合同管理办法

1、XX公司合同管理办法第一章一般规定第一条为了适应企业的发展需要，规范合同管理行为, 保障各项经营活动合法有序进行，依据中华人民共和国 合同法、XXX有限责任公司合同管理若干规定，结合 xxxx （集团）有限责任公司（下称集团公司）实际，制定 本办法。第二条 本办法所称合同是集团公司及所属单位（子、 分公司）同平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、 变更、终止民事权利义务关系的协议。第三条 本办法适用于集团公司及所属单位（子、分公 司）的合同管理工作。劳动合同的签订、变更和解除由相 关部门依据有关法律规定及集团公司内部审核制度予以办 理，不适用本办法的规定。第四条 订立、履行合同，应当遵守法

2、律、行政法规， 尊重社会公德。任何单位和个人不得利用合同进行非法活 动、谋取私利和不正当收入，损害集团公司利益。第五条 合同除价款、报酬一万元以下且即时结清者外, 应当采用书面形式。第六条 集团公司合同管理实行统一管理与分类归口、 专项管理相结合的管理体制。第七条合同管理应坚持保密原则，集团公司任何人员 不得以任何形式擅自泄露合同订立和履行过程中的商业秘 密和其他保密信息。第一节 合同专用章、签订合同授权委托书第八条 合同专用章和签订合同授权委托书是订立合同 的印章和文书，各级合同管理机构应当建立健全印章及文 书的使用和保管制度。因特殊情况需要加盖单位行政章时, 应经单位法定代表人或负责人签署

3、同意意见后方可加盖。第九条 签约代理人订立合同应当事先取得所在单位法 定代表人或负责人的授权，在授权范围内从事代理活动。第十条 授权委托书应当写明委托事项、权限范围、有 无转委托权及有效期限等内容。第二节重大合同第十一条重大合同是指企业合并、分立、债转股、投 资、股权转让、涉外、并购、担保、融资贷款及对公司股 东权益有重大影响的合同。第十二条重大合同的订立，合同管理部门自始介入， 参与调研、协商、谈判、签约的全过程，并审查合同当事 人的主体资格和资信情况、合同内容条款的合法性、严密 性。第十三条订立重大合同，由合同主办部门于调研三日 前通知合同管理部门，并向接受任务的法律顾问进行情况 介绍和业

4、务交底，提交相关的书面材料。第十四条 法律顾问在谈判结束后签约前，应当将所掌 握的情况进行综合分析，出具审核意见。审核意见应当明 确具体。审核意见包括合同当事人的主体资格及资信情况，合 同内容的合法性、严密性和对合同条款的修改意见。第十五条重大合同的履行由合同主办部门负责。第二章合同机构及其职责第十六条按合同管理的职责分工实行“业务分工、主 办负责、协作配合、风险控制”的原则，合同机构分为合 同主办部门、相关职能部门、合同管理部门。第一节合同主办部门职责第十七条 合同主办部门是指集团公司机关部门及直属 单位、所属单位（子、分公司）承办业务科室等部门。第十八条合同主办部门在其职责范围内对合同签订

5、、 履行的全过程进行管理，主要职责包括：（一）审核对方当事人的主体资格、经营资质、资信 情况等事项；（二）负责合同的谈判、起草、送审、签订以及合同 履行；（三）负责合同履行情况跟踪、履行过程管理；（四）负责合同履行过程中相关文件资料的收集、整 理、填写（上传）、归档；（五）监控履行风险，及时采取控制措施；（六）其它应当由合同主办部门办理的业务。第二节相关职能部门职责第十九条 集团公司相关职能部门是本专业系统专项合 同的主管部门。第二十条相关职能部门职责：（一）审查本专业系统的合同，对经办合同对方当事 人的主体资格、经营资质、合同内容条款的合法性、严密 性、可行性进行审查；（二）参与合同的会审；

