公文处理工作规范

1、公文处理工作规范2014年2月文件参考1 1、党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例 （中办发中办发201214号号）2 2、黑龙江省黑龙江省 实施细则实施细则 （黑办发（黑办发201226号号）3 3、关于进一步规范党政机关公文处理工作的若干意见关于进一步规范党政机关公文处理工作的若干意见 （庆办发（庆办发201244号号）4 4、国家标准、国家标准党政机关公文格式党政机关公文格式 （GB/T 9704-2012）公文处理过程中常出现的几个问题 文种使用不够准确 公文格式不够规范 运行程序不够严谨 主送机关不够明确 信息报送不够及时 公文管理保密意识不强 一方面，熟练掌握公文文种。

2、 条例条例规定，公文种类主要有（规定，公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。请示、批复、议案、函、纪要。一、正确使用文种 决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。 决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 公报：适用于公布重要决定或者重大事项。 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定

3、事项。 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 批复：适用于答复下级机关请示事项。 议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 纪要：适用于记载会议主要情况和议定事

4、项。 常见的是报告和请示的错用 目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面： a.请示、报告混用 如关于请市领导出席湿地节开幕式的报告 b.请示、报告并用 如关于申请旅游专项资金的请示报告 简单区分： 报告告知性 请示需答复 报告和请示同属上行文，主要区别在于：报告和请示同属上行文，主要区别在于： o 性质和行文目的不同性质和行文目的不同，报告属陈述性公文，其行文目的，报告属陈述性公文，其行文目的在于汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复询问在于汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复询问等，故不要求上级机关回复；请示属呈请性公文，其行等，故不要求上级机关回复；请示属呈请性公文，其行文目的在于

5、请求指示或审核批准，需要上级机关给予答文目的在于请求指示或审核批准，需要上级机关给予答复。复。o 上级机关处理原则不同上级机关处理原则不同，对待报告上级机关只在认为有，对待报告上级机关只在认为有必要时才予批复，而对请示上级机关不管同意与否均应必要时才予批复，而对请示上级机关不管同意与否均应批复批复o 篇幅容量不同篇幅容量不同，对报告虽也提倡一文一事，但像综合报，对报告虽也提倡一文一事，但像综合报告等显然多为一文数事且篇幅较长；对请示则严格要求告等显然多为一文数事且篇幅较长；对请示则严格要求一事一请，篇幅相对较短小。一事一请，篇幅相对较短小。o 行文时间不同行文时间不同，报告在事前、事中、事后均

6、可行文；而，报告在事前、事中、事后均可行文；而请示必须事前行文。请示必须事前行文。 另一方面，掌握行文关系，准确应用文种体例 行文关系是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。 一般可分为相互隶属关系，平行关系， 不相隶属关系。 o上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。o下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、公告、通告、通知、通报等。o平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。 1、减少各类文件 2、控制联合发文 3、发文规格适当 4、注意拟文质量 5、严格文件审签 二、严格公文制发非规范性文件：主办科室起草主管领导审阅送局办

7、公室填写文件审批单主要领导签发办公室登记归档规范性文件：主办科室起草主管领导审阅送交法规科初审提交局务会议讨论主办科室按照会议要求修改完善送局办公室填写文件审批单主要领导签发办公室登记归档送市法制办备案（包括文件起草说明、依据、备案报告等）公文制发流程 一要履行登记手续 二要规范报送程序 三要明确主送机关 四要做好沟通协调 三、遵守行文规则向上级机关行文的规则 1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。 2.党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。 3.下级机

8、关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。 向上级机关行文的规则 4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 5.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。 6.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。向下级机关行文的规则 1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。 2.党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性

9、公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。向下级机关行文的规则 3.党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。 4.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。 5.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。其他行文的规则 1.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。 (1)各联署机关行政层级应相当。层级指同一管理层级，如国家层面、省级层面为同一层级。 (2)有共同管理的事项或者有关联的事项。 (3)联合行文应当确有必要，联署单位不宜过多。 (4)联

10、合行文应当明确主办机关。 (5)联合行文，主办机关一般排列在前。 其他行文的规则 2.党委、政府的部门依据职权可以相互行文。 3.部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。四、注重安全保密 一是准确文件定密 二是控制悉知范围 三是避免积压遗失 四是及时清退销毁五、加强信息管理 一是坚持归口报送。 二是坚持发生即报。 三是坚持高效快捷。 四是坚持及时反馈。 五是坚持备案管理。 遵循制发原则：行文规范，行文规则执行到位，文种应用准确，公文体例使用合理，版面格式规范；运转高效，文件办理做到收分细致，拟办准确，传递迅速，催办及时，如实反馈；程序严格，文件制发逐级审签，联合发文沟通到位，公文报送严守

11、程序，避免越级或多头呈送；精简实用，公文制发少而精，可发可不发的公文不发，能网上发的公文不纸印，能简印的公文不彩印；安全保密，贯彻落实保密法要求，做到定密准确，运转安全，杜绝失泄密事件发生。六、强化监督落实 （一）公文的纸张和版面要求 （二）公文的格式要求 （三）印刷和装订要求 七、公文格式 1.纸张要求 国际标准A4型，成品尺寸为297mm210mm，特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。 2.版面要求 页边距。上边距：37mm，下边距：25mm，左右边距27mm。 字体和字号。一般采用3号仿宋，正文中出现的字母和数字使用“Times New Roman”字体。 行数和字数。一般每面排22

