公文格式及拟定注意事项(2014年8月)ppt[自动保存的]

1、法定公文格式及常用公文撰写注意事项2014年8月o一、公文的概念o二、公文特性o三、学好公文必读文件o四、新旧公文法规的主要变化o五、公文种类o六、行文规则o七、党政机关公文格式o八、公文中数字规范使用o九、公文中标点符号规范使用o十、日常工作中常见的公文非规范现象o十一、日常工作中常使用的公文写作要领o十二、公文写作错误案例分析目 录 看似平易， 实则很深。 中国作家协会会员 中国公文学学科奠基人 中国公文写作研究会创始人一、公文的概念一、公文的概念公文是公务文书的简称。是国家机关及其他社公文是公务文书的简称。是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中所形成的会组织在行使职权和实施管

2、理过程中所形成的具有法定效力和规范格式的具有法定效力和规范格式的文书文书。二、公文的特性二、公文的特性o 1具有法定的权威与效力。o 2具有规范的体式与处理程序。三、学好公文必读文件三、学好公文必读文件 ( (一一) )党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例 中办发中办发201220121414号号（二）（二）党政机关公文格式党政机关公文格式 GB GBT 9704-2012T 9704-2012 国家质量监督检验检疫总局、国家质量监督检验检疫总局、 国家标准化管理委员会发布国家标准化管理委员会发布 四、新旧法规的主要变化四、新旧法规的主要变化 （一）适用范围扩大为各级党政机关（一）

3、适用范围扩大为各级党政机关 （二）重新定义了公文处理相关概念（二）重新定义了公文处理相关概念 （三）文种增加，表述完善（三）文种增加，表述完善 ( (四四) )公文格式要素数量和使用标准作了调整公文格式要素数量和使用标准作了调整 （五）公文拟制更加强调程序规范（五）公文拟制更加强调程序规范 五、公文种类 2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号） 公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。 决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。 决定：适用于对重

4、要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 公报：适用于公布重要决定或者重大事项。法定公文使用范围 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。法定公文使用范围 报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机

5、关的询问。 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 批复：适用于答复下级机关请示事项。 议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 法定公文使用范围法定公文使用范围 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。 法定公文使用范围六、行文规则六、行文规则按行文方向，公文包括上行文、平行文、下行按行文方向，公文包括上行文、平行文、下行文。文。上行文上行文：如请示、报告等：如请示、报告等平行文平行文：如函：如函下行文下行文：如决议、决定、命令、意见、通知、：如决议、决定、命令

6、、意见、通知、通报、批复、纪要等。通报、批复、纪要等。 根据公文载体的不同，公文格式又分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等。 七、党政机关法定公文格式（一）公文版面及装订要求（一）公文版面及装订要求1公文用纸及版面尺寸公文用纸及版面尺寸采用国际标准A4型纸，尺寸为210mm297mm公文用纸天头（上白边）：37mm1mm公文用纸订口（左白边）：28mm1mm版心尺寸：156mm225mmA4型公文用纸页边及版心尺寸 （一）公文版面及装订要求（一）公文版面及装订要求2公文排版及装订公文排版及装订 一般每面排一般每面排22行，每行排行，每行排28字字 无特殊说明，公文格式各要素一

7、般用无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋号仿宋 无特殊说明，公文中文字颜色均为黑色无特殊说明，公文中文字颜色均为黑色 公文装订有骑马订和平订，不掉页、无坏钉、漏公文装订有骑马订和平订，不掉页、无坏钉、漏钉、重钉。订位为两钉外订眼距版面上下边缘各钉、重钉。订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处。处。 （二）公文格式要素划分编排规则 公文格式要素包括版头、主体、版记三部分。 版头:公文首页红色分隔线以上的部分。 包括:份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、 版头中的分隔线 份号份号发文机关标志发文机关标志密级和保密期限密级和保密期限紧急程度紧急程度发文字号发文字号

8、签发人签发人00000010000001机密机密1 1年年特急特急XXXXX文件文件XXX201210号签发人：XXX文件文件 版头：版头：1 1份号份号: :一般一般6 6位位3 3号阿拉号阿拉伯数字，顶格编排在版心伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。左上角第一行。2 2密级和保密期限密级和保密期限: :一般一般用用3 3号黑体字，顶格编排号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯密期限中的数字用阿拉伯数字标注。数字标注。 3 3紧急程度紧急程度: :一般用一般用3 3号黑号黑体字，顶格编排在版心左体字，顶格编排在版心左上角。上角。4 4发文机关标志

9、发文机关标志: :发文机发文机关标志居中排布，上边缘关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为至版心上边缘为35mm35mm，使，使用小标宋体字。用小标宋体字。联合行文时联合行文时，如需同时如需同时标注联署发文机关名称标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关，一般应当将主办机关名称排列在前；如有名称排列在前；如有“文件文件”二字，应当置于二字，应当置于发文机关名称右侧，以发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准联署发文机关名称为准上下居中排布。上下居中排布。版头：版头： 5 5发文字号发文字号: :编排在编排在发文机关标志下空二发文机关标志下空二行，居中排布。上行行，居中排布。上行文发文字号居左空一