6、（三）主办本部门需要办理的合同。第二十一条相关职能部门不具备签订合同的主体资格, 不能作为合同主体对外签订合同。第三节合同管理部门职责第二十二条合同管理部门是由从事合同管理工作且熟 知相关法律知识的专业人员组成的部门。第二十三条 法律顾问处是集团公司的合同管理部门， 集团公司各级合同管理部门在业务上受其领导。第二十四条集团公司所属单位应当设置合同管理机构 管理本单位合同。第二十五条集团公司所属单位合同管理部门负责合同 的法律审核，主要职责包括：（一）制定、健全、完善本单位合同管理制度；（二）参与重大合同的谈判、起草和签约；（三）审核由主办部门送审的各类合同；（四）对合同对方当事人的主体资格、经

7、营资质、内 容条款的合法性、严密性进行审查；（五）管理本单位的合同印章；（六）负责督促本单位合同履行情况报告；（七）负责本单位合同台账的管理；（八）负责开展本单位“守合同、重信用”活动；（九）会同相关部门处理本单位的合同纠纷、仲裁、 诉讼案件；（十）办理合同公证业务；（十一）其它应当由合同管理部门办理的业务。第四节合同管理员及合同主办人员第二十六条合同管理员是指从事合同管理工作的专业 人员。合同管理员应当坚持原则、爱岗敬业、忠于职守， 切实维护企业的合法权益。第二十七条合同管理员职责：（一）指导合同主办人员依法签订合同；（二）参加重大合同的谈判、起草及签约活动；（三）审查合同，杜绝不完善或不合

8、法的合同出现， 制止不符合法律、法规规定合同的签订、履行行为，并及 时向部门负责人和单位负责人报告；（四）督促合同履行情况，协助合同主办人员处理合 同履行过程中出现的问题或发生的纠纷；（五）负责管理合同文本，建立合同档案；（六）接受委托参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、 诉讼；（七）组织开展本单位“守合同、重信用”活动。第二十八条合同主办人员是合同主办部门中熟悉本专 业知识和相关法律知识，且直接承办合同的人员。第二十九条合同主办人员职责：（一）审核合同对方当事人的主体资格、经营资质、 资信情况等信息；（二）在授权范围内代理本单位签订、变更、转让、 解除合同；（三）提请合同管理员审查承办的合同；（

9、四）负责合同履行过程中相关文件资料的收集、整 理、填写（上传）、归档；合同主办人员应按照合同约定的 履行期限届满15日内填写（上传）履行的相关文件资料； 分期履行的应在每期的履行期限届满15日内填写（上传） 履行的相关文件资料；（五）及时向合同管理部门通报合同在履行中发生的 问题，并提出解决问题的意见和建议；（六）负责保管合同文本及与履行、变更、转让、解 除合同有关的文件，及时送交合同管理部门和档案管理部 门归档。第五节 合同监督管理部门及纠纷处理第三十条集团公司设立合同监管领导组，对合同的签 订和履行实行抽检、年度考核制度，对重大合同实行全面 监管制度。合同监管领导组由集团公司领导和纪委、企

10、管 处、计划处、财务处、审计处、地质处、环保处、基建处、 技术中心、股份公司法律事务部、法律顾问处等部门负责 人组成。合同监管领导组下设办公室，办公室主任由法律顾问处处长兼任，办公室成员由领导组组成部门相关人员组成, 负责日常的合同监督检查。第三十一条合同监管领导组办公室行使下列职责：（一）遵守国家法律、行政法规和集团公司的规章；（二）忠于职守，恪守职业道德；（三）保守企业的商业秘密；（四）要求所属单位的法定代表人或者负责人或法律 顾问报告重大合同签订、履行情况；（五）查阅或复制合同文书、资料、账册和与合同相 关的财务报表、账册；（六）向有关单位或部门及职工调查、收集与合同业 务相关的证据、材

11、料。第三十二条各级合同管理机构对所属单位的合同纠纷, 应当在及时依法处理的同时向集团公司法律顾问处报告。 报告的程序、时间要求及案件代理、费用等按集团公司 诉讼案件管理办法执行。第三章合同归口管理部门第一节一般规定第三十三条 合同主体应当按照约定全面履行合同义务, 遵循诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行 通知、协助、保密等义务。第三十四条 设备、材料、配件、基建项目及其他具备 招标条件的，应当采取招标的形式订立合同。采取招标形 式订立合同应当严格按照相关法律、法规和集团公司的相 关规定执行。第三十五条财务部门应当建立付款（收款）审查登记 制度，健全付款（收款）手续，监督合同的履行。

