电子数据交换技术在图书采购业务中的运用

1、    电子数据交换技术在图书采购业务中的运用    周峥摘要：通过电子数据交换技术在图书发行业务中的运用，可带动图书产业信息数据系统建设，实现书业出版与发行环节的数据交换，促进传统出版行业的数字化转型升级。促进edi技术在图书采购中的运用，及在图书采购业务中所遇到的问题的解决。关键词：电子数据;交换技术;图书发行：tp39 ：a ：1007-9416（2019）04-0036-03电子数据交换技术在图书发行中的应用，间接推动了出版行业元数据应用及出版发行数据的共享与使用，对加快出版发行数据共享体系的建设起到了重大作用。实际应用就是将edi系统引入到出版

2、社、图书经销商、图书馆，乃至他们的自动化信息管理系统中，将图书信息依照图书行业的标准格式，通过格式转换软件转换成一种标准的中间文件，生成edi电子数据，利用通信软件、ftp或电子数据交换平台，以电子信息的传输方式，进行数据的交换工作。数据接收方在接到数据后，再通过翻译软件将数据翻译为自己内部自动化信息管理系统可识别格式的文件，在内部系统中直接处理，这样就避免信息重复输入、减少数据差异及降低信息传送延误等问题，提高了作业效率，并对图书出版行业的数据标准化进展起到有力的推动作用。1 图书传统采购方式存在的问题传统的图书采购业务处理中，出版社、图书馆和经销商之间通常使用电话、传真或邮件等方式进行采购

3、订单的传递。各种形式的采购订单传到出版社或图书经销商处后，还需要人工将采购订单信息录入到本单位的应用系统后方可进行订单的后续处理工作。具体流程如图1。从图1可看出，在整个图书采购过程中，主要是人工录入或者是通过电子单据导入的模式进行信息交换。没有双方系统线上的信息交换的过程，出现过多的重复劳动，造成订单传递速度的降低，从而使时效性受到影响。由此，还会出现查询库存时是满足的，但是制单时出现不满足的现象。出版社为提高满足率，将会采取多备货的手段，这样一来又加大了出版社的库存压力。综上所述，传统采购方式存在的问题有以下几方面：对于出版社内部来说主要有（1）采购单据格式不统一。（2）采购单处理效率低。

4、（3）人工重复劳动制单。以上三点造成订单易出差错，满足率降低，库存压力大。不便于销售数据统计工作，对本社图书销售整体情况不易掌握。从整个出版行业来看，这样的信息交换方法也存在一些弊端：（1）是数据标准不统一。对图书产品信息描述与记录，各家出版社有各家的描述格式，各家信息管理系统与技术水平不一致，执行行业数据标准的工作不到位，客观造成实践中的数据标准不统一。（2）是数据流通不顺畅，行业内上下游之间由于缺少健全合理的数据交换共享机制，造成数据流通不畅，行业内与行业外的数据交换模式尚未建立。（3）是数据应用不充分，行业内数据资产管理意识普遍较低，对数据的价值认识不到位，不想用、不会用、不敢用的现象比

5、较普遍。（4）数据体系不健全，行业内数据缺乏衔接，数据孤岛现象严重，与行业外数据难以有效关联。2 电子数据交换系统在图书采购中的体系结构（1）发起端与接收端包含一个应用系统和它的基础数据库，用来处理日常的商业事务，它有自己内部的专用格式。系统可以生成专用格式的文档和接收贸易伙伴的回复文档。由于系统仅能识别自己的专用格式，因而需要引入翻译器进行文档的转换。（2）edi翻译器。因为公司需要和多个贸易伙伴进行文档交换，而这些贸易伙伴可能要求不同的标准。edi翻译器主要负责将专用数据格式转换成各种标准以及将各种标准或格式的输入文档翻译成专用数据格式。（3）xml翻译器的任务是将经过edi翻译器翻译生成

