EMS环境管理体系内部审核员培训课件

1、主讲：高级管理顾问张家勇内部审核员内部审核员 培训培训质量环境管理体系2021-12-111目目 录录 审核概论 审核准备 审核的实施 审核跟踪2021-12-112深圳康达信管理顾问有限公司编制审核的目的审核的目的2021-12-113深圳康达信管理顾问有限公司编制 提供检查体系的资料 提高效率和减低内部成本 提高质量环境意识 提高竞争性 提高客户的满足感 减少严重出错的机会 进行内部审核的好处进行内部审核的好处( (五提一减）五提一减）2021-12-114深圳康达信管理顾问有限公司编制定义和术语定义和术语特点：（特点：（1 1）系统性的过程。）系统性的过程。 （2 2）独立性：无直接责任

2、关系）独立性：无直接责任关系 （3 3）客观证据。）客观证据。 （4 4）与规定要求相一致。）与规定要求相一致。2021-12-115深圳康达信管理顾问有限公司编制审核证据审核证据2021-12-116深圳康达信管理顾问有限公司编制 可追溯性可追溯性 不偏不倚不偏不倚 基于观察基于观察 形成文件（形成文件（ ） 客观证据客观证据2021-12-117深圳康达信管理顾问有限公司编制审员能更细致深入地进行审核。审员能更细致深入地进行审核。定义和术语定义和术语2021-12-118深圳康达信管理顾问有限公司编制900114001法律法规法律法规客户要求客户要求行业要求、惯例行业要求、惯例方针、政策方

3、针、政策质量质量-环境手册环境手册程序文件程序文件指导书指导书组织机构组织机构计划计划活动活动职责、管理职责、管理程序、过程程序、过程资源资源 审核准则2021-12-119深圳康达信管理顾问有限公司编制va) 严重不符合；严重不符合；vb) 一般不符合；一般不符合；vc) 观察项。观察项。定义和术语定义和术语2021-12-1110深圳康达信管理顾问有限公司编制v在后两种情况下，内审员必须要求受在后两种情况下，内审员必须要求受审核部门采取纠正措施，内审员可以和受审审核部门采取纠正措施，内审员可以和受审核部门讨论纠正措施的具体方法。核部门讨论纠正措施的具体方法。v审核结论作为报告书必须文件化，

4、然审核结论作为报告书必须文件化，然后将其发送至最高管理层、管后将其发送至最高管理层、管v理者代表、有关部门负责人等。理者代表、有关部门负责人等。定义和术语定义和术语2021-12-1111深圳康达信管理顾问有限公司编制定义和术语定义和术语2021-12-1112深圳康达信管理顾问有限公司编制审核的正规性审核的正规性独立性（审核人员）独立性（审核人员）审核是一个抽样的过程审核是一个抽样的过程被审核的质量环境体系必须是规范化的被审核的质量环境体系必须是规范化的审核的特点审核的特点2021-12-1113深圳康达信管理顾问有限公司编制审核依据正式特定的要求进行审核依据正式特定的要求进行审核只能由有资

5、格的人员进行审核只能由有资格的人员进行审核必须按正式程序进行审核必须按正式程序进行审核必须依据客观证据作出判断审核必须依据客观证据作出判断审核结果必须有正式报告和记录审核结果必须有正式报告和记录审核的正规性审核的正规性2021-12-1114深圳康达信管理顾问有限公司编制审核的人员审核的人员v 接受正式的专业培训v 具备参加审核的经历v 与被审核的工作无直接责任v 经资格确认2021-12-1115深圳康达信管理顾问有限公司编制内部审核员的基本要求内部审核员的基本要求v 了解质量环境基本知识v 了解有关法律法规v 理解并掌握900114001标准各条款及相互关系v 掌握审核原则、技巧和方法v

