浅谈计算机新技术应用条件下的档案管理

1、    浅谈计算机新技术应用条件下的档案管理    周子恒摘 要：计算机技术应用到档案管理中已经是大势所趋，计算机网络技术的应用给档案现代化事业的发展带来了勃勃生机。档案管理单位需要在推动计算机技术在档案管理工作中的运用，需要深化思想改革，转变观念，从上至下的推动计算机技术在档案管理中的运用。并根据国家的相关标准，对档案内容进行分类和加工并批量录入到计算机系统，在这过程中要加强审核，确保信息的准确性。在各档案系统之间实现远程网，可以达到网络资源的共享，进一步提高档案现代化管理水平和档案利用的效率。关键词：计算机 新技术应用 档案管理 资源共享一、计算机技

2、术在档案管理中的重要作用1、有利于对档案的管理收集和存储。利用计算机的外延设备，采用扫描或者手工录入的方法，将传统的纸质档案转化成电子档案，能够被计算机系统所识别，这些电子档案还能进一步录入到信息数据库之中，通过数据库系统，可以对电子档案进行压缩，使计算机存储更多的档案信息。通过电子形式存储的档案，从流转和备份方面都具有极大的便捷性，有效降低了纸质档案对管理空间的要求，降低档案管理的成本。2、有利于档案管理信息系统化。在档案管理中，通过计算机技术，将传统的纸质档案转变成电子档案之后，就可以开发信息管理系统，将这些档案融入到同一个平台下，进行分类管理，根据不同部门的使用，从而对档案进行高效管理。

3、基于计算机技术可以让档案呈现多媒体特征，结合视频、图像以及文字的综合多媒体元素来丰富档案的信息量，通过档案管理信息系统，能够有效地实现对档案的检索，自动入库排架等功能，有效提升档案管理的效率。3、计算机技术能够为档案管理提供较强的技术支持。随着计算机技术以及信息技术的持续发展，计算机在档案管理方面的应用非常深入，特别是计算机的处理性能以及存储能力有效的提升，为档案管理的集成化以及集成服务都提供了大量的技术支持。相关的计算机外延设备技术的出现，为传统档案电子化提供了极大的帮助。另外计算机技术还实现了客观关系管理系统以及企业资源计划管理系统的统一，从而有助于将档案管理和现代化的管理融为一体，为企事

4、业单位的现代化管理提供了重要的技术支持。二、网络技术的应用将标志着档案自动化管理的一个新的里程碑l、计算机以其具有科学计算、数据处理、审时控制、智能摸拟文字处理等功能，特别是在数字处理和文字处理方面，显示出其强大的潜力。依靠计算机讲述和存储技术，可以将多台计算机工作站和终端联结在一起，实现信息交换与资源共享。档案工作者要进一步加快档案信息资源数据库建设，实现档案信息资源数字化、数据库化、档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。2、利用计算机网络建立“电子文件（卡当案）数据管理中心”。档案室与企事业单位信息管理部门密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在

5、企事业单位档案馆室，是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。3、利用计算机网络电子文件的自动上传收集。档案部门要改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案室的服务器上归档。4、开展计算机网络电子文件档案服务。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让

6、利用者与档案室利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。三、档案计算机管理新技术的应用1、把档案管理系统纳入综合性集成系统。集成系统可划分为横向集成管理系统和纵向集成管理系统。前者是把属于同一组织级别的几个部门的数据予以集成，实行数据共享、综合管理。在此系统中有技术管理、财务管理、人事管理及档案管理等子系统。办公自动化系统有办公室、文件收发、会议管理、情报资料管理、档案管理等子系统。后者把属于不同组织级别的档案数据予以集成，进行综合性管理。有档案管理系统参加的纵向集成系统有两类：一是档案目录中心，将某一系统、地区、范围的各级

7、各类档案部门，所提供的机读档案目录集中统一综合管理。二是情报信息中心，它把某一系统、专业领域内的图、情报、档案信息统一存储和管理，实现图、情、档资源共享，提高档案的社会效益。2、档案管理运用光盘进行档案的全文存储。根据光盘存储器的特点，把光盘分以下几类：仅读光盘。此类光盘由专门厂家预先在一种母盘上录制信息，再由母盘大量复制出商品光盘，光盘上的信息，仅能读不能改写。此光盘通常用于存储国内外信息交换用图书目录或情报资料目录。一次写光盘应一次写入，仅能读出不能再改写。能擦写光盘。此类光盘上的信息能随便写入和擦除。因光盘存储系统存在一些缺陷和弊端，没有普遍推广运用。主要问题有：标准化问题；光盘载体档案

8、的法律效力问题；光盘的运用寿命，没有可靠性验证；光盘读写设备的价格还比较高，设备的更新换代频繁，这就影响了光盘的推广应用。3、档案管理运用人工智能技术。人工智能主要是研究如何使电子计算机模仿人脑从事推理、规划、设计、思考、学习等思维活动，解决智能型的复杂间题。人工智能在档案自动化管理应用如下：一是，档案信息录入。自动化应用汉字识别、语音识别等技术进行档案信息的自动录入，可提高输入速度与质量，实现档案的原形存储。二是，档案智能检索档案。档案智能检索可依照档案价值高低和重要程度进行检索，并反映到命中条目。还可以对检索系统提出较高的要求，不但要进行简单的查找，还要对查找结果进行分析、推理，提出某些结

9、论。三是，专家系统。引入专家系统是事先把某些专家的知识总结出来，分成事实和规则建立起知识库、经验库，计算机按照这些专门知识对输入的原始数据进行推理、分析，做出判断和决策。4、档案管理运用多媒体技术。多媒体支持综合性档案信息处理，把静态图像、图形、手稿、照片、文字等各种不同载体的档案存入计算机，实行综合性档案信息处理，是档案工作者的目标。多媒体技术可将各种不同载体的档案纳入到计算机所能处理和控制的媒体中，在计算机终端上随时查询文字、照片、声音、影像等档案信息，能借助于网络技术，使远距离的用户间共享信息。多媒体信息咨询系统档案作为信息源与情报、资料等信息组合在一起，构成综合文献资料库。它与多媒体构成一个提供信息的服务站，用户需查询哪一地址，只要用手指到屏幕上该位置，就会一触即出，把相关的资料信息显示到屏幕上供用户浏览，使用起来特别方