质量文件控制管理程序

1、昆山思凯林家具有限公司质量文件控制管理程序定义 1、 dcc:document control center 文控中心的英文缩写。2 、质量体系文件:指实施质量管理所制定的一整套文件(如质量手册、程序文件、作业指导书等 )。3、 技术技术资料:指与产品质量有关的技术文件(如，技术标准 /规范等 )。4 、外来文件 :指客户提供的质量标准、图纸、样品以及供应商承认书等。1.0 目的 通过对与质量有关文件的控制管理，确保文件的使用者能及时得到和使用最新文件的版本。2.0 适用范围 适用于所有与质量管理体系运行有关的文件。3.0 定义 3.1 dcc:document control center

2、文控中心的英文缩写。3.2 质量体系文件 :指实施质量管理所制定的一整套文件(如质量手册、程序文件、作业指导书等 )。3.3 工程技术资料 :指与产品质量有关的技术文件(如，工程标准 /规范等 )。3.4 外来文件 :指客户提供的质量标准、图纸、样品以及供应商承认书等。4.0 职责4.1 文控中心 :负责文件的发放、保存(正本 )、回收、作废等过程的控制,确保在使用场所能得到适用文件的最新有效版本。4.2 文件持有单位 :负责文件的申领、使用、保管及配合文控中心实施文件控制。5.0 程序内容 5.1 文件的分类公司质量管理体系文件(以下简称文件)分为以下 4 类：5.1.1 质量手册 (包括质

3、量方针和质量目标；属于第一级文件) 5.1.2 程序文件 (属于第二级文件) 5.1.3 作业指导书，检验标准，(图纸、产品技术资料、外来文件等属第三级文件) 5.1.4 记录 (包括表格；属于第四级文件) 注：以上文件，第一、二、三级为公司受控文件，文控中心按此程序规定进行控制，第四级文件 (表格 )由各部门按记录控制程序进行控制。5.2 文件编制，审核和批准5.2.1 所有文件在发放前均需得到审核和批准。5.2.2 质量手册、质量方针和质量目标由管理者代表组织编制,总经理审批后发布。5.2.3 程序文件由各相关职能部门主管或经理编制，管理者代表审核，总经理批准。5.2.4 三级文件由各相关

4、责任人编写，审核，经理批准。5.2.5 工艺作业指导书、检验标准(图纸等产品技术资料)由工程部编制，厂部经理批准。5.3 受控文件的标识5.3.1 受控文件的编号规则a. 质量手册qm+ 流水号b. 程序文件cop+ 流水号c. 质量计划qp+流水号d. 作业指导书wi+部门代码 +流水号e. 表单表格fm+ 部门代码 +流水号5.3.2 各部门代码为：a. 研发中心： rd b. 品保部： qa c. 文控中心： dc e. 技术部： en f. 行政人力资源部：ad g. 采购部： pu h. 仓储部： mc i. pmc 部: pc j. 财务中心： tr k. 营销部： bu l. 生

5、产部： mf 5.3.3 技术资料的编码规则：a. 物料清单 (bom) en+b+ 产品型号b. 检验标准eni+产品型号c. 技术参数ens+产品型号d. 零部件确认图enp+物料类别 +流程号5.3.4 任何一份受控文件都必须有唯一的编号以便区分，且文件上须注明版本号,确保文件的更改和现行修订状态得到识别。5.3.5 文件的有效日期以文件中的生效日期为准,若无生效日期则以文控中心受控标识中日期为准。5.4 文件的发放 保存5.4.1 文件批准后，由编制部门将文件交给文控中心，文控文员对其文件核对文件编号、版本是否正确，若有不完整之处退原稿编写人补全。5.4.2 文控文员核对无误后将对文件

