接待管理规章制度

1、接待管理规章制度、 总贝y第一条 制定目的：为更好的树立企业整体形象，规范接待工作， 展 示集团企业的管理风范，要求相关职员做好来宾接待工作，特制定本 制度。第二条 适应对象：党政领导及外宾、相关业务客户来访参观，各类 涉外会议的来宾接待，均按本制度执行。第三条 权责部门：运营部。第四条执行单位：1、被访单位（或部门）：负责接待标准的申报（需要配合事情、事由 介绍）及来宾的洽谈、陪同；涉及特殊接待活动的由人力资源部另行 安排；2、接待通知：业务部门将接待内容及时间最少要提前一天交人力资 源部，经人力资源部审核同意并决定需要陪同人数后， 由被访单位（或 部门）发出；3、接待安排：人力资源部负责整

2、个接待活动指导、协调及管理，行 政办公室负责车辆、参观、食宿、票务、赠品等的安排。4、场地：接待重要贵宾要有责任人提前验收场地、检查好所有准备 工作的落实、确定行车线路、明确现场指挥责任人负责履行现场调度 的职能。5、重要礼品、接待费用超标准的，由业务部门事前提出要求意见并 说明事由，由人力资源部审核。6、接待客人完毕后费用报销报人力资源部审核。由财务中心配合把 关，没有表格审批一概不予报销。7、每次重要贵宾接待完毕后，需做接待总结，并记录存在问题及如 何改进，总结会议由人力资源部组织，行政办公室负责记录接待全过 程并保存档案。第五条 公司一切公关活动要体现一个目标、 两个理念、三个基本原 则

3、：1、一个目标：接待树形象，服务创品牌；2、两个理念：以人为本、以诚待人、以质服人、以周服人；接待工 作无小事；3、三个基本原则：热情周到的原则；舒适安全的原则；勤俭节约的 原则。第六条来宾接待分类：1、贵宾接待：包括区党政机关正职以上领导、各类市级以上行业协 会主要负责人、国内外大企业负责人、重要客户及长期合作伙伴或人 力资源部确定为贵宾档次的来宾接待；2、普通接待：一般客户及因普通业务往来或非重要身份的来宾访问 接待。二、来宾接待第七条接待规则：1、来宾未到公司之前要做好接待相关准备工作：公司一切接待活动 归口人力资源部统一管理，被访单位（或部门）涉及的所有接待活动， 需先填写来宾接待申请

4、表上报人力资源部审批，视为贵宾接待的 由人力资源部安排落实接待方案，相关部门配合实施。普通接待的由 被访单位（或部门）凭人力资源部审批后的来宾接待申请表交行 政办公室，由行政办公室配合完成接待工作； 普通接待如因临时来访 且时间来不及，须先向人力资源部做口头汇报，取得同意后交行政办 公室实施，并于当天客人离开后补办来宾接待申请表；2、来宾接待申请表应由被访单位（或部门）向来宾咨询后详细列 明以下要素：（1）、来宾姓名、单位、职务、来访事由、到访人数等；（2）、预计抵、离公司时间；（3）、是否需要专车专人接送、接送时间、地点、陪同人员；（4）、是否需要安排食宿，食宿要求标准，拟定入住酒店名称，相

5、 关费用由何方支付；（5）、是否需要预订飞机票、车船票，费用由何方支付；（6）、来宾行程具体安排，包括参观时间、地点、陪同人员；（7）、其他需要准备的事项。3、人力资源部负责审批来宾接待申请表，确定接待级别并落实相 关部门做好接待工作，安排接待方式、参观线路、参观地点、人员安 排等事项，审议接待计划，落实各项接待工作的责任人；接待活动一 经确定，各执行部门不能随意更改，若接待过程出现困难要及时沟通 处理，如确需更改需报人力资源部同意；4、行政办公室接到通知后应认真做好人、事、物、场地等的各项准备工作:（1）、制作接客欢迎牌；安排专车专人到机场、火车站、汽车站轮渡 码头等地迎接客人；（2）、准备

