财务报销支出和报销单据管理规定

1、.有限公司规章制度 /流程文件财务报销支出和报销单据管理规定目的：为加强有限公司（以下简称“公司”）财务报销管理，节约费用支出，规范报销程序和单据合理合法性，根据公司实际情况，特制定本规定。适用对象：本规定适用公司所有员工一：财务报销支出管理规定（一）差旅费支出管理规定定义：本规定中差旅费是指员工因公司业务在差旅途中所发生的交通费、住宿费、交际费、餐费等。差旅费报销流程为及时核算公司所发生的费用，要求差旅费发生后应当及时报销，差旅费发生一个月之内仍未报销的财务有权拒绝报销。填写费用报销时明确项目，金额，事由事项写在备注栏中。填写完毕后，经部门领导审批后传给财务部走报销流程。（二）招待费支出管理

2、规定定义：招待费用指因公招待、宴请、赠送客人、客户所支付的餐饮、住宿、礼品等费用。招待费遵从先审批后报销的原则，招待费发生前,必须填写招待费申请单，明确招待原因，对象，招待人数，陪同人数，招待方式，是否领用招待用品，及金额。未经申请发生的招待费由经办人自行承担。无法及时填写申请表的，可以用其他方式请示批准，事后补办申请表，不补办申请表的不予报销。不得利用公款进行部门之间的宴请活动。申请金额一事一用不得套用，挪用。报销流程和原则业务招待费发生后一周内到财务部报销费用。.报销前填写招待费明细支出表和费用报销单，报销时发生部门的领导对发生的费用进行审核，核查费用发生的合理性及必要性。报销所附的表格票

3、据等必须齐全，合法，规范。报销金额超过申请额度的必须有相关批准文件，并将文件打印做为附件一起交给财务，否则对于超支部分不予报销。招待费采取“谁发生，谁报销”的原则，不得代报。（三）办公费支出管理规定定义：办公管理费是指为日常生活中办公而发生的费用，如购买文具、报刊订阅、名片印刷等。办公费由行政人事部管理，日常开支由行政人事负责。办公费采取实报实销原则常规性的办公用品和低值易耗品购置由各部门提出申请，填写申购单经部门领导审批后，统一由行政人事部负责采购和管理。行政人事部购买物品后一周内凭申购单和税务发票进行报销。（四）员工福利费支出管理规定定义：为提高员工积极性，促进公司稳定和谐团结而开展活动或

4、发放物质，资金发生的开支 ,如员工餐费、节日费、员工宿舍发生的支出费用等。日常福利费报销应填写费用报销单，附有正规的发票等，有物品采购的还需要有正规的税务发票和签字验收的送货单。临时性福利是指公司日常福利外，为员工发生的医疗费、医药费等间歇性费用。临时性费用发生时申请人填写福利费支出申请单。员工医疗费报销有社保局赔付部分，应以发票总额扣除社保局赔付金额后报销。报销单据应同时附发票复印件及社保局赔付确认函。员工宿舍发生的支出费用如租金、水电费、宿舍维修等，一般由行政人事部负责报销管理。需要支付给个人的员工福利费一般以转账方式支付。以现金发放的福利费必须要有员工本人的签收表。.（五）推广费支出管理

5、规定定义：推广费指根据公司经营策略与推广方案，投入的促进公司生产销售和提升公司知名度而产生的费用。包括活动推广、广告费用、赞助费等。推广费需要先审批后发生，发生前填写推广费用申请报告，审批表要注明预计费用发生的明细，想要达到的目的等。报销推广费用时，需要完整齐全的有效资料做为附件。（资料详细内容见下）分类项目提交资料电视广告推广费申请、发票、合同、播出证明广告类网络广告推广费申请、发票、合同、播出证明（截屏或链接）报刊杂志硬广推广费申请、发票、合同、样报促销类活动推广推广费申请、发票、合同、照片礼品采购推广费申请、发票、合同、照片（六）其他费用支出管理定义：企业发生的除上述之外的费用，如汽车费

6、，维修费，装修费，培训费等。汽车费用：公司为汽车发生的保养费、维修费、加油费、保险费、年审费等。维修费：对公司各类设备进行维修所发生的费用，行政人事部为维修费用管理部门，人事部有义务和责任及时维修好设备，对不同的维修劳务提供方进行比对并选取最优方进行合作。维修前， 设备归属部门告知行政人事部，人事检查设备，若系认为故意损坏，则由损坏人员支付维修费用。维修遵从先内部再外部，即若内部员工有能力维修好设备，则由内部员工修理。否则联系外部专业维修公司。装修费：因工作和业务需要对公司的整体格局，墙面地面等进行维护装修所发生的费用。当公司根据策略和需要决定对公司进行装修时，行政人事部门负责装修事项。人事选