6、了解掌握本组织的产品、运作、特定知识2021-12-1116深圳康达信管理顾问有限公司编制审核人员的基本能力审核人员的基本能力v 策划审核准备：v 编制审核计划v 文件审核v 编写检查表v 现场审核能力：v 组织首、末次会议v 调查证据得出审核发现v 编写不符合报告、汇总、评价等v 编写审核报告的能力v 从事跟踪与监督能力2021-12-1117深圳康达信管理顾问有限公司编制审核人员的其他能力审核人员的其他能力v 保持客观v 公正/廉正v 机智v 有毅力、忍耐v 贯彻始终v 态度友善v 上进v 守时v 冷静v 能与各级人员沟通v 团队合作能力v 良好的分析判断能力v 独立工作能力v 应变的能力

7、v 善于学习的能力专业性建设性2021-12-1118深圳康达信管理顾问有限公司编制审核员沟通技巧审核员沟通技巧v 三清楚：听清楚 问清楚 记清楚 v 三 态：健康的心态 积极的身态 幽默的言语v 二 解：多了解 少误解v 5W1H问答2021-12-1119深圳康达信管理顾问有限公司编制质量环境体系审核是一个抽样审核过程质量环境体系审核是一个抽样审核过程p 审核是一个抽样过程p 按计划进行抽样过程p 重点审核易引起系统失效的内容p 任何审核不能证明体系完美无缺p 审核只能涉及质量环境体系的主要部分而非全部p 审核只能在有限的时间、有限的范围内进行2021-12-1120深圳康达信管理顾问有限

8、公司编制被审核的质量环境体系必须是规范化的被审核的质量环境体系必须是规范化的正规的质量环境体系必须满足下列要求：必须具有完整的质量环境体系文件文件控制、文件更改应符合标准的要求实际行动与书面文件或书面承诺应一致必要的运作情况应有可以追溯的记录 2021-12-1121深圳康达信管理顾问有限公司编制 确定审核组确定审核组编制审核实施计划编制审核实施计划制订检查表制订检查表/检查清单检查清单( )审核前沟通审核前沟通审核准备2021-12-1122深圳康达信管理顾问有限公司编制确定审核组 审核组长的任命 审核小组的划分 审核人员的安排2021-12-1123深圳康达信管理顾问有限公司编制年度审核计

9、划的编写 管理代表编写 审核方式（集中式与分散式） 审核时间的选择（与生产及其他方面的要求）2021-12-1124深圳康达信管理顾问有限公司编制年度审核的频次和形式年度审核的频次和形式u 每年至少一次，覆盖所有要素u 集中某一段时间完成对所有相关部门的审核（集中式）u 分部门在不同时间进行审核（分散式） 2021-12-1125深圳康达信管理顾问有限公司编制2021-12-1126深圳康达信管理顾问有限公司编制 审核目的、审核范围 审核准则 审核日期 受审核的部门名称 审核人员，包括组长、审核员以及审核员分工 审核时间分配 会议时间安排 审核资源 审核要素 审核重点，包括重点要素和重点部门/

10、人员 审核程序 报告的内容、格式、审核报告的预计分发部门和分发日期审核实施计划明确以下内容：2021-12-1127深圳康达信管理顾问有限公司编制制定审核计划需考虑以下事项：1. 按年度计划时间执行2. 应考虑以前审核的结果3. 分配受审部门的时间应考虑重点，不能平均用力4. 审核员的安排要有考核资格、业务专业及工作经验5. 审核员及受审方的时间交叉的考虑6. 审核重点/部门的提示2021-12-1128深圳康达信管理顾问有限公司编制练习一：编写公司的审核实施计划1. 主题:编写审核实施计划在答题纸上2. 要求:3.所有人员都要参加;4.15分钟内完成任务;5.组长收起来并代表发言;练习一:编

