管理论坛基于工作流和文档管理的项目管理系统设计_免

1、管理论坛：基于工作流和文档管理的项目管理系统设计摘 要：产品研发项目管理除了要对项目实施流程进行控制外，还需对项目各 阶段生成的大量技术文件进行有效管理。在深入分析产品研发项目实 施流程特点的基础上，建立了项目实施流程的通用模型和项目文档管 理体系，引入工作流管理系统对流程进行创建、配置、流转和监控， 并设计专门的文档管理模块对技术文档进行录入、检索和查看，实现 了项目流程和文档的协调管理。关键词：项口管理流程模型工作流管理文档管理项目管理是指在确定的时间范围内，为了高效率完成既定目标，经由特殊 形式的临时性组织运行机制，并通过有效的计划、组织、领导与控制，充分利 用既定有限资源的一种系统管理

2、方法1。为了实现项目的高效管理，需借助计 算机和信息化技术，以项口管理方法和理论为基础，结合企业实际情况，开发 出符合企业需求的项目管理软件，以协助项目的实施。传统的项目管理软件系统将项目文档，如产品cad图文档、工艺文件等嵌 套在实施流程中，以致无法对项冃文档进行集中管理。系统也没有配置专门的 工作流管理系统，只能处理特定的开发流程，软件适应性低。为了解决上述问 题，在项目管理系统中设置了单独的文档管理模块对项目文档进行管理，并引 入工作流管理系统对项目业务流程进行创建、配置、流转和监控。项目管理的 对象是某光电产品制造企业的产品研发项目，根据企业需求，选择ibm公司的 lotus domi

3、-no/notes为软件开发平台。domino/notes系统集成了应用软件开发 环境和文档数据库系统，不仅能高效地管理文件，而且可提供多重安全保障， 确保了系统的安全性。1项目实施流程分析项i管理系统将工作流管理系统和企业业务流程重构2(business process reengineering, bpr)技术相结合來管理企业的各种流程，从而实现企业 流程的自动化。本系统设计的指导原则是以实际项目的实施过程为基础，以标 准流程为导向，对项目进行规范而高效的管理，因此系统设计的首要任务是将 项目实施过程和标准流程联系起来。1. 1项口流程现状项目类别不同，其实施的流程也不同，有些项目在产品研

4、发过程中省去了 一些无实际意义的环节，rti此可见项目实施的流程存在不一致性，为了方便流 程的管理，需将项冃按照产品类别对实施的流程进行标准化。对于电子行业产 品研发流程，依据国际标准化组织(iso)目前的标准，一个完整项目设置有23个 环节，每个环节什么时候执行、由什么人执行、执行什么任务都有具体说明， 供企业参考执行。企业在开发新产品吋，会根据开发对象的特点和企业的实际 情况对iso标准流程进行必要的调整，主要是去除对本企业不必要的环节，简 化开发过程，节约开发成本。为了使企业项冃流程符合行业标准，同时也保持 项目流程的企业特色，应对项目管理的流程进行调整和规范。1. 2标准流程模型建立根

5、据is09000标准，电子产品研发项目的完整实施流程包含7个阶段，共 23个环节。实际项目实施时，项目以阶段为任务单位执行，每个阶段指定实施制定新产品开发计划t设计验证卜収件发放一"航试产t设计确认图1完整项目环节分布图负责人，负责该阶段研发工作的完成和阶段文档的上传和提交操作。因此，在 项目流程建模时将一个项目任务分解为几个阶段性任务进行处理，每个阶段的 任务包括阶段相关技术文档的提交和阶段工作文档的审批，分别由文档管理模 块和流程管理模块来处理，这样一个项目流程按阶段被分解为若干个局部小流 程，完整的项口流程包含的环节见图1。如图1,将一个完整的标准项目流程分成7个阶段，7个阶段

