医院人力资源档案管理与相关法规研究

1、    医院人力资源档案管理与相关法规研究    曾红华摘 要：随着我国经济的发展，人力资源档案管理的发展愈加迅速，开始向科学化、信息化的管理方向迈进。国家根据我国档案管理的发展制定了中华人民共和国档案法、档案管理违法违纪行为处分规定和近几年颁布的全国档案信息化建设实施纲要等多种法规。文章结合我国人力资源档案管理和相关法律法规存在的问题，阐述了医院解决人力资源档案管理和相关法规存在问题的对策。关键词人力资源；档案管理；相关法规；存在问题；解决对策引言随着21世纪信息化的到来，医院人力资源档案管理也迎来了信息化、科学化的发展新方向。人力资源档案管理是企事业

2、单位人事管理的重要组成部分，也是其经营活动的重要环节。但是目前我国大部分人力资源管理手段还处于手工阶段，管理技术比较落后，相关的法律法规还不完善，在一定程度上阻碍着人力资源档案管理的发展。一、医院人力资源档案管理和相关法律法规存在的问题（一）医院人力资源档案管理存在的问题1、对医院人力资源档案管理的认识不足。目前，我国相当一部分医院人力资源管理工作的认知还相对不足，人力资源档案管理意识淡薄，忽视人力资源管理的重要性。其主要原因在于医院相关领导人力资源档案管理意识淡薄，认为人力资源档案管理工作太繁琐，不仅耗时耗力而且需要投资大量资金，又没有直接的经济效益、社会效益，因此人力资源档案管理维持基本功

3、能即可，不需要投资大量的人力、物力，致使档案管理者也不重视医院人力资源的管理，导致医院人力资源档案管理一直处于被动地位，存在人力资源档案管理形同虚设，资金投入不足，档案管理人员人手不足、素质不高，规章制度不健全或者空白等问题。2、医院人力资源档案材料内容单一，不真实完整。人力资源材料是一个人在社会实践中不断成长的真实写照，档案里记载的资源档案须真实、完整、历史客观的反应一个人的真实面貌，使阅读档案材料的人可以快速把握材料中所要了解的主要信息，做出相应准确的价值判断。我国传统的人力资源档案往往注重给人的履历、学历、政治面貌、职务评聘、工资等方面的信息，忽略创新能力、工作经验等内容，致使档案材料单

4、一、虚假、不完整，不仅增加人力资源档案管理的成本，而且降低档案材料的质量和资源的区分度，不能为医院发现、选拔人才提供有价值的参考信息。3、医院人力资源档案管理手段落后，存放凌乱保管不当。人力资源的档案种类多种多样，涉及各个领域。目前，由于相关领导对人力资源档案管理的认识不足，致使人力资源档案管理人员不重视档案管理，管理时多种档案种类相混杂没有明确的区分标志，由于大部分医院缺乏专门存放各种人力资源档案的档案库，致使管理者存放的档案凌乱不堪，保管不当，导致材料内容容易丢失，进而失去保存的意义。比如：有的医院的人力资源档案存放在劳动人事科，有的存放在具体科室，存放位置五花八门，不利于档案保管档案材料

5、，丢失事故常见。我国大部分医院的人力资源档案管理仍然停留在传统的经验管理、手工管理的水平上，利用传统互联网办公软件进行记录归档管理，缺乏专门的医院人事档案管理系统，有些档案资料传递不及时，安全保密的功能低，整理统计时非常繁琐，不能随时更新医院人力资源的新动态，导致人力资源档案管理不善，利用率不高，不能充分发挥人力资源档案应有的价值。4、管理人员的素质不高。当前，我国大部分医院在人力资源档案管理中，还缺乏业务水平相对较高的档案管理人员，绝大部分档案管理人员多为非档案管理专业出生的兼职或中途转行人员，均不是档案管理专职人员，对于档案管理方面的专业知识了解甚少，在档案管理实践中，缺乏相对平衡的知识结