12、财务部 门对违反本办法订立的合同及没有全面履行的合同，应当 拒绝付款，并及时向分管领导、法定代表人（负责人）书 面报告。第三十六条财务部门应当严格按照合同价款执行。变 更付款的，应有变更合同。第三十七条财务部门对合同约定的应收价款或者报酬, 应当监督合同主办人员及时按约收回入账。逾期不能收回 的，应当及时向分管领导、法定代表人（负责人）书面报 告。第二节建设工程合同第三十八条 建设工程合同是承包人进行工程建设，发 包人支付价款的合同。建设工程合同包括工程勘察、设计、 施工合同。建设工程合同应当采用书面形式。第三十九条发包人可以与总承包人订立建设工程合同, 也可以分别与勘察人、设计人、施工人订立

13、勘察、设计、 施工承包合同。第四十条基建处是集团公司施工合同、监理合同的归 口管理部门，集团公司“建设工程合同专用章”由其保管 使用。设计院是集团公司勘察、设计合同的归口管理部门。第四十一条 不得将承包的项目非法转包或违法分包， 从中牟利。第四十二条 杜绝签订计划外工程合同，严禁补签、倒 签合同。第三节物资采购合同第四十三条物资供应公司是集团公司设备和材料采购 合同的业务主管单位。凡未下放采购权的设备和材料，均 由物资供应公司负责采购。集团公司“物资采购合同专用 章（1#、2#）”由其保管使用。第四十四条 对具备招标条件的设备和材料，应当采取 公开招标、邀请招标的方式签订合同。在邀请招标过程中

14、, 供货商的资质证照应由具有法律顾问执业资格的专业人员 审查。第四十五条对不具备招标条件的设备和材料，在落实 使用计划和资金渠道的前提下，采取比质、比价、比售后 服务和比付款方式的竞争性采购方式选择供货商，签订合 同。第四节 机电配件采购、租赁设备修理合同第四十六条 设备租赁公司是集团公司机电配件采购合 同和租赁设备修理合同的业务主管单位。集团公司“设备 租赁配件合同专用章（1#、2#）"、“设备租赁修缮合同专用 章”由其保管使用。第四十七条对具备招标条件的机电配件采购采取公开 招标、邀请招标的方式签订合同。在邀请招标过程中，供 货商的资质证照应由具有法律顾问执业资格的专业人员审 查

15、。第四十八条 对不具备招标条件所需的机电配件采购， 在落实使用计划和资金渠道的前提下，采取比质、比价、 比售后服务和比付款方式的竞争性采购方式选择供货商， 签订合同。第五节 土地塌陷补偿、村庄搬迁补偿合同第四十九条 地质处是集团公司土地塌陷复垦补偿及村 庄搬迁补偿合同的归口管理部门，负责土地塌陷复垦补偿 及村庄搬迁补偿合同管理工作。第五十条补偿标的额超过20万元的土地塌陷复垦补 偿及村庄搬迁补偿合同，应当办理公证。第六节技术合同第五十一条 技术中心是集团公司对外签订和履行技术 开发合同、技术转让合同、技术咨询合同和技术服务合同 的归口管理部门。第四章 合同的订立、审批、履行、归档第一节合同的订

16、立条件第五十二条 签订合同，必须遵循“平等互利、诚实信 用、等价有偿和择优签约”的原则。第五十三条 合同内容由当事人约定，主要条款一般包 括：（一）当事人的名称或者姓名和住所；（二）标的；（三）数量；（四）质量；（五）价款或报酬；（六）履行期限、地点和方式；（七）违约责任；（A）解决争议的方法；（九）合同签订的日期和地点。合同主办人员应当按照法律、法规和有关规定，根据 合同性质确定合同类别，正确使用合同示范文本订立合同。第二节合同的审批第五十四条签订合同应当建立合同送审制度，按审批 程序审批合同。第五十五条以集团公司为主体的合同由合同主办部门 的承办人发起审批流程，审批由主办部门负责人、相关职

