辽宁省高校档案网站建设现状及发展建议

1、    辽宁省高校档案网站建设现状及发展建议    摘要：文章从档案网站的基本信息、主要内容、基本功能三方面入手，对辽宁省高校档案网站建设的现状进行了调研，在分析问题的基础上，提出了发展建议。关键词：辽宁高校，档案网站建设一、调查现状与分析调查时间：2012年910月。调查名单：辽教发2011135号文件(附件)所列74所高校。调查方法：通过百度等搜索引擎逐个查找并浏览、分析。1.基本信息辽宁省74所高校中不论是网站还是网页的形式，仅有50%的档案馆(室)可以在网站上找到相关信息，其中26所高校的档案馆(室)建立了档案网站，占统计总数的35.1%，“98

2、5”、“211”大学建站率为75%，一般院校为51.4%，专科院校为14.3%，高职院校为11.5%。 网站数量统计见表1。26个高校档案网站的名称全部是“本校名称+档案馆(室)”的形式，所使用的域名都不是自己独立注册，而是学校分配的子域名。有20个网站可以通过百度等搜索引擎直接检索到；6个网站需通过其校内网页后分级查找，其中5个网站需要点击3次链接进入，1个网站需要点击4次进入，这显然影响到了网站的访问率和使用效率。表1 网站数量统计类别985、211院校一般院校专科院校高职院校总数学校数量(个)43772674网站数量(个)3191326比重(%)75.051.414.311.535.12

3、.内容分析我省高校档案网站上的内容信息大致有档案馆(室)介绍、政策法规、业务指导、服务指南、档案编研和学术研究、特色档案以及通知公告和工作动态等。(1)档案馆(室)介绍：这部分内容应该有馆(室)沿革、现状、机构或岗位设置及职责、馆藏信息等基本情况介绍。所调查的26个网站中有23个都设立了馆(室)介绍栏目，占调查比例的88%，有9个单位开辟了机构(岗位)设置栏目并有5个单位一一对应了岗位职责范围，而有11个单位只在“法规”栏目中公布了通用的档案人员工作职责。1个单位有职责栏目但链接下却无相关内容。有14个单位在网站中介绍了本校的馆藏信息，占调查比例的54%，其中有2个单位是以数字形式介绍的。1个

4、单位只有栏目没有相关内容。(2)政策法规：档案政策法规是档案建设发展的基本保障，本校档案规章是学校依法治校、依法管档的重要标志。调查的26个网站中有24个设立了“政策法规”栏并有相关内容，占调查总数的92%，但是有的网站收集的上级法规较多，有的网站收录的本校规章较全。有几个网站将上级法规和本校规章合放在一个栏目下且不按层次排序，内容较混乱。(3)业务指导：档案工作专业性较强，文件的整理、立卷、归档等工作环节需要有很明确的指导要求。特别对于职位经常变化的兼职档案员来说这一点显得尤为重要。业务指导栏目下应该有文件整理要求、归档范围、立卷规范、移交手续、网上归档方法、问题咨询等内容。调查的26个网站

5、上，10个有“业务指导”栏并有相关内容，所占比例为38%，有6个网站的相关内容放在其他栏目中，10个网站无相关内容，所占比例为38%。特别指出的是东北大学、辽宁师范大学、大连大学、辽宁科技大学、鞍山师范学院将归档范围细化到学校各个部门中，这样一来工作指导性更明确，可操作性更强。(4)服务指南：本部分内容的侧重点应是对档案利用者的指导，它应该包括档案利用方法、服务时间、联系方式、办事流程、常见问题解答、网上咨询、相关资料表格下载等。26个网站中有12个设立了服务利用指南栏目并有相关内容，占统计比例的46%，8个网站既无栏目也无内容，占统计比例的31%，6个网站的相关内容或放在“业务流程”，或放在

6、“工作规范”等其他栏目中。其中有5个网站将立卷归档要求流程和档案查询利用流程放在一个栏目下，笔者认为前者放在“业务指导”栏目中更规范。(5)档案编研、学术研究信息：从调研结果看，多数档案网站缺乏档案编研和学术研究信息。10个网站无相关栏目和内容，8个网站有栏目无内容，8个网站上的相关内容也仅仅停留在本校大事记，档案编研成果简介上，没有更深入、更有价值的学术研究内容。(6)特色档案：特色档案是能够反映本校或本地历史文化及名人、名胜的各种形式和载体的记录材料。它不仅可以丰富网站的内容，还可以使档案的文化价值得到充分的发挥。调查结果是：11个网站设有相关栏目并有内容，占42%；6个网站有栏目无内容，

7、占23%；9个网站无栏目也无内容，占35%。(7)通知公告、工作动态信息：“通知公告”是告知相关部门及人员须知或必办的事项，“工作动态”是让利用者了解档案部门一些新近工作信息，显然缺少这两个栏目的网站内容是不完整的。所调查的26个网站中分别有23个设立了二级栏目，占调查比例的88%，但多数网站档案工作信息更新速度缓慢，有的近3年没有相关内容；有的“工作动态”栏目下的内容看不出具体的年份；还有的二级栏目下的内容混杂，如“工作动态”栏目下有国家法规、卷内目录样表、归档通知、案卷质量要求、分工示意图、全馆概况等。3.功能分析(1)检索功能：档案网站作为提供档案查询利用服务的窗口，检索功能应该发挥重要