6、进行编号，并将文件输入电脑的受控文件总览表中，受控文件总览表由文控文员存放于公司内部网络上共享，以便让各部门查阅。5.4.3 受控文件统一由文控中心根据受控文件分发一览表所规定的发放范围及数量复印分发 ,在发出之前文件均加盖“ 受控副本 ” 印章 ,并填写相应的副本编号(参照受控文件分发一览表所对应的编号)和受控日期，然后再发放至相关部门,由收文单位在文件发放签收记录上签收。5.4.4 文控文员在原件加盖“ 受控正本 ” 印章，填写受控日期，并按文件类别标识进行归档。5.4.5 各部门应使用 “ 受控副本 ” 文件,复印或未盖受控印章之文件不属文件控制范围。5.4.6 文件之保存 ,应建立档案

7、管理并采用适当工具(如文件夹 文件柜 )存放 ,注意保存环境。5.5 文件更改、回收、作废5.5.1 文件更改须填写文件更改申请书(工程技术资料写工程更改通知),经原审批人或授权人批准后,由文控中心收回部门所持有的旧版本销毁后再发放文件新版本。5.5.2 受控文件局部更改或改动不大时,不须改版 ,由提出部门向文控中心发出文件更改申请书 (工程技术资料写工程更改通知)，文控中心接到文件更改申请书或工程更改通知单后 ,将所有发放的副本全部收回连同正本交给申请更改人统一更改，并由更改人在更改处签名 /日期。更改后由文控中心将副本归还原持有部门。当文件更改较多如整段更改或修改三次以时， 须更换新版本,

8、更改程序按5.5.1 规定执行， 旧版本按5.5.5 中规定执行。5.5.3 若文件持有单位不需使用一些已下发的文件时,可提出申请 ,文控中心更新受控文件分发一览表 ，同时收回已下发的文件并即时销毁。若部门因工作需要或公司架构调整需增加文件时 ,应向文控中心提出申请,经管理者代表批准后，由文控中心重新影印,加盖受控印章,发放申请部门签收,文控中心更新受控文件分发一览表。5.5.4 文件修订后，要将修订的内容记录在文件更改申请书或工程更改通知单中，修订后的版本按a、b、c 顺序递增，新版本为a 版。5.5.5 文件更新版本或需要作废时，由提出部门向文控中心发出作废文件申请书(工程技术资料写 工程

9、更改通知)，文控文员将所有副本收回统一销毁处理，“ 受控正本 ” 加盖 “ 作废(红色 ) ” 印章并填写作废日期。作废文件保存期限为1 年。5.5.6 文控中心应即时更新受控文件总览表,并根据实际情况每三个月对受控文件总览表作一次分发，便让各部门以了解现行受控文件之修订状态。5.6 文件和资料的申请、补发、增领、借阅5.6.1 文件的增领、遗失、破损、借阅须填写文件申请单向文控中心申请,经总经理或管理代表批准后，文控中心方可发放或借出。对于借出的文件文控中心进行登记。5.6.2 如客户或供应商及本公司以外的组织要参考本公司的文件,须经总经理或管理者代表批准 ,文控中心盖 “ 参考 ” 印章作

10、为参考文件,由申请人签收。“ 参考文件 ” 不列入追溯范围。5.7 外来文件管制5.7.1 外来文件包括国际/国家 /行业标准、客户提供的图样/文件、供方提供的文件等，外来文件属受控文件。5.7.2 外来文件由相关导入部门接收与确认，转交文控中心登记于外来文件一览表中，并按 5.4.3 受控分发给文件适用部门/人员。5.7.3 外来文件需要更改时，由相关导入部门申请，按外来文件的性质参照5.5.1 执行。5.7.4 外来文件外阅时，由文控中心登记。5.8 文件以电子文档形式存在时，由电脑系统管理员定期杀毒与维护，各电脑操作员对电子文档备份于公司服务器上或软盘上，以防电脑出现故障后丢失。5.9 记录的控制则由使用部门进行归档、标识，并采取相应的储存/保存 /检索措施。5.10 电脑软体之管理按电脑软件作业指导书