第四章文件的整理与归档

1、Question： 为什么要建立档案？为什么要建立档案？ 档案有何作用？档案有何作用？ 档案的利用档案的利用一、立卷一、立卷 （一）立卷的概念和含义（一）立卷的概念和含义1 1立卷的概念立卷的概念 文书处理部门或人员将文书处理部门或人员将办理完毕办理完毕的，的，具有保存价值具有保存价值的文件材料，根据其的文件材料，根据其固有固有的联系及形成的规律的联系及形成的规律，组成案卷的过程，组成案卷的过程称为立卷。称为立卷。 第二节 立卷工作 一、立卷一、立卷2立卷的含义立卷的含义 （1）必须是）必须是办理完毕办理完毕的文件材料才可的文件材料才可以立卷。以立卷。 （2）必须是）必须是具有保存价值具有保存

2、价值的文件材料的文件材料才能归档保存。才能归档保存。 （3）必须按照文件在形成过程中的）必须按照文件在形成过程中的联联系和一定的规律系和一定的规律组成案卷。组成案卷。Question： 立卷的过程是怎么样的？立卷的过程是怎么样的？ 立卷程序立卷程序（二）立卷特征（二）立卷特征 在立卷过程中，按文件的基在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。的原则和依据。 具有具有共同特征的和密切联系共同特征的和密切联系的文件组合在一起。的文件组合在一起。 立卷特征就是按文件特征分立卷特征就是按文件特征分类和组卷。类和组卷。（二）立卷特征（二）立卷特征 立卷特征的分

3、类立卷特征的分类 （1）按文件的问题特征立）按文件的问题特征立卷卷 不同的事件、项目、专案。不同的事件、项目、专案。 eg: 1、人事类、业务类、会计类、科、人事类、业务类、会计类、科研研 产品类产品类 2、科研开发产品档案（、科研开发产品档案（N72、N75、N85、N97）立卷特征的分类立卷特征的分类 （2）按文件的作者特征立）按文件的作者特征立卷卷 文件责任者文件责任者 Eg:1、人事档案类、人事档案类 2、图书著作类（图书馆）、图书著作类（图书馆）立卷特征的分类立卷特征的分类（3）按文件的名称特征立卷）按文件的名称特征立卷 按文种进行分类和组卷按文种进行分类和组卷 通知、报告、通报、计

4、划、安排通知、报告、通报、计划、安排立卷特征的分类立卷特征的分类 （4）按文件的时间特征立）按文件的时间特征立卷卷 按年度分类按年度分类 按月份分类按月份分类 按日期分类按日期分类 （5）按文件的地区特征立）按文件的地区特征立卷卷 省省市市区区县县镇镇立卷特征的分类立卷特征的分类 （6）按文件的通讯者特征）按文件的通讯者特征立卷立卷 业务联系单位业务联系单位 Eg:1、客户资料、客户资料 2、业务档案、业务档案 3、会计档案、会计档案立卷特征的分类立卷特征的分类 （7）其他特征立卷）其他特征立卷 1、重要程度、重要程度 2、姓名笔画、姓名笔画 3、文件载体（文书、图片、音、文件载体（文书、图片

5、、音 频、视频、磁盘、光盘）频、视频、磁盘、光盘）（二）立卷特征的运用（二）立卷特征的运用 立卷就把立卷就把零散无序的文件零散无序的文件按按文件之间固有的共同点和联文件之间固有的共同点和联系点系点分门别类、有机结合、分门别类、有机结合、组成案卷组成案卷。待立卷的文书待立卷的文书（二）立卷特征的运用（二）立卷特征的运用 常用：常用： 按问题特征立卷按问题特征立卷 按制发者特征立卷按制发者特征立卷 按时间特征立卷按时间特征立卷（三）立卷特征结合运用形式（三）立卷特征结合运用形式 “年度年度组织机构组织机构”分类分类 eg:2009人事档案人事档案 2010会计档案会计档案 “组织机构组织机构年度年

6、度”分类分类 eg:人事档案人事档案2009 会计档案会计档案2010（三）立卷特征结合运用形式（三）立卷特征结合运用形式 “年度年度问题问题”分类法分类法 eg:2009M10产品专案产品专案 2010N10产品专案产品专案 “问题问题年度年度”分类法。分类法。 eg: M10产品专案产品专案2009 N10产品专案产品专案2010（二）立卷特征及其运用（二）立卷特征及其运用（2 2）立卷特征在组卷中的具体运用）立卷特征在组卷中的具体运用 一般应以按一般应以按问题特征问题特征组卷为主。组卷为主。 按文件的按文件的主要共同特征主要共同特征组卷。组卷。 根据文件的类型根据文件的类型，灵活运用，灵

7、活运用相应的相应的文件特征组卷。文件特征组卷。 二、立卷的组织工作二、立卷的组织工作（一）立卷环节的选择（一）立卷环节的选择 1 1文书处理部门立卷文书处理部门立卷 （1 1）集中式。（）集中式。（2 2）部门式。）部门式。 （3 3）“谁办谁立卷谁办谁立卷”。 2 2文件处理部门与机关档案室结合立卷文件处理部门与机关档案室结合立卷 （1 1）组织型。）组织型。 （2 2）分工型。）分工型。（3 3）兼职型。）兼职型。 二、立卷的组织工作二、立卷的组织工作（二）立卷的准备工作（二）立卷的准备工作1 1立卷工作会议立卷工作会议2 2立卷业务培训立卷业务培训3 3文件材料的收集和清理文件材料的收集