8、的作用。从调查结果看，绝大多数网站不具备检索功能。即使有11个网站使用了档案管理系统软件，除了对口相关人员外，其他人没有用户名，密码也无法使用。有4个网站设立了教学、科研、学术成果、学生档案查询，但由于多种原因，其作用也没有百分百地发挥出来。(2)交互功能：指档案信息网站与访问者之间相互交流的功能，实现这一功能的形式有论坛(bbs)、留言板等。网站管理者可以在论坛上发起档案学术专题讨论等活动，访问者可以在论坛上发表自己对网站的看法和意见，也可以通过这个渠道或留言板向档案部门提出服务请求和相关资讯，档案部门的业务人员可以对这些留言在线回复。26个网站无一设立此项功能，只有东北大学通过网上咨询解答

9、形式与档案利用者开展互动。(3)网站链接、下载功能：通过链接与本网站相关的网站，可以丰富内容，扩大信息资源，进一步方便广大利用者。调查的26个网站中16个设立了链接功能，占调查比例的62%。“下载”是指档案信息利用者从网站中将所需资料或者表格的电子数据通过一个“下载”字样的按钮，移动复制到个人计算机中的操作。这个操作可以省去基层单位或利用者前期笔录的操作，直接下载表格的电子文件模板，填写后也可以通过互联网互相传送，省时省力。有13个网站设立了下载专区，还有的网站将此项功能分设在“业务指导”和“服务指南”中。(4)站内搜索、网站地图：站内搜索是档案信息利用者通过输入关键词就可以直接找到对应的信息

10、，从而减少查找的盲目性。网站地图的功能虽然和站内搜索一样，但它给用户提供的是全网站所有信息的分类目录和某个信息所处的位置，起到导航的作用。这应该是各个网站优化服务的一项重要内容，遗憾的是所调查的26个网站只有大连医科大学档案网站设立了“站内搜索”，沈阳工业大学设立了“网站地图”。(5)统计功能：通过网页访问计数器形式统计本网站被访问的次数，从而使档案管理者了解本单位网站的使用率，以便进一步改进网站建设工作。调查的26个网站中6个设立了此项功能。以上调查分析可以看出，我省高校档案网站大部分还处于宣传型、展示型阶段，不同程度存在着内容含量小、更新速度慢、利用价值低，功能少、互动性差、访问量低的现象

11、。此外许多网站文件类型单一，页面设计单调，结构呆板，内容风格不够协调。二、问题原因与发展建议1.加强领导，统一定位目标这是加强高校网站建设的基础。在我国，高校的档案部门接受档案系统和高教系统双重管理，而各个高校所隶属的行政教育部门也不同，这种条块分割、分散多头的管理体制制约了高校档案业务统一协调发展，由于没有统一明确的档案信息建设标准，高校各自为政，限于各个学校的综合实力，档案网站建设的水平质量自然参差不齐。所谓加强领导是指档案行政部门、高教主管部门以及各地高校档案协会应紧密联系，各司其职，加强对高校档案信息化包括档案网站建设工作的指导检查。统一定位目标是指根据档案工作发展需要和各高校网络环境

12、条件制定出相对统一的建设标准，比如网站建设应有网上办公功能(网上文件收集、文件发布及日常管理等)、服务功能(检索查询、复制下载)、宣传功能(档案馆沿革、概况、资源介绍、工作动态等)、互动功能(论坛bbs、留言板、邮件发送、在线意见)、中介功能(链接)、教育功能(政策法规、业务指导、工作规范、学术园地、特色档案)等，还有一些其他功能(站内搜索、网站地图、访问统计等)。此外，档案网站的设备类型与技术参数、文件格式类型也应有统一要求，在此基础上可采取典型示范、评比检查、用户反馈等多种方式，定期开展交流和评比。2.加快馆藏数字化和数据库建设，提升网站服务功能这是提高高校网站建设水平的前提。档案部门由于

13、长期处于封闭式的工作模式，许多工作人员思想意识不够开放，多习惯于纸质为主的传统档案管理的思维模式，对档案信息资源共享实现目标的重要意义缺乏足够的认识，加之有的高校受财力人力所限，档案信息化步伐明显跟不上社会发展的需要。要加快档案信息资源的数字化脚步，加强全文数据库和多媒体数据库建设，进一步丰富在线档案数量和种类，为提高档案网站的检索服务功能提供丰富的资源。要加强检索功能的建设，提高用户的检索速度和检索效率，不仅要设置站内检索，也要有站外检索；不仅要能在网站上进行目录检索，更需要进行文本文档及图片、音频、视频等不同类型的全文检索。此外，档案部门还应加强个性化信息服务，如远程虚拟咨询服务以及电子档

14、案网上传递。3.加强人才引进和培养，重视技术支撑和保障这是加强高校档案网站建设的重要保障。由于缺乏复合人才，高校档案网站大多是由档案部门工作人员提出功能需求，转包给学校内其他技术人员制作，由于技术人员不熟悉档案业务，而档案人员又不懂网络技术，所以供求之间容易出现“两层皮”现象。档案部门时常为如何能在网站上充分实现自己的宣传、服务职能而发愁，而技术部门又常常苦于“有劲使不上”。一般是阶段性合作后，日后少有业务往来，从而造成网站规模发展小、功能发挥弱、更新维护速度缓慢的不良现象。网站的建设与运行工作始终是与计算机网络信息技术相关人才相伴的，所以要努力选调引进计算机专业人才，特别是网络技术与数据库管理方面的人才，要加强对他们进行档案业务知识培训；在职人员要更新知识结构，加强计算机技术培训，提高现代化管理水平