17、 能部门及副总师、合同管理部门、集团领导按照分工负责、 各司其职的原则进行严格把关、逐级审核。第五十六条 合同应当事前签订，严禁事中或事后倒签、 补签合同。第五十七条遇有重大突发安全事件、抢险救灾等情形, 需要紧急处理的，按照集团公司相关规定请示并获同意后, 可在合同签订前提前开展业务。遇有上述情形，合同主办部门应在十个工作日内补办 合同的手续，并做特别说明。第五十八条严禁以规避审批为目的，对合同进行拆分。第五十九条 主办部门、相关职能部门、合同管理部门 应于3个工作日内反馈审批意见。第三节合同的履行第六十条 合同依法成立后，即具有约束力。合同主办 部门负责合同的履行，相关部门予以协助。第六十

18、一条 合同主办部门与履行部门不属同一部门的, 合同主办部门应将合同签订、履行相关资料转交履行部门, 履行部门即作为新的合同主办部门，承担合同履行的相关 职责。第六十二条 依照相关规定需经政府有关部门批准、审 核、备案、登记、公证等手续的合同，合同主办部门应在 规定时间内完成。第六十三条承担履行职责的部门应当及时收集、整理 合同履行的相关信息，并填写（上传）履行的相关资料。第六十四条合同主办部门应根据合同的履行情况，在 合同的履行期限内提前向对方当事人提示履行合同义务。第六十五条 合同主办部门应当妥善保管合同履行过程 中的相关资料。第六十六条 合同履行过程中发生纠纷或争议，合同主 办部门应积极与

19、对方当事人进行协商；协商不成，应及时 报告相关负责人和合同管理部门。第六十七条 对于因合同而产生的各类债权，合同主办 部门应及时行使追索权，确保债权不超过诉讼时效。第四节合同的归档第六十八条合同主办部门对合同归档的真实性、完整 性、一致性承担责任。第六十九条 合同归档包括签约依据、合同审批表、合 同原件、对方当事人资质证书、授权委托书、合同履行情 况的资料等。第七十条 合同归档实行纸质归档和电子归档。合同生 效后三日内，合同主办人应当将合同分别送财务部门、合 同管理部门留存。第五章奖励与处罚第七十一条 集团公司合同监管领导组办公室每年年底 将组织领导组组成部门的人员，严格依据合同管理、合同 审

20、查管理及年度绩效考核等办法的相关规定，对所属各单 位的合同管理情况按照百分制评分办法进行统一考核，由 合同监管领导组办公室根据评分结果进行排名排队，并报 合同监管领导组批准同意后执行。具体奖励标准如下：（一）XX厂：评分排名第一名至第三名的单位，分别 奖励5、3、2万元；（二）XX：评分排名第一名至第三名的单位，分别奖 励5、3、2万元；（三）其他单位：评分排名第一名至第三名的单位， 分别奖励5、3、2万元。根据上述分类，对排名后三名的单位，分别处罚3、2、 1万元。第七十二条 对未严格执行本办法及相关合同管理制度, 合同管理工作混乱，直接或间接给本单位、集团公司造成 损失的单位，由合同监管领

21、导组办公室根据各单位的行为 确定其应当承担的责任，填写处罚决定书报合同监管领导 组批准后下发至各单位遵照执行。被处罚单位必须配合执 行。否则，由被处罚单位的第一行政负责人承担相应的责 任。有下列情形的，每出现一次，对责任单位给予以下处 罚：（一）阻碍或指令下属阻碍、设置障碍致使合同监管 领导组不能顺利履行职务的，处罚1000元；（二）违反合同管理制度，处罚1000元，造成损失的, 按损失额大小及情节处罚，但不低于损失额的25%；（三）未使用电子方式送审的，处罚500元；（四）未按合同管理制度招标采购的，应招标而未招 标签订合同的，或者在招标采购活动中泄露标底的，视情 节处罚，但不低于2000元；（五）倒签或者补签合同的，处罚500元；（六）拆分、肢解合同、规避送审的，处罚500元；（七）重大合同未通知合同管理部门介入的，处罚 1000 元；（A）所属各单位制定的合同管理制度未经法律顾问 处备案的，处罚500元；（九）提供虚假资料，情节轻微的，处罚1000元；情 节严重或造成损失的，按损失额大小及情节