ERP_自营进出口业务操作手册20

1、ERP 自营进出口业务操作手册简化版 中航国际ERP_自营进出口业务操作手册（简化版）日期：2011-XX-XX目 录业务背景简述：4自营出口-以销定购业务模式5操作流程图：5操作步骤：6A：测算平台界面6B：单证平台界面16C：形式发票界面23自营出口-库存销售业务模式26操作流程图：26操作步骤：27A：测算平台界面27B：单证平台界面27自营出口-库存采购业务模式28操作流程图：28操作步骤：28A：测算平台界面28B：单证平台界面31BSA 自营出口-以销订购模式32操作流程图：32操作步骤：33A：测算平台界面33B：单证平台界面39BSA 自营出口-库存销售模式40操作流程图：40

2、操作步骤：41A：测算平台界面41B：单证平台界面41BSA 自营出口-库存采购模式42操作流程图：42操作步骤：42A：测算平台界面42B：单证平台界面42自营出口业务反流程操作43A、发运前的逆向流程431、取消形式发票确认432、取消原始发票传送443、取消传送关联的采购订单464、取消冻结原始发票475、删除发运单据行486、通过变更平台进行合同变更或取消操作48B、发运后的逆向流程491、复制退货销售订单492、录入运单信息（针对出口业务的退货）533、对退货订单进行接收操作534、对采购订单进行退货555、合同变更平台重新录入销售订单566、合同变更平台更新对应的采购订单577、合

3、同变更平台提交审批57BSA自营出口-业务反流程操作58自营进口-以销定购业务模式59操作流程图：59操作步骤：60A：测算平台界面60B：单证平台界面60自营进口-库存销售业务模式61操作流程图：61操作步骤：62A：测算平台界面62B：单证平台界面62自营进口-库存采购业务模式63操作流程图：63操作步骤：63A：测算平台界面63B：单证平台界面63BSA 自营进口-三种业务模式64BSA自营进口-以销定购：64BSA自营进口-库存销售：64BSA自营进口-库存采购：64业务背景简述：测算用于在各单位的项目开展之前对业务情况的总体描述，业务员通过输入测算，完成业务的大致情况，并在领导对测算

4、的审批后取得测算业务实施许可，并基于该平台完成对采购订单、销售订单、收付款计划的生成和跟踪。创建测算及对应的从测算创建项目、从测算创建销售订单、从测算创建采购订单、从测算创建收付款计划，其前提条件均基于测算程序已经启用。自营出口-以销定购业务模式操作流程图：操作步骤：职责：CATIC_XX_销售业务A：测算平台界面 1、 新建测算路径：“测算录入”“测算录入界面”，进入新建界面，如下图：界面上黄色栏区域为必输项，在测算题头录入测算类型（如“*_自营出口”），客户、合同号、汇率、业务模式等信息，在“条款”页签下的右上方录入价格条款、贸易方式、港口等信息后，按保存按钮，系统会自动生成测算编号。2、

5、 录入项目分类点击“工具”上的“录入项目分类”，在弹出的项目分类输入窗口中分别选择对应的五种类别信息，包括“业务类型”、“主产品”、“产品类型”、“客户分类”和“预算方式”，完成后保存并关闭此窗口。3、 创建项目检查所填信息后，点击下方的“创建项目”按钮。点击“是”后，系统会自动产生项目编号和任务编号，如不创建新项目，也可以点击点击“项目编号”后面的小拉框来选择已存在的项目号。4、 录入测算物料，更新收入及成本点击“物料信息”标签页，填写物料、采购单价、销售单价、退税率等信息，完成后保存，点击“更新收入和成本”，系统会自动把这里填写的采购成本和销售收入更新汇总到“条款”页签下，如下图：5、 录

6、入测算费用点击“费用信息”页标签，输入必要的项目费用信息，选择相应的费用类型、币种、汇率信息，并输入费用金额信息，可以输入多行费用，完成后保存。6、 录入收付款计划点击测算界面下方的“收款计划”按钮，出现如上图示的窗口，点击“打开”按钮，输入销售客户、币种、付款条件、收单方和收货方等信息，再输入“收款计划”行上的收款方式、收款方法、计划收款金额等内容，如下图所示。完成后保存，关闭窗口。同样点击测算界面下方的“付款计划”按钮，出现如下图示的窗口，点击“打开”按钮，输入供应商、供应商地点、采购订单类型和采购订单编号，承运人等信息，在下方的行上“物料”标签页中勾选物料，确认数量，可以修改默认的数量（