6、的标准的edi报文转换成xml描述的edi文档（edi/xml）。在进行标准的edi报文的xml转换时，应该保持现有edi文档的商业规则和结构，同时又要维护行业界已经广泛达成一致的edi标准的语义。（4）web服务器提供用户在线图书浏览和检索功能。客户可以按图书题名、isbn、作者、出版社、图书专业类别等条件进行单条件检索，也可以用多个条件实现联合检索。供应商在登录进入系统时，必须输入有效的用户id和口令，从而实现对用户的认证。在登录进入系统后，供应商仅能访问自己的相应目录，且对自己的文档有阅读权限或下载权。为保证xmledi文档数据传输的保密性，web服务器可提供加密功能。3 电子数据交换技

7、术在图书采购中的具体应用基于传统采购信息交换方式存在的问题，采用电子信息交换技术，对图书采购订单的信息交换方式进行了改进，新的信息交换流程如图2所示。从图2中可以看出，出版社与客户之间信息交换的新方式为，利用线上计算机系统自动对接的传递方式，取代传统的手工录入模式;利用系统实时信息交换，解决传统电话、传真、邮件等模式的信息传送延时问题;利用计算机系统自动处理订单信息，取代传统人工处理订单易产生差异的问题。下面我用一个新模式的图书采购信息交换为例，具体介绍电子数据交换技术在实际工作中的应用。（1）为解决采购订单格式不统一的问题，首先要统一数据标准，规范图书的商品信息。由出版社根据行业内图书信息交

8、换协议，制作统一规范的书目数据，发行单位不再各自编制，保证上下游数据统一。下面为标准对接协议下的“图书商品信息”交换文件的部分内容节选。从采购回告节选内容可以看出，对于商品的满足状态是可及时判断的，并詳细回告。供货状态分为：“可供”、“不可供”、“部分满足，其余转预定”、“产品生产中”等状态。这样采购客户可明确了解到订单满足情况，对于不满足的订单，也可及时作出判断，是取消订单，还是转预定。避免了之前订单信息交换延时，图书实际使用数量已发生变化的情况。（3）系统根据采购信息自动制作发货单。采购订单信息对接到系统后，自动比对库存数量，满足的品种可以直接生成发货单。对于不满足或部分满足的订单，可以转

9、到未满足订单处理环节，业务员根据实际情况再作出是否发货的判断。下面节选发货单信息的部分内容：从上面的图书商品信息、订单回告文件、发货单文件的内容可以看出，这些文件都是按照图书信息交换规则系统自动生成，自动交换信息并处理。无论是出版社还是客户都可以在一定的标准模式和统一结构中对图书采购数据进行更为快速、高效的收集作业，有效降低了图书采购业务中的延迟，提高了图书采购作业效率，进而使后续的图书采购步骤得以便捷完成。标准的书目、销售、库存数据的共享，可加速产品信息的流动，促进图书产品的流通效率，又可通过产品信息的一次制作、多方應用，降低元数据信息的制作成本，提高出版社与经销商的信息系统应用质量和效率。

10、（4）电子信息交换技术为图书采购业务带来的改变。首先我们来看两个示意图。图3过去4年出版社全年的出书印次数。从上面两张图表可以看出，全年出版印次数从4万5千多印次增长到了5万7千印次，（其中2017年最高峰达到了6万9千印次），出版印次增长了24%。全年发货码洋从19亿元增长到了近29亿元，发货码洋增长了52%。巨大的发货单据数量，如果依靠以前人工处理，是肯定不能实现的。但是通过利用电子数据交换技术，用计算机系统取代人工处理订单，可以实现及时、准确、安全的处理全部订单。减少了人工成本，差错率大大降低，订单满足提升，减轻了库存压力，提升了出版社利润空间。4 结语将电子数据交换技术应用在图书采购业务中，很好地解决了传统的信息交换中存在的人工重复录入、订单延时、差错率高、库存压力大等问题。缩短图书订购周期，减轻重复浪费，使出版社面对当今迅猛增加的图书贸易量，能够高效的处理图书采购业务。此外，电子数据交换技术作为一种国际化的，先进的贸易手段，同样适用于其他行业的贸易活动中。它不仅可以加快贸易物品的流通速度，也可以减少贸易伙伴间由于语言不同、体制不同而给贸易带来的种种不便。在时间、成本、利润等方面给用户带来了实质性的益处。随