11、写公司的审核计划2021-12-1129深圳康达信管理顾问有限公司编制追加审核（特殊情况）追加审核（特殊情况）1. 发生了严重的质量环境问题或用户有严重申诉：2. 组织的领导层、隶属关系、内部机构、产品、环境方针和目标、生产技术及装备以及生产场所等有较大改变；3. 即将进行第二、三方审核或法律规定的审核；4. 第三方审核后获得认证注册资格的证书，而证书即将到期又希望继续保持认证资格。2021-12-1130深圳康达信管理顾问有限公司编制事前准备计划性增强信心减少记录量检查表检查表( )( )的目的的目的2021-12-1131深圳康达信管理顾问有限公司编制深圳杰思管理策划有限公司编制深圳杰思管

12、理策划有限公司编制1、对照标准和文件要求2、选择典型的质量环境问题3、结合受审部门的特点4、抽样应有代表性5、时间要留有余地6、检查表应有可操作性7、按部门编制的检查表要考虑涉及的条款， 按条款编制的检查表要考虑涉及的部门检查表检查表( )( )的设计要求的设计要求2021-12-1132深圳康达信管理顾问有限公司编制v 依据的标准及条款v 依据的质量环境文件v 审核区域/部门v 检查要点v 验证方法v 抽样数v 验证结果（记录）检查表的基本内容检查表的基本内容审核组长批准检查表2021-12-1133深圳康达信管理顾问有限公司编制v 去哪里 地点v 找 谁 被审核人v 查什么 检查要点v 如

13、何检查 验证方法检查表的四要素检查表的四要素2021-12-1134深圳康达信管理顾问有限公司编制审核项目 关注项目文件 是否获得批准地点纪录 是否完备产品 状况设备 情况检查表的关注重点检查表的关注重点2021-12-1135深圳康达信管理顾问有限公司编制看什么（看什么（ ） - - 要点要点合格分供方清单合格分供方清单找什么（找什么（ ）- - 验证内容验证内容是否存在，是否批准，是否包括所有外购是否存在，是否批准，是否包括所有外购/ /外协分供方外协分供方看什么（看什么（ ）- - 要点要点合格分供方档案合格分供方档案找什么（找什么（ ）- -验证内容验证内容是否包括规定的记录（相关方评

14、定记录，进货检验记录，部门是否包括规定的记录（相关方评定记录，进货检验记录，部门监控记录）监控记录）检查表案例检查表案例2021-12-1136深圳康达信管理顾问有限公司编制 内部审核检查表内部审核检查表 审核编号：审核编号：依据标准要素控制文件日期 审核地点相关部门责任人员检查要点验证结果拟制：QR-M-015/A审 核 记 录2021-12-1137深圳康达信管理顾问有限公司编制主题:此案例的目的是制作内部质量环境审核时所使用的检查单：按9001：2008标准7.0条款的要求，制定贵公司内部质量审核检查单，以涵盖审核下列活动时所需的项目：仓库：有成品仓库，成品存放于货架上，直至需要时取出或

15、 交付给客户；采购：负责采购原材料；生产：负责按客户订单组织生产；品质：品质部门组对生产制造的产品进行检验，合格后放行；文控：文控中心负责公司所有文件的管理。要求:各小组沟通讨论后将答案写在答题纸上,由组长代表发言;信息:整个案例要求30分钟内完成。练习二:编写检查表2021-12-1138深圳康达信管理顾问有限公司编制提前通知受审核部门审核组召开会议（必要时）A） 审核准备情况 B） 讨论疑难问题 C） 提出注意事项审核前沟通审核前沟通2021-12-1139深圳康达信管理顾问有限公司编制v 首次会议v 现场审核v 审核组会议v 不合格报告v 末次会议2021-12-1140深圳康达信管理顾