10、文发文字号居左空一字编排，与最后一个字编排，与最后一个签发人姓名处在同一签发人姓名处在同一行。行。 6、签发人 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。全角冒号3号仿宋体3号楷体 7版头中的分隔线版头中的分隔线:发文字发文字号下号下4mm处居中印一条与处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。版心等宽的红色分隔线。公公文文首首页页版版式式 份号：份号：一般用一般用6

11、 6位位3 3号阿拉伯号阿拉伯数字数字，顶格编排在版心左上，顶格编排在版心左上角第一行。角第一行。 公文首页必须显示正文。一般用公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可行顶格。文中结构层次序数依次可以用以用“一一”“”“一一”“”“1.”“”“（1）”4 mm 两行两行 标题标题2号小标宋号小标宋 编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。 发文机关标志居中排布，上

12、边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字为红色 主送机关主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。发文字号发文字号 居中 六角括号“”发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 主体 主体：首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。 包括： 标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件主体主体1标题：标题：一般用一般用2号

13、小标宋号小标宋体，编排于红色分隔线下空体，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居二行位置，分一行或多行居中排布。中排布。2主送机关：主送机关：编排于标题编排于标题下空一行位置，居左顶格，下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。关名称后标全角冒号。标题标题一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。标题文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。标题字体为字体为2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。目。多行标题排列为多行标题排列

14、为梯形梯形或或菱形菱形，不采用上下长度一，不采用上下长度一样的样的长方形长方形和上下长、中间短的和上下长、中间短的沙漏型沙漏型。梯形标题主体主体3正文：正文：公文首页必须显示公文首页必须显示正文。正文。一般用一般用3号仿宋体字，号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶每个自然段左空二字，回行顶格。格。 正文中的层次序数 文中结构层次序数一般依次用汉字“一、”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。 层次序数：第一层层次序数：第一层 “一、一、” （黑体）；黑体）； 第二层第二层 “（一）（一）”（

15、楷体）（楷体） ； 第三层第三层 “ 1” （仿宋）；（仿宋）； 第四层第四层 “（1）” （仿宋）。（仿宋）。半角输入的结果全角输入的结果半角输入半角输入在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称多个附件使用阿拉伯数字附件名称后不加标点符号附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。4附件说明 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。特殊情况说明：说明： 当公文排版后所剩空白处

16、不能容下当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决可以采取调整行距、字距的措施解决。 5发文机关署名、成文日期、印发文机关署名、成文日期、印章章：成文日期一般右空四字编排，：成文日期一般右空四字编排，印章端正、居中下压发文机关署名印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。成文日期，由汉字改为一行之内。成文日期，由汉字改为阿拉伯数字标全。

17、阿拉伯数字标全。特殊情况说明：特殊情况说明： 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决行距、字距的措施解决加盖印章应注意的事项 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字。 如成文日期长于发文机关署名，应当使用成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。 联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。 不加盖印章的公文：6附注附注：如有附注，居左空

18、二字加圆括号编排在成文日期下一行。附件：附件：1 1 2 22012年年X月月X日日（联系人：（联系人： 联系电话：联系电话： ） 抄送：抄送：， 。 办公室办公室 20122012年年X X月月X X日印发日印发。 。7 7附件：附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订，“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及顺序号。 （三）、公文格式要素划分 版记：首条分隔线以下

19、、末条分隔线以上的部分。 包括： 版记中的分隔线、 抄送机关、印发机关和印发日期、页码 1抄送机关 如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。抄送机关名称之间抄送机关名称之间顿号隔开顿号隔开句号 印发机关和印发日期 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空

20、一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。 版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。4号仿宋体字左空一字左空一字右空一字常用常用标点符号标点符号标点符号：标点符号： 点号有：点号有：句号：句号： 。 问号：问号： ？ 感叹号：感叹号： ！ 逗逗号：号： ， 顿号：顿号： 、 分号：分号： ； 冒号：冒号： ： 下脚圆点号下脚圆点号“” 标号有：标号有：引号：引号：“” “” 括号：（）括号：（） 破破折号：折号： 省略号：省略号： 着重号：着重号： 书名号：书名号： 间隔号：间隔号： 连接号：连接号： - - 专名专名号：号： _我们日常工作中常见的公文非规范现我们日常工作中常见的公文非规范现象象o 1.文种混用。o 2.错用文种。o 3.文种重叠。o 4.生造文种。o 5.文种作为公文标题。o 6.把非法定文种当作文种使用。 案例： 关于对新员工开展技能培训的商洽函关于对新员工开展技能培训的商洽函 编号：编号：DC20120