6、分别对应着7 个标准的流程，以项目立项为例，此阶段的业务流程如图2。从总体来看，每个阶段对应一个标准流程，7个阶段之间本身也构成了一个 顺序执行的流程，即通过一个两层流程模型来模拟项目实施的过程。标准流程 固定不变，而阶段的数量可变，阶段数量的变化即对应了项口类别的变化，这 样便于提高项目流程构成的模块化程度。7个阶段的数量组合构成了项目实施流 程的通用模型，企业在实际产品开发时，可以根据项耳类別在7个标准阶段内 进行勾选，从而确定项冃实施的流程。项目立项|一发计划m设卄亓审（开始j提交立项建议书n公司领导审批t发部主任审（结束图2项目立项申请流程图2项目管理系统功能模块根据前面的分析，将项口

7、分为文档和流程两部分内容进行管理，系统功能模块如图3。2.1文档管理模块文档管理模块主要对项目中每个阶段的技术文档进行统一管理，实现文档 的录入、检索和查看等功能。项目实施过程中生成的文档有两类，一类是审批 文档，嵌入在各阶段的流程中，并在流程的节点之间传递，在每个节点处由具有相应权限的人员填写审批意见，通过点击不同的操作按钮（如通过、驳回等） 决定流程的走向。另一类是项目在每个阶段的技术文档，是文档管理模块的主 要管理对象，这些文档的管理与其对应阶段的流程管理相对独立，但两者均提 供http网址链接到对方页面，实现文档管理和流程管理的关联互通，便于项目 监控人员通过项目实施流程查看各个阶段的

8、技术文档，也能在查看各阶段技术 文档的同吋监控该阶段的实施流程，从而使具有相关权限的人员可以对项目的 整体情况进行把握和控制，便于及时发现问题和作出项目调整决策。项目管理系统工作流 引華流程1流程流程流程创建配冲监控浮转1接删戈 一链坝改一 件删攵 在文修图3系统功能结构2.2工作流管理系统工作流管理系统是一个实现流程流转的软件系统，主要完成工作流的定义、 生成、流转和流程管理工作，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进 工作流实例的执行。本文项目管理系统中引人神州数码的工作流管理系统一 aigiflaw,这是个基于jtusdamina/note,平台开发的可视化流程管理系统，系统 中提供

9、了功能强大、灵活的图形化自定义工作流程管理，主要通过人（角色）、流 程和表单来实现业务流程，具体步骤为:先定义好流程，包括绘出流程图、设置 流程流转的条件和设定流程中各个节点的角色权限等:然后将该流程对应的表单画出并在表单页面通过添加读者和作者域进一步对角色和权限进行细化设置, 作为审批文档的模板;最后将流程和表单关联配置。3项目管理系统方案设计与实现根据系统功能模块的划分。拟出项口管理系统的设计方案如图4o项目管理系统匸作流管理系统+顷11文创jp目1领导监控项關责人建立项目鷲任务8项目实施人 员制定文档相关人员 审批文档图4系统设计方案项目实施过程如下:(1) 项口立项申请。只有立项申请通

10、过的项口才能进行接下来的阶段任务。项目立项申批文档。(2) 新建项目。确定项目进度计划。项目进度计划指出了项耳组织未来努 力的方向和奋斗冃标，完善的项冃计划可以使失败概率降至最低，以最大限度 地保证在预期的期限内取得预期的效果。(3) 分阶段执行。主要完成两个任务，一是推动各阶段业务流程流转直至 结束，以设计评审阶段为例，显示了该阶段业务流程处于研发部审批环节的页 面;二是将各个阶段的相关文档(技术资料、工艺文件等)上传到文档管理系统， 作为公司项冃经验资料保存，便于日后查看和分析。在关联文档选项卡界面提 供链接到该阶段流程执行页面的http地址。(4) 项结朿。项口结朿分两种情况，一是正常结朿，项口最后一个阶段 的任务完成即说明该项目已经正常结束。二是项目终止，说明项目在实施过程 中因为某种原因在某个中间阶段终止。4结论实际应用表明，将产品研发项目的流程和文档两部分内容分开管理后，项 目执行时两者可同时进行，互不影响，而在查看项目(项目监控)时又可使两者统 一管理，不仅提升了项目执行效率、加强了项目的监管功能，而且对项目文档 进行了有效管理，切实提高了企业项目管理水平。目前，项目管理系统可以在 以下两个方面实现优化和扩充:一是工作流引擎支持动态生成工作流程，实现项 目流程的动态可变;二是引入绩效评价模块，通过对项目实施人员项