16、问有限公司编制目的： 陈述或确认审核行程表 说明审核活动进行的方式 营建双方沟通必要性： 显示活动的严肃性 显示内审的正规性 显示内审的权威性 并不是一定要开首次会议应紧记的准则： 简明扼要(15-20分钟) 控制进程首次会议首次会议( )( )2021-12-1141深圳康达信管理顾问有限公司编制 审核签到 介绍审核目的和范围 审核计划安排的确认 介绍审核的方法和程序 确定所需的资源 问题澄清 确认末次会议时间首次会议首次会议( )( )2021-12-1142深圳康达信管理顾问有限公司编制u 组长控制审核的全过程u 审核路线的展开u 检查表的使用u 审核技术与诀窍u 审核的抽样u 审核的验

17、证u 做好检查笔记u 不确定问题的处理u 不合格的处理现场审核现场审核2021-12-1143深圳康达信管理顾问有限公司编制u 审核三步曲: u (1)向督导者询问u (2)以标准书调查u (3)观察实际作业u 审核三查:u 查规范 查执行 查记录u 审核三找:u 找实物 找标识 找结果u 审核三公:u 公开 公平 公正审核要点审核要点2021-12-1144深圳康达信管理顾问有限公司编制 审核过程的控制审核过程的控制执行计划执行计划保持进度保持进度协调气氛协调气氛保持客观保持客观审定结果审定结果审核要点审核要点2021-12-1145深圳康达信管理顾问有限公司编制检查文件与900114001

18、执行标准的符合性文件审核：文件审核：2021-12-1146深圳康达信管理顾问有限公司编制 审核的策略审核的策略审核的方法审核的方法按部门按部门考虑该涉及的主要活动及涉及的相关条款考虑该涉及的主要活动及涉及的相关条款按条款按条款考虑涉及的部门考虑涉及的部门审核的路线审核的路线 A A） 自上而下自上而下 B B） 自下而上自下而上 C C） 随机随机现场审核：现场审核：2021-12-1147深圳康达信管理顾问有限公司编制审核路线审核路线 （一） 某一部门审核路线 主要职能和职责 相关的程序和要求 相关质量环境记录 比较符合性和有效性 自自 上上 而而 下下自自 下下 而而 上上现场审核：现场

19、审核：2021-12-1148深圳康达信管理顾问有限公司编制现场审核：现场审核：审核路线审核路线 （ 二）某一个活动的审核路线供应商分级按级评审供应商批准供应商清单供应商监控定期评估沟通、纠正供应商取消清单更新 自自 上上 而而 下下自自 下下 而而 上上2021-12-1149深圳康达信管理顾问有限公司编制检查表的使用 依据检查表并考虑灵活性标准要求文件要求检查表（问题)现场审核（面谈/提问/观察/抽样/验证)回答/事实/记录结果结论（合格/不合格)检查表（答案）现场审核：现场审核：2021-12-1150深圳康达信管理顾问有限公司编制审核员需要获取以下资料作为审核员需要获取以下资料作为“审

20、核证据审核证据”： 人员人员 过程过程 设备、工具、材料设备、工具、材料 文件及记录文件及记录 审核证据可通过多种方法获得：审核证据可通过多种方法获得： 面谈面谈 观察（如：操作及环境等）观察（如：操作及环境等）查验文件（如：目标、计划、程序、合同查验文件（如：目标、计划、程序、合同/ /相关相关方方/ /订单、图表等）订单、图表等）查验记录（如：检验记录、会议记录、投诉、监测查验记录（如：检验记录、会议记录、投诉、监测记录等记录等 电脑数据或分析报告电脑数据或分析报告 审核的抽样？审核的抽样？ 样本数样本数3 3个以上个以上搜集及核实资料搜集及核实资料2021-12-1151深圳康达信管理顾

21、问有限公司编制 开放式提问开放式提问封闭式提问封闭式提问引导式提问引导式提问假设式提问假设式提问审核访谈审核访谈审核倾听审核倾听对人最大的尊重 专注专注查对查对澄清澄清反应反应/反馈反馈记录记录必要时摘要必要时摘要/确认确认2021-12-1152深圳康达信管理顾问有限公司编制 是什么是什么 如何如何 何处何处 何时何时 为何为何 何人何人 用有效的开放式的问题来获取信息用有效的开放式的问题来获取信息提问技巧（提问技巧（5W1H5W1H）2021-12-1153深圳康达信管理顾问有限公司编制 该工作做些什么该工作做些什么? 是谁负责该项工作是谁负责该项工作? 何时做该工作何时做该工作? 在何处