8、和清理4 4机关档案室在立卷工作中的作用机关档案室在立卷工作中的作用二、立卷的组织工作二、立卷的组织工作（三）平时归卷（三）平时归卷 1 1平时归卷的概念平时归卷的概念 2 2平时归卷的目的平时归卷的目的 3 3平时归卷的主要措施平时归卷的主要措施（1 1）建立和健全平时归卷制度。）建立和健全平时归卷制度。 （2 2）要有平时归卷的物质条件。）要有平时归卷的物质条件。（3 3）注意平时的清查和归卷。）注意平时的清查和归卷。立卷工作立卷工作三、具体立卷程序三、具体立卷程序（一）拟订（或修订）立卷类目（一）拟订（或修订）立卷类目（二）文件的归类和组卷（二）文件的归类和组卷（三）确定案卷的保管期限（

9、三）确定案卷的保管期限（四）拟写案卷标题（四）拟写案卷标题（五）案卷的编目与编号（五）案卷的编目与编号（六）填写与装订（六）填写与装订（七）归档（七）归档立卷程序立卷程序案案卷卷标标题题卷内文件的编号卷内文件的编号四、案卷质量四、案卷质量 （一）案卷质量要求的总原则（一）案卷质量要求的总原则 案卷质量必须符合立卷的基本原则，即遵循案卷质量必须符合立卷的基本原则，即遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 （二）案卷质量的一般要求（二）案卷质量的一般要求 1 1要符合规范化

10、、标准化要符合规范化、标准化 2 2归档的案卷应齐全完整归档的案卷应齐全完整 四、案卷质量四、案卷质量 （三）案卷质量的一般内容（三）案卷质量的一般内容（1 1）组卷合理。）组卷合理。 （2 2）保管期限划分准确。）保管期限划分准确。（3 3）卷内文件的排列合理。）卷内文件的排列合理。 （4 4）卷内目录清晰。）卷内目录清晰。（5 5）备考表填写完整。）备考表填写完整。 （6 6）案卷封面填写清楚。）案卷封面填写清楚。（7 7）案卷题名拟写准确。）案卷题名拟写准确。 （8 8）档号编制正确。）档号编制正确。（9 9）装订结实整齐。）装订结实整齐。 （1010）字迹材料符合耐久性的要求。）字迹材

11、料符合耐久性的要求。 一、一、立卷改革立卷改革 （一）立卷改革卷工作的目的与方向（一）立卷改革卷工作的目的与方向 1 1立改革的目的立改革的目的 （1 1）简化立卷方法。）简化立卷方法。 （2 2）立卷技术的普及。）立卷技术的普及。 （3 3）立卷工作现代化。）立卷工作现代化。 2 2立卷工作改革的方向立卷工作改革的方向 （1 1）改革立卷的方法，与现代科学管理的方法和）改革立卷的方法，与现代科学管理的方法和 手段相适应。手段相适应。 （2 2）以电子计算机辅助立卷方式代替手工方式。）以电子计算机辅助立卷方式代替手工方式。 （3 3）立卷工作与档案工作一体化。）立卷工作与档案工作一体化。一、立

12、卷改革一、立卷改革 （二）几种简易立卷方式的简介（二）几种简易立卷方式的简介1 1“一事一卷一事一卷”2 2“立纯卷立纯卷”3 3“立薄卷立薄卷”4 4“以件代卷以件代卷” 二、二、归档文件整理规则归档文件整理规则 （一）（一）归档文件整理规则归档文件整理规则编制目的与原则编制目的与原则 1 1编制目的编制目的 由国家档案行政管理部门制定统一的标准和由国家档案行政管理部门制定统一的标准和方法，对归档文件整理工作加以引导和规范。方法，对归档文件整理工作加以引导和规范。 2 2编制原则编制原则 （1 1）简化原则。）简化原则。 （2 2）兼容原则。）兼容原则。 （3 3）灵活性原则。）灵活性原则。

13、 （4 4）前瞻性原则。）前瞻性原则。二、二、归档文件整理规则归档文件整理规则 （二）归档文件整理概述（二）归档文件整理概述 1 1归档文件整理归档文件整理 归档文件的整理以件为单位进行装订、分类、归档文件的整理以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化。排列、编号、装盒，使之有序化。 2 2名词术语名词术语 （1 1）归档文件。）归档文件。 （2 2）归档文件整理。）归档文件整理。 （3 3）件。）件。 3 3归档文件整理的原则和要求归档文件整理的原则和要求 二、二、归档文件整理规则归档文件整理规则 （三）归档文件整理方法和步骤（三）归档文件整理方法和步骤 1 1装订装订 2 2分类分类 3 3排列排列 4 4编号编号 5 5编目编目 6 6装盒装盒二、二、归档文件整理规则归档文件整理规则 （四）备考表（四）备考表 1 1备考表结构备考表结构 备考表是记录