7、小于默认数）；再点到“物料”左边的“付款计划”小标签下，输入“付款计划”行上的付款方式、付款方法、计划付款金额、计划日期等内容，完成后保存，关闭窗口。如下第二图所示：7、 提交审批可以通过界面右下角的“信用详细信息”来查看该客户的信用信息。检查以上所有信息无误后，点击“提交”按钮提交到相关责任人处审批，此时项目的状态变为“处理中”且“提交”按钮置为不可用，此项目所有内容不允许更改，如下图。业务员可以在查询测算汇总界面上，通过“工具”上的“活动历史记录”来查看相关责任人提交和审批的记录。8、 审批人审批测算审批人用户登录系统，选择“XX_销售合同管理”职责，点击“通知汇总”，进入待审批的测算单据

8、，选择审批或拒绝，可以在“回应”框里填写文字信息说明，批准后如下所示。系统根据测算总金额来设定相应的审批层次，如该责任人不具有此金额的最终审批权，则在点击审批后此单据会流转到上一级审批用户通知汇总处待批，直到最终审批。在完成最终审批后2分钟，系统后台根据测算的收、付款信息，自动创建相应的销售、采购合同信息。合同的类型取决于测算的类型，如测算类型是“一揽子(BSA)”则会创建“一揽子销售协议”和“一揽子采购协议” ，测算类型为“订单”则会创建出“标准销售订单”和“标准采购订单”。业务员重新进入测算界面，查找此测算项目，分别点击“销售订单”和“采购订单”标签来查看系统创建的销售订单和采购订单，可以

9、通过“打开”按钮来进入相应的订单里查看全部的信息。9、 合同变更操作在制作发运单据前，如果需要对已审批的合同进行变更修改，则要通过合同变更平台进行变更操作，路径有两种，“单证平台”下的“合同变更”菜单，或者在测算界面销售和采购标签页下方的“打开合同变更”按钮进入变更平台。注意：系统自动创建SO/PO订单后，不能通过打开订单界面，进去直接修改，而要通过合同变更平台或点击“打开合同变更”进去操作。在测算界面上进行变更：查询需要合同变更的测算项目，打开“测算”信息，点击“销售”或者“采购”标签页，定位到需要变更的相应的销售/采购订单行上，点击“打开合同变更”，出现如上窗口，确定继续。1、销售订单变更

10、，过程如下：进入上图的变更界面中，定位于销售标签页中，点击“更新”按钮，进入“销售订单”界面，可以修改相关的订单行信息，修改后保存。订单修改后，还要变更相应的收款计划信息，点击“工具”上的“合同收款计划”，调出收款计划窗口，修改相应的收款内容，保存并关闭收款窗口。收款计划更新后，返回合同变更界面，系统会自动验证销售订单金额与计划收款金额的一致性。在“条款”标签页中，点击“提交”按钮，提交给审批人重新审批。2、采购订单变更，过程如下：变更采购合同，点击“合同变更”界面上的“采购”标签，将光标放在需要进行变更的采购订单上，点击“更新”，进入采购订单界面，如下图。在采购订单界面，修改要变更的订单内容

11、，修改后，点击“保存”。再点击“工具”菜单上的“付款计划”，对“付款计划”也要进行对应的变更操作。系统会验证采购金额和计划付款金额的一致性。完成保存后，关闭付款计划界面。在“采购订单”界面，点击右下方的“审批”按钮，进行审批。这里系统设置为采购员变更自审批。3、变更费用信息：点击合同变更窗口中的“费用信息”标签，进行相应的变更后，点击“保存”。4、查看变更单据的历史记录通过“工具”上的“合同变更单据历史记录”，可以看到订单的变更历史记录。B：单证平台界面1、 新建原始发票路径：“单证平台”“单证制作汇总”，进入新建界面，如下图：在选择“库存组织”时，对于自营业务，选择：“中航技自营库存组织”；

12、 对于代理业务，更改为“中航技代理库存组织”。点击“新建” ，新建原始发票，如下图示： 勾选销售订单带过来的行物料，可以修改制单数量（小于订单行数量），点击“保存”后，系统自动弹出“原始发票界面”，如下图所示。2、 制作单据在原始发票界面上，用户可以制作各种相应的单据，点击“工具”选择“单据”，选择要制作的单据种类来进行填写，可供选择的单据有托运单、装箱单、销售/退税发票，填写相关信息后保存，冻结单据，可选择模版来进行打印输出。用户也可以通过选择“单据”中的“复制发票”来将原始发票制作成相关的用途发票，有发运发票、收汇发票、清关发票，冻结后可以选择模板来打印输出。需要修改时，首先要先取消冻结方

