公文写作之通知的写作方法

1、公文写作之通知的写作方法行政机关的公文，是行政机关在行政管理的过程中形成的具有法定样式和 规范体式的文书，是依法行政和进行公文活动的重要工具。行政机关的公文主要有函、命令、决定、公告、通告、通知、通报、议 案、报告、请示、批复、意见、会议纪要等形式，除此之外机关还要用到很多 常用的事务文书，如简报、总结、情况汇报、计划、情况反映、调查报告、研 究报告等文体。申论考试作为一种模拟行政的考试，常常考到以上文体。（例 如 2004 年国家公务员申论考试就要求写一篇调查报告）为此联创世华公务员考 试研究中心会陆续的进行详细讲解，希望对大家有所帮助。之前我们了解了 函、报告的写作方法，下面我们看一下通知

2、的具体写作方法。通知是在公文行为中运用最为广泛的下行文，行政公文和党的机关公文都 把它列为主要文种。国家行政机关公文处理办法对通知所下的定义为：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达 要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员。中国共 产党机关公文处理条例给通知的定义是：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不 相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位 共同执行或者周知的事项。一、通知的特点1. 功能的多样性在下行文中，通知的功能是最为丰富的。它可以用来布置工作、传达指 示、晓谕事项、发布规章、批转和

3、转发文件、任免干部等等。总之，下行文的主要功能，它几乎都具备。但通知在下行文中的规格，要低于命令、决议、决定、指示等文体。用它 发布的规章，多是基层的，或是局部性的、非要害性的；用它布置工作、传达 指示的时候，文种的级别和行文的郑重程度，明显不如决定、指示。2. 运用的 xx通知的发文机关，几乎不受级别的限制。大到国家级的党政机关，小到基 层的企事业单位，都可以发布通知。通知的受文对象也比较广泛。在基层工作岗位上的干部和职工，接触最多 的上级公文就是通知。而且通知虽然从整体上看是下行文，但部分通知 （如晓谕 事项的通知 ）也可以发往不相隶属机关。3. 一定的指导性通知这一文体名称，从字面上看不

4、显示指导的姿态，但事实上，多数通知 都具有一定程度的指导性。用通知来发布规章、布置工作、传达指示、转发文 件，都在实现着通知的指导功能，受文单位对通知的内容要认真学习，并在规 定时间内完成通知布置的任务。个别晓谕性的通知，特别是通知作为平行文发布的时候，可以没有指导性 或只有微弱的指导性。4. 较强的时效性通知是一种制发比较快捷、运用比较灵便的公文文种，它所办理的事项， 都有比较明确的时间限制，受文机关要在规定的时间内办理完成，不得拖延。二、通知的类型1. 会议通知这类通知是以通知召开一个会议的有关事项为内容的，其形式有两种：简单的会议通知，只需明确开会的目的、时间、地点、出席人员等；另一 种

5、是较为复杂的会议通知，它的内容事关重大，参加人员较多，行文时不仅要 明确会议名称、会议内容、开会地点、开会事件，而且应把会议的目的、要求 等具体事项交待清楚。2. 指示性通知指示性通知用于上级机关根据工作需要和本机关的权限范围，传达要求下 级机关办理和有关单位共同执行的事项。指示性通知与指示有相类似的作用， 可以用于结合实际情况传达上级请示、布置有关工作、规定有关政策，让下级 机关或其他单位办理或者共同执行。3. 批转性通知批转性通知是用于上级机关根据工作需要和本机关的职权范围批准并转发 下级机关的公文。上级机关所批转的公文加以评价或者对公文中所涉及的事实 加以说明、分析，还可以对如何执行和落

6、实所批转的公文要求、措施和落实方 法做出规定，或者对批转公文中的不足方面提出补充意见。4. 转发性通知转发性通知用于上级机关根据工作需要，向所属下级机关转发上级机关、 平级机关和不相隶属的公文。转发性通知使被转发公文的权威性得到证实，用 以指导所属下级机关结合实际情况，正确执行公文内容或者从中学习借鉴有关 经验教训。被转发的公文成为通知的附件。5. 发布性通知发布性通知是上级机关发布行政规定、条例、章则、办法等规章制度和其 他重要文件时使用的通知。6. 任免通知任免通知是上级机关任免和聘用干部时对所属下级机关下达的一种较为特 殊的知照性通知。三、通知的写作结构通知的写作形式多样、方法灵活，不同

7、类型的通知使用不同的写作方法。1. 标题标题由常用的写法有两种：一种是发文机关、事由、文种三要素俱全，如国务院关于严格控制农业 生产资料价格的通知，这种标题使人一目了然。另一种标题是只有发文事由 和文种两要素，如关于春节放假的通知。正式行文的通知，其标题不能只 用“通知”二字。与其他公文标题相比，通知的标题一般语句长、字数多，特别 是发布(印发、颁发 )、批转、转发性通知，标题要体现其不同通知的性质，因而 标题比较难定，需要认真推敲。2. 正文正文由缘由、内容、要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容 要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、 原则性。要求要切