22、做该工作在何处做该工作? 该项工作如何做该项工作如何做? 为何要如此做为何要如此做? 请拿出资料给我查看（证据）。请拿出资料给我查看（证据）。 5W1H5W1H范例范例收集事实，而不是收集差错2021-12-1154深圳康达信管理顾问有限公司编制 提问技巧提问技巧“你有什么资格做这项工作你有什么资格做这项工作”？“做这一项工作的人需要有什么样的资格做这一项工作的人需要有什么样的资格”“做这个工作之前你进行了哪些培训？做这个工作之前你进行了哪些培训？”“你怎样学会做这项工作的？你怎样学会做这项工作的？”“什么是质量环境方针什么是质量环境方针”？“质量环境方针怎样影响你的工作？质量环境方针怎样影响

23、你的工作？”“谁告诉你那样做谁告诉你那样做”？“你接受到什么指令来完成工作？你接受到什么指令来完成工作？”“我可以看一下你的顾客提供产品的控制程序我可以看一下你的顾客提供产品的控制程序吗？吗？”“你们的客户会提供产品的控制程序吗？你们的客户会提供产品的控制程序吗？”“为什么这台设备没有校正呢？为什么这台设备没有校正呢？”“这台设备用来做什么用的？这台设备用来做什么用的？”2021-12-1155深圳康达信管理顾问有限公司编制随机抽样随机抽样适当数量（检查表）适当数量（检查表）审核员亲自抽样审核员亲自抽样征得被审核人员同意征得被审核人员同意审核的抽样审核的抽样2021-12-1156深圳康达信管

24、理顾问有限公司编制依据客观证据面谈的信息应再验证责任人的谈话可作客观证据非责任人的信息只作线索审核的验证审核的验证2021-12-1157深圳康达信管理顾问有限公司编制现场审核结束后，末次会议之前，或审核过程中定现场审核结束后，末次会议之前，或审核过程中定期召开期召开同一审核组成员参加同一审核组成员参加讨论审核结果讨论审核结果沟通审核信息、线索沟通审核信息、线索协调审核方向协调审核方向审核组长作审核总结准备审核组长作审核总结准备审核组会议审核组会议2021-12-1158深圳康达信管理顾问有限公司编制什么是不合格？未满足要求A）顾客要求B）900114001标准C）公司质量环境体系文件D）法律

25、、法规要求不合格的确定不合格的确定2021-12-1159深圳康达信管理顾问有限公司编制工作步骤或方法不符合要求工作步骤没有实施纪录达不到要求各种不合格的情况各种不合格的情况2021-12-1160深圳康达信管理顾问有限公司编制依据客观证据确定不符合标准的条款确定不符合相关的文件要求不合格判断依据不合格判断依据2021-12-1161深圳康达信管理顾问有限公司编制 严重不符合项：严重不符合项： 会导致管理系统失败或会明显降低其有效性者。会导致管理系统失败或会明显降低其有效性者。与要求有严重的分歧与要求有严重的分歧不能达成目标不能达成目标缺少质量环境管理职能缺少质量环境管理职能轻微不符合项：轻微

26、不符合项： 会使管理系统的效果降低，但不影响各要项的主要正常会使管理系统的效果降低，但不影响各要项的主要正常运作。运作。个别的情况个别的情况某方面需要改进某方面需要改进不符合项判定不符合项判定2021-12-1162深圳康达信管理顾问有限公司编制 900114001标准中有定义须制定的程序管理系统，但实际未制定者。虽有依900114001标准制定相应程序系统，但完全未依规定执行。各部门都有共同性质的次要缺失，即系统管制失效。单一部门内部各种不同性质皆有不符合现象，实质已有名无实。主要不符合项判定主要不符合项判定2021-12-1163深圳康达信管理顾问有限公司编制 实际（客观）存在的 不受情绪

