在每季度的第1周内完成上季度的采购 分析，并提报给分

3、管总监及、总裁及集团企管部。3.2申请部门责任范围-制定需求计划，包括项口名称、产品及服务基本要求、预计需求时间及费用, 并将预讣费用归口到采购员进行采购费用预算编制，报集团进行费用预算审批：提出釆购申请，项LI需求应明确，釆购申请需要预留釆购周期；协同釆购员参与采购事项办理：评选供应商，关注产品及服务是否可以满足 需求：对申请釆购的物资和服务负责进行验收及反馈；对产品质量、交期及售后服务提出反馈意见。乳3采购的管控规则公司所有的采购事项均需通过“先申请及审批，后执行”的流程进行管控，具体规则如 下：1）采购申请流程各部门对有需求的采购项LI均需提报采购申请流程，采购申请流程必须经过分管总监及

4、总裁审批同意后，方可转至运营部采购员负责采购。 注：a、行政办公类类物品山行政部统一收集各部门的需求，并发起采购申请流程。 b、向已签有年度合作协议的供应商重复采购特定产品的采购项LI无需提报采 购申请流程，可直接发起采购审批（订单）审批流程c、涉及需进行招标的采购项U,采购申请流程除经过分管总监及总裁审批同意后， 还需知会集团企管部的相关岗位同事，并与集团企管部相关同事进行协同办理。2）采购审批流程山运营部采购员负责发起釆购审批流程，如有需要，可要求需求部门负责人进行 采购协同：单次采购金额小于KKKK元的采购项H （含KKKK元），无须提报采购审批 流程，接到各部门发起的经总裁批准同意的采

5、购申请流程后，即可釆购，无需签定 采购合同，通过付款流程或费用报销方式进行结算。单次采购金额大于KKKK元但小于20万的采购项LI,则须提报采购审批流 程，签定釆购合同，经公司及集团各级领导（釆购审批流程及采购合同盖章审批流 程可合并发起，并参照集团财务权限规定设置各级领导的审批节点）审批同意后， 方可进行采购。年度采购金额大于20万、且需重复性釆购的特定釆购项LI,则须签定年度 采购合同，并经集团企管部相关岗位同事协同办理，XX及集团各级领导（参照集团 财务权限执行）审批同意后（采购审批流程及采购合同盖章审批流程可合并发起， 并参照集团财务权限规定设置各级领导的审批节点），方可进行进行采购。

6、备注：特定采购项忖为指：1）具有唯一性的物品采购（如：享有国内独家经销权的酒品采购、供应商乍有专利的物品采购等）；2）虽非唯一性，但有较高技术或质量 要求的物品采购（如：需先打样并经验收或需笫三合作方共同验收合格后才能进入采购 环节的物品等）；3）提供长期服务的第三方服务采购；已签有年度釆购合同的特定釆购项LI,后续只需提报采购订单，并经公司及 集团各级领导（釆购审批流程及采购订单盖章审批流程可合并发起，并参照集团财 务权限规定设置各级领导的审批节点）审批同意后，方可进行采购。单次采购金额大于20万元的采购项原则上需通过招投标进行采购（向签 有年度采购合同的特定产品采购除外），或依集团招投标采

7、购制度要求需通过招投 标方式进行采购的采购项LI,采购审批流程需经集团企管部相关岗位同事协同办理, XX及集团各级领导（参照集团财务权限执行）审批同意后，方可进行采购合同盖章 审批，即，釆购审批及采购合同盖章审批需分开申请。是是是否采购类类别或范围否需要否需要需集团企型采购申采购审管部协同请批单次采购金额小额、常规采购项目是否否KKKK%KKKK元V单次采购金额V2O万元所有采购项目是是否年度采购合同年度预计采购金额20万的特定物品或服务采购项目否是是采购订单特定物品或服务否是否招投标项目单次釆购金额在20万元以上的采购项 目（签有年度采购合同的特定产品除外）； 或依集团招投标采购制度要求的招

8、投标采 购项目是是是3.4采购流程控制图申请部门说明1：2制定采购计I.参考采购申请OA流程购2、附件：采购申请表.产品3 （说明2说明2：1、优先选川合格供应商2、新供应商需调査及提交资6 （说明5）购相关部门、4（说明3）/（釆购申请（说5 （说明4舁7确定供应8签合同/下订单/J< A 说明3：1、样品确认2、包装方式、标识3、交期和质量标准J丿说明4:r語规采购项目比价原则：三千至两万元（含两万）至少两家供应商比价：两万至万二十万元至 少三家供应商比价：二十万元以上至 少三家供应商比价或招标I沐特定采购项目年度比价原则：< y说明5:K参考采购审批OA流程2、附件：供应商选