7、好装潢公司后，签订合同并索取发票。报销时，将合同，发票，费用报销单一并齐全交给财务报销。在实际的业务过程中，开业组会发生一些临时性低值材料的采购，此业务进行报销时应当有购货清单、购货发票做为原始凭证进行报销。其他：如培训费、盆景租摆护理费、会计服务费等按照发生的实际情况进行处理。.二：单据报销管理规定（一）单据要求涉及公司员工已支付的办公费、员工宿舍租金、水电费等日常费用的报销填写费用报销单报销，涉及公司自己支付购买的大额设备、商品、零星材料等，填写支付申请单。报销费用列属不同项目的应按照类别分别粘贴，费用报销单中分栏次填写，合并报销。所有发生的一切支出必需取得合法、有效的原始凭证（套印税务局

8、监制章的发票或套印有财务局监制章的统一收款收据， 并且需加盖开票单位的发票专用章） ，单据所列单位名称、日期、金额等均应真实、准确、不得挖补涂改，否则一律无效。发票为合并开具的应附有采购（购货）清单，发票金额不得大于清单金额。发票上未列清详细品名、数量、单价的（比如只写了“办公用品一批XXX 元”）以及各种购买物品的定额发票，无论金额大小，均须附有购货清单或小票。用收款收据代替发票进行报销，一律无效。除公司员工以个人名义报销费用外（如差旅费），其余以公司名义而发生的支出进行报销时所取得的发票抬头必须是“广东维客佳便利店有限公司”（如采购物品）。对于业务中所对应的发票，各项业务内容的发票票样见附

9、件四：（由于开票公司规模因素，所属行业因素，地区因素会导致发票的形式不一，故附件中票样只做参考）（二）粘贴规范所有单据报销时应使用一张空白的底单做为粘贴单，粘贴时在粘贴纸左边流出两公分装订线，将票据按类别粘贴。发票或原始单据从右到左，先小张后大张粘贴。粘贴时请切勿使用双面胶。粘贴的票据与粘贴单上下、左右对齐，不可超过贴贴单上下及左右边界，每张票据约错开 1 厘米左右的距离，票据呈鱼鳞状分布。每张粘贴单粘贴票据10-15 张左右 （餐费和车费可适当增加到15-20 张），粘贴发票或原始单据总的要求是分类粘贴，粘贴单整齐、平整、均匀。当遇到发票面积较大，超过粘贴单上下限或左右限，则以可见发票内容明

10、细的情况下以粘贴单的上下右边为基准，超出部分，请将超出粘贴单的部分折叠好。.示例：（三）填写规范填写报销字迹工整、金额不得涂改，字迹潦草、无法辨认的单据财务不予报销。报销单应注明所在中心及附件张数。统计附件张数时，除费用报销单和票据粘贴单外，其余票据均属于附件。费用报销用途必需清晰明了，招待费开支必需写明招待对象。.单据填写的大小写金额必需一致，不能遗漏小计金额或者合计金额；在填写大写金额时前面单位要用封顶，如1003.15 元，大写：拾万壹仟零佰零拾叁元壹角伍分。费用报销填写应用中性笔或者蓝黑墨水笔，圆珠笔或者其他笔填写为无效单据。在费用报销单中如有空白项，应用S 线或者斜线划掉。三：审批及

11、报销程序一般支出的审批程序：首先是“业务审批”，继而是“借款审批”，之后是“报销审批”。业务审批是指在公务借款前对借款事由进行审批以批准同意发生此事项。如购置固定资产首先要对购置资产业务进行审批，上级同意后才能进行下一步的借款审批。业务审批一律需要上级领导审批，特大事项需要上级及跨级领导同时审批。公务借款：如果存在前次借款未报销清理完毕,原则上不再借款需审批额度大于等于1000 元时需要总经理审批，具体见下表。经理级别以上（包括经理）的员工请款或报销需要总经理审批。额度权限审批表审批权限内容限额部门经理财务经理总经理/ 总监差旅费1000元以下1000元及 1000 元以上招待费不论金额大小借

12、款1000元以下1000元及 1000 元以上推广费不论金额大小设备采购不论金额大小临时福利费不论金额大小部门活动经费不论金额大小办公用品采购1000元以下1000元及 1000 元以上其他费用支出1000元以下1000元及 1000 元以上.3.1.6报销审批要拥有合格的凭据，详细的内容记录，齐全的审批人员。3.1.7报销审批要做到及时，为加强费用管理降低资金风险提高员工对报销的重视程度，一律规定费用报销期限为费用发生的一个月内，一个月外财务有权不予报销， 所发生费用由员工自行承担。3.1.8报销费用时应做到分人分项报销，所谓分人报销指的是谁产生的费用谁报销不能将两个人的费用合并报销， 分项报销指的是由哪次事项产生的费用便填报哪次的费用，不同事项之间要分来填列报销不能两者同时填列在一起同时报销。3.1.9凡需报销者，应附原始单据在后，粘贴整齐，严禁白条、收据、不合规合法的发票报销。如遇特殊原因无法取得原始凭证时，需事前由经办人向总经理申请并取得总经理，财务总监同意，