6、好各种企业相关宣传资料，如公司简介、投影设备等；（3）、做好接待场所安排，确认是否需要会议室，搞好清洁卫生、提 前半小时开窗或开空调等；（4）、按要求需留影的做好照相器材的准备工作；（5）、需安排食宿的，按食宿标准预定用餐及入住酒店；（6）、需代订飞机票、车票、船票的，做好预订票务工作；（7）、需礼品的做好准备；（8）、做好茶水、水果盘、鲜花、欢迎卡等准备；（9）、其它事项。5、被访单位（或部门）负责衔接来宾行程的安排和到达后的接送陪 同，并跟踪来宾来访过程的其它接待要求， 及时照会相关部门落实安 排；6、行政办公室根据来宾接待申请表要求，制作等离子显示屏欢 迎界面、安排洽谈场地的布置和茶水、

7、点心的准备工作。须在宿舍楼 食宿的，由行政办公室负责安排行政食堂开膳和宿舍床位的布置。 第八条接待程序：1、接客：根据需要，司机或相关人员按约定时间提前十分钟到预定 地点接客人；2、来访：门卫向来访车辆敬礼，做好来访登记，发放贵宾卡，指挥车辆停放。重要的客人受访人须到广场迎接；3、迎宾：接待人员起立微笑，向客人亲切问好，引导客人行径并先为客人按电梯，带领客人到预定接待地点，通知受访人，并送上茶水;4、洽谈：受访人洽谈业务；5、参观：有的客人需参观公司的，按本制度的有关规定接待；6、道别：受访人与客人道别，要送客人到电梯口，并先为客人按电梯，重要客人须送客到广场；7、送礼：接待人员起立微笑，赠送

8、礼品，向客人道别；8离开：门卫向客人车辆敬礼，收回贵宾卡；9、送客：司机或相关人员送来宾到指定地点。第九条接待方式：1、贵宾接待：公司大堂门口设欢迎横幅或制作等离子显示屏欢迎界 面，视情况、等级预定接待场所，以茶水、水果或点心等方式招待， 并由人力资源部指定公司高级管理人员陪同并简要介绍公司情况；2、普通接待：公司大堂门口设欢迎横幅或制作等离子显示屏欢迎界 面，参观人员先在会议室接待，以茶水招待，由行政办公室根据参观 团体的性质联系相关部门负责人决定陪同人员及接待方式。第十条 参观方式及顺序：不同的团体依照制度可设定不同的参照 方式和线路，一般情况下由总人力资源部引导，陪同人员相随，按以 下顺

9、序参观：1、先至公司会议室，由陪同人员介绍集团概况、产品开发历史、类 型等；2、选择一适当的办公、生产等合适地方（事前经人力资源部确认） 供来宾参观；3、参观结束后，根据情况安排合适的会议室供宾主双方座谈。第十一条参观留影：1、根据来访客人的实际情况，可在集团广场、大堂、会议室选择适 当时机地点由人力资源部为宾主双方拍照或录像留念；2、贵宾或大型社会团体来访，由行政办公室事先准备好拍照、录影 工作，并保管好照片、录相带等资料，接待工作完成后，重要照片、 录相等资料刻录成光盘，摘要注明日期、宾客名称及单位、活动主题 及内容等项目，并由行政办公室归档管理。三、招待标准第十二条 由行政办公室与有代表

10、性的宾馆、酒店、酒楼、大排档等建立长期的合作关系，签订住宿和用餐的优惠协议，实行费用月结方式。第十三条 接待参考标准：若由公司支付费用的来宾接待，选择对应 食宿；如食宿费用由来宾支付的，可按客人要求预定。1、贵宾接待： 、住宿：四星级以上酒店（或同等条件）参考标准：重要贵宾预定XXX大酒店一般贵宾预定一一XXX宾馆 、用餐标准：由公司食堂承办，具体菜色由来宾人数确定。 、迎送：由被访单位（或部门）负责来宾抵、离时的专车迎送陪同，陪同人原则上限定一位。需增加应通过人力资源部批准。车辆参考标准：重要贵宾接送一一豪华轿车；一般贵宾接送一一公务轿车； 、会场：按人数安排软饮料、茶水、水果或点心； 、参