6、构，阻碍了医院人力资源档案管理的专业化发展。其次，我国大多数医院的档案管理人员均为高龄人员，这部分人员在档案管理过程中，对于计算机知识了解较少，计算机水平相对较低，从而使大部分的档案管理工作均需手工完成，缺乏对现代化的档案信息管理系统灵活运用的能力，在某种程度上也阻碍了医院档案管理数字化、信息化管理。另外，多数医院的人力资源档案管理人员对医院及其行政管理方面的工作不甚了解，在人力资源档案管理实践中，大部分的档案管理人员都仅能对简单且熟悉的人力资源信息收集以及档案材料整理、归档以及装订等能进行熟练应对与处理，而对于新形势下医院人力资源档案信息化、数字化管理等新工作难以充分胜任。最后，多数医院的人

7、力资源档案管理人员对于档案管理中的相应法律法规的了解较少，档案管理思想水平低，在档案管理中认为只要人力资源档案不丢失，能够应对平时查档或者外调等工作就行，鲜少考虑到运用医院的人力资源档案信息进行人才开发，档案管理思想落后，方法应用不当，管理人员素质不高，阻碍着医院人力资源档案管理工作的开展。（二）医院人力资源档案管理相关法律法规存在的问题1、相关法规不科学合理。由于医院相关领导对人力资源档案管理的认识不足，导致医院领导不重视人力资源档案的管理工作，不愿在人力资源档案管理上投资太多，造成医院人力资源档案管理不受重视，相关制度法规不完善，甚至有的医院人力资源档案管理资金投入存在空白，档案管理制度相

8、应也存在空白的情况。医院相关法规的不科学合理，明显阻碍了医院人力资源档案管理的发展。2、相关的法律法规不完善。政府花费在医院上的精力大部分集中在医院的管理、医疗卫生事业的开展以及医疗技术的发展等各方面，对医院人力资源档案管理认识不足，不够重视，导致相关法律法规不完善。建立的医院人力资源档案管理的指导、服务体系不健全，不能充分体现其应用价值。这些问题在我国民营医院人力资源的档案管理上尤为明显，认为民营医院的人力资源档案管理是民营医院内部的事情与政府无关，造成政府对医院人力资源档案管理上的精力微乎其微，极少关注民营医院的人力资源档案管理工作，因而我国制定的很多相关法规都很少涉及民营医院的人力资源档

9、案管理，最终导致政府相关法律法规不完善，不能充分解决人力资源档案管理中存在的问题。 二、解决医院人力资源档案管理和相关法规存在问题的对策（一）医院人力资源档案管理存在的问题的解决对策1、加大医院人力资源档案管理的宣传力度，提高认识。加大人力资源档案管理的宣传主要体现在利用各种渠道如媒体、电视广告等进行广泛的宣传。随着我国医疗事业快速发展，人力资源档案管理将越来越显示其在医院管理中的重要地位，医院对人力资源档案的管理只能加强不能逐渐减弱至无。国家各级政府部门须从战略的高度，整体长远的目光来看待我国人力资源档案管理，通过各种形式加大对人力资源档案管理宣传力度，通过宣传力度的加大，提高医院相关领导对

10、人力资源档案管理的认识。2、加强职工培训，提高医院职工档案管理的综合素质。政治觉悟、科学精神、专业水平、敬业精神、文化修养是社会衡量一个人工作水平的准则，对于人力资源档案管理工作人员的衡量标准亦是如此。随着我国科学技术的飞速发展，计算机已经在各行各业普及，电子档案管理也已经进入许多医院，这为我国人力资源档案管理提供了新的视角。在人力资源档案管理随着时代不断发展的同时，档案管理人员也需要不断的提高自身的综合素质，以胜任档案管理的工作。但是，目前我国人力资源档案管理的工作人员普遍缺乏相应的专业知识和敬业精神，因此，医院需要加强对人力资源档案管理人员的培训，不断提高人力资源档案管理人员的专业水平提高