13、能继续。3、 冻结并传送原始发票点击“冻结发票”按钮，冻结原始发票。注意：冻结发票时，系统会验证此销售订单对应的合同变更是否审批，如果没有审批则不允许冻结发票。点击“传送发票”，为此笔发运选择订单行的来源，如上图，勾选单据行的小框，选择“查询”查询出相应的“采购源”或“库存源”，这里是“以销定购”模式，所以选择下面“采购”页签中的采购订单行，勾选后保存，系统会提示销售制单数量和采购合计数量是否一致，不一致会不让继续，再次勾选要传送的单据行，重复查询并关联采购行，直到全部关联，如下诸图所示： 全部关联后，点击“传送”按钮，输入“接收编号” 、“接收日期”，如果是国外采购，则还需要选择“进口运单”

14、 。点击“确认”。对于广州公司，还需要贸管部的员工，确认传送。确认后，系统后台会自动完成对应采购订单的接收流程。4、 制作出口工作单要制作出口工作单，可以进入“出口工作单”菜单或在形式发票界面上的“新建出口工作单”来填写出口工作单，先在左上方填写工作单号和日期，通过“销售订单编号”查询出右边的形式发票信息，在界面下方的“主要信息”页中填写金额、数量/重量、报关单号等信息，保存后可打印此工作单。如下图所示。C：形式发票界面此流程为财务人员处理，在此作为测算发运处理的延伸，仅做介绍。1、 查询发票通过形式发票的查询界面，查找业务员传送过来的形式发票，打开发票内容界面，如下图：2、 填写形式发票信息

15、在上面的形式发票界面中，完善相应的发票信息，查看预收款情况，也可以制作出口工作单。除了形式发票，也可以在这里选择商业发票等专门用途的报表样式打印。3、 形式发票确认在确认传送原始发票后，系统会自动运行接收程序、自动生成形式发票、自动确认形式发票。如果有需要修改，回退传送，则要先取消确认。4、 财务发运确认点击形式发票界面右下方的“发运预览”按钮，进入发运确认窗口，如下图，这里可以查看此笔发运相关的资金和成本信息，分别按订单和项目合计的原本币收入和成本等，填写上发运日期后，点击发运确认，完成此次发运的确认。自营出口-库存销售业务模式操作流程图：操作步骤：职责：CATIC_XX_销售业务A：测算平

16、台界面 录入测算时，业务模式选择“库存销售”。自营出口的“库存销售”模式测算操作与上述的操作相同，不同的是，不需要输入“付款计划”，且在完成最终审批后，系统仅会自动创建出“销售订单”，而没有“采购订单”。B：单证平台界面单证平台操作参照以上操作。需注意的是，在传送原始发票的时候，为制单行分配的来源行要选择“库存”，并输入库存处理日期（到库日期）。其它的没有不同。自营出口-库存采购业务模式操作流程图：操作步骤：A：测算平台界面 录入测算时，业务模式选择“库存采购”。自营出口的“库存采购”模式测算操作与上述的操作相同，与“库存销售”相反，不需要输入“收款计划”，且在完成最终审批后，系统仅会自动创建

17、出“采购订单”，而没有“销售订单”。在完成测算审批后，需要业务员到采购模块中做采购接收操作。采购接收操作步骤如下：路径：“CATIC_XX_采购业务”“接收”“接收”。在进入前弹出的组织选择中选择“自营库存”，进入查找接收界面：在“采购订单”里输入项目创建的采购订单编号，记住测算项目必须通过审批后才能进入接收，找到要接收的订单行信息，如下图：首先系统会弹出“接收题头”，因为第一次对这个采购订单接收，所以默选“新接收”，手工填写“接收编号”，改写日期“接收日期”，确认供应商，再进入右下角的附加弹性域，弹出附件信息窗口：测算项目产生的采购订单接收会自动填上“接收货位-任务”，也就是项目号，可以根据