11、观：由被访人和接待员陪同参观并简要介绍公司情况。2、普通接待： 、住宿：三星级酒店（或同等条件）；参考标准：XXX大酒店 、餐标：由公司食堂承办，具体菜色由来宾人数确定。 、迎送：按来宾要求由行政办公室安排司机专车接送； 、会场：按人数茶水招待； 、参观：由被访人或总服务台文员陪同参观。第十四条食宿接待程序1、被访单位（或部门）在来宾接待申请表写明并经审批同意后报行政办公室；2、行政办公室根据标准预订酒店或餐馆；3、客户入住酒店或就餐；4、客户退房或用餐完毕陪同人员签单；5、行政办公室按期办理结帐、报销手续。第十五条 董事长亲自接待或特殊接待不受以上标准限制， 特殊接待必须报集团总经理审批。第

12、十六条接待费用负责方式及项目：1、集团或所属公司邀请的来宾由集团或所属公司负责其来公司的往 返长途交通费、住宿费、膳食费，其他费用概不负责；2、其他来宾一般只按接待标准负责膳食费用，其他费用概不负责，特殊情况须经总经理批准方可报销。四、礼品管理第十七条 为增进客我之间的友谊，可按实际情况在接待活动中礼节 性向来宾赠送小礼品。第十八条 礼品归口人力资源部管理，贵重物品由人力资源部保管， 非贵重物品由行政办公室保管，但物品申领及赠送报人力资源部审 批，礼品明细月末列清单报送人力资源部； 采购部门负责礼品的采购 工作，行政办公室可根据公司业务发展需要预先向人力资源部申请， 准备好各种礼物，如公司产品

13、、地方特产、广宣品、特制礼品等。第十九条总经理、总监级人员出差赠送的礼品；大型会议用料、赠 品，需申报人力资源部审批。接待活动中，业务部门申请批准后的礼 品，行政办公室按要求备好礼品，客人离开时赠送礼品。第二十条所有礼品指定专人负责，每季度人力资源部应对所有礼品 进行盘点核实。五、展厅、会议厅、活动室管理第二一条 展厅、会议厅、活动室等场所由行政办公室负责归口管 理，行政办公室做好展厅、会议厅、活动室等场所的日常管理工作， 并保养好相关器械，如卫生清洁、展品布置等。第二十二条行政办公室接到接待任务时安排人员对展厅、会议厅、活动室等场所进行布置。第二十三条来宾参观完毕后由行政办公室安排人员整理接

14、待现场。六、宣传资料管理第二十四条 为树立企业的良好形象，公司职能部门应做好各项宣 传资料的制作工作，如企业简介等，宣传资料的内容编写由人力资源 部负责，版面设计由相应广告公司负责，采购工作由采购部负责，资 料印刷完毕后统一由行政办公室负责归口管理。第二十五条 接待活动需宣传资料时向行政办公室申请，经总人力 资源部审核后发放并登记。七、接待人员行为规范第二十六条接待人员行为规范1、注意个人的言行举止，提高自身素养，保持良好的精神面貌，树 立公司形象；2、每次接待工作中，根据需要或安排接待人员列队鼓掌，或安排其 他形式，欢迎来宾进场；3、涉及对外关系的有关人员，包括调查、策划、销售、技术、外联等

15、各类人员应逐步培养成社会活动能力强、 宣传演讲鼓动能力强、思 维开放活跃、具有良好职业精神和敬业精神的交际人才。第二十七条办公室人员行为规范1、接听外线时须在电话响铃三声内接听，精神饱满、声音清脆甜美， 音量适中； 2、接听外线电话时应讲：“您好！XXX集团”，当对方讲明事由后 应迅速将电话转至有关人员；3、来电直接找公司高层领导时应先问明对方的事由，若业务联系可 简单解释后将来电转至有关业务人员，不明确对方意图时可随后联 系；4、各级党政职能部门的来电，应明确区分后转至相应办公室；5、接听内线电话时应讲：“您好！办公室”；6、接听电话后要待对方先挂电话后才收线，话筒要轻放；7、在处理日常公关事务时应保持微笑服务，认真、及时、礼貌、热 情、耐心、婉转、文明。第二十八条 保安队员行为规范1、上班时间着装须穿戴整齐