11、其综合素质，更好的为医院人力资源档案管理做贡献。3、引进数字化档案管理技术、电子档案管理技术等先进技术针对医院人力资源档案管理技术落后的问题，需要医院加大档案管理的投资，引进先进的电子档案管理人力资源档案的技术。相对于传统手工管理和经验管理，数字化档案管理、电子档案管理等先进的管理技术具有有效节约档案存放占用空间，有效提高人力资源档案管理人员的工作效率，有利于档案遗漏文件的补漏增缺，有利于人力资源档案管理文档的保密，可以有效提高档案管理的质量等多方面的优点，解决了传统档案存在的诸多问题。4、拓宽人力资源档案的收集渠道，丰富档案内容，加大档案内容的真实可靠性。拓宽人力资源档案材料收集渠道，丰富档

12、案内容需要人力资源档案管理人员转变旧有观念，抛弃以前以档案整理、装订基础工作为主的观念和工作方式，转入人力资源档案材料的广泛收集和档案材料利用方面上来，尽量提炼档案材料的蕴含的价值，为阅读者提供全面有价值的信息。将从各种渠道收集来的材料进行科学合理的整理、归纳，形成一个完整、丰富、真实、可靠的人力资源档案体系，使人力资源档案充分发挥其应有的价值。（二）医院人力资源档案管理相关法律法规存在的问题的解决对策1、医院内部制定完善的人力资源档案管理制度，规范档案管理。医院人力资源档案管理之所以存在存放凌乱、保管不当等问题，主要是医院内部没有制定出完善的、科学的、合理的人力资源档案管理制度。中国有句俗语

13、说：“无规矩无以方圆”，意思是说做任何事情，任何单位都须有完善的管理制度，才能使事情有条不紊的进行。因此，制定完善、科学、合理的人力资源档案管理制度是实现人力资源档案规范化管理的先决条件，在管理中制定完善的制度异常重要，不可忽视。完善人力资源档案管理规章制度，需要医院建立健全人力资源档案查、借阅制度，档案管理工作人员工作的规章制度，定期沟通联系制度、收集档案材料的规章制度，归档存放的规章制度和档案管理责任追究制度等各种相关制度。依据医院内部完善的档案管理规章制度，避免档案受管理人员的主观因素影响、档案管理混乱等问题，推动医院的规范化、制度化管理。2、政府完善相关的档案管理法规。由于政府对我国人

14、力资源档案管理的不重视或者不作为，导致我国相关法律法规相对落后，法律法规中存在多方面的遗漏，导致人力资源档案管理工作和档案文件没有相应的统一的法律法规依据。很多医院引进的数字化、信息化等先进技术档案管理，不同与纸质档案，在人力资源档案的生成、保存、传递、传阅等诸多环节都存在一定的风险，档案的真实性、完整性和时效性也存在诸多不稳定的因素，由于这些不稳定因素带来的纠纷频有发生。因此，在当前网络快速发展的环境下我国需要尽快完善相关法律法规，以使各种人力资源档案管理工作和档案文件有法可依。3、完善政府档案管理的服务系统，依法管理。针对政府在人力资源档案管理认识上的不足，导致相对政府提供的人力资源档案管理服务系统不完善，因此需要国家建立完善的人力资源档案管理服务系统，指导人力资源档案的管理工作。根据我国人力资源档案管理的现状和国内外的启示积极利用审慎开放并重，以人为本的先进管理理念，强化人力资源诚信档案等方面的法律法规。在审慎开放的同时注意我国人力资源档案管理较强的机密性，使各项管理工作依法进行。三、结束语科学合理的建立先进的人力资源档案管理，运用先进技术管理人力资源档案是医院发现人才、培养人才和使用人才必不可少的环节。但是，目前我国人力资源管理和相关法律法规存在诸多问题，针对存在问题提出相应