18、实际情况填写其它的信息。关闭接收题头，出现接收界面，如上图。勾选要接收的订单行，确认接收数量，可以修改，选择相应的“子库存”和“货位”，在最右侧的附加弹性域填写相应的信息，在其它标签页中填写需要的信息，确定后保存即可。B：单证平台界面无单证平台流程处理。BSA 自营出口-以销订购模式操作流程图：操作步骤：A：测算平台界面 录入测算时，类型选择“XX_BSA_自营出口“，业务模式选择“以销定购”。BSA自营出口的“以销定购”模式测算平台操作与自营出口的“以销定购”操作相同，参照其操作流程。系统在完成测算的审批同时，会自动创建出一揽子销售协议和一揽子采购协议，此外在发运业务发生前，需要在此一揽子销

19、售协议和一揽子采购协议上分别手动创建“销售发放订单”和“采购发放订单”，并分别登记和审批。 步骤如下：1、 一揽子销售协议发放、登记销售订单一揽子销售协议发放：路径：一揽子协议=CATIC 一揽子销售协议查询需要发放的一揽子销售协议点击“创建发放”，根据实际业务，选择“订单类型”、“汇率类型”、“汇率日期”等信息。根据公司的管理规定，选择是否创建“项目”，如果创建子项目，则需要重新录入出口发票号，选择需要发放的物料信息。点击“创建订单”，进入如下所示：点击“确定”，系统自动进入合同变更平台点击“销售”标签页，点击“更新”打开销售订单界面：再根据发放生成的销售订单录入“收款计划信息”，点击“工具

20、”上“合同收款计划”，系统默认的是项目测算的收款计划，用户根据实际业务修改后保存，关闭收款计划窗口后到销售订单界面登记订单。如下图：2、 一揽子采购协议发放、审批一揽子发放路径：在刚才创建销售订单发放的同一界面上，点击“采购”标签页，如下图点击“查询采购合同”，调出“采购合同”信息。根据实际业务，选择需要发放的采购协议，点击“发放”，调出一揽子发放界面：点击上面所示右边的小框处，弹出下面的窗口，输入此发放对应的项目、任务信息等信息（一揽子销售协议发放生成的项目，系统自动默认对应的销售订单项目和任务）。而后点击“发放协议行”，系统调出未发放的协议行，如下图，确认发放行信息后点击“保存”。点击“工

21、具”选择“合同付款计划”，系统默认的是测算的付款计划信息，根据实际业务修改此发放的付款计划信息，完成后点击“保存”，并关闭此窗口。回到采购发放的订单界面上，点击“审批”按钮，提交确认发放生效。再在“条款”里点击“提交”进行审批，系统自动审批。B：单证平台界面参照上面“自营出口-以销定购”的单证平台操作流程。BSA 自营出口-库存销售模式操作流程图：操作步骤：A：测算平台界面 录入测算时，类型选择“XX_BSA_自营出口“，业务模式选择“库存销售”。BSA自营出口“库存销售”模式的测算操作与上面的“BSA自营出口-以销定购”基本一致，不同的是，不需要输入“付款计划”，且在完成最终审批后，系统仅会

22、自动创建出“一揽子销售协议”，而没有“一揽子采购协议”，因此后面仅需要根据一揽子销售协议发放订单，并登记即可。B：单证平台界面单证平台操作参照前面所述的操作。需注意的是，在传送原始发票的时候，为制单行分配的来源行要选择“库存”，并输入库存处理日期（到库日期）。其它的没有不同。BSA 自营出口-库存采购模式操作流程图：操作步骤：A：测算平台界面 录入测算时，类型选择“XX_BSA_自营出口“，业务模式选择“库存采购”。BSA自营出口的“库存采购”模式测算操作与与上面的“BSA自营出口-以销定购”基本一致，与“BSA自营出口-库存销售”相反，不需要输入“收款计划”，且在完成最终审批后，系统仅会自动

23、创建出“一揽子采购协议”，而没有“一揽子销售协议”。后面仅需要根据一揽子采购协议创建采购发放，并确认审批。在完成采购发放审批后，需要业务员到采购模块中做采购接收操作。B：单证平台界面无单证平台流程处理。自营出口业务反流程操作业务假设：以自营出口业务-以销定购模式为例，当此业务流程已走到发运环节，单证平台已完成，这时需要取消这些物流平台的操作，返回到测算项目进行变更或其它操作。自营出口的其它业务模式下的操作也可参照此流程。A、发运前的逆向流程当销售订单上的制单行已经传送到形式发票，且已经确认了形式发票。1、取消形式发票确认在取消形式发票确认前，如果已经做了出口工作单，需要将出口工作单中的形式发票