8、实可行，便于受文单位具体操作。(1) 一般事项性通知一般事项性通知的正文，要写清什么事情，如何处理等；任免通知，要写 任免与聘任人员的具体职务既可。有些不涉及本单位的任免通知，只是知道 性，并无执行要求，不需要办理和执行。(2) 指示性通知指示性通知的正文，一般由三部分组成，即发文的缘由 (或目的 )、通知的具 体事项和执行要求。发文原因，一般来自两个方面：一是上级或本单位的领导部门的指示或决定，也就是说明为什么要发该通 知，或因存在什么问题，为达到什么目的，等等，在与通知事项之间常用 “现通 知如下”、“特作如下通知 ”、“现将有关事项通知如后 ”等承启语，其后用冒号。 通知事项，是通知的主

9、体部分，一般是分段或分条叙述，因为是要执行或办理 的，所以务必要写得明确、具体、切实可行，不能模棱两可，含糊不清，只有 条理清晰，才能使受文对象便于迅速理解和执行。执行要求，这是通知正文 的，一般多是 “以上通知，望认真贯彻执行 ”、“特此通知，望认真贯彻执行 ”、 “本通知自下发之日其实行 ”等结束语，但也有些通知的执行要求不用上述结束 词语，对于如何执行提得非常具体有力。除了篇段合一结构的通知外，执行要 求一般在撰写时均须另起一行写出，或作为具体事项中的最后一项，单独列项 写出。(3) 批转、转发性通知批转、转发性通知的正文，即是对被批转、转发的公 文所写的按语。这种按语，旨在表达上级机关

10、的意图，体现方针政策，因此具 有很高的权威性和指令性。按语大体分为三种：一是说明性按语，即对原文的材料来源、行文目的、印发范围等加以说 明。二是指示性按语，即对原文内容进行概括、分析，提示基本精神，阐明重 要意义。这种按语往往较长，主要作用是帮助读者抓住重点、掌握实质。还有 一种是批示性按语，即对重要意义的文字材料表示意见、态度、以及提出措施 和方法。这种按语具有较强的权威性和指令性，对其所批示的公文持有鲜明的 态度，对下级机关的执行有具体的要求和措施。(4) 发布性通知发布性通知的正文，一般由通知的根据和对所发布的行政法规、规章的贯 彻实施要求组成。这类通知的正文较为简短。3. 结尾通知的正

11、文结束后还要将发文机关名称写上，然后再写成文日期，最后要 加盖公章。四、通知的写作要求1.辨清通知的类型一般性通知是机关、企事业单位常常使用的一个文种，正因为常写常用， 所以容易造成一种错觉，仿佛写通知是一件很容易的事情，其实不然。如 “指示 性通知 ”要提出具体的指示性意见，既要能提高下级机关对该项工作的认识，又 要能使下级在实际贯彻中有所遵循。在 “批转、转发性通知 ”中要写批语或按语，撰写时既要领会机关和领导的 意图，又要了解收文单位的具体情况，明确针对何种问题。只有全面地准确地 掌握上下级情况，才能将批语和按语写得恰如其分，有针对性。因此撰写通知 比撰写其他文件要求更高，来不得半点疏忽

12、。2.写全主送单位被通知单位的名称要写清写全。通知的主送单位可以是一个，可以是两 个，也可以是所有下属单位，发文时必须写清楚，通知周全。如使用 “省政府有关部门 ”一类略称，所附发文单位则应写明 “有关部门 ”的名 称，以避免发文不全，贻误工作。通知写作要点通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时 效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。一、标题：制发机关事由通知。二、正文：通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如 “为了解决 ××的×问题，经 ××批×准，现将××，×具体规定

13、通知如下。通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。三、结尾：三种写法：意尽言止，不单写结束语。在前言和主体之间，如未用 “特作如下通知 ”作为过渡语，结尾可用 “特此通知”结尾。再次明确主题的段落描写。（一）总结的标题总结的标题有种种形式，最常见的是由单位名称、时间、主要内容、文种组成，如 ××市财政局 1999 年工作总结、 ××厂 2000 年上半年工作总 结。有的总结标题中不出现单位名称，如创先争优活动总结、 1999 年教 学工作总结。有的总结标题只是内容的概括，并不标明 “总结 ”字样，但一看内容就知道 是总结，如一年来的谈判及前途周恩来选

14、集上卷，人民出版社 1980 年 版，第 251 页。、走活三步棋，选好一把手先锋 1996年第 5 期。等。还有的总结采用双标题。正标题点明文章的主旨或重心，副标题具体说明 文章的内容和文种，如构建农民进入市场的新机制 运城麦棉产区发展农 村经济的实践与总结、加强医德修养树立医疗新风 南方医院惠侨科精 神文明建设的经验。（二）总结的正文和其他应用文体一样，总结的正文也分为开头、主体、结尾三部分，各部 分均有其特定的内容。1开头总结的开头主要用来概述基本情况。包括单位名称、工作性质、主要任 务、时代背景、指导思想，以及总结目的、主要内容提示等。作为开头部分， 要注意简明扼要，文字不可过多。2主