12、行，每行排28个字，标题段落设定为固定值35，正 文段落设定为固定值30，正文两端对齐。（一）纸张和版面要求 1.1.份号。公文印制份数的顺序号，涉密公文必须标注，份号。公文印制份数的顺序号，涉密公文必须标注，一般用一般用6 6位位3 3号阿拉伯数字标在文件左上角第一行。如号阿拉伯数字标在文件左上角第一行。如“003402”003402”。 2.2.密级和保密期限。密级和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用如需标注密级和保密期限，一般用3 3号黑体号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。字，顶格编排在版心左上角第二行。 绝密绝密3030年，机密年，机密 2020年，秘密年，秘密 1010年。

13、年。 3. 3.紧急程度。紧急程度。一般用一般用3 3号黑体字，顶格编排在版心左上角，密级号黑体字，顶格编排在版心左上角，密级和保密期限下方。紧急公文标注特急、加急；紧急电报分别标明和保密期限下方。紧急公文标注特急、加急；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。特提、特急、加急、平急。（二）公文格式要求 （二）公文格式要求 4.4.发文机关标志。发文机关标志。 由发文机关全称或者规范化简称由发文机关全称或者规范化简称加加“文件文件”二字组成，也可以使二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。用发文机关全称或者规范化简称。 发文机关标志居中排布，发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为上

14、边缘至版心上边缘为35mm35mm，推荐使用，推荐使用小标宋体小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办主办机关名称排列在前机关名称排列在前；如有；如有“文件文件”二字，应当置于发文机关名称右二字，应当置于发文机关名称右侧，上下居中排布。侧，上下居中排布。 5.发文字号 由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。 居中排布在发文机关标志下空2行位置。（上行文时居左空一字编排）。 文字采用3号仿宋_GB2312，发文年度、发文顺序号用阿拉

15、伯数字书写排印，发文年度用中文六角括号“”括起。（二）公文格式要求 6.签发人 上行文应当标注签发人姓名。这时，发文字号居左空一字编排，“签发人”居右空一字编排。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人后面标注姓名3号楷体字“。 联合上报的公文，应同时标注各联署机关的签发人。（二）公文格式要求份号：顶格标注在版心左上角第一行。密级：用3号黑体，顶格标注在版心左上角第二行（份号下方），两字之间空1个字。紧急程度：用3号黑体，标注于公文首页左上角，密级下方。发文字号：用3号仿宋_GB2312。 签发人：只有上行文才需注明签发人，“签发人”用3号仿宋 。发文字号居左空一字。签发人姓名使用3号楷体。大庆市

16、旅游局文件大庆市旅游局文件No 000001 秘密10年特急 庆旅呈20141号签发人：刘秀丽签发人： 张三 李四 王五 赵六签发人： 张三 李四 王五版头部分版头部分 7.标题 一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。 标题字体为2号小标宋体字， 多行时，标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。 副标题使用3号楷体居中排布。 多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。回行时，注意词意完整。（二）公文格式要求梯形标题中共中共 委员会委员会关于 请示 ： 委2012x号签发人：xxx（空二行）（空二行）（空一行

17、）（空一行） 8.主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文主送机关名称应规范、稳定。 主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋_GB2312。 有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。（二）公文格式要求 9.正文 公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。正文一般用3号仿宋_GB2312。转发、印发文件类的通知，用3号楷体_GB2312。 （二）公文格式要求主体部分正文中的层次序数 文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿

18、拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。 层次序数：第一层层次序数：第一层 “一、一、” （黑体）（作为小标题时句尾无标点）；（黑体）（作为小标题时句尾无标点）； 第二层第二层 “（一）（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无） ； 第三层第三层 “ 1.” （仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）； 第四层第四层 “（1）” （仿宋）（必须有标点）。（仿宋）（必须有标点）。（二）公文格式要求 。 附件：1. 2. 2012年月日 10.附件说明 附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用3号

19、仿宋_GB2312。 “附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.”。 有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。（二）公文格式要求 。 附件：1. 2. 2012年月日 11.发文机关署名 应用全称或规范化简称，字体字号用3号仿宋_GB2312，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），以成文日期为准居中编排。 两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。（二）公文格式要求 12.成文日期一般署会议通过日期或领导同志签发日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期； 联合行文，署最后签发

20、机关领导同志的签发日期。领导同志签发后，因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定或由发文机关秘书部门提出意见报领导确定。 成文日期一般右空四字，写明年、月、日，位于发文机关署名之下，字体字号用3号仿宋_GB2312。（二）公文格式要求 。 X X X X X X X X X 2012年X月X日 13.印章 除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，公文应加盖发文机关印章。 用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。（二）公文格式要求 加盖印章的公文： 成文日期一般右空四字编排。 单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名

21、。 发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（二）公文格式要求 加盖印章的公文： 联合行文时，将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，印章下压发文机关署名。 最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。 印章之间排列整齐，互不相交或相切。 首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（二）公文格式要求 不加盖印章的公文： 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字。 如成文日期长于发文机关署名，应当使用成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右

22、空字数。 联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。（二）公文格式要求 14.附注 一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明，加圆括号标注于成文日期左下方。 字体字号用3号仿宋_GB2312，上空1行，居左排，前空2个字，用小括号括起。 如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。（二）公文格式要求 15.附件 “附件”二字及附件序号用3号黑体字顶格编排在文件左上角第1行，序号后不再加标点符号。 附件标题居中编排在文件第3行。 附件序号和附件标题应与附件说明表述一致。（二）公文格式要求 抄送：抄送：， 。 办公室办公室 20122012年年X X月月X X日印发日印发附件附件1XXXX市文件清退制度市