24、取消掉。路径：物流平台-形式发票查询形式发票，通过销售订单编号或者原始发票号查询：点击“打开”，在出现的形式发票界面上点击“取消确认”按钮取消发票的确认，如下：2、取消原始发票传送路径：单证平台-单证制作汇总根据销售订单编号、原始发票号查询发运单据：点击“打开”，出现单证预览窗口：再点击“工具”上的“原始发票”，弹出原始发票界面：点击“取消传送”，弹出如下界面：点击“取消传送”按钮，出现已提交请求的确认提示，点击确定等待请求完成。3、取消传送关联的采购订单重新查询原始发票，回到上图的这个界面，点击“工具”，选择“取消该发票的所有关联”命令。确定“是”后，可以看到选择中的“已关联”已变回为“未关

25、联”状态。4、取消冻结原始发票查询出此原始发票，点击“取消冻结”按钮。5、删除发运单据行查询发运单据行信息，即在调出原始发票界面的前一个界面上：定位到单据行上，点击按钮，每次删除一行，删除完了后，点击“保存”按钮。6、通过变更平台进行合同变更或取消操作合同变更平台操作可参考上面“自营出口-以销定购”操作步骤中的合同变更操作。在合同变更窗口界面上点击“重新修改合同”进行更新（变更）操作，变更后，就需按照正常流程做单据制作和传送。提示：在制作发运单据时，如果发票号还需要沿用原先的发票号，则需要选择“添加至”单选按钮。B、发运后的逆向流程当财务人员已经完成了形式发票上的发运单的发运确认，这就需要走退

26、货流程。1、复制退货销售订单在合同变更界面上查询出已发运的销售订单，点击“重新修改合同”，再将光标放在“销售”标签页上销售订单信息上，点击“更新”。点击“活动”按钮，选择“复制”命令：确定后，选择“复制行”小标签页：在更改行类型至，选择“GZ_自营出口_退货行”，选择一个退货原因，点击“确定”。点击“继续”，复制退货订单成功。关掉销售订单界面，调出合同变更界面。点击“刷新”后界面如下：将光标放在负金额的销售订单上，点击“更新”。对该退货订单，还要更新其收款计划，录入负的收款金额，然后进行登记。2、录入运单信息（针对出口业务的退货）路径：进口运单根据实际业务，录入运单号。运单类型选择“RMA订单

27、”，订单编号，选择退货订单编号，录入金额，点击“保存”。3、对退货订单进行接收操作路径：采购业务-接收/接收在RMA编号中，选择退货销售订单编号，输入接收编号，选择运单号，再关闭此小窗。输入退货接收信息，子库存、货位。记住子库存、货位信息，以便采购订单退货时使用点击“保存”后关闭窗口。4、对采购订单进行退货路径：采购业务-接收/退货通过采购订单号查找出订单行信息。在“退回自”页签中，更改子库存，更改为退货销售订单接收的子库存，输入退货数量（退货订单上接收的数量）。再转到“事务处理”标签内，选择“退回至”“供应商”，确认数量和单位后，保存。5、合同变更平台重新录入销售订单在合同变更平台界面中，选

28、择原来的销售订单进行更新，仍然在活动中进行复制订单，复制成一个新的销售订单，进入更新，同时更新合同收款计划，完成后登记订单。6、合同变更平台更新对应的采购订单在刚才的合同变更平台中，更新原来的采购订单，修改物料数量信息，更新付款计划信息，保存后审批该采购订单。7、合同变更平台提交审批上述完成后，在合同变更界面的“条款”中，提交变更合同进行审批。完成后，后面的单证平台流程与正常的操作一致。BSA自营出口-业务反流程操作BSA自营出口业务的反向流程与自营出口业务反向流程基本相同。先取消形式发票确认、取消原始发票传送、取消传送关联的采购订单、取消冻结原始发票，删除单据发运行。若是需要重新发放一揽子销售订单来进行发运，则先要在合同变更平台里分别取消一揽子销售放放订单，取消一揽子采购发放订单。然后通过更新，重新发放一揽子销售订单和一揽子采购订单，并登记和审批，最后是变更合同审批。后面的单证操作就是正常流程。自营进口-以销定购业务模式操作流程图：操作步骤：说明：自营进口的业务逻辑与自营出口相同，模式的区别在于，自营出口通常为国内的采购至国外的销售，而自营进口则通常为国外的采购至国内的销售，因此在系统中的操作流程与自营出口相似，仅在业务单据上存在区别，且传送完发票后到“国内发运平台”处进行发运。A：测算平台界面