9、用表. 报价单.合同/订单.供应商及 产品相关资料丿ZX说明6：接到申请部门下单通知且确定需求后一个匸作日内下说明7:r 采购申请、审批OA3»5采购申请OA流程:a）非招投标申请人T部门负责人i分管总监-总裁i采购员3.6采购审批OA流程a、非招投标的常规采购项U审批及合同审批OA流程（含在已签有特定采购项U年度 合同前提下的重复性釆购订单）采购员一集团法务总监（XK）、财务总监（KX）、运营总监（KK）【并发，协同】-总裁（XK）【审批】一集团总裁（KK）【审批】一集团董事长（KK）、集团财务副 总裁（XK）、集团财务总监（KK） 集团副总裁（KK）【并发，知会】一XK （广州章

10、） /KK （南京章）、采购员【并发，知会】b、特定采购项LI的年度采购审批及合同审批的流程采购员一集团法务总监（XK）、财务总监（KK）、运营总监（KK）、集团企管部釆购员、集团企管部经理（XK）、集团企管部总监（KK）【并发，协同】一总裁（XK）【审批】一集团总裁（XK）【审批】一集团董事长（XK）、集团财务副总裁（KK）、集团财务总监（XK）、集团副总裁（XK）【并发，知会】一KX（广州章）/KK（南京章）、 采购员【并发，知会】c、招投标的采购审批OA流程采购员一财务总监（XK）、运营总监（KK）、集团企管部釆购员、集团企管部经 理（KK）、集团企管部总监（KK）【并发，协同】一总裁（

11、KK）【审批】一集团总裁（KK）【审批】一采购员、招投标的合同审批OA流程采购员一集团法务总监（XK）、财务总监（XK）、运营总监（KX）、集团企管部 采购员、集团企管部经理（XK）、集团企管部总监（KK）【并发，协同】一总裁（KK）【审批】一集团总裁（XK）【审批】一集团董事长（KK）.集团财务副总裁（KX）、 集团财务总监（XK）、集团副总裁（XK）【并发，知会】一!«（广州章）/KK（南京章）、 采购员【并发，知会】注：说明：a）具体需加签的集团领导要求请参照附件XX集团财务审批权限表。b）只有涉及到需集团高管审批、且为广告或媒体资源的采购业务，才需加签集团副总裁（KK）。c）

12、单次采购金额KKKK元及以下的采购项U无须提报以上采购审批流程。d）在进行OA的采购审批流程前，采购员需把采购项L1相关信息发给申请部门确认, 在进行采购审批OA流程时，要把采购申请OA流程和审批相关资料（合同、比价报价 等）作为附件添加。4采购流程操作指引4（采购项目开发a）运营部采购员根据申请部门提供的采购需求或计划立项方案描述进行采购跟进；b）开发产品或服务方案可优先从现有的供应商数据库（含集团提供的供应商数据 库）中选择，也可根据采购需求的类别和方案描述，邀请相关供应商参与开发设计方案;c）项LI方案的开发，应结合需求部门的意见，并充分考虑后续生产的合法性，合 理性以及品质保证能力；d

13、）提交具体项H方案，并与申请部门一起确定最终产品及方案。42确定项目进度时间a）确定产品及方案后，必须与申请部门确认该项U的具体时间。b）项LI时间进度确认应该包括并不限于：1）项忖最终上市时间及上市方式；2）项U最早及最晚交付时间；3）订单最晚确认时间；4）最终包装，标识及运输方法的最晚确认时间（如适用）；5）最少生产保障时间;C）采购岗应根据该项LI的实际发展状况，及时跟进项U进度。43采购项目管理a）为确保采购项LI按时保质的完成，采购员应该制定详细的项L1管理计划，跟踪项 执行情况，并定时向上级领导汇报进度；b）项目执行中，涉及到有可能影响项目产品及服务的情况，如：交付时间，数量， 价

14、格，产品设计变更，品质标准或服务要求等，釆购岗需及时与申请部门协调处理，必 要时汇报到运营总监进行协调处理。44确定潜在供应商1）新供应商的选择由釆购员申请，经分管总监及总裁审批同意使用，原则上应首先 考虑供应商数据库内的合格供应商。2）非唯一性的，且年采购额超20万元人民币的采购项U应至少有一家以上的经验 收合格的后备供应商；3）所有供货供应商均应填报附件2：潜在供应商调查表，并提供营业执照及税务 登记证复件，根据上述标准初步筛选；4.5比价或招投标a. 比价原则釆购单笔采购项LI单笔购买金额比价方式人民币KKKK元及以下直接釆购不需要比价人民币XKKK元以上XOxOOO元以下（含2万元）至

15、少选择2家供应商进行比价人民币xo.ooo元以上、xqooqo元及以下至少选择3家供应商进行比价人民币X,ooo,oo元以上至少选择3家或以上供应商进行比价或招标特定采购项LI的年度重复性采购性质比价方式唯一性的釆购项目釆用参照物进行性价比对比非唯一性的釆购项目至少选择2家经验收合格后的供应商进行比价b. 优先在现有的合格供应商（含集团提供的合格供应商数据库）中挑选业务范围匹 配的供应商，重复采购的项LI应每一年进行价格审核或成本分析：c. 涉及生产供应安全或重大活动保障等特殊情况的项U ,应该考虑使用2家或以上 合格供应商供应同一产品或服务；d. 需要进行招标的项LI,应与集团企管部相关同事