15、体这是总结的主要部分，内容包括成绩和做法、经验和教训、今后打算等方 面。这部分篇幅大、内容多，要特别注意层次分明、条理清楚。主体部分常见的结构形态有三种。第一，纵式结构。就是按照事物或实践活动的过程安排内容。写作时，把 总结所包括的时间划分为几个阶段，按时间顺序分别叙述每个阶段的成绩、做 法、经验、体会。这种写法的好处是事物发展或社会活动的全过程清楚明白。第二，横式结构。按事实性质和规律的不同分门别类地依次展开内容，使 各层之间呈现相互并列的态势。这种写法的优点是各层次的内容鲜明集中。第三，纵横式结构。安排内容时，即考虑到时间的先后顺序，体现事物的 发展过程，又注意内容的逻辑联系，从几个方面总

16、结出经验教训。这种写法， 多数是先采用纵式结构，写事物发展的各个阶段的情况或问题，然后用横式结 构总结经验或教训。主体部分的外部形式，有贯通式、小标题式、序数式三种情况。贯通式适用于篇幅短小、内容单纯的总结。它像一篇短文，全文之中不用 外部标志来显示层次。小标题式将主体部分分为若干层次，每层加一个概括核心内容的小标题， 重心突出，条理清楚。序数式也将主体分为若干层次，各层用 “一、二、三 , ”的序号排列，层次一 目了然。3结尾结尾是正文的收束，应在总结经验教训的基础上，提出今后的方向、任务 和措施，表明决心、展望前景。这段内容要与开头相照应，篇幅不应过长。有 些总结在主体部分已将这些内容表达

17、过了，就不必再写结尾。（三）总结写作的注意事项1要坚持实事求是原则实事求是、一切从实际出发，这是总结写作的基本原则，但在总结写作实 践中，违反这一原则的情况却屡见不鲜。有人认为 “三分工作七分吹 ”，在总结 中夸大成绩，隐瞒缺点，报喜不报忧。这种弄虚作假、浮夸邀功的坏作风，对 单位、对国家、对事业、对个人都没有任何益处，必须坚决防止。2要注意共性、把握个性总结很容易写得千篇一律、缺乏个性。当然，总结不是文学作品，无需刻 意追求个性特色，但千部一腔的文章是不会有独到价值的，因而也是不受人欢 迎的。要写出个性，总结就要有独到的发现、独到3要详略得当，突出重点有人写总结总想把一切成绩都写进去，不肯舍

18、弃所有的正面材料，结果文 章写得臃肿拖沓，没有重点，不能给人留下深刻印象。总结的选材不能求全贪 多、主次不分，要根据实际情况和总结的目的，把那些既能显示本单位、本地 区特点，又有一定普遍性的材料作为重点选用，写得详细、具体。而一般性的 材料则要略写或舍弃。（一）计划的标题计划的标题常规写法是由单位名称、适用时间、指向事务、文种四个要素 组成。如 ××建筑工程安装公司 2000 年工作计划、 ××大学××学院 2000 2001 年第一学期教学工作计划。除常规写法外，还有一些变通的写法。变通一方面表现在要素的省略上， 一方面表现的文体名

19、称的变化上。先说要素的省略。有些计划，省略单位名称，由适用时间、指向事务和文 种组成，如 1999 年度全民义务植树造林工作计划。有的计划，省略适用时 间，这在专题计划中比较常见，如 ××大学第二期教师安居工程工作计划。 有的计划，省略单位名称和适用时间两个要素，由指向事务和文种组成，如 科研工作计划。也有只用文种做标题的，不过这种写法因太不正规不值得 提倡。省略要素时要注意，越是基层单位的计划，省略要素的情况越普遍，因 为涉及范围小，有些要素不说大家也明白。越是大单位的正规的计划，要素越 不可省略。再说文种名称的变化。由于每一份计划所强调的重心各有侧重，其指挥 性、约束性的强弱程度也有较大不同，计划不一定都用本名做标题，可以根据 自身的特点和需要变换名称，如 ××大学党委宣传部 1999 年度工作要点、 党委中心学习组 1999 年理论学习安排。（二）计划的正文1前言前言是计划的开头部分，简明扼要表达出制定计划的背景、根据、目的、 意义、指导思想等，一般一两个自然段即可。如：为了进一步贯彻党的十五大精神，落实用邓小平理论武装全党的战略任 务，根据中央和省委有关精神，党委决定对在职副处级以上的领导干部继续采 取中心学习组的形式，以讲学习讲政治讲