27、或偏见左右的 可以阐述的 可以形成文件（书面表达）的 可以是定量的 可以是定性的 与质量环境有关的 可经受验证的客观证据客观证据2021-12-1164深圳康达信管理顾问有限公司编制记录不合格事实注意相关事项同被审核方负责人确认不合格的处理不合格的处理2021-12-1165深圳康达信管理顾问有限公司编制u 不合格的确定u 不合格的定义u 不合格的判断u 不合格的描述u 不合格报告 不合格报告不合格报告2021-12-1166深圳康达信管理顾问有限公司编制不合格及纠正措施报告不合格及纠正措施报告1.发现地点：2.时间：3.控制文件：4.要素：5.审核员：6.不合格描述：7.不符合标准/文件条款

28、：8.类型：严重（ ）轻微（ ） 9.原因分析及建议纠正措施：10.纠正措施责任人：11.要求完成日期：12.采取的纠正措施：责任人：日 期：13.验证描述：14.结果：纠正措施已经完成（ ）纠正措施尚未实施（ ）纠正措施尚在进行（ ）2021-12-1167深圳康达信管理顾问有限公司编制事实的准确观察 （判断）在哪里发现 （地点）发现了什么 （事实）为什么不合格 （原因）谁在场 （职位）采用专业术语 （正规）要便于查找 （追溯）利于的改进 （帮助）不合格的描述不合格的描述2021-12-1168深圳康达信管理顾问有限公司编制 注意事项注意事项 描述文件的标识描述文件的标识/ /名称名称 描述

29、记录的标识描述记录的标识/ /名称名称 描述相关职位描述相关职位/ /工位工位 描述设备的编号描述设备的编号/ /名称名称 描述相关的区域描述相关的区域 描述不符合的原因描述不符合的原因 描述不符合标准条款和文件描述不符合标准条款和文件不合格的描述不合格的描述2021-12-1169深圳康达信管理顾问有限公司编制 内部质量环境管理体系审核内部质量环境管理体系审核 不符合项报告不符合项报告审核员：审核员：x x x 审核日期：审核日期：x x 年年 x 年年 x 月月审核部门：审核部门：x x x 部部 不符合项描述 程序文件培训、意识和能力控制程序规定，“具有质量环境职责人员必须经能力测定”；

30、查x x x部品质巡检人员工号96018，没有证据证明对其进行能力测定。审核组长： 管理代表：2021-12-1170深圳康达信管理顾问有限公司编制练习三练习三: :不合格描述不合格描述900114001内审员练习题要求:每小组沟通讨论后,组长指派一名组员将内部沟 通结果写在答题纸上,并代表小组发言. 本案例30分种内完成2021-12-1171深圳康达信管理顾问有限公司编制签到签到致谢致谢重申审核目的和范围重申审核目的和范围确认审核计划的完成确认审核计划的完成正式提出不合格项正式提出不合格项澄清澄清宣布审核结论宣布审核结论提出纠正要求提出纠正要求结束结束末次会议末次会议2021-12-1172深圳康达信管理顾问有限公司编制 审核组提交审核报告 受审核部门采取纠正措施 受审核部门记录已采取的纠正措施 审核员在规定的时间内验证 纠正措施确已经实施； 验证实施的效果 判断纠正措施的有效性 所有纠正措施完成，审核关闭2021-12-1173深圳康达信管理顾问有限公司编制 审核的目的和范围 审核准则 审核组成员、被审核部门的代表 审核持续的时间和日期 审核不合格项分布 审核过程的简要说明，包括所遇到的障碍； 审核综述 不合格报告审核报告的内容审核报告的内容2021-12-1174深圳康达信管理顾问有