16、及领导协同开展，向3家或以上 经审核具有资质的供应商发出统一的招标书；e. 标书或询价单应根据需要包括但不限于如下内容：招标内容和要求；招投标时间表;投标文件格式及（或）报价模板；签订合同的主要条款，如：交货地点，交货时间，运输方式，转包限制，风险转 移，安装，验收，付款条件，保修，更改条款，提供服务人员的要求，违约责任，保密 协议等；废标条件，例如：截标时间后收到的标书、技术参数不符合要求等，废标应得到 总裁的批准；f. 标书应密封或通过电子招标系统上传至总裁，同时开标；若标书以邮寄方式送达, 应请第3方部门见证开标；要有开标记录，记录价格，文件情况，需要开标参与人签名， 招标文件山运营总监

17、保管；9.供应商评估结果必须山总裁批准。h.其他招标行为依集团后续补充的招投标相关制度的规定执行；4.6确定采购标的规格及技术指标；ci.采购员应在批准发出采购订单前确认产品或服务的主要采购标的及技术指标；b. 项日技术指标的制定应该参考相应的国际，国家，行业或者企业标准，并结合申 请部门在采购申请单上注明的基本规格，指标或需求，与供应商确定具体的技术要 求内容；c. 技术具体的指标及细节，釆购员应与申请部门和验收部门沟通确定；d. 需进行招投标的项U,招投标之前应与集团企管部相关同事共同成立专项招标小 组，山招标小组统一制定各种技术标准以及招标书要求，采购产品或服务的主要规格及技术指标或其范

18、圉，以便供应商根据统一的要求报价;e. 产品规格及技术指标必须反映在订单/合同或其附件中。47采购订单/合同；a申请部门的采购申请需符合公司相关的要求，需填写釆购申请单，格式详见 附件3：采购申请单模板；b采购订单山采购员提交，经公司及集团各级领导（参照集团财务权限规定）审批 同意批准并盖章后，才能发出采购订单，订单格式详见附件4：采购订单模版；c. 釆购项H在生产或执行过程中需要用到的工具，器械设备，如：生产模具等；应 当在采购订单或合同中清晰的表明该工具或设备的权属关系和处理条款；d. 订单签署后，采购员应在生产期间定期与供应商确认生产进度，确保准时交货。48验收和付款；验收工作由釆购员和

19、采购需求部门共同执行，并以需求部门的验收为准。a）产品交付前，采购员应该与供应商沟通，制定详细的交付计划并通知相关部门收 货；b）采购员应及时跟进相关部门的验收状况，若出现因品质问题而导致的拒绝收货， 应协调供应商、申请部门、品质部门等相关方面，对问题作全面分析，研究解决或改善 方案；c）需要供应商返工改善品质的情况，应该及时和申请或使用部门沟通，确定需要的 时间和影响；d）产品/服务验收合格入库或项LI完成后，根据合同标的，采购员需准备相关的财务单据及审批文件，按财务程序交相关领导签名后上交财务部;e）财务部审验有关釆购的单据及文件（包括但不限于合同或采购订单、发票、收货 凭证、OA审批单等

20、）无误后根据付款条件付款。49供应商产品质量追踪a）申请部门在采购申请时要明确注明所需产品的质量要求，以便采购员在潜在供应 商选择时能够找到符合需求的供应商和产品，并把质量要求写进釆购订单或者合同；b）供应商质量问题III申请部门提出后，并山采购员及产品使用部门再次确认；c）采购员将与需求部门及供应商一起对产品质量作出原因分析，并提供解决方案；f）供应商质量问题将记录在案并影响供应商年度评估分数，不合格供应商将暂停供 货资格，待整改后重新评估；9）严重不合格产品的供应商一经认定，暂停供货资格，待整改后重新评估；d）釆购员定期向申请部门了解产品使用情况。说明：本流程中的产业公司内部流程”，须在各

21、子公司的制度流程中规范。5文件管控采购员负责保存所有釆购项LI相关的所有资料，文档正常情况下保存五年，保存期限过 后，山釆购员提出申请，经分管总监及总裁同意后，方可销毁资料。6附件 附件1：潜在供应商调查表附件2：采购申请单模版附件3：采购订单模版附件4：供应商选用表7附则-本制度未尽事宜，按国家有关法律、法规和公司章程的规定执行。本制度由XX集团总经办负责解释和修订。-本制度自公布之日起实施。附件力潜在供应商调查表营业执期营业敎氈专 王.比址年营业电话/棲真法人伏 志网址/前箱駅系人营业執照径 1主異黑户公司性更国营口舍壷口私营口其他口_一密后菽务人力资潟畠工帚詩朮人良萤 管淳人區蒂 H人飯上瑟时闾呈甥_至_上班时1司，更鱼体系 认逵借况 I939C